Biuro perkraustymas į Angliją: efektyvus, greitas ir patikimas procesas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Angliją niekada nesvyruoja idealiai. Visada kažkas nutinka: užstringa liftas Londone, vairuotojas pamiršta pasiimti dokumentus arba klientas apie kurį nors seifą primena tik tada, kai sunkvežimis jau važiuoja link Kento. Nors mes visi siekiame, kad viskas būtų efektyvu ir greita, realumas dažnai lemia šiek tiek kitokį vaizdą. Tačiau su gera komanda ir žiniomis, patikimas perkraustymas visai įmanomas. Toliau papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek bendrai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Tai visada labai diskutuotina klausimas. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau turite tos technikos ir baldų. Mažam biurui, tarkime, 20 kvadratų, be didelių serverių, gali tekti nuo 1500 iki 2500 eurų, jei viskas tvarkingai sudėta į dėžes. Didelėms firmoms, kurios perkelia visą aukštą, skaičiai svyruoja nuo 5 tūkstančių ir be galo aukštyn. Nepamirškite, kad biuro perkraustymas į Angliją apima ir kuro mokesčius, ir Rūsių (Dover) perkėlą, tai kainos dabra daugiau nei prieš Brexitą.

Ar galima kažkaip sutaupyti?

Galima, bet tai reiškia kompromisus. Jei sutysite dėžes patys, o ne mūsų komanda, tai sutaupysite pora šimtų eurų. Tačiau rizikuojate, kad kas nors padarys tai netvarkingai ir dėžės plyš pervežimo metu. Taip pat, jei galite laukti – derėkitės su dviem ar trimis vairuotojais, kurie jau važiuoja tuos maršrutus tuščiai atgal. Bet būkite tikri, kad efektyvumas tuo atveju krenta, nes laikas ne jų.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pigiau?

Tiesa tokia, kad pigiau reiškia dažniausiai blogiau. Girdėjau istorijų, kai įmonės siūlo neįtikėtinai mažas kainas, o paskui atsiranda "neplanuoti" mokesčiai už keltų laukimą arba priekabos užstatą. Geriau pasirinkti patikimą pervežėją, kuris nustato fiksuotą kainą, nei velti viltis į "magiškai" pigius pasiūlymus. Dar dažnai taupo ant draudimo – tai baisiausia vieta.

Ar reikia mokėti už paiešką Anglijoje?

Taip, beveik visada. Angliški miestai, ypač Londonas ar Birmingemas, turi griežtas apribojimas sunkvežimiams. Dažnai teks mokėti už važiavimo leidimus (ULEZ) arba už stovėjimo vietą. Gerai jei prieš pat pastatą yra kur statyti, bet dažniausiai ten reikalingas specialus leidimas. Tai užtraukia papildomų išlaidų, kurias verta įskaiciuoti iš anksto.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada turbūt teks rinktis dalinį pervežimą arba laukti, kol surinksime pilną krovinį. Biuro perkraustymas į Angliją nevisada įmanomas "iš karto" su mažomis lėšomis. Kartais klientai vežia tik pačius brangiausius daiktus, o baldus palieka ir perka naujus UK – tai kartais išeidžia net pigiau, atsižvelgiant į jų "ikea" kainas ten.

Dokumentai ir muitinės procedūros po „Brexit“

Kokius dokumentus reikia turįti?

Būtina turti krovinio manifestą, komercinę sąskaitą (jei technika nenaudota) arba deklaraciją, kad tai naudoti daiktai, skirti verslui. Be to, vairuotojas turi turėti CMR draudimo polisą. Dabar, po „Brexit“, svarbu turėti ir EORI numerį, jei registruojate daiktus. Be viso šio rasto per sieną nepraeisite, nebent jums patinka muštis su muitininkais prie kelio.

Ar turiu mokėti PVM (VAT)?

Tai viena sudėtingiausių vietų. Jei perkeliate naudotus biuro baldus, kurie buvo nusipirkti Lietuvoje ir jau atidėjo PVM, Anglijoje jums neturėtų taikyti importo mokesčio (Import VAT), tiesiog reikia pateiktiTransfer of Own Goods dokumentus. (Arba taip, jau nepamenu tiksliai kaip vadinas, bet reikia įrodyti, kad tai ne prekyba). Jei įvežate naują techniką – čia jau reikės susitvarkyti su mokesčiais.

Kas darys, jei muitinė sustos krovinią?

Tai blogiausias scenažius. Tada užeina laikas, vairuotojai pradeda rūpinasi savo poilsio laiku, o jūs prarandate pinigus. Jei trūksta dokumentų, tada reikia juos greitai siųsti el. paštu arba faxu (taip, dar kas nors naudoja faxus). Esu matęs, kad viena trūkstama deklaracija laukė valandas.

Ar galima vežti elektroniką be problemų?

Galima, bet turi būti aiškus inventoriaus sąrašas. Serijiniai numeriai nėra būtini kiekvienam pelui, bet brangesniems serveriams ar delniniams kompiuteriams labai praverčia. Muitinė mėgsta patikrinti, ar tai nebrangia prekė. Patirtis rodo, kad jei viskas detaliai užrašyta, greičiau praeisite.

Kiek laiko užtrunka muitinės formalumas?

Galiu pasakyti – kartais 10 minučių, kartais 2 dienas. Priklauso nuo to, koks uostas (Dover, Harwich, Immingham) ir kokia užkrovta. Perkrovus biuro perkraustymas į Angliją, mes visada stengiamės nusiųsti visus dokumentus iš anksto į "Clearance" agentą, kad vairuotojas tiesiog parodytų kodą ir važiuotų toliau. Tačiau sistemos užstringa, tai žinokite.

Logistika ir fizinis perkėlimas

Kaip suskaičiuoti, kiek reikia dėžių?

Naudojame paprastą metodą: vienam darbuotojui reikia apie 5-6 dėžes standartinio dydžio. Bet ten dar stalai, lentynos, spintelės. Geriausia padaryti stebėjimą – pažiūrėkite į savo biurą ir sulyginkite su 3,5 tonų sunkvežimio tūriu. Maždaug tokių krovinių mes pervežame po 10-12 per savaitę. Bet visada nutinka, kad klientas sako: "o, dar ši maža dėžutė".

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, mūsų krautojai gali atvažiuoti diena anksčiau. Tai trunka ilgiau, nei žmonės galvoja. Supakuoti vieną vidutinį biurą su technika gali užtrukti 6-8 valandas. Jei norite, kad biuro perkraustymas į Angliją būtų greitas, leiskite mums padaryti darbą taip, kaip mes įpratę – burbuliukai, lipdukai, tvarkinga eilė.

Kas nutinka su baldais, kurie neįeina į liftą?

Aišku, juos reikia nešti rankom. Anglijoje daug senų pastatų, kur liftų visai nėra arba jie maži. Vieną kartą teks išmontuoti didelę konferencijos stalą pro langą, nes lifto durys buvo per siauros. Tai reiškia papildomą laiką ir fizinių pastangų, tad būkite pasiruoše, kad galims paprašyti papildomo mokesčio už "nestandardinius" darbus.

Ar būtina išsigryninti pasiduoti?

Būtinai. Vairuotojas negali tiesiog numesti dėžių kieme ir važiuoti. Jis privalo turėtą ženklą, kad viskas atvyko tvarkingai. Jei kas nors trūksta arba yra sužalota, tai turi būti užfiksuota CMR dokumente tada. Paskui velti įmonėms kalbėtis apie tai be įrodymų beprasmis.

Kiek laiko užtrunka kelionės į Angliją?

Iš Vilniaus ar Kauno iki Londono ar Mančesterio tai apie 24-30 valandų važiavimo, su pietų pertraukomis ir poilsio laiku. Negalima važiuoti kaip lenktynininkas, yra tachografai. Taigi jei išvykstame pirmadienį ryte, paprastai atvykstate antradienį ar trečiadienį. Planuokite susitikimus ne pirmą rytą.

Ar galima pristatyti vakare ar savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi poilsio laikus, o Anglijoje griežtai stebimi darbo laikai. Jei reikia atidaryti biurą sekmadienį, kad niekas nekliudytų dirbti pirmadienį, susitariame iš anksto, bet tai yra papildoma paslauga.

Rizikos, draudimas ir neprognozuojamos situacijos

Ar turite draudimą? Kiek jis padengia?

Taip, turime standartinį krovinių draudimą, paprastai ribojamas iki 10-12 eurų už kilogramą arba fiksuota suma (pvz., 20 000 eurų). Bet patikrinkite polisą – kartais nepadengiamas „brangus“ elektronika, jei ji nepakuota originalioje pakuotėje. Geriau iš anksto paprašyti draudimo sąlygų, jei vežate serverius, kainuojančius tūkstančius.

Kas daryti, jei sulūžta kompiuteris?

Tuomet reikia rašyti pretenziją su nuotraukomis. Nors mes stengiamės vairuoti atsargiai, keliai Anglijoje, ypač M25 arba aplink Birmingemą, būna labai grubūs. Vieną kartą mūsų vairuotojas stipriai staigino ir serveris „nuskriejo“ po vilkiku. Buvo nemalonu, bet draudimas išmokė. (Beje, vairuotojas gavo diskusiją).

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis retai, bet girdžiju istorijų apie kitas firmas. Ypač jei keičiami priekabos sandėliuose tarp vežėjų (tai vėliau bus atskira temą). Jei pasirašote perdavimo aktą be pastabų, o vėliau randate, kad trūksta monitoriaus – sunku įrodyti, kad jis buvo viduje. Visada skaičiuokite dėžes.

Kas daryti su atliekomis – ar galima vežti šiukšles?

Negalima. Anglijoje labai griežtos atliekų tvarkymo taisyklės. Negalite užsikrauti senų biuro kėdžių ir jų palikti prie britų konteinerių. Tai baudžiama didelėmis baudomis. Visa tai turi būti likviduota Lietuvoje. Arba susitarti su mumis, mes galime organizuoti išvežimą iš ten, bet tai brangu.

O jei pasibaigs važiavimo leidimas Anglijoje?

Tai nerealu, jei dirba profesionalai. Bet jei kas nors pamirštų pasiimti „Green Card“ draudimą arba vairuotojo pažymėjimą, gali būti didelių rūpesčių sienoj. Anglijai policija dažnai stabdo lietuviškus vilkus. Todėl reikalingas dokumentų sąrašas.

Specifiniai klausimai ir įpročiai

Ar reikia mokėti už važiavimą per Dartfordo tiltą?

Taip, dabar ten jau nėra kabinų, viskas mokama internetu. Jei mokėjimas neįvyksta laiku, bausme ateina į namus po savaičių ar dviejų. Tai apie 70-80 svarų. Įtraukiame tai į sąskaitą, kad klientams nereikėtų rūpintis.

Ar dirbate šiaurės Anglijoje, pvz., Mančesterioje ar šiaurės rytuose?

Taip, važiuojame ir ten. Bet kainos gali būti šiek tiek aukštesnės nei į Londoną, nes ten reikia daugiau kuro, o grįžti tuščia ilgiau. Biuro perkraustymas į Angliją šiaurines sritis yra taip pat populiarus, dėl mažesnių nuomos kainų ten atsiranda daug IT įmonių.

Ar galima vežti maistą iš kavos mašinos?

Galiu pasakyti – jei tai atidarytos pakuotės, tikriausiai ne. Muitinė mėgla klausinėti apie maisto produktus. Uždaros kavos kapšiukai paprastai praeina, bet geriau tai deklaruoti kaip techninę medžiagą, o ne maistą, nors tai truputį šiek tiek pilkas rūpestis.

Kas daryti, jei vairuotojas negali susisiekti su gavėju?

Tai dažna problema. Anglija didelė,信号 gali būti blogas, o klientai neatsiliesta. Mes tada turiu čia pareaguoti ir skambinti į Lietuvą ieškoti kontakto. Vieną kartą vairuotojas stovėjo 3 valandas prie uždarytų vartų, nes klientas pamiršo pasakyti kodą.

Ar galima užsakyti vietą stovėjimui Londono centre?

Tai turi daryti gavėjas (jūs). Mes negalime užimti vietos gatvėje be leidimo. Jei jūsų biure nėra parkavimo, reikia tartis su vietine savivaldybe (council) dėl laikino stovėjimo leidimo (suspension). Tai trunka kelias savaites, tai reikia planuoti.

Kaip elgtis su serveriais – ar išjungti?

Būtinai išjungti ir tinkamai supakuoti! Jei tu išjungi šaltį, bet serveris dar karštas, jis gali sugesti. Ir tada jūsų viso verslo duomenys gali išlipti. Patirtis rodo, kad IT žmonės dažnai sugeba paslėpti svarbiausią dalyką paskutinei sekundei.

Ar reikia iš anksto aptarti darbo laiką su pastato administracija?

Be abejo. Angliški "security" (apsauga) gali tiesiog neįleisti vairuotojo į aikštelę, jei nėra jūsų įrašo sąraše arba leidimo. Ten tikrai nėra tokios draugiškos atmosferos kaip Lietuvoje, "gal kaip nors praeisim". Ten nepraeis.

Kiek laiko reikia išpakuoti?

Tai priklauso nuo to, kiek jūsų žmonių dirba. Mūsų vairuotojai gali padėti dėžes iškrauti į kambarius, bet jie nėra įgalioti surinkti kompleksinių baldų – tai brangiau ir reikia meistro. Paprastas iškrovimas trunka apie 2-4 valandas.

Ar įmanoma veži sausainius ar alkoholį firmos vakarui?

Alkoholis be muitinės leidimo draudžiamas dideliais kiekiais. O kas liečia sausainius – tai dažnai dingsta kelyje (vairuotojai valgo). Žinoma, juokauju, bet tikriname, kas yra krove. Geriau tai vežti savo mašina.

Kas nutinka, jei kelio metu sugenda sunkvežimis?

Tuomet mes siunčiame pagalbą arba kitą vilką. Tai gali atidėti pristatymą diena ar dvi. Tokių atvejų yra, bet retai. Geriausia turėti planą B – ar jūsų darbuotojai gali dirbti iš namų porą dienų? Jei ne, tai didelė rizika.

Galite padėti su baldų surinkimu Anglijoje?

Taip, mes turime partnerių Anglijoje, kurie gali atvažiuoti ir surinkti biuro baldus. Jie žino vietinius standartus. Tai nėra brangu palyginti su tuo, kiek laiko jūsų IT specialistas praleis bandydamas surinkti lentyną pagal instrukciją.

Ar kainos keičiasi priklausomai nuo sezono?

Taip, vasarą ir prieš Kalėdas brangiau. Tada daugiau prekių vežama, reikia užsakyti vietą laive/keltuose iš anksto. Jei planuojate biuro perkraustymas į Angliją, geriau tai daryti pavasarį ar rudenį – ir pigiau, ir greičiau galima susiderėti dėl datų.

Kas nutinka su senų dokumentų archyvais?

Jei juos vežate, tikrinkite, kad nepervežiate asmeninių duomenų be reikalo. Anglijoje dabar labai griežta GDPR (duomenų apsauga). Bet jei tai tik popieriniai archyvai, jų svoras didelis, tai gali tiesiog padidinti kainą.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, tačiau jos kartais užeina į "tunelius" arba neturi daigumo. Galime atsiųsi vietą kas porą valandų, bet ne tikėkitės toks pats tikslumas kaip "Uber".

O jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Dėžėse nebegalima sėdėti (draudžiama saugumo taisyklėmis), bet jei turite priekabą su keleivinėmis vietomis – galima. Tačiau 24 valandos sėdėjimas su vairuotoju nėra labai linksmas patirtis. Jie mėgsta klausytis garsios muzikos.

Ką daryti, jei Anglijoje nebeatidaro biuro?

Tada reikia sandėlio. Mes galime laikinai padėti daiktus pas mus arba pas partnerius Anglijoje. Tai papildomai kainuoja, bet kartais būna neišvengiama, jei nuomos sutartis baigiasi, o naujoje vietoje dar nebaigta remontas.

Ar būtina įrašyti kiekvieną smulkmeną inventoriaus sąraše?

Būtina įrašyti viską, kas verta daugiau nei 50-100 eurų. Smulkmenos (spalvotukai, užrašinės) galima surašyti bendrai – "biuro reikmenys". Tačiau, jei dingsta brangus pieštukas, kas nors gali nepagarbinti.

Kodėl Anglijos klientai visada klauso apie draudimą?

Jie labai apsisukę šiuo klausimu. Ten teismų kultūra tokia, kad už kiekvieną įbrėžimą gali paduoti į teismą. Todėl mūsų draudimas turi būti "All Risk" ir užtikrintas visą kelią.

Galite pervežti augalus?

Galima, bet Anglija turi griežtas phyto-sanitarines taisykles. Reikia iš anksto gauti leidimą iš plant inspection. Dažniau liaujame nevežti augalus, kad netyčia nesušliūkštum su svogūnais ar kažkuo pan.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Angliją nėra būtinai košmaras, jei pasiruošiate tinkamai. Svarbiausia yra ne pasirinkti pigiausią pasiūlymą, o tokią, kuriems tikite. Padarykite inventorinį sąrašą, pasirūpinkite draudimu ir, svarbiausia, nenusiminkite, kažko pridėjus paskutinę minutę. Dirbu šitą darba jau du dešimtmečius ir matęs esu viską – nuo puikių, sklandžių pervežimų iki tokių, kur teko išmokti naujus žodžius iš vairuotojų. Pasidarykite kantrybės, ir viskas gerai sueis.