Biuro perkėlimo sprendimai į Jungtinę Karalystę efektyviai: Praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia vadovai. Ypač kai kalba eina apie maršrutą į Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir tie seni geri laikai, kai tiesiog užkraudavai dėžes ir važiuodavai, praėjo. Dabar reikia galvos susukti su muitinėmis, dokumentais ir logistika. Dauguma klientų ieško būdų, kaip tai padaryti greitai, todėl dažnai klausta apie biuro perkėlimo sprendimus į Jungtinę Karalystę efektyviai. Tiesą sakant, efektyvumas čia ne apie greitį, o apie tai, kad jūsų daiktai išvis ten atvyktų be didelio streso. Esu matęs viską – nuo dingusių kompiuterių iki sunkvežimių, stovėjusių prie Fokstono tris dienas. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš mano, kiekvieną dieną su tuo susiduriančio žmogaus, perspektyvos.

Dokumentai ir muitinės painiava (be šito neprasversi)

Ar reikalingas EORI kodas perkėlimui į JK?

Be abejo, tai dabar pagrindas. Be EORI numerio jūsų krovinys tiesiog nepraeis sienos, o vairuotojas liks stovėti angliškame lietuje. Jei jūsų įmonė jis turėjo anksčiau, tikrintink, ar jis galioja po „Brexit“, nes daugelis buvo sustabdyti. Užsiregistruoti paprasta, bet tai trunka kelias dienas, tai nedarykite paskutinę minutę. Viena kartą teko laukti savaitgalį, nes klientas užmiršo tai patikrinti, o mums teko mokėti vairuotojui stovėjimo mokestį.

Kokie dokumentai reikalingi technikai vežti?

Čia dažniausiai kyla painiava. Reikės išsamios inventoriaus knygos, ne tik sąrašo „kelios dėžės“. Kiekvienas kompiuteris, spausdintuvas ir serveris turi būti aprašyti – serijinis numeris, būklė, vertė. Muitininkai dabar yra labai griežti dėl elektronikos kilmės. Jei turite senų dalykų, be jokių dokumentų, gali būti problemų. Geriausia turėti pirkimo kvitus, nors po penkerių metų tai dažnai būna neįmanoma (tai suprantu, pati dažnai prarandu sąskaitas).

Kaip deklaruoti naudotus biuro baldus?

Naudoti baldai dažniausiaikeliami kaip laikinas importas arba asmeninio naudojimo daiktai, jei tai tiesiog perkėlimas. Bet jei tai didelė siunta verslui, gali tekti mokėti PVM. Svarbiausia nenurodyti per mažos vertės, nes muitinė turi savo katalogus. Vieną kartą klientas bandė įrašyti brangią erdvę kaip „senas stalas“, ir tai baigėsi papildoma patikra.

Ar reikia muitinės brokerio?

Mano nuomone, taip. Jei norite rasti tikrai biuro perkėlimo sprendimus į Jungtinę Karalystę efektyviai, brokeris yra būtinas. Vairuotojai dažnai nemoka anglų kalbos pakankamai gerai, kad derėtų su uždraudžiamaisiais pareigūnais. Brokeris užpildo visus Intrastat deklaravimus. Be jo, rizikuojate užstrigti pasienio punkte, o laikas – pinigai.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Nepanikuokite, bet pasiruoškite delžiai. Galima pateikti vėluojančius dokumentus, bet tai kainuoja. Muitinė gali leisti praleisti krovinį su garantiniu įnašu. Tai kaip draudimas, kad užpildysite viską vėliau. Bet geriau tai daryti iš anksto, nes šie įnašai būna dideli. (Tikrai, geriau pasirūpinkite visais popieriais iš anksto).

Ar galima vežti alkoholį ar maistą iš biuro?

Asmeniniam naudojimui – taip, bet labai ribotai. Jei vežate biuro vakarėlio likučius, gali būti problemų, nes JK turi griežtus taisykles dėl maisto produktų iš ES. Mėsą ir sūrius geriau suvalgyti kelionės metu arba palikti namuose. Vieną kartą teko išmesti visą biuro šaldytuvą, nes klientas norėjo pavežti pusę kiaulienos.

Kaip greitai vyksta muitinės patikra?

Jei viskas tvarkoje, tai gali užtrukti nuo valandos iki kelių valandų. Bet jei sistemą užstrigs arba bus klaidų deklaracijose, gali tekti laukti dieną. Stambiausi uostai kaip Doveris ar Tilbury gali būti užsikrauti. Planuokite savo kelionę taip, kad turėtumėte rezervą bent vienai dienai.

Ar reikia drausti krovinią?

Privalomai. Nors sunkvežimiai yra saugūs, nelaimingų atsitikimų būna. Draudimas turi dengti ne tik vagystę, bet ir sugadinimus. Ypač jei vežate brangią techniką. (Neseniai vienas vairuotojas užkabino remą ir visi serveriai iškrito... gaila, bet tikrai buvo sunku paaiškinti klientui).

Kas yra „Temporary Admission“ procedūra?

Tai naudinga, jei vežate įrangą parodui arba laikinam darbui, ir planuojate ją gražinti atgal. Tada galima nemokėti muito ir mokesčių. Bet reikia užpildyti specialią formą ir užtikrinti, kad daiktai išvyks iš JK nustatytu laiku.

Ar sunku gauti leidimus transportui?

Sunkvežimiams reikia specialių leidimų važiuoti į JK (Kent Access Permit ir pan.). Be to, vairuotojai turi turėti tam tikras pažymas. Jei pasamysite patikimą pervežėją, jis patys tai užtikrins. Jei bandysite nuomauti sunkvežimį patys, tapsite šiurkštų staigmenų auka.

Ką daryti su pavojingais atliekomis?

Spausdintuvų kasetės, senos baterijos – tai pavojingos atliekos. Jų tiesiog taip išmesti negalima. Reikia susitarti su specialiomis įmonėmis, jas surinkti ir išvežti. Nebandykite jų paslėpti tarp kitų dėžių, baudos didžiulės.

Logistika, kainos ir realybė (kai kas ne taip)

Kiek kainuoja biuro perkėlimas į Londoną?

Kainos svyruoja labai stipriai. Priklauso nuo tūrio, svorio ir to, kiek tiksliai iš Lietuvos ar kitos ES šalies reikia važiuoti. Vidutiniškai už pilną sunkvežimį galite tekti mokėti nuo 1,5 iki 3 tūkstančių eurų, be papildomų mokesčių. Londonas yra brangus dėl ULEZ zonų ir didelių užkrovimo mokesčių.

Ar pigiau vežti daliniu kroviniu?

Jei daiktų nedaug, galima, bet tai bus lėčiau. Reikės laukti, kol sunkvežimis surinks kitas siuntas. Be to, daliniai kroviniai dažniau patiria mechaninius pažeidimus, nes dažniau perkraunami. Jei svarbu efektyvumas, geriau pasirinkti išskirtinę transporto priemonę.

Kaip susitarti dėl iškrovos Londone?

Londone parkuotis yra košmaras. Reikia gauti specialius leidimus iš savivaldybės (parking suspension). Be to, jei centre, sunkvežimis gali tiesiog nepravažiuoti siaurų gatvių. Dažnai tenka iškrauti ant mažesnės sunkvežimės (svirkštą). Tai papildoma kaina, bet būtina.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Standartiškai tai 3-4 dienos viena kryptimi, jei viskas gerai. Bet su „Brexit“ formalumais, gali užtrukti ilgiau. (Arba jei vairuotojas užmiega prieš kanalą... būna ir tokia). Neskubėkite planuoti įmonės darbo pirmąją dieną iš karto po planuoto atvykimo – duokite sau laisvos dienos.

Ar verta rinktis keltą arba tunelį?

Tunelis (Eurotunnel) yra greitesnis, 35 min perėjimas, bet reikia važiuoti į Kalę. Keltai iš Doveris arba Fokstono gali būti pigesni, bet jie priklauso nuo oro sąlygų. Jei jūsų vairuotojas jau senas, gali jam būti lengviau su keltu, kur gali pailsėti.

Kas yra „kliūčių mokestis“ (congestion charge)?

Tai Londono centro mokestis. Už kiekvieną dieną, kai transporto priemonė važiuoja zonoje, reikia sumokėti. Jei neužmoksite iš karto, baudas didėja kaip sniego bala. Geriau, kad logistikos partneris tai susitvarkytų, o ne jūsų buhalterija.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Nerekomenduojama, ypač dideliuose miestuose. Geriau, jei vairuotojas randa saugią stovėjimo vietą arba jei sunkvežimis turi geros apsaugos sistemą. Brangiausią techniką geriausia įkrauti paskutinę ir iškrauti pirmą.

Kaip vežti serverius saugiai?

Serveriai yra jautrūs virpėjimui. Jie turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis. Negalima jų tiesiog įmesti ant grindų. (Vienas klientas taip padarė ir visi duomenys dingo... na, geriau sakykime, kad serveris nebeužsileido).

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių pervežėjų siūlo GPS stebėjimą. Tai padeda suplanuoti darbuotojus. Bet signalas gali dingti tunelyje arba giliuose miestuose. Nepasikliokite 100 proc. tiesioginiam vaizdui.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai retkas atvejis, nes įmonės prižiūri techniką, bet įvyksta. Tada reikia siųsti pagalbinę mašiną. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dvi. Gerai, jei sutartyje yra punktų apie tokias situacijas.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai darbuotojai nori pavežti savo dalykus kartu su biuru. Tai galima, bet juos reikia aiškiai pažymėti inventoriaus sąraše kaip asmeninį turtą, kad nebūtų mokesčių problemų. Kiekvienas darbuotojas turėtų turėti savo sąrašą.

Kodėl kaina gali padidėti tarpusavyje?

Dažniausiai dėl degalų kainos pokyčių (priedas) arba dėl papildomų paslaugų, kurių neplanavote. Pavyzdžiui, jei reikia samdyti kraną iškrauti dėžę per langą, nes neįeina pro duris. Tokių dalykų sunku įsivaizduoti iš anksto.

Biuro perkėlimo sprendimai į Jungtinę Karalystę efektyviai: Planavimas ir smulkmenos

Kada pradėti planuoti perkėlimą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus laikas – 2-3 mėnesiai. Tada spėsite sutvarkyti dokumentus, atsisveikinti su nereikalingais daiktais ir susitarti su pervežėjais. Paskutinės minutės sprendimai dažniausiai būna brangiausi.

Kaip sumažinti stresą darbuotojams?

Leiskite jiems susirinkti asmeninius daiktus ir pažymėti dėžes. Jei įmonė moka už perkėlimą, darbuotojai jaučiasi ramiau. (Nors žinau, kai kurie vadovai liepia visiems pačiam vežti... tai tikrai ne geriausias būdas išlaikyti komandą).

Ar reikia išsikrauti seno biuro prieš atvykstant?

Ne visada. Galima sutarti, kad mūsų komanda atvažiuoja, iškrauna seną biurą, užkrauna naują ir važiuoja. Tai taupo laiką, bet reikia koordinuoti laikus, kad nesusidurtume su savininkų ginčais dėl raktų.

Kaip pasiruošti naujam biurui JK?

Įsitikinkite, kad liftas veikia ir kad per jo duris praeis didelės dėžės. Dažnai Londono senose pastatuose liftai yra miniatiūriniai. Jei nebus lifto, kaina išaugo dėl fizinio darbo.

Ar reikia specialių leidimų biuro rekonstrukcijai prieš perkėlimą?

Tai ne mano sritis, aš tik vežu daiktus. Bet girdėjau, kad JK reikalavimai griežti. Geriau pasiklaustyti vietinio architekto. (Nebent norite, kad mūsų vairuotojai pradėtų statyti sienas... tai tikrai ne).

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus?

Jūsų biuro archyvas turi būti užrakintas arba vežamas atskirame, uždarytame sunkvežimyje. Geriausia juos susidėti į plastikines dėžes, kad nepaplyštų, jei lietus. Niekada nepalikite jų be priežiūros.

Ar tikslinga naudoti pakavimo paslaugas?

Taip. Profesionalai supakuos visus 5 kartus greičiau ir saugiau. Jie turi reikiamas medžiagas – burbulukus, kietas dėžes. Jums nereikės gaišti laiko ieškant „kur dingo mano klaviatūra“.

Kas daryti su per dideliu baldu?

Jei stalas netelpa į naują biurą, jį teks išmontuoti. Kartais netgi supjauti (bet tai paskutinis variantas). Geriau išmatuoti viską iš anksto. Matavimai su liniuote yra patikimesni nei „kažkaip atrodys“.

Kaip organizuoti ryšį su vairuotoju kelionės metu?

Duokite vairuotojui mobilaus telefono numerį, kuris veiks tarptautiniu ryšiu. arba naudokite programėles kaip WhatsApp. Taip jūsų vadovas Londone žinos, kada tiksliai reikia būti pasiruošusiems.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet turi būti fitosanitarinis pažymėjimas. Be jo, JK muitinė sugrąžins arba sunaikins augalus. Tai papildoma galvos skausmas, todėl dažniausiai patariu palikti augalus senajame biure arba padovanoti kolegoms.

Biuro perkėlimo sprendimai į Jungtinę Karalystę efektyviai: ar verta rinktis „viskas įskaičiuota“ paslaugą?

Dažniausiai taip. Tai užima daugiau streso iš jūsų pečių. Jums nereikia rasti penkių skirtingų tiekėjų. Vienas atsakingas asmuo yra geriau nei penki, kurie vienas kitą kaltina.

Ką daryti, jei pažeidžiami daiktai iškraunant?

Tuomet turi būti sudarytas defektų aktas vietoje. Nufotografuokite pažeidimus. Nedelskite, praneškite pervežėjui tą pačią dieną. Vėliau jie gali sakyti, kad tai jūs pačiai sulaužėte.

Ar galima atidėti perkėlimą dėl karantino?

Pandemijos laikai įveikti, tačiau visada gali būti staigmenų. Sutartyje turėtų būti punktų apie „Force Majeure“. Bet jei jūsų komanda serga, geriau perkelti datą, nei kelti infekciją į naują biurą.

Kaip sumokėti už paslaugas?

Dauguma įmonių reikalauja avanso, o likutį – po pristatymo. Galima mokėti banku pavedimu. (Tik patikrinkite, ar sąskaita faktūra tikra, nes apgavikų internete gausu).

Ar pagalvojote apie interneto ryšį naujame biure?

Tai ne logistikos klausimas, bet be interneto jūsų įmonė neveiks. Užsakykite ryšį bent savaitę iki perkėlimo, kad pirmąją dieną viskas veiktų. Nieko neįdomiau nei stovėti su kompiuteriais ir be interneto.

Ką daryti su senais biuro atliekomis?

Jei palikite šiukšles sename biure, savininkas įkainuos tai labai brangiai. Geriau pasamdyti šiukšlių ivežimo įmonę. Tai pigiau nei rūpestis dėl įstatymų pažeidimų.

Biuro perkėlimo sprendimai į Jungtinę Karalystę efektyviai – apibendrinant planą.

Svarbiausia yra komunikacija. Pasakykite pervežėjui viską, netgi tai, kas atrodo nesvarbu. Kuo daugiau jie žino, tuo mažiau staigmenų. Neskubėkite, geriau padarykite lėčiau, bet tvarkingai.

Išvada

Viso šio šurmulio galiausiai tikslas vienas – kad jūsų verslas JK pradėtų dirbti be trikdžių. Nors aš čia parašiau daug bauginančių dalykų apie dokumentus ir problemas, tai realybė. Gerai suplanuotas biuro perkėlimo sprendimai į Jungtinę Karalystę efektyviai gali būti sklandžiai, jei pasitikite profesionalais. Geriausia patirtis – kai vairuotojas išvažiuoja, o tu gali nerti į darbą naujame stalę, o ne gaišti laiką muitinėje. Sėkmės jūsų kelionėje į Angliją, reikės daug kantrybės, bet verta.