Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu efektyviai: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir turiu pasakyti – biuro perkėlimas iš UK niekada nebūna toks lygus kaip filmuose. Klientams visada liepiu nebūti per daug idealistais. Viskas prasideda nuo to, kai sėdite prie stalo Londono ar Mančesterio biure ir galvojate: „Reikia keltis“. Bet tai tik pusė proceso. Efektyvus verslo perkėlimas reiškia ne tai, kad viska supakuote į dėžes, o tai, kad pirmadienį Lietuvoje kompiuteriai veikia, o darbuotojai nešioja spaudą iš kur nors, o ne iš pakrautų dėžių. Perkėlimas iš Anglijos dabar, po „Brexit“, yra dar sudėtingesnis dėl muitinės, bet jei sužinojote tinkamus triukus (o aš juos išmokau sužalotais pirštais), viskas gali vykti sklandžiai. Tiesiog reikia suprasti, kad planas – tai tik susitarimas su realybe, o realybė mėgsta keisti planus.

Pagrindai, laikas ir biudžetas

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą?

Visada įsigyju kai kurių klientų veidus, kai jie klausia, ar spėsime per savaitę. Žiūrėkime tiesiai: standartinis biuro perkėlimas iš UK reikalauja maždaug dviejų ar trijų savaičių organizacijos, o patį kelionę vairuotojas įveiks per 2–3 dienas priklausomai nuo vietos. Jei norite viską padaryti greitai, turi būti viską pasiruošę pirma – t.y. dėžės turi būti supakuotos ir pažymėtos dar prieš atvykstant mums. Vieną kartą turėjome klientą, kuris manė, kad mes atvyksime, išmontuosims jo 50 darbo vietų, supakuosime ir nuvešime per 24 valandas. Taip nebus, nebent jūsų verslo pavadinimas yra „Teleportacija“.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu, kad neutrūktų darbo laiko?

Taip, galima, ir dažnai tai geriausias būdas išlaikyti verslo procesus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu efektyviai įvyksta būtent tada, kai darbuotojai stovi prie baseino penktadienį ir atėję į darbą pirmadienį viską jau randa vietoje. Tačiau nepamirškite, kad savaitgaliais kai kurios sandėliavimo aikštelės arba gauti leidimai (pavyzdžiui, didelės mašinos išvažiavimas iš Londono centro) gali būti apriboti. Be to, vairuotojai taip pat mėgsta ilsėtis, tad reikia tai suderinti iš anksto.

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai klausimas, į kurį negaliu atsakyti viena sakiniu, nors dažnai ir būna, kad klientai tikisi to. Kainą lemia ne tik atstumas (tarkime, Londonas – Vilnius), bet ir kiek daiktų turite (kubiniais metrais), ar reikia daugiau vyrų pakavimui, ar reikia naudoti liftą. Paprastai mažam biurai su 5-10 darbo vietomis gali kainuoti nuo 2–3 tūkstančių eurų, didesniems – be galo daugiau. Turiu omenyje, kad kainos šoktelėjo po degalų pabrangimo, taip sakant, kiekviena mylia dabar brangesnė.

Kaip sumažinti išlaidas, kad verslas nenukentėtų?

Geriausias būdas – daryti dalį darbo patys. Jei turite jaunų, energingų darbuotojų, leiskite jiems supakuoti asmeninius daiktus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu efektyviai nebus pigus, jei mums mokėsite už kiekvieną puseį popieriaus sulenktą dėžėje. Taip pat svarbu sužinoti, ar naujame biure yra keltuvas, ar mums nešti rankomis 4 aukštus. Nes tai labai padidina valandinių tarifą, o vairuotojai po to verkia.

Ar reikia įsigyti draudimą perkeltai technikai?

Būtina. Nesvarbu, ar pervežiate brangius serverius, ar tik senus stalus. Vieną kartą mus užklupo audra Belgijoje (kaip visada), ir krovinys šiek tiek paslydo. Klientas, kuris nusprendė sutaupyti ant draudimo, ilgai verkė. Nors stengiamės važiuoti kaip tėvai, bet kelyje nutinka viskas – ir gervės genda, ir kitos mašinos įsirėžia. Draudimas suteikia ramybę, kad jei kas nors nutiks įmonei, jūs negaunate žalos.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis ar du prieš planuojamą išvykimą. Tada mes spėjame suorganizuoti eksporto dokumentus, rasti laisvą mašiną (ypač pavasarį, kai visi grįžta atostogų) ir išspręstą muitinės klausimus. Jei skambinate pirmadienį ir norite važiuoti penktadienį... geriau iškart nusiraminkite ir pasidarykite kavą, nes greičiausiai to neįvyks.

Biuro inventorius, technika ir baldai

Kaip vežti kompiuterius ir IT įrangą saugiai?

IT įranga – tai nuoskaudų objektas. Negalima tiesiog įmesti monitoriaus į plastikinę dėžę ir tikėtis, kad jį išgelbės. Naudojame specialias putas, „bubble wrap“, tvirtinimo dirželius. Biuro perkėlimas iš UK taip pat reikalauja atsakingumo dėl duomenų – ne tiek dėl „geležies“, kiek dėl to, kas viduje. Rekomenduoju prieš išvykstant padaryti „backup‘ą". Nes jei serveris nukris (kas yra labai reta, bet įmanoma), o duomenų nėra – verslas stabteli.

Ar reikia išmontuoti baldus, ar galima vežti surinktus?

Tai priklauso nuo to, kaip jie įeina į liftą ar duris. Didžiąją dalį baldų (stalai, lentynos) tikrai verta išmontuoti, taip sutaupysite vietos mašinoje ir sumažinsite jų sugadinimo riziką. Vienas klientas norėjo vežti didelę konferencijos stalo viršų surinktą. Manau, jis manė, kad mes magiškai ją ištrauksime pro langą. Teko aiškinti, kad arba išmontuojame, arba paliekame Anglijos gatvėje. (Na, šiaip sakant, mes ją išmontavome, bet buvo daug kalbų).

Kaip elgtis su pačiam ypač sunkiais objektais?

Tarkime, safas ar didelis serverinis spintos. Tokius dalykus reikia žinoti iš anksto. Mums reikia atsivežti specialias keltuvas arba papildomą žmogų. Negalima, kad vairuotojas atvyktų prie durų ir pamatytų 300 kilogramų metalinę gūžę, neįsileidžiančią į kėbulą. Tada biuro perkėlimas iš UK tampa košmaru, ir viskas užtrunka tris kartus ilgiau.

Ar įmanoma vežti augalus?

Galima, bet yra pavojus. Sunkiai įsivaizduoju, kaip augalai išgyvena šaltą vagoną be vandens trijų dienų, ypač žiemą. Dažniausiai juos paliekame arba vežame atsakomybę ant kliento – jei užšąla, tai ne mūsų kaltė. Muitinė taip pat gali žiūrėti į augmentus (tiek daug dirvožemio ne visada leidžiama įvežti). Geriau nupirkti naujus Lietuvoje.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nepasimestų?

Sistemos, sistemos! Jei dėžės ant rašo „Aštuoni“, niekas nenustos nežinoti, kur tai reiškia. Rašykite: „Prieiglobė, pirmas aukštas, kambarys 102“. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu efektyviai vyksta tada, kai vairuotojas gali lengvai nustatyti, kur dėti dėžę, o jums nereikia vėliau ieškoti svarbių sutarčių dėžėje su tualeto popieriumi.

Ar galima maišyti asmeninius daiktus su biuro technika?

Nerekomenduoju. Iš esmės galite, bet jei muitinė nuspręs patikrinti, o ten rasite drabužius ar maisto produktus, tai sukels problemų. Geriau turėti atskiras dėžes „Asmeniniai daiktai“ (iki 200 eurų vertės be muito) ir atskiras „Biuro turtas“. Taip išvengsite nereikalingų klausimų pas sieną.

Kas nutinka su baldais, jei jie nebetilps į naująjį biurą?

Galima juos išmesti (bet tai kainuoja, nes turime važiuoti į sąvartyną), galima palikti sandėliui (Anglijoje ir Lietuvoje tokių paslaugų yra daug), arba parduoti. Kartais klientai mano, kad mes juos tiesiog pasiliksime dovanoj. Ačiū, bet ne, mums jų nereikia.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ realijos

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykstant iš Anglijos?

Pagrindinis dalykas – Exports Accompanying Document (EAD), kurį sukuria mūsų muitinės tarpininkas. Taip pat reikia inventoriaus sąrašo (knyginių vertėmis, ne rinkos). Biuro perkėlimas iš UK dabar yra „Ex-Works“ arba kitokio tipo prekyba, tai reiškia, kad turi būti tvarkingai užpildyti visi laukai. Jei dokumentų nėra, mašina neprašlys iš Anglijos.

Ar reikia mokėti verytinį mokestį (PVM) už perkėlimą?

Dauguma klientų klaidingai manosi, kad tarptautinis pervežimas yra be PVM. Deja, ne. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, galite taikyti atvirkštinį apmokestinimą, bet tai reikalauja teisingų sąskaitų-faktūrų. Pasitikrinkite su savo buhalteriu, kadangi kiekviena įmonė situacija gali būti šiek tiek skirtinga.

Kaip „Brexit“ paveikė biuro perkėlimą iš UK?

Padarė jį daug daugiau popierizmo. Anksčiau tai buvo tiesiog važiavimas, kaip į kitą miestą. Dabar turime Eori numerius, privalome pateikti Intrastat deklaracijas (reikalavimai keičiasi, tikriausia reikia pasitikrinti dabartines ribas). Muitinės tikrinimai pasidarė dažnesni. Be to, vairuotojams reikia įvairių leidimų, kurių anksčiau nebuvo.

Kas atsitinka, jei trūksta kokio nors dokumento?

Tada mašina stovi pasienyje, o laikas bėga. Prieš porą metų turėjome atvejį, kai klientas pamiršo nurodyti serijinį numerį brangiam serveriui inventoriaus sąraše. Muitininkai privertė atidaryti visą krovinį, atrasti tą dėžę ir patikrinti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu efektyviai tokiu atveju žlugo, nes gavome 12 valandų vėlavimą. Nedoru.

Ar reikia mokėti importo muitą?

Jei perkėliate turtą, kuris buvo naudojamas Jūsų įmonės Anglijoje veikloje ir jį perkėlite tęsti veiklą Lietuvoje (t.y. perkėlimas iš vienos pajamų mokėtojo vietos į kitą), tai dažnai galima taikyti muitų atleidimą (Transfer of own goods). Tačiau reikia įrodyti, kad šis turtas nebuvo parduotas. Labai svarbu suformuluoti teisingai.

Kas darys muitinės deklaraciją?

Mes turime partnerius – deklarantus, kurie tai padarys už jus. Jums nereikia stovėti pasienyje su rašikliu rankose. Biuro perkėlimas iš UK yra mūsų kasdienybė, mes žinome, kur paspausti mygtukus sistemoje. Jums tiesiog reikia pateikti duomenis apie tai, ką vežate (ir būti sąžiningu).

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Geriau juos vežti su savimi rankinėje lagaminėje, jei jie labai slapti. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet vis tik tai yra trečiųjų asmenų transportas, o ne saugus banko kurelis. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu efektyviai neapsiriboja fiziniais daiktais – informacija yra brangiausia.

Organizacija, problemos ir sprendimai

Kaip suderinti vairuotojo atvykimą, kad netrukdyti?

Reikia turėti atsakingą žmogų vietoje, kuris turi raktus. Negalima, kad vairuotojas lauktų gatvėje valandą, kol kas nors atkeliauja. Angliški rajonai dažnai turi griežtas išsileidimo taisykles (ypač „Red Routes“), ten negalima tiesiog sustoti. Geriau jį priimti sandėlyje arba prieš išsiregstruoti praleidimą.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontu?

Tai pasitaiko dažnai. Tada mes turite galimybę padėti dėžes į sandėlį laikinai. Biuro perkėlimas iš UK gali būti padalintas į etapus – pirmiausia į sandėlį, paskui į biurą. Tai kainuoja daugiau, bet sutaupo nervų, kai statybininkai vis dar teplačia grindžiomis.

Ar galima kažką pridėti paskutiniame momente?

Galima, bet neleidžiame. Klientai visada pamiršta pasakyti apie tą dėžę po stalu. Kiekviena papildoma dėžė keičia svorį, o kartais ir tūrį, dėl ko gali net nebetilti į mašiną. Jei pridėjote daug, gali tekti keisti mašiną, o tai brangu.

Ką daryti su susidariusiomis atliekomis (pakavimo medžiagos)?

Mes galime išvežti visą šiukšliuką (popierius, plastikas) kartu su grįžtančia mašina. Tai papildoma paslauga, bet žymiai palengvina gyvenimą pirmąją dieną. Neraugant dėžėmis visame kambaryje nėra labai produktyvu.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, bet su Anglijos klientais dažnai bendraujame angliškai arba naudojame logistikos vadovą. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja bent kokio nors bendravimo, kad nesuprastumėt paskutinis pultas į kairę (o ne į dešinę).

Kaip užtikrinti, kad niekas nepavogta?

Nenaudojame „kišeninių“ vagių. Turime patikimus vairuotojus, kurie dirba metais. Be to, krovinys yra užrakintas ir užtvertas tarpinėmis sienomis (jei dalinio krovinio). Pavogti dalyką iš judančio sunkvežimio ne taip paprasta, kaip kažkam atrodo.

Kas daryti, jei subyrėja dėžė?

Tą dėžę pažymime kaip „sugadintą“, o turinį bandome išsaugoti. Jei tai smulkios detalės, galime jas supakuoti į naują dėžę vietoje. Jei tai sudūžo, tada draudimas suveikia. Svarbu nedaryti panikos – daiktai dažniausiai atsparūs nei atrodo.

Ar reikia rūpintis parkavimu Anglijoje?

Absoliučiai taip. Londone ar Birmingeme parkavimo leidimas gali kainuoti šimtus sterlingų, jei taip nenurodyta iš anksto, arba gauti baudą. Turime pasirūpinti, kad mūsų sunkvežimis galėtų saugiai užvažiuoti prie įėjimo.

Kaip elgtis su jautriais dokumentais prieš pat išvykstant?

Paskutiniai pusvalandžiai prieš išvykstant yra chaotiški. Geriausia tą dokumentą paduoti vairuotojui asmeniškai, kad jis jį padėtų į vairuotojo kabiną (tai saugiausia vieta). Neįmeskite į bendrą krovinią, kur gali užlipti kitos dėžės.

Ar įmanoma sekti, kur yra mašina?

Taip, mes turime GPS sekimą. Galite matyti, kur mašina stovi, pavyzdžiui, ant kelių aplinkkelio arba jau ruošiasi keltis per kanalą. Tai leidžia efektyviau planuoti savo laiką Lietuvoje.

Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu efektyviai pasiekiamas tada, kai visos detalės – nuo raktų iki muitinės kodų – yra vienoje vietoje. Tai sudėtingas mekanizmas, bet su patirtimi jis suveikia be trikdžių. Gal ką ir pamiršau pasakyti, bet pagrindas toks – pasitikėkite savo pervežėju, kalbėkite tiesiai ir nepalikite visko paskutinei minutei. Tada ir verslas nenukentės, ir nervai liks sveiki.