Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui: logisto žinios

Taigi, nusprendėte judėti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui yra tas dalykas, kuris atrodo popieriuje kaip paprasta dviejų dienų užduotis, bet realybėje... gerai, visada būna įdomiau. Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir galiu pasakyti – po „Brexit“ viskas pasikeitė. Anksčiau įvežti krovinią iš Londono buvo tame pačiame lygmenyje kaip nusipirkti duonos parduotuvėje, o dabar reikia suktis ir su muitinėmis, ir su įvairiais dokumentais. Dažnai klientai klausia, kaip tai padaryti taip, kad verslas ne sustotų, o darbuotojai nešoktų iš kokio beprotybės streso. Atsakymas paprastas: gera organizacija ir daug kantrybės, ypač jei planuojate biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui į Lietuvą ar kitą ES šalį.

Dokumentai ir muitinės (pagrindinė baimė)

Ar tikrai reikia muitinės tarpininko?

Absoliučiai taip. Galbūt atrodys, kad tai papildomas kaštas, bet tikėkitės, be jo neįeisite. Muitinės tarpininkas (brokeris) yra tas žmogus, kuris užpildo EX1 deklaracijas ir susidoroja su „HMRC“. Vieną kartą turėjau klientą, kuris maniau, kad „pats susitvarkys“ su sistema „CHIEF“ (dabar „CDS“). Užstrigo sienos kelias valandas. Jei jums svarbus biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui, nerašykite sau dokumentų patys, nebent esat specialistas.

Kiek laiko užtrunka muitinės formalumai?

Paprastai tai trunka nuo valandos iki kelių dienų, priklausomai nuo to, ar visi dokumentai tvarkingi. Jei trūksta komercinio sąskaitos faktūros ar pakuotės sąrašo, sustojate. Aš taip pat pastebiu, kad Kent regione (Dover) eilės gali būti milžiniškos. Jei keliaujate keltu, skirkite laiko atsarginį. Geraženkis biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui reikalauja, kad dokumentai būtų paruošti dar prieš kroviniui išvykstant iš sandėlio.

Kas daryti, jei neturiu EORI kodo?

Jį reikia gauti. Tai trunka apie 3-10 darbo dienų (paskubinta tvarka brangiau). Be EORI kodo jūs negalite legaliai prekiauti ar vežti daiktų iš ES į JK ir atvirkščiai. Vienas mano klientas buvo praleidęs šią detalę ir teko jo lankyti mašiną uoste, kad patvirtintum asmens tapatybę. Geriau tai padaryti iš anksto. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui nevirtų košmaru, patikrinkite duomenis dabar.

Kas nutinka su PVM?

Jei perkėliote biuro įrangą nuo savo filialo (intra-community supply), PVM gali būti taikomas pagal „reverse charge“ mechanizmą. Tai reiškia, kad jums nereikia mokėti PVM sienoj, bet jį turius susiskaityti apskaitoje. Tai sudėtinga dėllė, geriau pasikalbėkite su buhalteriu. Aš čia tik ekspedicijos žmogus, bet girdėjau, kurie dabar gauna didelius rūpesčius dėl neteisingai deklaruoto PVM.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama maišyti. Muitininkai mėgsta aiškumą. Jei vienoje dėžėje yra biuro spausdintuvas, o kitoje – vadybininko šlepetės, gali kilti klausimų apie daiktų paskirtį. Geriausia atskirti komercinį krovinią nuo asmeninių daiktų, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui neuktų į papildomą patikrinimą.

Ar reikia draudimo poliso?

Taip, ir tai būtina. Draudimas turi dengti ne tik kelią, bet ir krovimo bei iškrovimo metą. Turiu atvejį, kai vairuotojas staigiai stabdė, ir serveris „nuskrido“ po kabina. Be draudimo biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui galėtų tapti labai brangiu mokymu.

Įrangos ir baldų tvarkymas

Kaip supakuoti IT įrangą?

Tik privalomai originaliomis dėžėmis, jei jos dar liko. Jei ne, rinkite burbulų plėvelę ir putų dėžutes. Serverius reikia išjungti prieš pakavimą (patikrinkite ar tai neakivaizdu?), o duomenys – susikurti atsarginę kopiją. Vienas klientas buvo palikęs serverį įjungtą, jis užkibo kelyje, ir vėliau nebebuvo galima jo užkrauti. Nenorite tokio scenario.

Ar vairuotojai padės iškrauti?

Paprastai taip, jei tai fiksuota užklausime. Bet ne tikėkitės, kad vairuotojas bus ir krovikas. Jis gali tiesiog atidaryti duris ir žiūrėti. Jei turite sunkių baldų, reikia užsakyti „man with van“ paslaugą, kur yra du žmonės arba darbuotojų pagalba galoje. Aiškiai užduokite klausimą.

Ką daryti su specialiais baldais?

Stalai ir lentynos dažnai išardomi. Jei juos reikia išardyti, tai užtruks laiko. Nepamirškite sužinoti, kas ir juos surems. Kartais klientai galvoja, kad „ten tik vienas varžtas“, o pasirodo, ten jų šimtas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui į tai neįeina – jis tik tiek, kad krovą gabenate.

Ar galima vežti chemijas (plovimo priemones)?

Tai ribojama. Gali reikėti MSDS (Material Safety Data Sheet) dokumentų. Biuruose dažnai būna spausdintuvo kasetės su toneriu – tai yra pavojingos krovos dalis. Jos turi būti tvarkingai uždarytos ir parduodamos. Nežinau, kodėl žmonės visada pamiršta apie tonerius.

Ką daryti su dokumentais?

Juos geriausia vežti su savimi (rankinis bagažas), o ne kroviniu. Jei tenka vežti archyvą viliuke, dėžės turi būti paženklintos ir idealiai uždarytos, kad nesušlapstų. Drėgmė Anglijoje – tai ne žaidimas, ypač vėlyvą rudenį.

Ar saugu vežti brangų meną?

Gali būti, kad reikės specialios transportavimo priežiūros. Kai kurioms daiktams reikia „high value“ draudimo. Ne visi pervežėjai sutiks vežti paveikslus vertus milijonus be papildomo užtikrinimo.

Laiko planavimas ir maršrutas

Kokia geriausia savaitės diena?

Ketvirtadienis ar Penktadienis geriausiai, kad galėtumėte susitvarkyti naujoje vietoje per savaitgalį. Jei atvyksite pirmadienį ryte, o viskas užstrigs sienoje, prarasite savaitę. Nemanau, kad jums to reikia. Planuokite atsarginį laiko tarpą.

Kaip išvengti spūsčių?

Vengkite keliavimo Londono vidumi darbo metu. Geriausiai pradėti anksti ryte (pvz., 4:00 val) arba vėlai vakare. Taip pat stenkitės naujuoti keltą bilietus iš anksto – „P&O“ arba „DFDS“ taisyklės pasikeitė po Breksito.

Kas dėl kelio išlaidų (fuel surcharge)?

Degalų kainos šokinėja. Dauguma kompanijų dabar taiko „fuel surcharge“ priedą prie galutinės kainos. Pasitikrinkite sąskaitoje, ar tai įskaičiuota. Nenorite staigmenų, kai galima mokėti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui taip pat reiškia ir biudžeto kontrolę.

Ar galiu sekti savo krovinią?

Taip, mes naudojame GPS sekimą. Bet signalas gali dingti tuneliuose arba (kaip tai dažnai nutinka) tarp Anglijos ir Prancūzijos, kai keltuose ne visada veikia duomenys. Nepergyvenkite, jei 2 valandas signalo nėra.

Kiek laiko užtrunka nuo durų iki durų?

Iš Londono centro iki Vilniaus galiu nuvažiuoti maždaug per 48-60 valandas be sustojjimų (pasiuntant vairuotojus). Su muitine tai gali užtrukti iki 4 dienų. Nustatykite realias lūkesčius.

Ar reikia leidimų stovėjimui mieste?

Žinoma, ypač jei esate Londono „Congestion Charge“ zonoje. Vairuotojas gali tiesiog užvažiuoti ir gauti baudą, kurią mokėsite jūs. Pasirūpinkite vietos iš anksto.

Verslo tęstinumas ir pinigai

Kiek tai viso kainuoja?

Sunku pasakyti be matmenų. Mažam biurui (5 kabinetų) gali tekti nuo 1500 iki 3000 svarų sterlingų. Didelėms įmonėms – tūkstančiai. Kaina priklauso nuo to, ar tai pilnas vilkikas (FTL), ar dalinis (LTL). Tačiau biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui gali būti pigesnis, jei sutalpinsite viską į mažesnę mašiną.

Ar galiu atsiskaityti su PVM iš JK?

Jei esate ES įmonė, galite naudotis PVM atskaitymo mechanizmu, jei turite galiojantį PVM mokėtojo numerį ir sąskaita faktūra atitinka reikalavimus. Kitaip – ne. Patikrinkite su savo apskaitininku, aš tik pervežu.

Kas daryti, jei mašina sugenda?

Stengiamės padėti iš karto. Turiu partnerių visoje Europoje. Bet jei tai nutinka sekmadienį Vokietijoje... gali būti, kad laukite iki ryto. Tai viena iš tų realių situacijų, kurioms niekas negali užtikrinti 100%.

Ar turiu draudžių atšaukti?

Taip, bet gali tekti mokėti baudą (cancellation fee), pvz., 50% arba 100% kainos, jei atšaukiate vėlai. Pristatymas dažnai planuojamas savaitėmis iš anksto.

Kaip susisiekti su vairuotoju?

Mes suteikiame vairuotojo numerį. Bet jis gali neatsiliepti, jei vairuoja (kas yra logiška). Tiesiog kantriai laukite. (Atsiprašau, jei skambinant girdite lietų vaizdo kameroje fone – taip yra Anglijoje).

Smulkmenos ir darbuotojai

Ar darbuotojai gali važiuoti su kroviniu?

Techniškai taip, jei yra vietos. Tačiau dauguma draudimų neapima keleivių komerciniuose krovininiuose mikroautobusuose. Geriau, kad jie skristu lėktuvu. Taip išvengsite nereikalingų rizikų. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui neapsiriboja tik daiktais, darbuotojų komfortas taip pat svarbus (nors jie dažnai su tuo nesutinka).

Ką daryti su atliekomis?

Nelekite savo šiukšlių į Lietuvą. Tai nelegalu ir brangu. Išmeskite viską Anglijoje prieš išvykdami. Yra specialios įmonės, kurios atlieka „office clearance“.

Ar galiu vežti alkoholį iš kadlės?

Asmeniniam vartojimui – taip tam tikra kiek. Bet jei tai jūsų biuro barelio atsarga? Tai gali būti laikoma prekyba, reikės akcizo mokesčių. Geriau nenusipirkti problemų dėl visų tų butelių.

Kas dėl mašinos parkavimo paskutiniame taške?

Jūsų pareiga užtikrinti, kad viliukas gali priartėti prie biuro. Jei gatvės per siauros ar reikalinga „permit“ leidimas, tai jūsų ratas. Vairuotojas neilgai lauks, jei negalės užsukti.

Ar saugu palikti daiktus koridoriuje?

Kolkas vairuotojas laukia. Jei turite liftą, naudokite jį. Jei ne – reikės nešti laiptais. Vienas klientas buvo palikęs dėžės lauke, o pradėjo lyti. Dėžės su dokumentais buvo prastos kokybės. Galima tikspėlėti, kas buvo viduje.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Būtina. Ne tik muitinei, bet ir sau, kad prarastumėte mažiau dalykų. Žymekite dėžes numeriais.

Ką daryti, jei pamiršau dėžę Anglijoje?

Tai problema. Grįžti dėl vienos dėžės kainuos daugiau nei jos vertė. Susisiekite su biuru, iš kur krovė, gal ten jos dar stovi.

Kaip elgtis su raktų dėžute?

Nerašykite „Raktai“ ant dėžutės. Parašykite „Virtuvės reikmenys“ arba kažką panašaus, kad vagys neužkabintų. Nors vagystės retos, bet visada užtenka vieno nelaimingo atvejo.

Galima užsakyti sandėliavimą tarpiniam laikotarpiui?

Taip, mes galime laikyti krovį mūsų sandėlyje Anglijoje ar Lietuvoje kelias dienas ar savaites. Tai naudinga, jei naujieji biuro patalpos dar nebaigtos remontuoti. Tai vienas būdas užtikrinti, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui būtų lankstesnis.

Ar reikalingas „High Security“ pasas?

Tik jei vežate ypatingai brangius ar slaptus daiktus. Paprastoms biuro reikmėms nereikalingas.

Kas nutinka su augalais?

Gali būti reikalingas fitosanitartinis sertifikatas. Augalų vežti per sienas be dokumentų draudžiama, gali juos konfiskuoti. Palikite katalogą kaimynui.

Ar galima veži gyvūnus?

Krovininiame viliuke – ne. Ypaip ne su IT įranga. Gyvūnams reikalingos specialios transportavimo sąlygos.

Bendrosios patirties

Kodėl Anglijoje visada taip sudėtinga?

Dėl jų sistemos. Tiesiog viskas kita. Kairė pusė, kiti įstatymai, kitos elektros lizdai (nepamiršk adapterių!). Būkite pasiruošę, kad viskas užtruks ilgiau, nei planavote.

O dėl to pašto adresų?

Nepamirškite pervesti pašto. Pervežėjai tuo neužsiima. Jei laiškai važiuoja į senąją vietą, jūsų verslas gali praleisti svarbius pranešimus.

Ar verta pirkti naujus baldus Anglijoje?

Kartais taip. Jei baldai seni, jų pervežimas gali būti brangesnis nei pirkti naujus. Apsvarstykite šią galimybę.

Kaip pasirinkti tinkamą pervežėją?

Nežiūrėkite tik į mažiausią kainą. Žiūrėkite į atsiliepimus. Jei kas rašo, kad „dingo daiktai“, vengkite. Mūsų srityje patikimumas brangesnis nei pigumas.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Paprastai imamas avansas (depozitas), likutį – atlikus darbą. Būkite atsargūs su tuo, kas reikalauja 100% iš anksto mokėjimo be garantijų.

Kas daryti su serveriu, jei jis pasikrauna?

Jis turi būti išjungtas. Aš jau minėjau, bet pasakysiu dar kartą. Neperkraukite šilumos. Nėra nieko blogiau nei sugedęs duomenų centras.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima pabandyti. Ypač jei tai didelis projektas. Bet neprašykite nuolaidos „tiesiog taip“. Suteikite argumentus (pvz., ilgas galiojimo laikas ar kitų paslaugų paketas).

Kokia didžiausia klaida, kurią matote?

Žmonės pradeda planuoti per vėlai. Planuokite bent mėnesį iš anksto. Ir tada biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui bus tiesiog darbai, o ne krizė.

Išvada

Na, tiek iš mano pusės. Tikiuosi, kad šios mintys padės jums susitvarkyti su biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu verslui. Tai tikrai ne lengvas užduotis, ypač dabartiniais laikais, kai biurokratija pasiekė zenitą. Svarbiausia – neikykite viską į paskutines akimirkas, pasitarkite su profesionalais ir tikrinkite dokumentus du kartus (o geriau tris). Ir viskas gerai. Sėkmės kelione, o jei kils klausimų, žinokit, kur mane rasti. Gerai, turiu važiuoti, mano vairuotojas laukia angliško lietaus.