Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai: Praktinis vadovas verslui

Sveiki, turiu daugiau nei dvidešimt metų patirties tarptautiniame pervežime, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai nėra pasaka, kurią užrašo knygose. Tai realus, dažnai chaotiškas procesas, ypač dabar, kai po Brexit viską apsunkina muitinės. Dirbu su klientais, kurie bijo prarasti klientus ar sustabdyti procesus, todėl visada stengiuosi parodyti, kaip tai padaryti sklandžiai. Ne visada pavyksta išvengti spūdžių, bet su gera planavimo strategija galima perkelti net didžiausią įmonę be didesnių nuostolių. Štai kas iš tikrųjų laukia jūsų ir kaip išvengti tų bėdų, su kuriomis susidūrėme per šiuos metus.

Pasiruošimas ir laiko planavimas: kada pradėti?

Kiek laiko užtrunka toks dalykas?

Tai nėra taip, kad rytoj išsivežiate ir pirmadienį dirbate. Paprastai rekomenduoju pradėti planuoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Ypač jei kalbame apie biuro perkėlimą iš UK su minimaliu poveikiu veiklai, reikia laiko inventoriui sudaryti (o tai užima daugiau laiko, nei manysite). Jei turite daug technikos, pridėkite dar savaitę. Viskas priklauso nuo to, kiek gerai susisteminojote dokumentus.

Ar verta perkelti viską viena diena?

Nebūtinai. Kartais geriau padaryti tai etapais. Pirmiausia perkeliame tai, kas nekokybiška – archyvus, senus baldus. O tada, savaitgalį, kai niekas nedirba, jau spėjame su technika. Taip išvengsite to situacijos, kai pirmadienį ryte darbuotojai atėjo, o staluose nėra kompiuterių. Buvo atvejų, kai klientai bandė viską numesti per vieną naktį, ir... nesisekė.

Ką daryti su darbuotojais?

Jie turi žinoti. Ne tiesiog „mes keliamės“, o „keliamės šią dieną, pasiruoškite pakavimui”. Žmonės nemėgsta netikėtumų, ypač kai reikia išsiimti asmeninius daiktus iš stalų. Vienas klientas pamiršo pasakyt apie tai vadovui, ir vadovas atėjo į tuščią kabinetą – buvo pykčio. Geriau perdaryti. (Arba tiesiog laiku pranešti).

Ar galima dirbti tuo metu, kai kraunami daiktai?

Galima, bet bus triukšmo. Jei turite „open space“ biurą, vairuotojai su dėžėms nebus tylūs. Geriausia susitarti, kad viena dalis darbuotojų dirba iš namų tą dieną. Tai sumažins stresą visiems. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai reikalauja tokio lankstumo.

Kaip sudaryti inventorių?

Nesistenkite daryti tai „iš galvos“. Imkite Excel lentelę. Rašykite, kas yra kiekviename kambaryje. Kiekvienas stalas, kiekvienas kompiuteris, kiekvienas kėdė. Be šio sąrašo muitinėje jums bus labai sunku. Ir pasidužinsite su draudimu, jei kas nors dingsta kelyje.

Muitinė, dokumentai ir Brexit bėdos

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Po Brexit – taip, beveik visada. Net jei perkeliate įrangą, kuri priklauso jūsų įmonei ir nebus parduodama, tai laikoma perkėlimu tarp šalių. Reikės EX-A dokumento (arba T2, nors aš dažniau susiduriu su EX-A). Be to, jums reikės EORI numerio, jei jo dar neturite. Gaukite jį iš karto.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Tai reali problema. Buvo atvejis, kai klientas negalėjo rasti pirkimo sutarčių seniems serveriams. Muitininkas sustabdė siuntą. Teko rodyti banko išrašus ar kitaip įrodyti, kad daiktai jūsų. Nenusiminkite, visada galima kažką išsiaiškinti, bet tai atidės procesą dieną ar dvi.

Ar mokėti PVM?

Jei esate registruota Lietuvoje (ar kitoje ES šalyje) ir perkelite savo turtą iš UK įmonės, dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas, jei pateikiate teisingus dokumentus. Bet jei dokumentai blogi – gali tekti mokėti pilną PVM. O tą pinigą bus sunku gauti atgal. Patikrinkit duomenis du kartus.

Kas vyksta sienoje?

Tiesiogiai sienoje dažniausiai nieko nevyksta – viskas vyksta sandėliuose prieš ir po plaukiojimo. Vairuotojas atvyksta į uostą, pateikia dokumentus, ir jie patikrinami. Jei viskas tvarkoje – važiuoja toliau. Jei ne – laukia. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai gali būti stabdomas būtent ten, todėl reikia patikimo brokerio.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai sudėtingesnė istorija. Jei tai yra įmonės turtas, tai viena. Jei darbuotojai nori vežti savo stalų viršus ar kompiuterius (kaip dovana ar išperkamas turtas), reikia labai aiškaus dokumentavimo. Geriau jų neįtraukti į pagrindinį krovinį, kad neiškiltų įtarimų apie kontrabandą ar prekybą.

Technika, baldai ir jautrios prekės

Kaip vežti serverius?

Labai atsargiai. Jie turi būti išjungti, gerai užfiksuoti viduje (jei ten yra diskai, nors dabar dažniau viskas debesyse). Turi būti specialios dėžės su putomis. Negerai, kai vienas vairuotojas meta serverį į giliausią sunkvežimio kampą. Kartais rekomenduoju iškviesti IT specialistą, kuris išjungia ir pažymiu visus laidus, kad nebeklystumėte montuojant.

Ar verta vežti senus baldus?

Priklauso nuo jų būklės. Pervežimas kainuoja, o naujų biuro baldų įsigijimas Lietuvoje kartais gali būti pigiau, nei vežti senas, lūžusias kėdes per jūrą. Svarstykite. Bet jei turiate brangų, dizainerių kurto baldų, tai, žinoma, vežame.

Kaip pakavoti kompiuterius?

Geriausia į originalias dėžes. Jei jų nebėra – burbuliukais. Daug burbuliukų. Monitoriai dažnai sulūžta, jei guli ant vieno kito be tarpinės. Stenkitės, kad kiekvienas darbuotojas pasirūpintų savo technika, tai padidina atsakomybę.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia išardyti, kad tilptų į liftą arba į sunkvežimį. Tiesiog neįsivaizduoju, kaip pervežti didelę konferencijos stalą neperpjovus jo (nors, žinoma, pjauti negalima). Reikės meistro, kuris tai padarys greitai.

O kas su augalais?

Tai jautri tema. Augalai negali būti su dirvožemiu, jei norite greitai praeiti fitosanitarinę kontrolę. Geriausia juos palikti UK arba perduoti kolegoms. Tiesa, kai kurie klientai vis tiek bando vežti, bet tada riskuojate, kad jų bus atsisakyta sienoje. Aš asmeniškai nesiųčiau savo kaktuso per kanalą.

Logistika, kainos ir paslėpti mokesčiai

Kiek tai kainuoja?

Pavojingas klausimas. Kainos svyruoja nuo kuro kainos (kuri dabar, tiesa sakant, nusileido) iki uosto mokesčių. Paprastai biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Tikslios kainos negaliu pasakyti be matmenų.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Gali būti. Pavyzdžiui, jei sunkvežimis užstrigs sienoje dėl blogų dokumentų, bus laikymo mokestis sandėlyje. Arba, jei reikės krovinio įkėlimo į kitą mašiną (transhipment). Būkite pasiruošę, kad galima tekti mokėti už ekspedicinius veiksmus uoste.

Kokį transportą rinktis?

Jei tūris mažas – galiu dalinį krovininį (part load). Jei pilnas biuras – reikės pilno sunkvežimio (FTL). Dalinis krovinys gali būti pigesnis, bet jis lėtesnis, nes turi užpildyti kitas vietas. Jei skubate – mokėkite už pilną.

Ar draudimas apima viską?

Turėtų, bet tikrinte sąlygas. Standartinis draudimas dažnai nedengia „jautrios technikos“ jei ji blogai supakuota. Arba nedengia duomenų praradimo (jei serveris nukrenta). Draudimas apima fizinę žalą, bet ne jūsų verslo nuostolius dėl to, kad nebeveikia svetainė. Atsiminkite tai.

Kas vyksta, jei vairuotojas vėluoja?

Tai nutinka. Kelio eismas, nelaimingi atsitikimai, blogas oras Doveriuje. Negalite tikėtis, kad vairuotojas atvyks lygiai minutę. Turite turėti „buferį“ savo planuose. Jei sakau, kad atvyks antradienį – laukite iki trečiadienio ryto.

Problemos ir nerealios situacijos

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai blogiausias scenarijus. Pradėsite ieškoti. Turi būti numeruotos dėžės. Jei dėžės nėra sąraše – tai problema, o ne dingimas. Jei sąraše yra, bet fiziškai nėra – kreipiamės į draudimo kompaniją. Bet tikitės, kad tiesiog užkliuvo kitoje mašinoje ar liko sandėlyje.

Ar galima pasitikėti visais pervežėjais?

Deja, ne. Rinkoje yra firmų, kurios pasako viena, o daro kita. Pigia kaina, o tada paprašo daugiau pinigų prieš išduodant krovinį (tokios "hostage" situacijos). Tikrinkite atsiliepimus ir sutartis. Aš girdėjau istorijų, kai dėžės su svarbiais dokumentais buvo laikomos įkaitu. Nenaudingokite pažiūrėjus.

O jei aš pamiršiu kažką UK?

Tai įvyksta. Būna, paliekam senus archyvus ar nereikalingas kėdes. Tada turite rasti kažką, kas juos išvežtų ar išmestų. Kartai ten paliekam net kavos aparatus, nes jau per senas. Nenuostabu, kad po to turtą tenka išpirkti iš naujo šeimininkų.

Ar verta patiems važiuoti su mašina?

Galima, bet pavojinga. Jei vairuotojas pavargęs arba kažkur užstrigs, jūsų pagalba mažai ką padės gerokai toli nuo namų. Geriau pasitikėti profesionaliu ekspeditoriumi, kuris žino, ką daryti, jei dingsta dokumentai arba sugenda mašina.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Geras ekspeditorius duos sekimo numerį. Bet ne visada būna realaus laiko informacijos – kartais vairuotojas tiesiog neatsiliepia prieš išvykstant iš uosto. Būkite kantrūs. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai reikalauja kantrybės.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuruose to nėra dažnai, bet jei turite spausdinimo kasetes ar chemikalą valymui – tai pavojingos prekės (ADR). Reikia tai deklaruoti. Slėpimas gali baigtis dideliais baudomis.

Kas daryti su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Tai atskira tema. Automobilius reikiaregistruoti, jei norite juos nuolat vairuoti Lietuvoje. Paprastas pervežimas su vairuotoju viena kalba, o registracija ir mokesčiai – kita. Neapsirinkite su tuo.

Ar turiu būti Lietuvoje gavimo metu?

Geriau, kad kas nors būtų. Atstovas, kuris gali pasirašyti dokumentus ir patikrinti, ar viskas atvyko sveika. Jei nieko nėra – vairuotojas gali tiesiog iškrauti ant kiemo ir važiuoti toliau. O tada, jei kas nors sulūžta, bus sunku įrodyti kaltę.

Ką daryti su duomenų saugumu?

Prieš išvežant kompiuterius, pasidarykite atsarginę kopiją (backup). Niekada nežinai, kas nutiks kelyje. Gali būti avarija, gali būti drėgmė. Duomenys brangiau už geležį. Nekilkite rizikuodami.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Dauguma firmų reikalauja avanso arba dalies mokėjimo iš karto. Nėra tokios pasitikėjimo aprėpties, kad vežtų be užmokesčio ir tik tada, kai įmonė atsigaus. Verslas yra verslas.

Kaip elgtis su klientais tuo metu?

Jums tikrai nepasakysiu „nepasakyk nieko“. Pasakykite! Klientai vertina sąžiningumą. Jūsų biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai gali būti net puiki proga pasakyti, kad įmonė auga ir vystosi. Tiesiog įspėkite, kad atsakymai gali būti šiek tiek lėtesni.

Ar verta naudotis sandėliu UK prieš išvykstant?

Taip, jei turite laiko. Galite susidėti daiktus į sandėlį Londone ar prieš miestą, o tada jie bus išsiųsti dideliu krovininiu. Tai pigiau nei vežti mažomis partijomis. Bet tik patikrinkite sandėlio saugumą.

Kas daryti, jei įmonės adresas pasikeičia?

Neužmirškite pakeisti adreso visur – registruotoje buveinėje, VAT deklaracijose, svetainėje, vizitinėse kortelėse. Neseniai vienas klientas negavo svarbios laiško, nes jis nukeliavo į seną adresą UK, kur jau niekas nedirbo.

Ar galima daryti be tarpininkų?

Galima, bet rizikuojate. Tarpininkas (ekspeditorius) žino, kur išsiregistruoti, ką duoti muitininkui. Jei norite sau galvos skausmo – bandykite patys. Bet po 20 metų šioje srityje aš pasakiau – geriau mokėti profesionalui.

Kaip susidoroti su stresu?

Gerkite kavą. Ir dar kartą patikrinkite sąrašus. Stresas atsiranda dėl nežinojimo. Kai žinai, kur dėžės ir kada vairuotojas važiuoja – ramiau.

O jei aš noriu vežti ypatingai brangų daiktą?

Tada reikalingas pridėtinis draudimas ir galbūt lydintis asmuo arba specialus transportas (pvz., seifas). Negalima tą patyti į bendrą krūvą su kėdėmis.

Ar visada reikia dėžių?

Ne visada. Kai kurie baldai gali būti apvynioti stretch plėvele. Bet smulkmenos visada turi būti dėžėse. Kitaip jūs jas rasite po vairuotojo kojomis.

Pabaigos žodžiai apie pasitikėjimą

Raskite žmones, kuriuos patikite. Nepasitikėjimas šioje srityje kelia daugiausia problemų. Jei jums atrodo, kad ekspeditorius kažką slepia – klauskite.

Ar buvo keisčiausių užsakymų?

Buvo. Vienas kartą vežėme biurą, kuris buvo... virtualus. T.y. fiziškai teko vežti tik kelius serverius ir vieną sofa, nes visi kiti dirbo iš namų. O sofa buvo „relaksacinė zona“. Pasaulis keičiasi.

Kas jei aš neturinčiu laiko planuoti?

Tuomet biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai taps košmaru. Tada turite pasamdyti „rakto rankos“ paslaugą – kai jie viską padaro už jus. Pakuoja, veža, išpakuoja. Brangu, bet taupo nervus.

Apibendrinant

Viskas susikerta į vieną – planavimas. Nėra jokių stebuklų, tik geras organizavimas ir patikimi partneriai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu poveikiu veiklai yra įmanomas net ir šiomis sunkiomis sąlygomis, jei nebusite tingūs ir pasirūpinsite dokumentais iš anksto. Sėkmės kelyje, o jei kas bus neaišku – skambinkite, pasikalbėsim. Geriau klausti dešimt kartų, nei vieną kartą pasiklysti tarp Doverio ir Londono.