Biuro perkėlimas iš UK: su minimaliais trikdžiais – praktinis vadovas verslui

Dirbu šitoje srityje beveik dvi dešimtmetis ir, pasakysiu tiesiai, biuro perkėlimas iš UK prieš keletą metų buvo gan paprasta istorija. Užsukai, pakrovei, nuvažiavai. Dabar, kai viskas suskambėjo su tuo "Brexitu", muitinėmis ir naujais dokumentais, situacija pasikeitė, bet nebežmoniškai – tiesiog reikia daugiau kantrybės. Dažniausiai klientai klausia, kaip padaryti taip, kad verslas nestotų, o kompiuteriai neišprotėtų kelyje. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai visai apie galvą ir tą anglų biurokratiją, kuri, žinoma, mums visiems nepatinka. Jeigu suprasite pagrindus ir užkliūsite ne ant ašmenų, o ant minkštųjų vietų, viskas vyks gana sklandžiai.

Apie tai, kiek laiko užtrunka ir kada pradėti

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie biuro perkėlimą iš UK?

Niekuomet ne per vėlu, bet jeigu jau klausiate, tai geriau tai padaryti bent mėnesį iki planuojamos datos. Aš matęs atvejų, kai darbuotojai skambindavo pirmadienį ir norėjo viską išvežti penktadienį, tai tiesiog nebeįmanoma su dabartinėmis muitinės eilėmis. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja tvarkos, o ne haoso.

Ar galima viską nuvežti per savaitgalį?

Teoriškai taip, jeigu turite mažą biurą ir dviem kėbulus daiktų. Bet praktiškai vairuotojai taip pat turi poilsio laiką, o olandai ar vokiečiai uoste dar dirba pagal savo grafikus. Geriau neskubėti, kitu atveju pirmadienį rytą rasite tuščią biurą ir pilną streso.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai būna dažniausia problema. Žmonės laiko stalus savo nuosavybe, ten yra nuotraukos, augalai, net viršutiniai drabužiai. Reikia aiškiai pasakyti: arba visą tai pasiimkite namo prieš perkėlimą, arba uždėkite į dėžę su savo vardu. Nebešokite ant vairuotojo, kad jis pamiršo jūsų laikrodį.

Kiek laiko užtrunka pati pakrovimas?

Priklausys nuo to, kiek gerai pasiruošėte. Jei viskas yra dėžėse, įrengtaose lentynose, tai viena diena užtenka. Jei reikia išarditi didžiulius stalus, kurie buvo suveržti prieš dešimt metų, tai užtruks ilgiau. O tas M25 žiedas aplink Londoną... čia visada staiga susidaro spūstys.

Dokumentai, muitinė ir tas "Brexitas"

Kokius dokumentus reikia turėti kertant sieną?

Būtinai turite teisingą CMR sąskaitą, kurią paruošia brokeris. Be to, kiekvienas krovinys turi turėti pakavimo sąrašą (packing list) – ne kažkokį biški, o tikslų. Be to, reikės tos jums nemėgstamos EORI numerio, be kurio nei pirmyn, nei atgal.

Kas tas EORI numeris ir ar jis būtinas mums?

Taip, be jo nepražingsite nei vieno angliško ar lietuviško uosto. Tai toks unikalus kodas, kuris leidžia sistemoms sužinoti, kas jūs esate. Gauti jį nėra sunku, bet reikia laiko, o dažnai apie jį prisimenama tik tada, kai sunkvežimis jau stovi prie avantiporto.

Kaip veikia Transfer of Residence (ToR) procedūra?

Jei keliatės visam laikui ir įrodoma, kad gyvenote UK ilgiau nei 12 mėnesių, galite gauti atleidimą nuo PVM ir muito. Bet čia daug popierių – reikia įrodymų apie darbą, gyvenamąją vietą. Vienam klientui teko laukti apie 2 mėnesius, kol tai tvarkė, todėl pradėkite anksčiau.

Ar mums reikės mokėti PVM ar muito?

Jei atvežate naudotus biuro baldus ir techniką, kurias naudojote daugiau nei 6 mėnesius, ir turite ToR leidimą, tai nereikės. Bet jei nuspręsite užpildyti biurą naujomis kėdėmės iš IKEA Londono parduotuvės prieš išvykstant, tai mokėsite 21 proc. PVM Lietuvoje. Taip pat tikrai reikės mokėti brokerio paslaugas.

Ką daryti, jei dokumentuose įrašyta klaida?

O, tai klasika. Vieną kartą buvo parašyta "Office chairs" vietoje "Office desks", ir muitininkai norėjo atidaryti visą sunkvežimį. Jeigu klaida maža, kartais pavyksta išsiaiškinti telefonu, bet jei esate įtariami kontabanda, laukite patikros. Geriau kartą peržiūrėti tas deklaracijas.

Ar galima veži used equipment ar tik naują?

Galima veži naudotą, tai netgi lengviau, nes nereikia mokėti didelių mokesčių (taisyklės šiek tiek pasikeitė po brexito). svarbiausia, kad technika nebūtų visiškai seniena, kurią reikia išmesti. Muitinė gali įdomiai žiūrėti į serverius, jei jie atrodo kaip iš muziejaus.

Kas vyksta Doverio uoste arba Eurotunelyje?

Dabar ten viskas lėčiau. Britai labai atidžiai tikrina, ar nevažiuoja nelegaliai, ar turi teisingus dokumentus. Kartais eilės būna po valandą, kartais po keturias. Gerai, kad vairuotojai jau įpratę, bet stresas jiems visada lydi.

Kainos, kiek tūrio ir kada mokėti

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš UK?

Sunku pasakyti vienu skaičiumi, nes biuro perkėlimas iš UK priklauso nuo tūrio. Jei tai 30 kubinių metrų, tai galvokite apie 2-3 tūkstančius svarų sterlingų (arba eurų). Dar pridėkite kelių šimtų eurų brokerio mokestį ir galbūt liftingą, jeigu nėra liftų. Kainos šiuo metu šiek tiek pakilo dėl degalų.

Kaip apskaičiuojamas tūris?

Mes visada sakome – matuokite pagal grindų plotą, bet jeigu turite aukštas lentynas iki pat patatos, tai kiekis didesnis. Geriausia susiderėti, kad atėjęs vadybininkas pažiūrėtų akimi. Neklauskite "kienuosius" matavimus internete, jie visada meluoja.

Ar kainuoja laukimas angliškame laive?

Taip, jeigu vairuotojas atvyksta į uostą ir praleidžia savo laiko "langą", tenka mokėti baudą. Tai gali būti ir 100, ir 300 svarų. Todėl būtinai derinkite laiką su keleiviu (tas, kurio duomenys įrašomi į manifestą).

Ką daryti, jei biuras turi daug atliekų?

Šiukšlių išvežimas UK brangus. Jeigu turite senus spaudinius, senus kompiuterius, reikia tai išmesti prieš pakrovimą arba susitarti dėl papildomo sunkvežimio. Nenuvilkime to į Lietuvą, mums čia savo pakanka.

Ar mokėti iš karto ar yra galimybė atidėti?

Dauguma firmų prašo 50 proc. avanso, o likusią dalį – atlikus darbą. Kartais galima susitarti dėl atidėto mokėjimo, jeigu esate ilgametis klientas, bet dabar, su infliacija, visi nori pinigų į priekį.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeina, bet jis būna ribotas – kažkieki prie skaičiaus (pavyzdžiui, 10 GBP per kg). Jeigu turite brangią techniką, reikia ją apdrausti specialiai. Pasakykite iš karto apie tą "Auksinį serverį", nebijokite.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius be rizikos?

Tai patys svarbiausi daiktai. Juos reikia išjungti tinkamai (ne ištraukti laidą iš lizdo), uždėti į specialias krepšys su putomis. Vieną kartą IT specialistas išjungė serverį per jėgą, ir atsidūrėme be duomenų savaitę. Būkite atsargūs su duomenų centrais (jis turi būti paruoštas techniškai).

Ar reikia išjungti elektroniką prieš kelionę?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad muitinė gali pareikalauti įjungti kompiuterį, jeigu įtars, kad tai nebiuro įranga. Be to, vibracija kelyje gaišina kietuosius diskus, jeigu jis suksis.

Kaip pakuojama ofiso technika?

Monitoriai – į burbulus, kompiuteriai – į dėžes. Nenaudokite senų laikų "Oda" (odų) dėžių, jos suyra per pirmąjį posūkį. Geriau pasiskolinti profesionalias dėžes iš pervežėjų. O pelės ir klaviatūros? į vieną didelę maišą, tik nepamirškite suskaičiuoti.

Kas daryti su duomenų saugumo kopijomis?

Visada darykite "cloud" backup. Net jeigu mums pasisekia ir krovinys nenukrenta, bet dingsta dėžė su įrašais (kas kartais nutinka), be kopijų bus blogai. Žinau, kad skamba banaliai, bet kas savaitę kažkas jo to pamiršta.

Ar galima veži didelį spausdintuvą?

Galima, bet jis dažniausiai turi būti išleistas iš tonerio, nes jeigu jis išsilieja, tai dėžės vidus bus juodas kaip anglis. Ir tai nebus atsakomybės draudimas.

Bėdos kelyje ir realios situacijos

Kas daryti, jei keliaujančioje mašina nutrūksta variklis?

Tai nutinka. Tada mes išsiunčiame kitą mašiną arba samdome vietinį remontą. Jeigu jūsų krovinys skubus, gali tekti permesti dalį į kitą transportą. Svarbiausia – būkite susisiekę su vadybininku, o ne tik su vairuotoju.

Ar dažnai įvyksta avarijos?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, dėl greičio limitų, bet vis tiek nutinka. Jeigu įvyksta avarija, tuomet sukuriamas protokolas ir kreipiamasis į draudimą. Tik nedarykite to, ką padarė vienas klientas – pasileido ir pradėjo braižyti daiktus iš sulaužytos mašinos.

Ką daryti su pavojingosiomis medžiagomis (chemija)?

Biuruose dažnai būna valymo priemonių. Jeigu tai degiosios ar toksiškos medžiagos, jas reikia deklaruoti kaip ADR krovinius. Negalima tiesiog užmesti į kambarią dėžę prieš spaudinius, nes muitinė to nesupranta.

Ar galima veži ofiso augalus į EU?

Dabar tai labai sudėtinga. Anglijoje yra tam tikros kirmėlės ir ligos, į kurias Europos Sąjunga žiūri labai streikuotai. Paprastai reikia specialių sertifikatų, o dauguma tiesiog palieka augalus savo kaimynams arba išmeta. Geriau nenešioti tos dirvožemio šiukšlių per sieną.

Kaip susitvarkyti su blogomis pervežimo firmomis?

Rinkitės patikimą vežėją, kad išvengtumėte nenurodytų problemų. Yra firmų, kurios pasako, kad viską gaben, bet iš tikrųjų tik samdo "pirmą gerą vairuotoją" iš svetainės "Facebook". Patikrinkite atsiliepimus ir geriausiai kalbėkite su žmonėmis, kurie jau naudojosi paslauga.

Ar draudimas apima viską, kas uždėta į mašiną?

Jūs turite užpildyti sąrašą, ką įdėjote. Jeigu sąraše rašo "10 dėžių knygų", o viduje yra "15 dėžių ir 3 buteliais viskio", draudimas ne sumokės. Būkite sąžiningi (bent su sąrašu).

Ką daryti, jei dingsta dalis krovinio?

Tai reta, bet įmanoma situacija, ypač jeigu krovinys buvo perkrautas. Tada reikia rašyti pretenziją. Vieną kartą dėžė su svarbiais dokumentais nukrito iš tempimo sunkvežimio, ir ji buvo rasta po trys dienas. Viską galima išspręsti, jeigu neprarandate galvos.

Kada geriausia planuoti datą?

Rugpjūtis ir rugsėjis – tai "katastrofos" mėnesiai, visi grįžta iš atostogų. Geriausia rinktis gegužę ar birželį, arba spalį. O štai balandį... niekada nežinai, ką tuo metu nuspręs britų vyriausybė.

Ar reikia gauti leidimą iš pastato savininko?

Žinoma. Anglijoj labai griežtai tikrinama, ar galima stovėti sunkvežimiui prie "pavimento". Jeigu gatvė siaura, gali tekti uždaryti eismą ir tai kainuoja pinigus. Susitarkite iš anksto (arba su savininku, arba su savivaldybe).

Ar galima veži maistą iš biuro kambarys?

Nerekomenduojama. Jeigu tai uždaros dėžės su keksnais, gali praeiti, bet jeigu šaldytuvas su maistu – tai tikrai ne. Muitinė gali konfiskuoti mėsines produkcijas iš UK, tai nebe tokia juokinga situacija.

Kas nutinka su biuro raktų kortelėmis?

Jūs turite jas paimti su savimi. Vairuotojas jų nereikia. O jeigu paliksite ant stalo, o biuras bus užrakintas, tai bus problema rasti kažką, kas turi rezervinę kopiją (ir dar jis gali būti atostogose).

Kaip elgtis su lietimi?

Jungtinėje Karalystėje lyja dažniau negu čia. Dėžės turi būti uždengtos nešiojimo metu arba įkeltos į sunkvežimį iš karto. Niekada neneškite popierinių dokumentų be dangtelio per lietų Londoną.

Ar galima suteikti prieeigą prie lifto anksčiau?

Taip, būtinai. Jeigu liftas dirba tik 8:00 iki 18:00, o mūsų vairuotojas atvyksta 19:00, teks laukti iki ryto. O tai reiškia laukimo mokestį.

Ką daryti su nepavykusia perkėlimo diena?

Nepanikuokite. Kartais dėl techninių priežasčių vėluojame. Susisieksime, pranešime. Geriau padaryti dieną vėliau nei su sugriuvusiu biuru. Pasitikėkite mumis (mes čia dirbam jau 20 metų).

Ar galima veži asmeninį automobilį?

Taip, galima įkrauti į sunkvežimį (jeigu tinka matmenys), bet tada jis turi būti įrašytas į dokumentus kaip krovinys ir apdraustas. Negalima tiesiog užvažiuoti ir duoti raktus vairuotojui be jokio rašto.

Kaip atrobi jūsų dėžių žymėjimas?

Nebūkite tiems, kurie rašo "Biuras" ant visko. Rašykite "Skyrius A", "Vadyba", "Technika". Tai taupo laiką pakrovimo bei iškrovimo metu, ir leidžia rasti kavinę viršą (jeigu jis jums labai svarbus) pirmą minutę.

Ar reikia duoti arbatos vairuotojui?

Nebūtina, bet jeigu duosite, jums bus seklingesnis kvapas ir greitesnis iškrovimas (juokinga, bet veikia). Britiškas mandagumas visada veikia stebuklingai.

Išvada

Viskas apie biuro perkėlimas iš UK atrodo baugiai, kol pradedai skaičiuoti ir daryti sąrašus. Svarbiausia – nepasikliauk tik tuo, kad "kažkas kažką padarys", pats kontroliuok procesus. Pasirūpink dokumentais (ypaš ToR ir EORI), išjunk techniką ir supakuok kruopščiai. Taip, gali būti neryškus lietus Doverio uoste arba užstrigęs telefonas su brokeriu, bet tai tik darbo dalis. Jeigu pasiruošiate, biuras veiks toliau be didelių pertraukų, o jūsų augalai (jeigu juos spėjote išvežti) liks gyvi. Sėkmės kelionėje.