Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu: praktinis vadovas be lakštutų

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu nėra tas dalykas, kurį užsukate kaip sraigtą. Dabar, po „Brexit“, viskas pasikeitė. Anksčiau užkeliavai į sunkvežimį ir važiavai, o dabar reikia galvoti apie muitines, deklaracijas, kurių niekas nemėgsta, ir tais vairuotojais, kurie tiesiog nori gauti savo pinigus ir nueiti namo. Daugelis klientų klysta manydami, kad tai tiesiog fizinis darbas, tačiau tai 80 proc. psichologijos ir dokumentų tvarkymo. Jei norite, kad jūsų verslas nestotų dėl to, kad serveris užstrigo prie sienos, turite žinoti keletą smulkmenų. Kalbėsime tiesiai, be profesionalios kalbos, kuri nieko nereiškia realioje situacijoje.

Dokumentai ir tos nuobodžios muitinės procedūros

Ką reikia daryti su dokumentais pirmiausia?

Pradžioje atrodo, kad viskas yra paprasta, tačiau tada prasideda muštuvės. Jums tikrai reikės EORI numerio, jei jo neturite. Be jo jums niekas neišleis krovinio iš Anglijos. Be to, reikės pilno inventoriaus sąrašo – ne paprasto sąrašo „kėdės, stalai“, o tikslaus, su svoriais ir serijiniais numeriais technikai. Viena mano klientė buvo įrašiusi tiesiog „biuro reikmenys“ vienoje dėžėje, ir muitinėje tai stovėjo tris dienas. Turite būti tikslūs, kitaip biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu taps jūsų košmaru, kuris kainaus brangiau nei pati pervezimas.

Ar tikrai reikia muitinės brokerio?

Dažnai klientai klausia, ar gali tai padaryti patys. Teoriškai – taip, praktiškai – nerekomenduočiau. Muitinės sistemos yra sudėtingos, ir jei padarysite klaidą, baudos yra didelės. Brokeris žino visus tas kodus, kuriuos jūs net nenujūsite. Žinau, atrodo, kad tai papildomi išlaidos, tačiau tai yra investicija į jūsų ramybę. Nereikia skolintis problemų, ypač kai perkeliate visą įmonę. Geriau sumokėti profesionalui ir užtikrinti, kad dokumentai eiti tolygiai.

Kas daryti, jei dokumentai netvarkingi?

Tai reali situacija, su kurią susiduriame dažnai. Jei jau įvyko klaida ir dokumentai netvarkingi, reikia nedelsiant susisiekti su brokeriu. Bandykite ištaisyti klaidas kol kas nėra per vėlu. Kartais reikia pateikti papildomus paaiškinimus ar net pakeisti prekės kodą. Neleiskite, kad krovinys tiesiog gultų sandėlyje. Muitininkai gali būti nepalankūs, bet jei bendraujate pagarbiai ir aiškiai, jie gali padėti išspręsti situaciją. Svarbiausia – neslėpkite nieko.

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Žinoma, jei pervežiate serverius ar specialią įrangą, gali prireikti sertifikatų. Anglijooje (ups, Anglijoje) yra griežtos taisyklės dėl duomenų saugumo, o Lietuvoje – dėl elektros prietaisų. Patikrinkite, ar jūsų technika atitinka mūsų standartus. Kartais gali prireikti GDPR pažymos, jei pervežate standžiuosius diskus su klientų duomenimis. Geriau tai sužinoti iš anksto nei rinktis iš muitinės su pasmerktu veidu.

Kodėl muitinė gali užlaikyti krovinį?

Priežasčių gali būti milijonas – nuo blogai užpildyto CMR iki atsitiktinio patikros pasirinkimo. Kartais tai tiesiog bloga diena pareigūnui. Taip pat, jei biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu vyksta švenčių metu, laukite delsos. Anglijoje daugiau švenčių nei atrodo, o darbinis laikas skiriasi nuo mūsų. Nustatykite realius laiko terminus ir nedarykite spaudimo vairuotojui, jis negali nieko padaryti, kai sandėlio vartai uždaryti.

Logistika, transportas ir tas blogas kelių dangos

Ką rengti pirmiausia: spintą ar kompiuterius?

Logiškiausia būtų supakuoti tai, kas brangiausia ir mažiausiai. Kompiuteriai, serveriai, svarbūs dokumentai – viskas turi eiti pirmiausia. Dideli baldai gali laukti. Turiu atvejį, kai vienas vadybininkas užsakė didelį sunkvežimį tik kelių stalų perkėlimui, o techniką numiršo vežti taksi vėliau. Nereikia taip daryti. Supakuokite viską į vienąą (ne vienaą, atsiprašau) kelionę, taip išvengsite dvigubų išlaidų.

Kokį transportą rinktis?

Jei turite tik vieną kabinetą, galbūt užteks „vazo“ su kėbulu. Tačiau jei tai pilnas biuras, reikės sunkvežimio su pakėlikliu. Taip pat svarbu, ar galite užsukti prie pat durų. Londono centre ar priešais senus namus Lietuvoje sunkvežimis nepravažiuos. Matavimai yra būtini. Nežinau, kiek kartų teko kvieti keltą su „hidraulika“, kadangi standartinis sunkvežimis neprilipo prieinkelio.

Kiek trunka biuro perkėlimas iš UK?

Paprastai tai trunka 3-5 dienas į vieną pusę, jei nieko ne užstringa. Tačiau jei reikia jungti krovinius iš kelių vietų, tai gali užtrukti ilgiau. Vairuotojai turi poilsio laiką, kurį privalo laikyti. Nespėkite jų ganyti. Geriau pasakykite klientams, kad biuras neveiks savaitę, neišleiskite vadybininkų ieškoti dėžių kelyje. Planuokite atsargiai.

Ar galima pigiai pervežti?

Galima, jeigu sutalpinate viską į „dalį“ (krovinio dalį). Tačiau tada prarasite kontrolę. Jūsų dėžės gali važiuoti su kąsniais ar kažkokia chemija greta. Jei jums svarbu biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu, geriau mokėti už atskirą sunkvežimį. Pigiai dažnai išeikvojama brangiau, kai kažkas sugenda ar dingsta. Žinau, skamba kaip priekaba, bet tai tiesa.

Kas su tais vairuotojais, kurie nekalba lietuviškai?

O tai jau didelė problema. Dažnai atvyksta vairuotojas iš Rytų Europos ar net iš Afrikos, kuris nekalba nei angliškai, nei lietuviškai. Kaip jam paaiškinti, kur statyti dėžę su serveriais? Reikia turėti kontaktinį asmenį vietoje, kuris gali rodyti ranka. Būna, kad vairuotojas tiesiog iškrauna viską ant grindžių ir važiuoja, nes nenuėjo nurodymų. Patikrinkite šį dalyką su tiekėju iš anksto.

Pakavimas – kas dėžėse?

Kaip supakuoti serverius?

Jų negalima tiesiog įmesti į dėžę. Jie turi būti išjungti, (svarbu!), išimtos jungtys, viskas užfiksuota. Geriausia juos supakuoti į pradines dėžes, jei dar jas turite. Jei ne, reikia specialios putoamos plastiko medžiagos. Viena įmonė buvo supakavusius serverius į senas avižinių dribsnių dėžes – nejuokinga. Keliavimas ant prastų amortizatorių viską sugadino.

Ar reikia pirkti dėžes?

Taip, nenaudokite parduotuvės dėžių. Jos nedelstos (neišlaiko svorio). Nupirkite stiprių, dvigubų sienelių dėžių. Tai nedidelė investicija. Suprantu, kainos šokinėja, bet jei dėžė susilgs per pusę kelio, turėsite problemų. Dar svarbiau – pasirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra. Nerašykite tiesiog „darbo laukas“, rašykite „Jonas IT – stalas, 1 stalčius, monitorius“.

Kas daryti su jautriais dokumentais?

Juos reikia pasiimti su savimi. Neperduokite jų vairuotojui. Jei turite sutartis originalus ar asmens duomenis popieriniu pavidale, vežkite juos rankiniame bagaže. Pervežimo metu sunkvežimis gali būti atidarytas patikrai, o dokumentų praradimas sukelia didžiaulius rūpesčius. Nėra nieko blogiau nei prarasti banko garantiją, kuri gulėjo ant direktoriaus stalo.

Ar darbuotojai gali patiems supakuoti savo daiktus?

Gali, bet turi būti nurodyta, kaip. Dažnai žmonės užpildo dėžes tiek sunkia, kad neįmanoma jų pakelti. Nustatykite svorio limitą, pvz., 15 kg dėžei. Taip pat, uždrauskite spaudžiantiems dalykams – rašalą, skysčius. Viena moteris buvo įmečiusa atidarytą kruopų pakelį, visas biuras buvo apserkėjęs. Tokios smulkmenos sukuria neefektyvumą.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukas. Viena spalva – IT, kita – buhalterija, trečia - vadovybė. Taip naujame biure greičiau surasite, kur ką dėti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu priklauso ir nuo to, kiek greitai sugebėsite vėl pradėti dirbti. Jei štampuotojas bus po dviem savaitėms rastas po tualetinių reikmenų dėže, jums to nereikės.

Baldai, technika ir nereikalingi daiktai

Ar verta vežti senus biuro baldus iš Anglijos?

Sąžiningai sakant, dažnai ne. Anglijoje drabužiai ir baldai brangesni, tačiau pervežimo kaina gali viršyti jų vertę. Jei turiate brangius dizainerio baldus, taip, vežkite. Jei tai senos „IKEA“ lentynos, geriau juos palikti ir Lietuvoje nusipirkti naujus. Skaičiuokite: kubometras kainuoja X, o naujas stalas kainuoja Y. Dažnai Y mažiau nei X.

Kaip su technikos garantija?

Jei technika perkelta į kitą šalį, garantija gali negaliooti. Patikrinkite gamintojo sąlygas. Kai kurios tarptautinės įmonės tai padengia, kitos ne. Žinau, vienas klientas atvežė didelį spausdintuvą, kuris suguso po savaitės, ir garantija Lietuvoje nepadėjo, nes modelis buvo skirtas tik UK rinkai. Pasidomėkite šiuo klausimu prieš pakroviant sunkvežimį.

Kas jei kažkas sulūžta kelyje?

Turi būti draudimas. Neklauskite, „ar tikrai reikia“, reikia. Bet čia yra gudrybė – draudimas dažnai nedengia to, kas blogai supakuota. Jei pačios supakuosite indus be putų, ir jie susils, draustikas nemokės. Viską užfiksuokite iki krovimo, padarykite nuotraukas. Įrodymai yra viskas, kai kyla ginčas dėl atsakomybės.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalų viršus, spinteles reikia atskirti. Taip sutaupysite vietos (taigi ir pinigų) ir sumažinsite sulūžimo riziką. Vairuotojas nebus laimingas, jei jam teks pervežti surinktą stulpo formos spintą, kuri nepraeina pro duris. Išmontavimas turi būti įrašytas į sutartį, kadangi ne visos pervežimo komandos dirba šį darbą.

Kodėl kai kurios firmos neima sunkių krovinių?

Nes joms nėra kėbulo su liftu arba jiems tiesiog nepaying. Sunkios seifai ar didžiulės konferencijos stalinės reikalauja specialios technikos. Pasakykite apie tai iš karto. Nenuvilikite vadybininkų, kai jie atvyks su paprasta furgonu. Buvau, kai teko stovėti gatvėje ir ieškoti kaimyno su kranu, nes pervežėjas nepasakė, kad negali pakelti 400 kg.

Pinigai, rizikos ir realios kainos

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą?

Kainos svyruoja labai stipriai. Už 1 kubinį metrą gali tekti mokėti nuo 150 iki 300 svarų, priklausomai nuo to, ar tai pilnas sunkvežimis, ar dalis. Taip pat, prisidės kuro priedliai (taip, jie dabar dideli) ir priešrūšio mokestis Anglijoje. Jei norite biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu, reikia turėti apie 20-30 proc. biudžeto atsargą nenumatytoms išlaidoms. Žinau, skamba daug, bet taip yra.

Ar draudimas būtinas?

Jau minėjau, bet pakartuoju. Be draudimo nevykite. Bet skaitykite sudėtį. Ar ji dengia krovinį visą kelionį? Ar dengia vagystes? Kai kuriuos draudimus nustojti galiuti, kai krovinys palieka sandėlį vienoje šalyje ir įvažiuoja į kitą. Būkite budrūs. Geriau vieną kartą apdrausti daugiau nei verkti vėliau.

Kas daryti, jei firma bankrutuoja pervežimo metu?

Tai baisiausia scenarijus, tačiau jis įvyksta. Jei mokate į išankstinį apmokėjimą, rizikuojate. Geriau mokėti dalimis: 50 proc. pradžioje, 50 proc. – tik kai krovinys pasiekia paskirties vietą. Jei firmą uždaro, kai jūsų daiktai yra viduje, tai gali trukti mėnesius, kol juos išlaisvins teismas. Patikrinkite įmonės reputaciją, ar nebuvo skundų.

Kaip išvengti paslėptų mokesčių?

Klauskite apie „priešrūšio mokestį“ (Waste recycling fee) UK. Jis būna įtrauktas į sąskaitą, bet ne visada. Taip pat klauskite apie kuro priedlį. Jis keičiasi kiekvieną savaitę. Jei sutartyra parašyta „kuro priedlis +10 %“, o kainos šokiravo, jums teks mokėti daugiau. Sutarkite fiksuotą kainą, jei įmanoma, arba maksimalią ribą.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Didelėms firmoms, kurios turi gerą istoriją, galima. Mažoms sunkiau. Turėsite parodyti finansinę ataskaitą. Tačiau jei esate naujas klientas, niekas nesutiks atidėti mokėjimo per 30 dienų. Tai logistika, čia cirkuliacija svarbi. Nereikalaukite per daug, nes tiesiog atsisakys dirbti.

Ką daryti, jei kaina pakilo staiga?

Tai įvyksta, jei nustatote, kad krovinio svoris ar tūris yra didesnis nei planavote. Vairuotojas atvyksta, pamato, kad dėžių ne 10, o 20, ir sako – mokėkite dvigubai. Tokiu atveju susitarome dėl papildomo mokesčio, tačiau stengiamės tai sužinoti dar iš anksto, atsiųsdami nuotraukas ar vaizdo įrašą. Nenuvilkite vairuotojo, jis ne šventasis.

Išvados

Na, trumpai tariant, biuro perkėlimas iš UK su minimaliais praradimais ir efektyvumu yra įmanomas tik tada, kai planavimas prasideda ne prieš porą dienų. Neklauskite kaimyno, kuris pervežė dviratį, jūsų situacija kitokia. Raskite patikimą partnerį, pasidrokite su dokumentais ir nepykite ant vairuotojų. Visos problemos išsprendžiamos, jei nebusi nervingas. Sėkmės naujame biure, tik stenkite neliesti dėžių, kurios pažymėtos „NEATIDARYTI“.