Biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, per kuriuos mačiau viską – nuo mažų startuolių iki didžiulių korporacijų, nešiojasi savo biurus per jūrą. Galiu pasakyti vieną: biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas yra toks tikslo pavadinimas, kurį mes visi stengiamės pasiekti, tačiau realybėje visada pasitaiko smulkmenų, su kuriomis tenka kovoti. Po Brexito pasikeitė taisyklės, atsirado daugiau dokumentų, o klientai vis dar dažnai galvoja, kad tai tiesiog "pakrauti ir vežti". Čia ne taip veikia, ypač kai kalbame apie verslo nepertraukiamumą. Jei norite, kad jūsų komanda pirmadienį galėtų dirbti kaip įprasta, reikia pagalvoti apie tai dabar, o ne kai sunkvežimis jau stovi prie durų.

Pradžia: kodėl viskas trunka ilgai?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro perkėlimą iš UK?

Nesitikėkite, kad viską įvyks per savaitę. Gera taisyklė – pradėkite planuoti maždaug prieš 2–3 mėnesius. Turiu omenyje ne tik fizinį pervežimą, bet ir dokumentų tvarkymą, nes biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas priklauso nuo to, kiek greitai susitvarkysite su muitinės deklaracijomis. Buvau atvejų, kai klientai pradėdavo galvoti apie tai tik mėnesį prieš išsikraustant, ir tada atrodė, kad pasaulis sugriūva. Reikia laiko inventoriui suskaičiuoti, dėžėms užsakyti ir, svarbiausia, suderinti terminus su pervežėjais, nes geri laisvai pasibaigia greitai.

Ar tikrai reikia samdyti specialų įmonę ar pakanka „Lenkijos vežėjo“?

Klausimas įdomus, bet atsakymas paprastas: jei jums rūpi biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas, geriau nedirbti su „vilkais iš miško“. Manau, kad nedaug kam norėtųsi, kad jų brangūs serveriai ar dokumentai dingtų kažkur Vokietijos autostradoje. Profesionalios kompanijos ne tik veža, bet ir užtikrina draudimą, pakuoja techniką. Kartais pasitaiko, kad įmonės bando taupyti ir samdo atsitiktinius vairuotojus i� skelbimų. Tuomet greitai tampa aišku, kokia to kaina – sugadinta technika ir prarastas laikas.

Kas nutinka su darbuotojais per tą laiką?

Tai dažna problema. Jei perkeliate biurą, jums reikės nuspręsti, ar darbuotojai dirba nuotoliniu būdu, ar jiems reikalinga laikina vieta. Kai kurie klientai tuo net nepagalvoja ir tada gaunasi chaosas – žmonės su nešiojamaisiais kompiuteriais sėdi kavinėse. Tai neveikia ilgai. Reikia aiškaus plano: pirmą savaitę mes dirbame čia, antrą – jau ten, arba visi namuose. Be to, svarbu informuoti komandą laiku, kad jie galėtų susitvarkyti asmeninius reikalus, kitaip bus nusivylimas.

Ar reikia pranešti savo dabartiniam nuomininkui Anglijoje?

Žinoma, visada reikia patikrinti nuomos sutartį. Dažnai ten yra punktas apie išsikraustymo pranešimą (pvz., 2 mėnesius iš anksto). Viena firma iš Londono to nepadarė ir neteko užstato, kas buvo nep malonu. Tai smulkmena, kurios galima lengvai išvengti. Be to, reikia susitarti dėl patalpų išvalymo – Anglijooje (na, vistiek JK) jie gali būti griežti dėl būklės. Geriausia tai padaryti iš anksto, kad nereikėtų skubėti paskutinę dieną.

Kaip sudaryti inventoriaus sąrašą, kad neužtruktų amžinai?

Gerai, tai nuobodus darbas, bet būtinas. Nenaudokite „Excel“ lentelės su pavadinimu „Viskas kabinete“. Būkite specifiniai: 5 stalai, 10 kėdžių, 2 spausdintuvai, 1 serveris. Yra programų, kurios padeda tai daryti nuskaitydamos brūkšninius kodus. Tarkime, kad jei padarysite baisų chaosą sąraše, tai biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas bus pavojingas, nes kraunant gali pradingti svarbi dėžė. Patirtis rodo, kad geriausia dėžes numeruoti ir rašyti, kas jose yra.

Dokumentai ir muitinė: angliškas "pudingas"

Ar dabar, po Brexito, reikia muitinės deklaracijų?

Taip, ir tai turbūt svarbiausias dalykas. Anksčiau buvo paprasta – dėjai į sunkvežimį ir važiavai. Dabar biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas sukliauja ant muitinės. Jums reikės EORI numerio (jei jo neturite) ir eksporto bei importo deklaracijų. Tai nėra taip sunkiai gauti, bet reikia laiko. Jei dokumentai bus neteisingi, sunkvežimis gali stovėti pasienyje dienomis. O jei jame ne tik jūsų daiktai, bet ir kitų klientų? Tada bus pyktys.

Kiek kainuoja muitinės "popieriaus darbas"?

Kainos svyruoja, bet paprastai agentai ima už kiekvieną deklaraciją. Tai gali būti nuo 50 iki 150 svarų už eksportą ir atitinkamai už importą. Kartais klientai stažbuoja, kai matau sąskaitą. Bet pasidairykite – kas norės čia užsiimti pats su tuo TIR sistema ar NCTS? Niekas. Tai specialistų darbas. Užsidėkite šią sumą į biudžetą iš karto, kad nereikėtų vėliau ieškoti pinigų iš kur.

Kas daryti, jei praradau originalius įrangos pavedimus?

O tai jau problema. Jei negalite įrodyti, kad technika priklauso jums (pvz., nėra SF ar pirkimo dokumentų), muitinė gali ją traktuoti kaip naują prekę ir taikyti mokesčius (PVM ir muito). Biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas tuomet bus pažeistas, nes teks eit į procedūras ir mokėti. Geriausia turėti visus dokumentus "debesyje" arba bent jų kopijas. Jei praradote – bandykite gauti iš tiekėjo dublikatus, tai ilgai, bet įmanoma.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už naudojamą biuro inventorių?

Idealiu atveju – ne. Jei tai perkėlimas taisymo (relocation), t. y. jūsų nuosavybė, kurią naudojote daugiau nei 6 mėnesius, ji gali būti importuota be mokesčių kaip "personal effects" (asmeniniai daiktai) arba įrangos perkėlimas. Bet čia yra niuansų. Tarkime, jei vežate naujus spausdintuvus, kurie dar nėra supakuoti? Tai bus į importą. Reikia tiksliai laikytis taisyklių, kitaip mokesčiai bus dideli.

Kaip susitvarkyti su duomenų apsauga (GDPR) vežant dokumentus?

Labai svarbu. Negalite tiesiog mesti sutartų su asmens duomenimis į atvirą dėžę. Jei dėžė dingsta arba ją pamatys kąžkas pašalinis – baudos milžiniškos. Visus dokumentus reikia užrakinti, suglaudyti arba jei nebėra reikalo – sunaikinti Anglijoje pagal taisykles. Vienas klientas iššaudė senus popierius ir taip išsprendė problemą. O ką daryti su tais, kurie reikalingi? Specialios dėžės su spynomis, kurias atidaro tik įgalioti asmenys.

Ar galiu vežti biuro alkoholį ar maistą?

Į maistą nežiūrime griežtai, jei tai ne didžiuliai kiekiai (tarkime, kelių dėžučių arbatos ar kavės – tai normalu). Alkoholis jau kitas reikalas. Jis dažnai yra apribotas arba reikalauja specialių licencijų. Jei vežate "korporatyvinį" vyną, deklaruokite jį atskirai. Nesąmonės daryti, kad vairuotojas susiduria su muitine ir neteisinga deklaracija. Geriau palikite tai draugams arba išgirkite Anglijoje, jei spėjate (juokauju, bet dalis taip ir daro).

Ką daryti, jei įmonės pavadinimas Lietuvoje skiriasi nuo Anglijos?

Tai dar vienas "puodingas". Turi būti aiškus ryšys. Tarkime, „UK Office Ltd“ veža daiktus „Lietuvos Ofisas UAB“. Reikės parodyti dokumentus, kad tai ta pati įmonė (pvz., akcininkų sąrašą ar holdingo struktūrą). Muitininkai mėgsta klausti „ką tai vežate?“. Jei negalite parodyti ryšio, gali būti įtarimų apie prekybą. Geriausia iš anksto paruošti paaiškinamąjį raštą angliškai ir lietuviškai.

Technika ir jautrios prekės

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai yra kritiška. Jūsų verslo širdis. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas neįmanomas be veikiančio serverio. Serverius reikia išjungti teisingai (ne tik ištraukti laidą), pakavoti į originalias dėžes arba specialius krepšius su putomis. Ką pasakysiu? Negeriau, kai atvyksta ir serveris nebeprisijungia, nes trūko kažkas viduje. Geriau pasamdyti IT specialistą, kuris išjungia ir vėliau prijungia. O mes tik atvežame.

Ar reikia išmontuoti baldus arba galima vežti surinktus?

Dideli staliniai skydeliai ir spintos dažnai neišsimontuoti neina (lifto neįlenda per duris). Taigi geriau išmontuoti. Tačiau čia yra rizika – sugenda varžtai, dingsta detalės. Patariu visus varžtus ir detalės dėti į pažymėtas maišelius ir priklijuoti prie pat atitinkamo baldo. Buvau važiavęs, kur viena koja nuo stalo atkeliavo kita diena... niekas nežinojo, kur ji dingo. Taip pat įsitikinkite, ar įrenginys peržengia svorio limitus.

Kaip sužinoti, kiek dėžių man reikės?

Na, apytiksliai. Tarkime, vienas darbuotojas = 3–4 dėžės (vidutinio dydžio). Plus dėžės technikai (kompai, monitoriai). Reikia įvertinti ir archyvus. Ar archyvus tikrai visus reikia vežti? Gal ką galima skaitmeninti ir sudeginti? (na, ne sudeginti, bet sunaikinti). Dėžių skaičius lemia transporto pasirinkimą – ar tai bus vienas sunkvežimis, ar du mažesni.

Ar galima vežti augalus (biuro želdinius)?

Galima, bet čia yra fitosanitarinės kontrolės taisyklės. Žemės neturi būti šaknų puodyse (reikia švario substrato). O jei tai retos rūšys – gali reikėti sertifikatų. Dažniausia klientai palieka augalus kaimynams arba išveža juos patys asmeniniu automobiliu, kad nekiltų problemų pasienyje su kirmėlėmis ar ligomis. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas nevertas to, kad dėl vienos pakalnutės sustotų visa kolona.

Kas daryti su "per daug" asmeniniais daiktais darbuotojų stalų?

Kiekvienas turi tą savo puodelį, paveikslėlį, kelis drabužius. Geriausia priminti darbuotojams, kad jie turi susipakuoti daiktus pačiuose ir juos pasiimti (arba vežti su mumis, bet tada turi būti aiškus inventorius). Negalime vežti „kelios dėžės su daiktais“ be turinio aprašymo. Jei dėžė atidaryta inspekcijai ir ten kas keista – sustojame. Darbuotojai dažnai užmiršta pasiimti vaikiškus piešinius ir t.t.

Kaip apsidrausti nuo technikos sugadinimo?

Draudimas. Būtinai. Tik patikrinkite, ar draudimas apima ir transportą, ir pakavimą. Jei jūs pači blogai supakavote monitorių ir jis nukrito – jums negrašins. Jei mes supakavome – mūsų draudžiama. Yra ir „viskas įskaičiuota“ variantai, bet jie brangesni. Įsidėkite į galvą, kad kelyje būna duobų (ypač po žiemos Anglijoje), o sunkvežimiai šoka.

Logistika ir kaina: kiek tai kainuoja?

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą?

Kainos labai svyruoja. Tarkime, jei tai mažas biuras (10–15 stalų), tai galima susipykti su 2000–3500 eurų (atsižvelgiant į priešpilkio paslaugas Anglijoje). Dideliems biurams – skaičiuokite tūkstančiais. Galų gale, biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas kainuoja ne tik pinigus, bet ir nervus. Kintamosios dalys – degalai (kurie brangsta), keltų kainos. Geriau klausti konkretaus pasiūlymo, o ne spėlioti forume.

Kiek laiko trunka kelionė?

Paprastai sunkvežimis važiuoja 3–4 dienas (nuo įkrovos iki iškrovos). Tačiau tai idealus atvejis. Reikia atsižvelgti į keltų grafiką (Doveris-Kalis arba Dunderis-Hookas). Kartais vėjai stūmė, kartais – muitinės eilės. Vieną kartą vairuotojas praleido keltą dėl 15 minučių vėlavimo ir teko laukti kitos dienos. Tai pradėjo vėluoti visą procesą. Planuokite atsargiai – jei sakau penkiadienis, geriau tikėkitės, kad atvyks pirmadienį (su atsarginiu diena).

Ar galiu sekti, kur mano krovinys?

Dauguma suteikia sekimą (tracking). Bet realybėje – vairuotojas dažnai neatsakinėja, kai važiuoja, arba žinia pasiekia vėliau. Jei jums labai svarbu žinoti kiekvieną valandą, tai gali būti stresu. Geriau pasitikėti. Tačiau didelės firmos turi sistemas, kur rodo mašinos vietą realiu laiku. Tai padeda planuoti iškrovą Lietuvoje.

Ar galima atsiimti daiktus iš kelių vietų Anglijoje?

Galima, bet už tai papildomai mokama. Tarkime, turite biurą Londone, sandėlį Birmingeme ir dar kažką Mančesteryje. Sunkvežimiui suktis po šalį brangu – laikas ir kuras. Geriausia viską susirinkti vienoje vietoje (arba dviejose) ir tik tada įkrauti į didelį sunkvežimį, kuris važiuoja į Lietuvą. Taip sutaupote šimtus, o gal tūkstančius eurų.

Kas daryl, jei atvyksta ir neįlenda į naują biurą?

Tai įvyksta. Nupjautos gatvės, per aukšti šokeliai, per siauri vartai. Būtinai išmatuokite viską iš anksto! Ne tik patalpą, bet ir kelią iki jos. Vienas klientas nupirko biurą sename name, kur įvažiavimas buvo per žemas, ir teks iškrauti ant gatvės (o ten lijo). Tokių momentų išvengti galima tik patikrinus vietą iš anksto arba siųsdamus matmenis.

Ar pigu save apmoka?

Nemanau. Pigios kompanijos dažnai paslysta su draudimu arba atvyksta su sena technika, kuri gali sugesti viduryje kelio. Jūs norite biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas būtų garantuotas, o ne "kaip nors nueis". Rinkitės ne pagal kainą, o pagal patirtį ir rekomendacijas. Tuo labiau, kai kalbame apie verslo turtą.

Kada reikia mokėti?

Įprasta – 50% užsakant, likusią 50% – atvykus prieš iškrovą arba po jos. Tačiau kiekvienas turi savo taisykles. Būkite atsargūs su tiek, kur reikalauja mokėti 100% iš karto. Nėra garantijos, kad jie atvyks. Geriausia sutartį pasirašyti, kur aiškiai būtų parašyta mokėjimo sąlygos.

Problemos ir nesklandumai (realus pasaulis)

Kas nutinka, jei pasienyje randa draudžiamų daiktų?

Didelė bėda. Tarkime, kažkas įdėjo nelegalius vaistus ar amuniciją (neįsivaizduoju, kod�l, bet būna). Tada visa mašina gali būti areštuota. Jūsų krovinys stovi, o verslas nebeveikia. Visi dalykai turi būti deklaruoti atvirai. Muitinė turi rentgenus, matys viską. Geriau nedaryti kvailysčių.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Su geromis kompanijomis – labai retai. Su blogomis – dažnai. O dar dažniau – "padingsta" viena dėžė. Paprastai ji nukrito užkrovos metų ir užslydo giliau. Viską surandą, bet iškraunant reikia laiko. Todėl svarbu daryti kontrolinį sąrašą kraunant ir iškraunant. Jei trūksta dėžės Nr. 25 – žinome, kad ieškoti ten kur reikia.

Ką daryti, jei vairuotojas susirga ar sustoja technikai?

Tai visada įmanoma. Tada siunčiame kitą vairuotoją arba techniką. Tai gali užtrukti porą dienų. Tokiu atveju, kai jums svarbus biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas, turite turėti "Plan B". O gal daiktai, kurie labiausiai reikalingi (pavyzdžiui, dokumentai spaudai), turi būti vežami atskirai, greičiausiu būdu?

Ar jums patinka dirbti su tokiais klientais?

(Štai klausimas sau). Kartais taip, kartais ne. Yra klientų, kurie viską supranta ir padeda. Yra tokių, kurie tik stovi ir rodo pirštu... arba skambina kas 10 minučių, kada atvyks. Labiau mėgstantys, kai pasitikite. Bet dirbti reikia su visais. Toks jau šis verslas.

Kaip išvengti to, kad klientas būtų nepatenkintas?

Klauskite, ką jis laiko prioriteto. Vienam svarbu greitis, kitam – pigumas, trečiam – kad nenukristų vazeliukas nuo stalo. Supratę prioritetus galite pasiūlyti sprendimą. Jei nesitikėsite vienas kito (klientas nori "viską ir čia pat", o aš žinau, kad reikia laiko), bus pyktis. Aiškus dialogas išsprendžia pusę problemų.

Ar verta vežti senus baldus ar geriau pirkti naujus?

Gera klausimas. Senos spintos, kurios nusidėvėjusios per kelių dešimtmečių pervežimą gali tiesiog sugriūti (ne, tiesiog nusidėvėję, bet ir jau nebeverti). Paskaičiuokite: pervežimo kaina + surinkimas. Galima nupirkti naujus iš IKEA Lietuvoje pigiau? Kartais taip ir yra. Biuro perkėlimas iš UK – tai puikus momentas atsikratyti seno "šlamšto".

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Įprastai ne, dėl draudimo ir taisyklių (pvz., tarpininkavimo įmonėms). Bet jei tai jūsų nuosavas krovinys ir sutartis – galima. Tačiau tikrai neįsivaizduoju, ką jūs ten darysite 30 valandų sėdėdami šone. Geriau skristi lėktuvu ir laukti prieš pat duris.

Pabaigos bruožai

Kaip sureguliuojame iškrovą Lietuvoje?

Viskas turi būti sutarta – kas laukia prie durų, kas turi raktus. Jei nėra lifto, kas nešia laiptais? (Tai paprastai papildomas mokestis). Geriausia, kad iškrovimo vieta būtų paruošta: laisvi koridoriai, pažymėtos vietos kambariuose. Kitaip vairuotojai stovės ir kels keltus ranką.

Ar reikia valyti biurą Anglijoje po išvykimo?

Taip, dažniausiai nuomos sutartyje parašyta „būklė, kokią gavote“. Jei paliksite chaosą, šeimininkai išskaičiuos valymą iš jūsų užstato. Galima pasamdyti valytoją Anglijoje prieš išvažiavimą. Tai nedidelė investicija, bet taip išvengsite pykčio vėliau.

Kas daryti su senais raktais?

Atiduokite savininkui arba įmeskite į pašto dėžutę (jei sutarta). Negali tiesiog važiuoti su jais į Lietuvą. Nereikalingas daiktas, kur gali sukelti problemų, jei dingsta.

Kaip viskas baigiasi?

Idealiu atveju – visi sėdi naujose biuro vietose, kava verdama, kompiuteriai veikia. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas pasiektas. Bet realybėje – pirmą savaitę vis dar ieškoma popieriaus dėžės, o internetas jungiasi ryjais. Tačiau tai praeina.

Ar būtų ką nors pakeisti sistemoje?

Galbūt daugiau informacijos klientams iš anksto. Dažnai žmonės nežino, ko tikėtis. Mūsų užduotis – aiškiai pasakyti, kas bus, kad nenuviltų. Nors viskas pasikeičia, o taisyklės tampa sudėtingesnės.

Galutinis patarimas.

Nesilikite vienas. Leiskite profesionalams atlikti savo darbą, o patys rūpinkitės verslu, o ne dėžių klijavimu. Tai pigiau ir sveikiau.

Išvada

Galiausiai, viskas susumavus, sėkmė priklauso ne nuo to, kiek brangų dėžių nusipirksite, o nuo plano ir komunikacijos. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumas yra įmanomas net ir šiame, po Brexito pasikeitusiame pasaulyje, jei tik nebandysite viską daryti paskutinę minutę. Pasitikėkite patirtimi, bet ir patys būkite budrūs – tikrai žinokite, kas vyksta su jūsų turtu. O jei kas nors nueina ne taip, nebekškite – tiesiog sprendžiate problemą ir einate toliau, nes verslas negali laukti.