Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių: praktinis vadas be paslapčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, vežančių vieną kompiuterį, iki gigantiškų korporacijų, kurios perkelia visus departamentus per savaitgalį. Visada vienas ir tas patis scenarijus: klientams reikia, kad biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių būtų garantuotas iš karto, tačiau patys dažnai apie tai galvoja paskutinę dieną. Tiesą sakant, logistika yra chaosas, kurį reikia suvaldyti, o ne ideali linijinė istorija. Nuo Brexit‘o viskas tik dar labiau suplėšo, nes nebe pervežame prekių tarp šalių taip paprastai, kaip anksčiau. Čia svarbu ne tik užsisakyti viliką, bet ir suprasti, kuria eitą, kad muitinėje neužstrigtų jūsų brangiausi serveriai ar dokumentai. Nors tai atrodytų sudėtinga, su teisingu pasiruošimu rezultatas gali būti net tikėtinai geras, net jei kelyje ir iškils keletas nemalonių staigmenų.

Kas su dokumentais ir tais niuansais dėl Britanijos?

Kokius dokumentus reikia paruošti perkėlimui iš Londono ar kitur iš Anglijos?

Tai vienas dažniausių klausimų, su kuriuo susiduriu, kai klientai skambina iš Londono ar Mančesterio. Nuo 2021-ųjų situacija pasikeitė, tad galvojimas, kad tiesiog pakrovėt ir važiuoji, dabar yra tiesiog pavojinga. Jums tikrai reikės eksporto deklaracijos, kurią dažniausiai pateikia pervežėjas ar jo muitinės brokeris, tačiau jei gabenate jautrių duomenų laikmenas, gali tekti rodyti ir papildomus licencijos dokumentus. Būtina tur�ti inventoriaus sąrašą – maždaug tą, kurį dažnai darysite draudimo reikalams. Tik nepamirškite, jei tai ne asmeniniai daiktai, o įmonės turtas, gali būti taikomi mokesčiai, jei nebus tinkamai deklaruojamas perkėlimas.

Ar tikrai reikia muitinės brokerio, ar tai pinigų iššvaistymas?

Dauguma savo klientų nori sutaupyti ir maniau, kad sugebės išsiverkti be brokerio. (Tikrai gi ne, pasakysiu jus tiesiai: neskubėkite taip daryti). Po Brexit‘o Jungtinės Karalystės išėjimo iš Europos Sąjungos muitinės procedūros tapo tokios sudėtingos, kad be specialisto galite likti pasienyje su pilnu viliku keletą dienų. Brokeris žino, ką reiškia T1 dokumentai, kodėl gali būti taikomi PVM mokesčiai ir kaip jį grąžinti. Profesionalas užtikrins, kad biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių nebus sustabdytas dėl biurokratinių klaidų, kurias dažnai padaro patys verslininkai bandydami užpildyti formas internete.

Ar gali būti problemų su serveriais ir duomenų saugyklose?

Labai dažnai nebereikia fizinių serverių, viskas dabar yra "debesyse", tačiau jei vis dar turite fizinių "Rack" spintų, į juos reikia žiūrėti ypatingai. Muitinėje gali sustabdyti krovinį ir klausti, kas tai per uždaros dėžės su elektronika. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo ties Kenterberiu, nes nebuvo galima parodyti, kas viduje, neturint specialios licencijos ar detalaus aprašymo. Geriausia pasidaryti nuotraukas prieš pakrovimą ir turėti techninę specifikaciją. Tai greičiau nei aiškininti muitininkui, kas yra "Cisco" įranga, kai jis nori ją paprasčiausia užregistruoti kaip naudotą elektroniką.

Ar reikia bijoti dėl vertybinių daiktų pavogimo?

Sąžiningai sakant, Jungtinėje Karalystėje, ypač prie sandėlių prie M25 žiedinio kelio, įsilaužimai į vilikus nėra retumas. Jei gabenate brangų įrangą, rekomenduoju ne tik bendrą draudimą, bet ir galvojant apie fizinę apsaugą arba sekimo įrenginius (GPS tracker), kurie nėra brangūs, tačiau sutaupo nervus. Kartais įmonės vengia papildomų išlaidų, bet kai dingsta keletas "MacBook" ar darbo stočių, tada tas "Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių" planas išsyk kyla orumn. Geriau užsidėti užraktą, kurio reikia pjauti su grąžtu, nei tikėtis geranietiškumo stovėjimo aikštelėse.

Ar gali kilti problemų su PVM grąžinimu?

Daugelis mano klientų, kurie perkelia biurą į Lietuvą iš Anglijos, nori išsigryninti PVM. Tai galima padaryti, tačiau PROCEDŪRA yra lėta. Negalite tikėtis, kad pinigai grįš per savaitę ar net mėnesį. Vieni mums teko laukti net šešis mėnesius, kol HMRC (Britų mokesčių tarnyba) apdorą prašymą. Jei jums šie pinigai reikalingi operatyviai biuro įrangai pirkti, tai geriau būti pasiruošusiems, kad laikinai teks "lįsti" į savo kapitalą. Nenujaučiate, kiek nervų išleidžiama, kai reikia aiškinti, kodėl deklaracijoje įrašyta "naudojama biuro technika" o ne ne nauja.

Kiek laiko užtrunka išrašyti eksporto dokumentus?

Esant normalioms aplinkybėms, jei visus duomenis pateikiate iki 12:00 valandos, tai dokumentai galioja kitą dieną ryte. Tačiau jei praleisdiate terminą arba pateikiate klaidingai parašytą inventorių (pavyzdžiui, nurodyta "stalas" su svoriu 500 kg, nors tai tik mažas darbo stalas), sistema užsikels. Muitinės sistemos dabar yra automatizuotos ir automatiškai "meta" į pavojingų siuntų sąrašus. Tada gali tekti eiti į rankinę patikrą, o tai uždelsta visą procesą diena ar dvi.

Fizinis daiktų įpakavimas ir viskas kas su tuo susiję

Ar patys turime supakuoti dėžes, ar tai daro jūsų komanda?

Geroji naujiena yra ta, kad mes galime atsiųsti komandą su dėžėmis ir popieriumi. Bloga – tai papildomai kainuoja. Dauguma mažų biurų stengiasi susitvarkyti patys, kad sutaupyti. Tiesa, kai kalbame apie Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių, svarbu, kad dėžės būtų tinkamai užklijuotos ir pažymėtos. Esu matęs, kad klientai užlipdo nekažką ant nekažko, ir kelias į Lietuvą tampa trispalvė – dėžės susprogsta. Jei abejojate, geriau mokėti už pakavimą, nei tada pirkti naujus kompiuterius.

Kas nutinka, jei dėžės bus pažymėtos kitaip negu inventoriuje?

Tai klasikinė problema. Inventoriuje parašyta "Monitoriai 5 vnt.", o dėžėje užrašyta "Pirkiniai UK". Muitinėje tai sukelia sumaištį, ir gali būti taikomi ne tik baudos, bet ir kroviniu gali būti domimasi įtariant kontrabandą. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – dėžę reikia pažymėti taip, kad atitiktų tai, kas viduje, ir tai, kas parašyta popieriuose. Kiekviena netikslėje atveria duris ilgesniam tikrinimui. O laukimas pasienyje kainuoja.

Ar reikia išmontuoti baldus, ar juos galima vežti surinktus?

Labai priklauso nuo to, kodėl perkeliate biurą. Jei turiate "Executive" tipo erdvę, tada dideli spintos ir stalai turi būti išmontuoti, kitaip nepraeis per duris arba, kas blogiau, gali sulūžti kelyje. Angliški baldai kartais būna didesni nei lietuviški liftų angos. Rekomenduoju išmontuoti viską, kas turi stiklo arba yra labai sunki. (Tikrai neverta rizikuoti dėl to, kad nepanori atsukti kelių varžtų). Mūsų komanda dažnai tai atlieka vietoje prieš pakrovimą, kad būtų labiau saugu.

Kaip elgtis su labai jautria technika – spausdintuvais, faksais (jei tokių dar darote)?

Spausdintuvai turi daug judančių detalių, kurios pervežant ant vilio kabinami gali nukristi. Reikia, jei įmanoma, išimti tonerius ir tuštalakius, nes jei jie išsiliećia, visas krovinys bus nupliktas. Vieną kartą teko valyti kabinę, kai nulūžo didelis ofisinis kopijavimo aparatas – tai buvo siaubas. Jei tai retai naudojama technika, geriau ją tiesiog sudėti ant antrosios pakopos paletės ir prifixuoti, kad ji nenustomtų per posūkius.

Ar galima įdėti asmeninius daiktus į biuro dėžes?

Techniškai galima, bet negalima. Taisyklės labai griežtos: biuro perkėlimo deklaracijoje negali būti asmeninių drabužių ar buitinės technikos (pvz., virtuvės mikrobangės). Jei muitininkas rastos tokias dėžėse, gali pradėti abejoti ar visa siunta nėra komercinė. Tada gali tekti mokėti importo mokesčius visam kroviniui, nors tikras tikslas buvo tik biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių. Geriau vežti asmeninius daiktus atskirai, kaip bagažą.

Kas daryti su dokumentais, kurių negalima prarasti?

Dokumentams (pavedimai, sutartys, HR aktai) rekomanduoju rasti specialias, uždarytas dėžutes su spynomis arba kartais netgi juos vežti su savimi (jei neperžengiate leistinų kiekių pinigų ar vertybių). Nors draudimas dengia ir dokumentus, bet prarasti registrų centrą atvykus į naują biurą – tai prageras. Pas mane vienas klientas iš Birmingham'o atvežė visus dokumentus dėžėje kaip pašto siuntą ir laimėjo, kad niekas nenukrito.

Ar priimate dėžes be indeksacijos (su numeriais)?

Priimamas bet kas, bet tas, kas nėra sužymėtas numeriu, taps problema išpakavant. Įsivaizduokite, kai atvykstate į Vilnių, o turite 50 pilnai juodų dėžių ir nežinote, kur yra kava, o kur vadovo kompiuteris. Nesu įsipareigojęs rūpintis jūsų išpakavimu, jei nesitarkite iš anksto, bet galiu pasakyti – indeksacija padeda sutvarkyti chaosą. Tam truputė Reikėtų skirti laiko prieš išvykstant iš JK.

Kainos, laikas ir tokie "nuobodūs" dalykai

Kiek apytiksliai kainuoja viena paletės vieta iki Lietuvos?

Kainos šiuo metu kinta kaip orai priekyje. Dėl degalų kainų ir kuro priedų, vienos paletės vietos kaina (nuo Londono zonos) gali svyruoti nuo 150 iki 250 svarų sterlinų. Tiesa, tai įkainis be "Long carry" (ilgo nešimo) ir be pakavimo medžiagų. Jei turite tik keturias-ketas paletes, gali būti, kad pigiau išsinuomoti dalį viliko (pripildymas), t.y. dalinės apkrovos principu (LCL pagal viliuką). Tai dažnu atveju leidžia sutaupyti, bet gali truputį užtrukti, kol surenkamas pilnas krovinys.

Kiek laiko užtrunka kelionės iš Anglijos?

Standartiškai nuo krovinio paimimo iki išleidimo Lietuvoje tai 3-4 dienos. Tačiau visada pasakau: neskubėkite planuoti atidarymo ceremonijos pirmadienį, jei vilikas išvykta ketvirtadienį. Užstrigimas Lamanše (Eurotunelyje arba kriauklėje) dėl blogo oro ar migrantų bandymų peržengti sieną yra realus dalykas. Vieną kartą mūsų vairuotojas praleido 12 valandų ties Doveriu tik todėl, kad vėjo stiprumas viršijo leistiną ribą keltams. Dabar turite atsižvelgti ir į tai.

Ar galima gauti fiksuotą kainą už visą projektą?

Taip, mes dėl to dirbame. Atvažiuojame (arba atlikame vizualinę apžiūrą nuotoliu), įvertiname kiek dėžių, paletų, baldų ir suteikiame fiksuotą sumą. Tai apsaugo jus nuo smulkių "priedų", kurie kaip ant plūkto boro pradeda rinktis kitur. Tačiau jei projekte atsiranda naujų dalykų, kurių neįtraukėme į pradinį sąrašą (pavyzdžiui, nusprendžiate parduot sandėlyje likusias kėdes), ką tikriausiai keisis. Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių reikalauja tikslumo, bet ir lankstumo.

Ar reikia mokėti už laukimą iš abiejų pusių?

Jei jūsų biure Londone nėra pakrovimo rampos (įlipties) arba vairuotojui tenka laukti, kol jums išrūšiuos ką daugiau nevežti, taip, laikas kažkaip eina. Standartiškai pirmosios dvi valandos yra įskaitomos, o paskesnės mokamos pagal valandinį tarifą. Patariu pasirūpinti, kad vienas žmogus paimtu vairuotoją (jei tai reikalaujama), o kiti rūšiuotų daiktus. Neteisingai suplanuotas laikas gali jums kainuoti šimtus sterlingų už nieką.

Kokius mokesčius taiko Britanija išvykstant oficialiai?

Pats Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių dažnai žlugsta dėl to, kad įmonės nepamena HMRCE eksporto pranešimo. Nors dauguma atvejų yra "nil" (nulinis) tarifas, jei tai perkėlimas tarp savo padalinių, pranešimas turi būti pateiktas elektroniniu būdu. To nepadarius gali būti bauda, pradedant nuo 250 svarų ir baigiant tūkstantinėmis sumomis, jei tai pastebėta vėliau. Tai "pavojingas" nemokamas dalykas.

Ar pigiau vežti vasarą ar žiemiai?

Stebėjau, kad vasarą kainos šiek tiek kylia, nes visi vežia vaikus į mokyklas, taip pat perkėlimų sezonas. Tačiau žiemą kaina gali būti didesnė dėl blogų oro sąlygų ir vėlavimų. Realiausia sako, kad pavasario rudenį (balandis–gegužė, rugsėjis–spalis) yra tas "auksinis vidurys", kai laikas yra geresnis, o kainos dar neįsibėgėjusios. Beje, angliškas oras visada yra loterija, nepriklausomai nuo sezono.

Rizikos ir kas gali nuvažiuoti keliais

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda Anglijoje?

Tai reti, bet įvyksta. Tada siunčiame atsarginį viliką arba kita auto iš netoliese esančio bazo. Draudimas dengia techninius gedimus, bet jūsų krovinio gabenimas gali užtrukti ilgiau. Mums atsitiko atvejis, kai vienas vilikas užsidegęs variklis netoli Lidsas. Gaila, bet tokie dalykai vyksta. Tada reikia greito perdavimo į kitą transportą. Klientas tuo metu sužinojo, kas yra "planas B".

Ar dažnai dingsta daiktai iš konteinerių ar viliukų?

Stebiu mažiausius nusivylimus, jei užsisakykite pas didelius, patikimus tiekėjus. Pas mane, prisimenu, buvo atvejis su viena "kietabudžių" firma, kuri vežė mobilius telefonus ir sugebėjo prarasti dvi dėžes. Pasirodo, vairuotojas tiesiog padavė ją kitam "mūšiui" prie degalinės. Taigi patikimumas yra labai svarbus. Nerekomenduoju rinktis pigiausią variantą rinkoje be atsiliepimų, nes "labai pigiai" dažnai baigiasi labai brangiai.

Kas daryti, jei prie įėjimo nėra vietos viliukui stovėti?

Dauguma Londono ar Liverpulio miesto centro biurų turi "Delivery bay" – pristatymo vietas. Tačiau jei jos užimtos arba jūsų biuras yra antrame aukšte be lifto, tada mums reikia specialios technikos (kranas arba "Hiab") arba papildomų rankų. Tai viskas kainuoja. Vieną kartą teko viliuką statyti už 300 metrų nuo pastato ir pernešti dėžes rankomis per pusmiestį, nes miesto savivaldybė nedavė leidimo užstatyti gatvę.

Ar garantuojate, kad niekas nesulūžs?

Draudimas yra dėl to, kad kažkas gali sulūžti. Neišvengiama, kad posūkyje dėžė pasislinks arba kambario kampas "sužais" su sofos rankena. Mes bandome užtikrinti, kad tai neįvyktų, bet 100 proc. garantijos negaliu duoti. Tačiau jei įvyko žala, drąsiai rašykite pretenziją su nuotraukomis. Tik nereikia prašyoti atlyginimo už dėžę, kuri buvo pažeista dar prieš pakrovimą (mes darome bendrą nuotraukų apžiūrą prieš pakrovimą).

Kas jei perkėlimo dieną streikuoja muitininkai ar keltų darbuotojai?

Tais atvejais mes tiesiog laukome arba keičiami maršrutai. Pavyzdžiui, jei streikuoja P&O keltai Doveris–Kalė, stengiamasi eiti per Hull arba Zeebrugge (Belgija). Tai ilgiau, bet vežia. Informaciją apie streikus stebime savaitę iki išvykimo. Gera žinia ta, kad didelių chaoso akimirkų dabar mažiau nei 2021-aisiais, bet vis dar būna.

Galime nupirkti naujus baldus Anglijoje ir juos parvežti?

Taip, tai daroma labai dažnai. Tiesa, reikia atkreipti dėmesį, kad tai gaunasi "nauja prekė" ir ant jos reikia mokėti PVM bei importo muitus (jei kilmės šalis ne ES). Vienas mano klientas nupirko visas „Herman Miller“ kėdes Londono sandėlyje, tad jiems teko susitvarkyti su pilna dokumentacija. Bet kaina taip, kad tai vis tiek apsimokėjo, net su muitais.

Galutiniai nuomonės ir praktiniai patarimai

Kada pradėti planuoti perkėlimą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis ir puse iki. Tai leidžia susitvarkyti su dokumentais, surasti geriausią kainą ir nuspręsti dėl galimybinių rizikų. Išgyvenau "panikos" režimą, kai telefonu skamba pirmadienį, o reikia išvežti trečiadienį. Taip, mes tai padarome, bet tai kainuoja daugiau nervų ir pinigų (expedited charge). Geriau planuoti ramiai.

Ar galime pasitikėti savo jėgomis ar geriau kreiptis į profesionalus?

Jei turie 10 dėžių, tai tikrai galite susitvarkyti su "man and van" tipu. Bet jei kalbame apie visą biurą su 50 darbo vietų, nereikia didybėti. Profesionalai turi įrangą (keltuvus, užtemdymus, fiksavimo juostas), kurių neturite. Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių be įrangos yra toks pat realus kaip nuplauti indus be skysčio.

Kas gali sukelti didžiausią stresą vadovui?

Nebegalėjimas susisiekti su vairuotoju. Kai jis važiuoja pro Belgiją ir neatsiliepia į skambučius (dažnai dėl "roaming" problemų ar tiesiog vairavimo taisyklių). Todėl stengiamės duoti klientams sekimo linką, kur jie realiu laiku mato kur yra jūsų turtas. Tai padeda nuraminti nervus, kai vadovo klausia "kur mano kompiuteriai?". Tai nėra stebuklas, tiesiog technologija padeda.

Ar reiktų nupirkti naujus biuro baldus Lietuvoje vietoj perkėlimo?

Kartais taip. Kai apskaičiuojame, kad biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių su senaisiais, apgadintais baldais kainuos kaip naujų pirkimas, patariu palikti tuos senus ir parduoti juose "eBay" arba dovanoti. Transportas brangs bet kur, o gabenti senus spintas, kurios netegu originalių varžtų – bjaurus darbas.

Paskutinis patarimas – ką daryti paskutinę dieną?

Užtikrinkite, kad vairuotojas turi teisingą adresą išvykimo ir atvykimo. Patikrinkite, ar paimti raktai nuo sandėlio. Ir svarbiausia – pasidarykite kavos. (Šypsojantis). Rimtai, tiesiog pasidarykite paskutinį važiavimą per biurą ir įsitikinkite, kad nieko nepalikote po stalais. Viena firma taip paliko raktus nuo svetainių ir teko grąžinti juos kurjeriu.

Išvada

Visas šis proceso supratimas rodo, kad Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir be jokių trikdžių nėra stebuklas, o gerai suplanuota operacija. Nors Brexit pridėjo biurokratijos, o kainos šoktelėjo, su tinkamu partneriu viskas įmanoma. Svarbiausia yra ne idealizavimas, o realus vertinimas savo išteklių ir laiko. Nepaisydamas to, kad kartais viskas nueina ne taip lygiai, kaip planavote, sugebame išspręsti problemas kelyje. Kadangi šioje srityje esu jau daugiau nei du dešimtmečius, galiu garantuoti, kad kantrumas ir detali planavimas padaro stebuklus. Gerai susitvarkę dokumentai ir supakuotos dėžės padarys tą dieną kur kas lengvesne, nei įsivaizduojate dabar.