Biuro perkėlimas iš UK: pragmatinis vadovas besikeliančioms įmonėms

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačau viską – nuo smulkių startuolių iki didelių korporacijų, besikeliančių į Lietuvą arba Vokietiją. Po „Brexit“ situacija pasikeitė nepripažįstamai, ir dabar biuro perkėlimas iš UK nėra tas pats kas anksčiau, kai tiesiog įkraudavai dėžes ir važiuodai. Tiesa, pasakysiu tiesiai – jeigu žinai, ką darai, tai viskas įmanoma be didelių nervų sugadinimo. Svarbiausia yra neišsigąsti iš gausos popierių ir suprasti, kad brangiausia čia nebe patalpų nuoma, o logistika bei muitinės procedūros, kurios gali užtrukti dienomis, jeigu trūksta vienos parašo.

Dokumentų chaosas ir muitinės procedūros

Ar reikalingas EORI kodas?

Be abejo, tai yra privaloma sąlyga be jokios išimties. Jeigu neturite šio kodo, jūsų krovinys tiesiog stovės sienoje, o saugyklos kaštai bus didžiuliai. EORI kodas (Economic Operators Registration and Identification system) reikalingas visiems, kurie vykdo prekybą su ne ES šalimis, o D. Britanija dabar yra trečioji šalis. Užregistruoti jį galite per Lietuvos muitinės portalą, tai užtrunka kelias dienas, todėl nedelskite paskutiniąją minutę.

Kokius dokumentus reikia parengti?

Būtina turėti CMR sąskaitą faktūrą, kuri turi būti labai detalizuota, ir pakavimo sąrašą. Muitininkai dabar yra labai išrankūs, todėl jeigu sąraše parašysite tik „biuro įranga“, jūsų krovinį tikrai nukreips išsamiam patikrinimui. Turiu omeny, kad kiekviena dėžė turi savo numerį, o jos turinys aprašytas bent apytiksliai, be to, nepamirškite pridėti vertės – be jos negalima skaičiuoti PVM ir importo mokesčių.

Kas yra T1 tranzito dokumentas?

Tai dokumentas, leidžiantis pervežti prekes per vieną ES šalį (pavyzdiui, per Lenkiją) į kitą (Lietuvą) neasmuodami muitinės procedūros sienoje. (t.y. tai padeda sutaupyti laiko). Be T1, vairuotojas turėtų deklaruoti prekes pirmoje ES muitinės poste, o tai reiškia ilgas eiles ir galimas delsas, ypač Kaliningrade arba Lenkijos pasienio punktuose, kur eilės gali būti kelios dienos.

Kaip elgtis su PVM mokesčiais?

Jūsų atveju tai yra importo PVM, kurį galima susigrąžinti per mokesčių deklaracijas, jeigu esate registruota PVM mokėtoja. Svarbu, kad sąskaitoje faktūroje būtų nurodyta teisinga prekių vertė, nes muitinė naudoja savo kursus ir vertės katalogus. Pernai teko padėti vienam klientui iš Glazgo, kuris bandė nurodyti per mažą vertę kompiuterių, ir rezultate gavo didelę baudą bei papildomą patikrinimą.

Ar galima atidėti mokesčių mokėjimą?

Taip, egzistuoja speciali importo mokesčių atidėjimo procedūra, kai PVM mokate tiesiog savo deklaracijoje, o ne iš karto muitinėje. Tai labai padeda kasdieniuose pinigų srautuose, ypač jeigu pervežate brangią įrangą. Bet tam reikia gero brokerio, kuris viską užpildys tinkamai, nes pati sistema gali būti paini ir neaiški paprastam žmogui, be to, klaidos šioje vietoje kainuoja brangiai.

Kod�l muitinė Londone trukdo?

Dabar ten dirba visiškai kiti žmonės, pasikeitė sistema, ir jie ieško bet kokio mažiausio pažeidimo, kad padidintų biudžetą. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas turėjo trūkstamą antspaudą dėžėje su popieriais, ir jie sulaikė visą sunkvežimį parašai. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad viskas būtų idealiai, kitaip rizikuojate prarasti savo klientų pasitikėjimą dėl vėlavimų.

Ar reikia muitinės brokerio?

Mano nuomone, be jo dabar tiesiog neįmanoma išgyventi, nebent jūs pats esate specialistas. Jis padeda suformuoti importo deklaraciją, seka krovinį ir sutvarko visus ginčus su muitinės pareigūnais. Geriau sumokėti brokeriui šimtą eurų daugiau, nei gaišti savo laiką ir nervus mėginant suprasti tų pačių britų suformuluotus reikalavimus, kurie dažnai būna prieštaraujantys.

Kas daryti, jeigu trūksta dokumentų?

Tuomet prasideda didžiausios problemos, nes krovinys gali būti konfiskuotas arba grąžintas atgal siuntėjui. Vieną kartą teko vežti dalį įrangos be originalių sąskaitų, ir teko deginti telefonus rytą, kad gautume PDF kopijas, kuriuos muitininkai su visais nepasitikėjimais visgi priėmė. Niekada nebandykite meluoti apie trūkstamus dokumentus – jie turi priėjimą prie visų duomenų bazę.

Kiek laiko užtrunka muitinės išankstinis skelbimas?

Įprastai tai užtrunka nuo valandos iki kelių valandų, jeigu viskas tvarkinga, tačiau aš visada įskaičiuoju vieną pilną darbo dieną. Sistema kartais užstringa arba patenka į „raudonąją zoną“ dėl atsitiktinių pavardžių sutapimų arba panašių prekių kodų. Nerekomenduoju planuoti vairuotojo poilsio toje pačioje dienoje, kai tikimasi išankstinio skelbimo patvirtinimo.

Logistika, kainos ir paslėpti mokesčiai

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš UK?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklausomai nuo tūrio ir maršruto, bet maždaugiai galima skačiuoti nuo 1500 iki 4000 eurų už vidutinį sunkvežimį. Prie šios sumos dar reikia pridėti kuro priedlį, kurių dabar yra gana daug, ir galbūt užklausą. Paskutinis darbas iš Mančesterio atėjo apie 2800 eurų, bet ten buvo daug sunkios technikos, kuri reikalavo specialių kėliklių.

Kuo skiriasi LTL nuo FTL?

LTL (Less than Truckload – dalinis krovinys) yra tada, kai jūsų daiktai užima tik dalį mašinos, o FTL (Full Truckload – pilna mašina) – kai išsinuomotate visą sunkvežimį. Jeigu turite tik keletą dėžių, LTL bus pigiau, tačiau rizikuojate, kad jūsų daiktai bus perkraunami terminaluose. Biuro perkėlimas iš UK geriau vykdyti FTL būdu, kad niekas kas netrikdytų jūsų serverių ar baldų.

Ar galima sutaupyti ant kuro?

Realiai ne, nes kuro kaina yra rinkos diktatuojama ir ją įtraukiama į sąskaitą pagal dienos kursą. Kartos brokeriai siūlo fiksuotą kainą, bet ji dažnai būna padidinta, kad apsaugotų nuo rizikos. Geriau susitarti dėl kuro priedlės, kuris būtų tiksliai fiksuotas sutartyje, pvz., 10-12 procentų, o ne kasdien keistųsi.

Kas yra užklausos mokestis?

Tai mokestis, kurį imama uoste arba terminale už krovinių iškrovimą ir pasiruošimą tolesniam pervežimui. D. Britanijoje šie mokesčiai yra vieni aukščiausių Europoje, ir juos dažnai užmiršta įtraukti į pradinę sąmatą. Pavyzdžiui, Tilbury uoste jis gali siekti 100-200 svarų, o tai reiškia papildomą neplanuotą išlaidą.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Pats važiavimas trunka apie 2-3 dienas, priklausomai nuo to, iš kurio miesto keliate, tačiau su muitinėmis ir keltais užtrunka daugiau. Jeigu keliate iš Londono, tai skaičiuokite maždaug 4-5 dienas iki Vilniaus su visais sustojimais. Vienas mano vairuotojas praleido beveik parą ties Doveriu laukdami, kol praplauks keltas dėl blogo oro.

Ar saugu vežti brangią techniką?

Saugu tik tada, jeigu ji yra tinkamai supakuota ir uždrausta. Standartinis krovininis draudimas (CRT) dažnai nedengia visos vertės, todėl reikia pasirūpinti papildomu draudimu. Biuro perkėlimas iš UK dažnai įtraukia brangius serverius, kurių draudimas gali kainuoti šimtus eurų, bet tai geriau nei prarasti duomenis.

Kokias mašinas naudoti?

Dažniausiai naudojame 3,5 tonų arba 7,5 tonų sunkvežimius, jeigu keliate mažiau įrangos, arba standartinius 20 pėdų tentus, jeigu daug. 3,5 tonų mašina turi privalumą – vairuotojui nereikia darbo laiko apskaitos įrenginio (tachografo), tačiau jo talpa yra labai ribota. Esu matęs, kaip klientai bando sutaupyti pasirinkdami mažesnę mašiną, ir paskui gauna stresą dėl to, kad viskas netelpa.

Ar galima veži asmeninius daiktus?

Techniškai galima, tačiau tai turi būti aiškiai deklaruota kaip „nekomercinės vertės prekės“, priešingu atveju galite būti apkalti kontrabanda arba neteisėta prekyba. Jeigu darbuotojas perkelia savo kompiuterį, tai dažniausiai niekas nebeklausia, bet jeigu tai būtų, tarkime, sofa ar televizorius, tai gali kilti klausimų.

Kas daryti, jeigu mašina sugedžia?

Tai retkas atvejis, bet jis įvyksta, ir tada reikia skubaus pagalbos paslaugos visoje Europoje. Mes turime sutartis su pagalbos tarnybomis visame maršrute, tad vairuotojas nenukrypta nuo kelio ilgai. Pernai vasarą mums sugedo sunkvežimis ties Bristoliu, ir tai pridėjo dienos prie viso proceso, tačiau krovinys pasiekė saugiai.

Pakavimas, techninė įranga ir smulkmenos

Kaip supakuoti serverius?

Jie turi būti supakuoti į specialią antistatinę pakuotę ir užfiksuoti, kad jie nejudėtų transporto metu. Niekada nenaudokite paprastų kartoninių dėžių, nes vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Prieš metis pervežėme du didelius serverius iš Liverpulio, ir klientas pats sumontavo juos į rėmus, kas labai palengvino darbą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Būtina išmontuoti visus didelius baldus, pvz., stalus, spinteles ir sekcijas, nes kitaip jie netilps į mašiną arba gali sužaloti kitus daiktus. Maži baldai, kaip kad kėdės, gali būti sukrautos viena ant kitos, tačiau reikia uždėti apsauginę plėvelę, kad nesitrintų.

Kokias dėžes naudoti?

Geriausios yra standartinės judėjimo dėžės (moving boxes), kurios yra tvirtos ir vienodo dydžio – taip lengviau krauti sunkvežimį. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, nes jos dažnai būna sujauktos arba prastos būklės. Vienas klientas iš Edinburgo bandė taip padaryti, ir pusė dėžių suiro kelionės metu.

Kas daryti su popieriniais dokumentais?

Jeigu jums nereikia jų fiziškai Lietuvoje, geriau juos nuskaityti ir palikti UK arba išsiųsti atskirai, kad neužimtų vietos. Jeigu tenka vežti, juos reikia supakuoti į tvirtas dėžes ir pažymėti kaip „Dokumentai – nekeliamas“ (t.y. nekeliamas viršum). Popierius sveria daug, tačiau vertės mažai, todėl juos dažnai užmirštama įvertinti planuojant svorį.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Absoliučiai taip, tai yra pagrindinė taisyklė. Kiekvienoje dėžėje turi būti numeris, galutinis punktas (pvz., „Vilnius, biomas“) ir trumpas turinio aprašymas. Taip greičiau surandate reikalingus daiktus iškraunant, o muitinė greičiau atlieka patikrinimą. Be šio žymėjimo biuro perkėlimas iš UK tampa chaosu.

Kaip apsaugoti baldus nuo dirto?

Naudokite specialias stretch plėves ir baldų užvalkalus. Kelionė pro keltus ir uostus yra drėgna ir dulkieta, todėl net ir dėžės gali susitepti. Nerekomenduoju naudoti senų galvijelių, nes jos dažnai būna purvos ir neapsaugo nuo drėgmės.

Ar įmanoma veži augalus?

Asmeniniams augalams yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, todėl dažniausiai verta juos palikti arba duoti draugams. Biuro augalus, jeigu jų nedaug, galima mėginti, bet reikalingas fitosanitarinis pažymėjimas, kurio gauti yra sudėtinga ir brangu. Nebent tai yra dirbtiniai augalai – tuomet problemų nėra.

Kaip vežti pavojingas medžiagas?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės ar valymo priemonės, kurios yra pavojingos. Jos turi būti paskelbtos ir supakuotos atskirai, pagal ADR reikalavimus. Negalima jų tiesiog įmesti į bendrą krovą, nes gresia didelė bauda.

Maršrutai, laikas ir praktiniai patarimai

Kur geriausia keltis per Lamanšą?

Populiariausias yra Dover-Calais, tačiau ten dažnai būna didžiulės eilės, ypač po „Brexit“. Kartas nuo karto naudojame Hull-Rotterdam arba Newcastle-Amsterdam maršrutus, kurie yra ilgesni, tačiau ramesni. Jeigu skubate, geriau pasirinkti Doverį, bet jeigu norite mažiau streso – šiauresiniai uostai yra geriau.

Kokia geriausia savaitės diena kelionėms?

Stengiamės keliantis antradienį arba trečiadienį, kad išvengtume savaitgalio eilių ir muitinės užsiėmimo. Pirmadienis taip pat gali būti pavojingas dėl to, kad visi keliauja po savaitgalio. Biuro perkėlimas iš UK geriausiai planuotas vidur savaitės, taip sumažinate riziką užstrigti eilėse prieš uostą.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Tai priklauso nuo susitarimo, bet standartiškai vairuotojas atsakingas tik už vairavimą, o ne fizinį darbą. Jeigu jums reikalingi krautojai, tai reikia tai susitarti iš anksto, nes vairuotojas gali tiesiog atsisakyti dėl savo sveikatos arba darbo apribojimų. Paskutinis kartas kai vairuotojas padėjo, mums teko jam papildomai sumokėti už viršvalandžius.

Ką daryti su važiuoklėmis?

Jeigu perkeliate biurą su daug baldų ant ratukų, privalote juos užfiksuoti, kad jie nevažiuotų mašinos viduje. Niekada nepalikite ratų atsuktų, nes posūkyje visa įranga nukris į vieną pusę ir gali sudaužti vitrinas arba kitus daiktus.

Ar reikia rezervuoti vietą iš anksto?

Būtinai, ypač dabar, kai sunkvežimių trūksta. Jeigu bandysite rasti mašiną paskutinę minutę, kainos gali šokti dvigubai. Geriausia rezervuoti bent savaitę iki kelionės, o jeigu tai yra vasaros sezonas, tai geriau ir dar anksčiau. Prieš savaitę teko atšaukti vieną klientą, kadangi nebuvo laisvų mašinų visoje Europoje.

Kaip sekti krovinio vietą?

Mes suteikiame nuorodą į GPS sekimo sistemą, kurioje galite matyti, kur yra jūsų mašina realiu laiku. Taip pat vairuotojas gali rašyti SMS arba skambinti, jeigu atsiranda nesklandumų. Nenaudokite senų sistemų, kurios atsinaujina tik kas valandą – dabar reikalinga tikra informacija, kad galėtumėte planuoti savo darbą.

Ką daryti, jeigu vėluojate?

Jei vėluojate dėl savo kaltės, pvz., nebe spėjate surinkti dėžių, praneškite vairuotojui iš karto. Jis gali pakeisti planus arba eiti pailsėti, kad nereikėtų mokėti baudos už laukimą. Vienas klientas iš Birmingemo nepranešė, kad dar nebaigė montuoti, ir vairuotojas privalėjo laukti 6 valandas, kas kainavo klientui 300 eurų.

Praktinės išvados ir galutiniai patarimai

Kod�l verta pasirinkti patyrusį pervežėją?

Nes jaunų kompanijų vairuotojai dažnai nežino specifinių UK muitinės reikalavimų ir gali padaryti klaidas brangioje įrangoje. Patirtis čia yra svarbiausia, nes kyla situacijų, kurių negalima išmokti iš vadovėlių. Biuro perkėlimas iš UK yra sudėtingas procesas, kur klaidos kainuoja brangiau nei sutaupyta pasirinkus pigų paslaugų teikėją.

Ar galima viską padaryti patys?

Teoriškai taip, jeigu turite savo sunkvežimį, vairuotoją su leidimais ir gerai žinote muitinės kodus. Tačiau praktiškai tai beveik neįmanoma vidutinei įmonei, nes per daug laiko reikia skirti biurokratijai. Geriau užsidirbti savo darbe ir logistiką patikėti profesionalams, kasdien dirbantiems su šia šalimi.

Ką daryti su baldais, kurie netilpėjo?

Geriau juos parduoti arba palikti UK, nei bandyti veržti į mašiną virš ribų. Viršsvoris yra didelė problema europiniais keliais, ir baudos už ją gali siekti tūkstančius eurų. Paskutinis kartas kai bandėme talpinti daugiau, teko iškrauti dvi spinteles pakelėje, kurios vėliau keliavo atskira mašina.

Ar verta drausti viską?

Taip, o ypač tą dalį, kuri keliauja atskirai arba yra labai brangi. Standartinis draudimas apdengia tik 10-12 eurų už kilogramą, kas dažnai neužtenka elektronikai. Užsidėkite papildomą draudimą „visų rizikų“ (all risks) pagrindiniam turtui, kad miegotumite ramiau.

Kokia pagrindinė klaida?

Didžiausia klaida yra laiko suplanavimas, t.y. manyti, kad visa operacija užtruks dvi dienas. Tiesiog tokie dalykai nebeįvyksta taip greitai su muitinės formalumais, todėl visada planuokite papildomą dieną ar dvi rezervui. Neskubėkite, stresas padaro daugiau žalos nei sutaupyta valanda.

Ar reikia apžiūrėti įrangą prieš vežant?

Būtina padaryti nuotraukas ir užfiksuoti visus defektus prieš pakavimą. Taip apsisaugosite nuo to, kad vėliau kils ginčų, kas sulūžo kelionės metu. Esu matęs situacijų, kai klientai kaltino vairuotojus sulaužytus stalus, kurie buvo sulaužyti jau prieš metus.

Kaip elgtis su duomenų saugumu?

Duomenų saugumas yra svarbiau už patį fizinį pervežimą. Prieš išvežant serverius, privaloma padaryti pilną atsarginę kopiją (backup). Jeigu serveris nukrenta kelionės metu, duomenų atstatymas gali būti brangesnis nei naujas serveris. Nebijokit perdirbti – duomenų praradimas gali uždaryti verslą.

Geriausia patirtis sako, kad viskas priklauso nuo detalaus plano. Neskubėkite, pasitarkite su brokeriu ir iš anksto susitarkite dėl visų kainų, kad nenuviltumite pabaigoje. Biuro perkėlimas iš UK gali būti sklandus, jeigu nedarysite prielaidų ir viską tikrinsite du kartus.