Biuro perkėlimas iš UK: patogūs ir individualūs sprendimai jūsų verslui

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK niekada nebuvo toks paprastas, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Ypač dabar, kai po „Brexit“ visa situacija pasikeitė, ir ne visuomet į gerą pusę. Anksčiau užtekdavo pasiimti dėžes ir važiuoti, dabar reikia galvoti apie deklaravimas, muitus ir tūkstančius kitų smulmenų, kurie gali užstrigti pasienyje. Dažnai klientai sako: „o mes tik norime perkelti keletą kompiuterių ir stalų“, bet realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Todėl individualus sprendimas čia ne prabangos reikalas, o būtinybė, kad verslas nustotų dirbti tik dviem dienoms. Stengsiuos paaiškinti taip, kaip kalbėčiau su draugu prie kavos puodelio – be jokių anonimiškų „mūsų komanda“ frazių, o tiesiog iš patirties.

Bendrai apie procesą, kainas ir nusivylimus

Ar tikrai verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus?

Tai vienas dažniausių klausimų. Sąžiningai sakant, biuro perkėlimas iš UK tampa neapsimintamas, jei vežate senus, suplyšusius sofa, kurie jums nieko nekainuoja. Kaina už kubinį metrą toks pat, kaip ir už brangų serverį. Taigi, jei baldų verta maža, geriau juos palikti ir Londone ar Birmingeme ir nusipirkti naujus Lietuvoje. Tačiau jei turite brangų dizainerio baldų komplektą ar specialią įrangą, tuomet važiuoti tikrai verta. Turiu atvejį, kai klientas pervežė visą „Call center“ įrangą, nors galėjo atnaujinti, bet sakė, kad darbuotojai pripratę prie tų kėdžių. Čia tik jūsų verslo sprendimas.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki pristatymo?

Įprastai, jei viskas eina kaip su laikrodžiu, nuo pirmojo skambučio iki krovinių išsiuntimo praeina apie savaitę-dvi. Reikia laiko parengti dokumentus, suderinti grafiką (o vairuotojai turi savo grafikus, kurių ne visada lengva pakoreguoti). Patys biuro perkėlimas iš UK ir važiavimas trunka maždaug 3–4 dienas, priklausomai nuo to, kur būstate Anglijoje. Jei Škotijoje, tai ilgiau. Kartais vyksta staigių pokyčių, pavyzdžiui, keltas vėluoja arba pasienio kontrolėje susidaro eilės, tai gali užtrukti ilgiau. Tačiau stengiamės tiksliai įvertinti laiką, kad jūsų komanda neleistų laiko laukdami.

Ar galima kažkaip taupyti ant šio perkėlimo?

Žinoma, viskas priklauso nuo jūsų lankstumo. Jei sutinkate dalinti krovinių vietą (t.y. ne išsinuomoti pilną furgoną, o tik dalį), kaina smarkiai sumažėja. Taip pat, jei patys supakuojate smulkius daiktus į dėžes, o mums palikote tik sunkų baldų išmontavimą. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti pigesnis, jei nereikia skubėti – galite laukti, kol mums susikraus kitas krovinys tą pačią kryptimi. Bet čia būna rizika, nes gali tekti laukti kelias savaites, kol surinksime pilną mašiną.

Kas dėl to, kad yra skirtingi kelių mokesčiai Anglijoje?

O taip, čia yra vienas nemalonus dalykas. Anglijoje yra tokių vietų, pavyzdžiui, Londono centras ar kai kurie tiltai, kur reikia mokėti už važiavimą (ULEZ, Congestion Charge). Šios išlaidos dažnai būna neįskaičiuotos bazinėje kainoje, todėl vėliau klientai nusteina. Turiu būti sąžiningas – aš visada primenu, kad reikia tai apskaičiuoti. Jei biuro perkėlimas iš UK vyksta iš miesto centro, reikia numatyti papildomų 50–100 svarų šiems mokesčiams. Geriau apie tai sužinoti iš anksto, nei vairuotojui stovint prie jūsų biuro durų.

Ar jūsų komanda atlieka baldų išmontavimą ir surinkimą?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Mūsų vairuotojai turi su savimi įrankius, gali išmontuoti stalus, spintas, sekcijas. Viskas supakuojama, kad kelionės metu niekas nebeiškristų. Vėliau Lietuvoje viską surenkame atgal. Kartais būna, kad klientai sako: „mes patys surinksime“, bet po to, kai parvežame 20 dėžių su detalėmis, supranta, kad tai ne taip paprasta be instrukcijų. Geriau palikti mums – žinome, kokia detalė kur eina.

O jei reikia perkelti labai jautrią įrangą?

Serveriai, laboratorinė technika, dideli monitoriai – čia reikalingas ypatingas dėmesys. Naudojame specialias putles, antibrūkšnines dėžes, fiksavimo juostas. Biuro perkėlimas iš UK susideda ne tik iš baldų, dažnai brangiausia yra būtent ta duomenų center įranga. Darome viską, kad niekas ne sužūrėtų. Esu matęs, kaip viena įmonė prarado duomenis dėl to, kad patys neatsargiai išjungė serverius ir jų neprafiksavo. Mūsų atveju, jei sakote, kad tai jautru, žinome, kad reikia važiuoti lėčiau ir švelniau.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ malonumai

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Sąrašas nėra trumpas. Reikia gero inventoriaus sąrašo – ne tik „stalas“, o „medinis stalas, 1x2m, rudas“. Be to, reikia eksporto dokumentų. Dabar, kai Jungtinė Karalystė nebe ES, biuro perkėlimas iš UK reikalauja daugiau popierių nei anksčiau. Jei neturite jokių dokumentų, sunku bus išvežti krovinią legaliai. Paprastai padedu surinkti visus reikiamus duomenis, bet klientas turi pateikti bazinę informaciją apie tai, ką vežame.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja. Dažniausiai biuro perkėlimas iš UK yra laikomas tarpinės prekybos operacija, todėl galima taikyti 0% PVM tarifą (Pirkimo-pardavimo operacijos tarp ES šalių), tačiau tik jei teisingai užpildyti dokumentai. Jei vežate įrangą, kuri buvo naudojama Anglijoje ir ją vežate atgal į Lietuvą, tai paprastai muitų nėra. Bet aš turiu pabrėžti – esu logistikos specialistas, ne buhalteris, todėl dėl mokesčių visada patariu pasikonsultuoti su savo accountant’u Anglijoje.

Kas yra Ex1 dokumentas ir ar jis būtinas?

Ex1 (arba dabar žinomas kaip eksporto deklaracija) yra būtinas, jei išvežate daiktą už ES ribų (o JK dabar yra už ES ribų). Be šio dokumento muitinė neleis išvykti. Procesas trunka šiek tiek laiko, reikia pateikti duomenis apie gavėją ir siuntėją. Vieną kartą klientas užmiršo paminėti, kad dalis krovinių priklauso jo partneriui, ir tai sukėlė nemažą pavojų laike. Geriau visus duomenis pateikti iš karto.

Ar reikia EORI numerio?

Taip, tikrai. Jei jūsų įmonė prekiauja su ES, jūs turbūt jau turite GB EORI numerį. Jei neturite, jį reikia užregistruoti, tai trunka kelias dienas. Be šio numerio negalima pateikti deklaracijų. Biuro perkėlimas iš UK be EORIO yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – teoriškai galima nukeliauti iki artimiausio posto, bet toliau ne. Jei nežinote, kaip jį gauti, galiu nukreipti į tinkamas svetaines.

Kokios dažniausios būna problemos muitinėje?

Didžiausia problema – netikslus arba blogai parašytas inventoriaus sąrašas. Muitininkai mėgsta tikslumą. Jei sąraše rašo „biuro įranga“, o realyje randame 5 kompiuterius ir spausdintuvą, tai keliauja įlūžta. Kartais būna, kad klientas bando paslėpti kai kurių daiktų, kad nebūtų mokesčių (nors tai retai pasitaiko su biurai, daugiau su asmeniniais daiktais). Geriau viską parašyti kaip yra. Biuro perkėlimas iš UK turi būti skaidrus.

Kas dėl draudimo kelionės metu?

Draudimas yra privalomas. Apdraudžiame krovinius nuo pradžios iki galo. Tačiau čia yra vienas „butas“ – jei pats klientas supako dėžes ir jose kažkas subyra, draudimas tai gali nepadengti. Todėl rekomenduoju, kad pakavimą darbtų mūsų komanda. Tada už visą atsakome mes. Yra skirtingi draudimo limitai, todėl reikia nurodyti tikslią krovinių vertą. Nereikia priduoti, bet ir nemažinti.

Logistika, krovinių rūšys ir specifinės situacijos

Ar galima pervežti pavojingas krovinius (pvz., chemija)?

Biuruose dažnai būna valymo priemonių, toneriaus, kurių negalima tiesiog mesti į bendrą krovinių masę. Tai laikoma pavojingais krovinais (ADR). Reikia tai specialiai pažymėti ir uždėti etiketes. Biuro perkėlimas iš UK tokiu atveju brangesnis, reikia specialios transporto priemonės arba atskiro konteinerio. Negalima slėti balų su chemija po stalumi, gali baigtis baisiai, jei atsidurs šiltoje vietoje.

Kaip elgiamasi su archyvais ir popieriais?

Popieriai yra be galo sunki. Daugelis klientų mano, kad kelios dėžės su dokumentais sveria nedaug, bet realybėje viena dėžė gali sverti 20 kg. Reikia tai įvertinti planuojant kėlimą. Jei turite didelį archyvą, galbūt geriau jį išsaugoti Anglijoje arba naudoti dokumentų skenavimo paslaugas, kad nereikėtų vežti tonų popieriaus. Bent jau taip būtų moderniau, nors pats esu senos mokyklos ir mėgstu popierinę versiją (tai šiaip šalutinis pastebėjimas).

Ar galima įsivažiuoti į Londono „zoną“ su dideliu sunkvežimiu?

Ne visur. London centre yra daug vietų, kur sunkvežimiams įvažiavimas draudžiamas arba reikalingas specialus leidimas. Jei jūsų biuro perkėlimas iš UK vyksta iš pačio Westminster ar City centro, gali tekti naudoti mažesnes transporto priemones, kurios paskui perkrauna didelį furgoną už miesto ribų. Tai vadinama „shunting“ operacija. Tai kelia brangiau, bet taip išvengsite didelių baudų už važiavimą draudžiamomis zonomis.

Ką daryti, jei biure yra safe’as (seifas)?

Seifai yra sunkiausi daiktai, kuriuos kada nors teko perkelti. Jie sveria tūkstančius kilogramų. Reikia specialių kėliklių, o kartais netgi išmontuoti grindys, jei seifas per didelas durims. Vieną kartą teko jį leisti per langą su kranu, nes lifte neįėjo. Jei turite tokį daiktą, būtinai praneškite iš anksto, kad nevažiuotume su paprasta komanda be įrangos.

Ar galima su savimi vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Čia yra pilnas chaosas. Jei darbuotojai nori vežti savo puodukus, arba netgi dviračius, tai tampa komerciniu kroviniu, jei jis yra įtrauktas į sąrašą. Geriau, jei darbuotojai vežia savo daiktus atskirai, arba jei tai jų nuosavybė, kurią jie dovanoja įmonei (tai keista, bet galima). Biuro perkėlimas iš UK turi būti aiškiai atskirtas nuo asmeninio perkėlimo, kad muitinė nepaklaustų, kodėl vežame 50 porų batų.

Kaip tvarkomės su IT įranga išjungimu?

Mes ne esame IT specialistai, todėl neįsijungiame jūsų serverių. Tačiau padedame fiziškai išjungti, ištraukti kabelius, pažymėti, kur kas jungiasi (jei jūsų IT žmogus to nepadarė). Būna, kad ateiname, o visi laidai tiesiog ištraukti ir sumesti į krūvą. Tada surinkti yra košmaras. Geriau, kad jūsų IT specialistas būtų kartu arba paruoštų viską iki mūsų atvykimo.

Ar galima susitarti dėl pristatymo savaitgaliu?

Taip, galima, bet tai kainuos papildomai. Vairuotojai turi poilsio režimus, o savaitgalis yra darbo laikas (galbūt net ir užmokestis už viršvalandžius). Jei verslas negali sustoti darbo dieną, pristatymas savaitgalį yra geras sprendimas. Biuro perkėlimas iš UK dažnai planuojamas būtent taip – penktadienį išsiveža, sekmadienį arba šeštadienį atveža, kad pirmadienį visi jau dirbtų naujoje vietoje.

Rizikos, draudimas ir realių problemų sprendimai

Kas nutinka, jei pasienio pareigūnai sustabdo krovinių patikrai?

Tai įvyksta. Gali būti, kad atsitiktinai pasirinks mašiną patikrai. Tada reikia atidaryti ir parodyti, kas viduje. Jei viskas sutampa su dokumentais, viskas gerai. Jei ne – gali būti baudos arba krovinius privers iškrauti ir pakrauti iš naujo (tai vadinama „perkrautymas“). Tai užtrunka valandas ir kainuoja pinigus. Todėl dokumentai turi būti idealūs.

Ar buvo atvejų, kai kažkas buvo sugadinta?

Žinoma, ne aš vienas dirbu, kartais nutinka žmogiškų klaidų. Paskutinis kartas buvo prieš metus, kai vairuotojas staigiai stabdė ir viena dėžė su monitoriumi nukrito. Monitorius sužuvo. Bet mes turėjome draudimą ir išmokėme kompensaciją per savaitę. Be draudimo būtų didžiulės problemos su klientu. Todėl visada sakau – nedarykite savo galva, pasirašykite draudimo sutartį.

Kaip elgtis, jei Anglijos pusėje pasikeičia adresas paskutinę minutę?

Tai būna dažna problema. Klientas sako: „važiuokite į šį adresą“, o kai mes jau esame ten, jie sako: „o ne, mes perkėlėme dėžes į sandėli kitame gatvės gale“. Londonas didelis miestas, važinėjimai aplinkui kainuoja. Jei biuro perkėlimas iš UK vyksta, būtinai pasirūpinkite, kad paskutinė adreso patikrinta būtų bent prieš dieną. Nors stengiamės būti lankstūs, bet laikas – tai pinigai.

Ar saugu palikti dėžes gatvėje, kol krauname?

Nesaugu. Anglijoje (taip pat ir Lietuvoje) gali būti vagysčių. Negalime palikti krovinių be priežiūros. Todėl arba mes krauname iš karto, arba reikia, kad kažkas stebėtų. Vieną kartą dingo dėžė su brangiais „Apple“ produktais, kol vairuotojas buvo išėjęs pasimokyti maršruto. Nuo to laiko draudžiame palikti krovinius be priežiūros.

Kokios sąlygos atšaukiant užsakymą?

Jei atšaukiate prieš savaitę, paprastai tai nieko nekainuoja arba imama nedidelis mokestis už darbo sutvarkymą. Jei atšaukiate tada, kai mašina jau stovi prie jūsų durų Anglijoje, turėsite sumokėti už pilną kelionę ir tuometinį darbą. Vairuotojų reikia sumokėti, degalai nebegrįžta. Procesas yra toks, kad kai pradėjome – sustoti jau beveik neįmanoma be nuostolių.

Ar rekomenduojate aptarnauti biuro perkėlimą iš UK ankstyvą rytą?

Taip, ankstyvas rytas yra geriausias, nes mažiau eismo. Ypač Anglijoje, kur spūstys prasideda jau nuo 7 ryto. Jei biuro perkėlimas iš UK prasideda 6 ar 7 valandą ryto, spėjame padaryti daugiau darbo per dieną. O jei pradedame 10 valandą, pusė dienos nueina stovint spūstyse apie „M25“ žiedą. Planuokite anksti, kava padės pabusti.

Kas dėl atsiskaitymo – galima atsiskaityti tik gavus krovinį?

Standartinė praktika yra 50% avanso ir 50% pristatymo metu. Jei norite atsiskaityti tik po to, kai viskas atkeliauja, tai gali būti problema, nes mums reikia sumokėti vairuotojams, keltams ir degalams. Didelės, patikimos įmonės gali gauti kreditą, bet mažesnėms reikia pinigų iš anksto. Diskutuojame, bet nėra garantijų.

Ar jūsų įmonė turi atsiliepimų ar galima juos skaityti?

Turime, bet ne visada juos dedame į svetainę. Geriausia yra klausti kitų verslininkų, kurie jau naudojosi tokia paslauga. Žinoma, aš galiu parodyti kelis gerus atsiliepimus, kurie guli „Google Maps“ kataloge. Pasitikėjimas šioje srityje yra viskas. Yra blogų įmonių, kurios pažada auksą, o paskui dingsta su kroviniu.

O jeigu reikia išvežti atliekas (senus baldus į šiukšliadėžę)?

Tai papildoma paslauga. Galime nuvežti į perdirbimo centrą Anglijoje arba Lietuvoje. Už tai reikia mokėti, nes šiukšliadėžėms taip pat mokama mokestis. Biuro perkėlimas iš UK dažnai susijęs su išvalymu – paliekame vietą tvarkingą. Tačiau jei turite pavojingių atliekų, tai jau visai kitas istorijos skyrius.

Kaip susisiekti, jei kelyje kažkas nutinka?

Kiekvienas vairuotojas turi telefoną. Jūs gaunate numerį ir galite tiesiogiai skambinti. Taip pat aš visada stebiu krovinius per GPS sistemą. Jei mašina stovi vietoje per ilgai, iš karto skambinu vairuotojui sužinoti, kas vyksta. Komunikacija čia yra raktas į sėkmę. Nenorite būti situacijoje, kur nežinote, kur jūsų turtas.

Ar galima pervesti dėžes paštu?

Jei dėžės mažos ir nebrangios, galima, tačiau biuro perkėlimas iš UK per paštą nėra praktiškas dideliems kiekiams. Paštas dabar turi daug apribojimų dėl baterijų, skysčių. Be to, jei dėžės dingsta, pašto atsipirkimas yra labai sudėtingas ir ilgas procesas. Geriau juos vežti su mūsų mašina, kur matome, kur jos keliauja.

Ką daryti su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Įmonės automobilius galime įvežti ant platformos (trailerio) arba, jei mažiau, į vidų. Reikia registracijos liudijimų ir draudimo „Green card“. Tai nėra sudėtinga, bet reikia žinoti, kad automobilis negali būti pakrautas daiktų (išskyrus nedidelius lagaminus bagažinėje), kitaip tai bus laikoma preke.

Ar reikia jums padėti su kroviniu?

Nebūtina, mūsų komanda susitvarko patys. Tačiau jei norite greičiau, galite padėti nešti smulkesnes dėžes. Bet atkreipkite dėmesį – jei nusilenkiate ir susižalojate nugarą, mes už to neatsakome. Geriau leiskite mums dirbti, jums mums tiesiog reikia parodyti, ką vežti ir ko nevežti.

Galima užsakyti tik krovinių pakavimą be pervežimo?

Taip, darome ir tai. Kartai įmonės turi savo transportą, bet trūksta žmonių, kurie moka greitai ir tvarkingai supakuoti biurą. Atvykstame, supakuojame viską į dėžes, užžymime, o jūsų vairuotojas juos pasimauna. Tai taip pat populiaru tarp tų, kurie tiesiog nori išsinuomoti furgoną Anglijoje ir važiuoti patys (nors girdėjau istorijų, kad tai baigiasi blogai, jei neturi patirties).

Ar jūsų paslaugos apima ir sandėliavimą?

Trumpalaikį sandėliavimą galime užtikrinti, jei, pavyzdžiui, naujas biuras dar nebaigtas remontuoti. Galime laikyti krovinius mūsų sandėlyje Lietuvoje savaitę-dvi. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus, kai statybos vėluoja. Biuro perkėlimas iš UK ne visada yra taip sinchronizuotas, kaip planuojama Gantt diagramose.

Ką daryti, jei dėžėje yra dalykų, kurių neturėtų būti?

Jei randame kažką, kas draudžiama (ginklus, narkotikus ir pan.), nedelsiant pranešame. Negalime rizikuoti. Būna, kad žmonės paslepia kažką nelegalios prigimties. Tokiu atveju sustabdome pervežimą ir perduodame tarnyboms. Niekas nenori pasiduoti kalėjime dėl užsakovo klaidos, tad būkite sąžiningi.

Kaip apskaičiuojate galutinę kainą?

Atliekame apžiūrą (galima ir nuotraukomis). Matome, kiek krovinių (m3), kiek darbo valandų reikės, koks atstumas. Tada duodame fiksuotą kainą. Jei per perkėlimą neatsiranda papildomų, neplanuotų darbų (pavyzdžiui, seifo išnešimo pro langą), kaina nesikeičia. Mėgstame aiškumo.

Ar galite pasakyti, kur dabra geriausia statyti biurą Lietuvoje?

Ne, esu logistikas, ne nekilnojamojo turto brokeris. (Nors galiu pasakyti, kad Vilnius daug brangesnis nei Kaunas ar Klaipėda, tai matosi iš mūsų maršrutų dažnumo). Rinkites vietą pagal jūsų verslo poreikius, o mes atvešime jūsų daiktus ten, kur jums patogu, net jei tai būtų kažkur toli nuo pagrindinių kelių.

Išvados

Viskas su biuro perkėlimas iš UK atrodo bauginanti pradžioje, bet jei viską suplanuojate su sąžininga komanda, viskas praeisi gana sklandžiai. Svarbiausia yra neišsigąsti tų dokumentų, kurių reikia daugiau nei anksčiau. Niekam nenorėtų prarasti verslo duomenų arba sėdėti pasienyje be paaiškinimo. Individualus sprendimas čia reiškia, kad mes paklausome, ko jums tikrai reikia, ir nebandome parduoti standartinio paketo, kuris netinka. Dirbkite su tais, kurie neišsigąsta klausimų ir yra pasirengę spręsti problemas realiu laiku, o ne tik pažado „viskas bus gerai“.