Biuro perkėlimas iš UK patikimai ir efektyviai jums

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Lietuva įstojo į ES, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK niekada nebuvo paprastas, o po „Brexit“ tai tapo tikras galvos skausmas. Anksčiau užtekdavo krauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, dabar reikia galvoti apie muitines, deklaracijas, ir tūkstančius kitų smulkmenų, kurios gali viską sugadinti. Dažnai klientai sako: „o mums tik reikia perkelti kelis stalus ir kompiuterius“, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Aš ne iš tų, kurie vaizduoja, kad viskas vyksta kaip piešiniuke – būna nelayžimų, būna pavėlavimų, bet mano darbas yra padaryti taip, kad jums tai atrodytų lengva. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kodėl viskas tapo sudėtingiau po „Brexit“?

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijų, jei tai ne prekyba?

Taip, tikrai reikia. Nors jums atrodo, kad tai tik jūsų nuosavas turtas, kurį vežate iš vienos įmonės filialo į kitą, Jungtinės Karalystės muitinės tai matuo kitaip. Biuro perkėlimas iš UK dabar privalo būti deklaruojamas kaip galutinės eksporto procedūros, net jei daiktai grįš po mėnesio. Be to, reikia pateikti tikslius inventoriaus sąrašus su verte, o ne tiesiog rašyti „biuro reikmenys“. Jei dokumentuose bus klaidų, britų pareigūnai gali uždelsti krovinį uoste, o tai kainuos brangiai laiko atžvilgiu.

Ką daryti, jei pritrūkome EORI numerio?

Tai viena dažniausių problemų. Jei jūsų įmonė neturi galiojančio EORI numerio (kuris dabar turi būti ir Jungtinėje Karalystėje, ir ES), krovinys tiesiog neišvažiuos. Aš visada primygtinai rekomenduoju patikrinti šį numerį likus mažiausiai dviem savaitėms iki planuojamo išvykimo. Buvo atvejų, kai vairuotojas stovėjo pasienyje su pilnu sunkvežimiu, o klientas negalėjo iš karto pateikti reikalingo kodo. Dabar tai jau standartinis reikalavimas, be kurio neįmanoma įvykdyti net paprasčiausios transportavimo procedūros.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – galite, bet nerekomenduoju. Muitinės taisyklės skiria komercinį krovinią nuo asmeninių daiktų (PFR), ir jei vairuotojas bus sustabdytas ir patikrintas, gali kilti nesusipratimų. Vieną kartą teko matyti situaciją, klientas įmetė savo šeimos vaikiškus dviračius į biuro perkėlimą, o muitininkai norėjo mokėti PVM ir mokesčius už naujus daiktus. Geriau tai daryti atskirai, kad biuro perkėlimas iš UK nevirtų košmaru dėl kelių neįvertintų dviračių.

Ar kontroliniai šunys gali sugadinti techniką?

Žinoma, tai retas atvejis, bet įmanomas. Britų saugumo tarnybos labai griežtos, ypač kai vyksta perkėlimai iš didelių miestų. Jei dėžės su serveriais ar kompiuteriais yra nekokybiškai užklijuotos ar įtartinos, gali būti atidarytos fizinei patikrai. O kai šuo šniaužia aplink jautrią elektroniką... štai čia prasideda nervai. Todėl visada sakau – užpildykite deklaruotę kuo tiksliau, kad išvengtumėte šių nemalonių staigmenų.

Kainos ir paslėpti išlaidos

Kiek vidutiniškai kainuoja perkelti mažą biurą iš Londono?

Vidutinė kaina svyruoja, bet nedarykite išvadų pagal internetines kalkuliatorius. Kiekvienas atvejis individualus. Biuro perkėlimas iš UK mažai kam kainuoja mažiau nei 1500–2000 svarų sterlingų, jei kalbame apie bent vieną sunkvežimį su keliomis dėžėmis. Į tą kainą įeina ne tik važiavimas, bet ir draudimas, darbo rankos, o dažnai ir muitinės brokerio paslaugos. Jei kas pasako, kad nusiveš už 500 eurų – geriau bėkite tolyn, tai arba sukčiai, arba jūsų daiktai važiuos atvira priekaba.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo savaitės dienos?

Be abejo. Penktadieniais ir šeštadieniais britų keliai yra tiesiog chaosas, o darbininkų darbo laikas yra brangesnis. Jei galite, planuokite biuro perkėlimą iš UK vidur savaitės – antradienį arba trečiadienį. Ne tik kad pigiau, bet ir greičiau, nes nereikės stovėti spūstyse prie M25 žiedinio kelio, kurios gali užtrukti po valandą ar daugiau. Taip pat uostų mokesčiai gali skirtis priklausomai nuo to, kada laivas plaukia.

Kas daryti, jei vairuotojui reikia pernakvoti?

Tai papildomas išlaidų straipsnis, apie kurį dažnai užmirštama. Jei kelionė trunka ilgiau nei nustatyta darbo laiko (pvz., dėl eismo įvykių ar blogo oro), reikės mokėti už viešbutį ir maistą. Mano praktikoje buvo taip, kad vairuotojas užstrigo sniego audroje prie Birmingamo, ir teko mokėti dvigubą dienos normą, o tai tiesiogiai pasireiškė galutinėje sąskaitoje klientui.

Ar draudimas įeina į pagrindinę kainą?

Dauguma rimtų kompanijos įtraukia pradinį draudimą, bet jis dažnai būna simbolinis. Turite įsitikinti, ar draudimo suma padengia jūsų brangiausią įrangą. Pavieniai stalai gali ir nevertėti, o jei sulūžta brangus serveris ar dizainerio kompiuterių komplektas? Biuro perkėlimas iš UK be pilno draudimo yra lošimas. Aš visada patariu papildomai apdrausti elektroniką, nes tikrai nežinote, kas nutinka kelyje, kai sunkvežimį priekiniai ratai užkliūna į duobę.

Kas tiksliai yra „terminalas“ ir kodėl jis kainuoja?

Terminalas – tai vieta, kur krovinys yra perkraunamas (jei naudojate dalinį krovinį). Jei naudojate pilną sunkvežimį (FTL), tai jums neturėtų rūpėti, bet jei dalinate vietą – gausite sąskaitą už įkrovą/iškrovą terminaluose Anglijoje ir Lietuvoje. Šios paslaugos brangsta kasmet, ir dažnai klientai nustemba, pamatę šias eilutes sąskaitoje, nors aš apie tai kalbėjau iš anksto.

Pakavimas ir techninė įranga

Ar galima pakrauti neįpakuotus kompiuterius?

Niekada nedarykite taip. Aš mačiau, kaip atidarius sunkvežimį viena vienintelė neįpakuota monitoriaus stovas buvo sulaužęs tris kitus monitorius. Biuro perkėlimas iš UK yra ilgas kelias, o kelyje būna posūkių, duobių ir staigių stabdymų. Net jei vairuotojas vairuoja kaip lenktynininkas (o jie dažnai būna labai geras), fizikos dėsniai niekur nedings. Užpakuokite viską į burbuliukų plėvelę ir kietas dėžes.

Kaip saugiai vežti serverius?

Serveriai yra pati jautriausia dalis. Jie turi būti išjungti tinkamai (ne tik ištrauktas lizdas), o jei įmanoma – supakuoti į originalias dėžes. Jei originalių nėra, reikia specialių „flight case“ dėžių su smėliu ar putomis. Kartais klientai sako, „mes juos užkelsime į automobilį“ – ne, taip negalima. Vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti kietuosius diskus, nors išorė atrodys kaip nauja.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, kokie jie yra. Didelės sistemos su viršutinėmis spintomis ir vitrinomis turi būti išmontuotos, kitaip jos tiesiog nepraeis per duris arba gali sugriūti važiuojant. Maži stalai gali būti pervežami surinkti, bet sujungtus reikia atsargiai uždėti vieną ant kito. Nenustebkite, jei surinkėjai pasakys, kad reikia išsukti visus varžtus – taip yra saugiau.

Ką daryti su svarbiaisiais popieriais?

Geriausia jas vežti su savimi rankinėje bagaže. Niekada nesiųskite originalų sutarčių, pasų, medicininių kortelių ar dokumentų su „Biuro perkėlimas iš UK“ sunkvežimiu. Jei dėžė su dokumentais dingtų arba užstrigtų muitinėje ilgam, jūsų verslas gali sustoti. Pasitikėkite mane, geriau turėti šią „kelioninę bagažo“ problemą, negu rinktis dokumentus per dvi savaitės.

Ar galima vežti augalus?

Tai gana sudėtingas klausimas dėl fitosanitarinių reikalavimų. ES turi griežtas taisykles dėl augalų importo iš trečiųjų šalių (o dabar UK yra trečioji šalis). Jei turite didelę biuro palmę, gali reikėti specialių sertifikatų, o jei jų nėra – augalą tiesiog sudegins sienoje. Dažniausiai patariu palikti augalus senajame biure arba atiduoti darbuotojems, nes procedūros kaina gali viršyti paties augalo vertę.

Laikas ir planavimas

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jeigu viskas eina pagal planą (kas nutinka retai), nuo pasirašymo sutarties iki galutinio iškraunimo Lietuvoje praeina maždaug 2–3 savaitės. Pati transportavimo dalis (kelionė) trunka apie 3–5 dienas priklausomai nuo maršruto ir uosto laukimo. Tačiau biuro perkėlimas iš UK reikalauja laiko dokumentų rengimui, todėl pradėkite galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iš anksto.

Ar galima atidėti išvykimą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei jūs jau esate užsakyti grafike ir vairuotojas jau yra paruošęs darbą, atsisakymas arba perkėlimas gali reikalauti baudos. Be to, muitinės deklaracijos turi būti pateiktos iki tam tikros datos, o jei keičiate datas, ten keisti visus dokumentus. Kartais klientai galvoja, kad mes esam taksi, kuris gali atvažiuoti po penkių minučių – ne, mes esame didelė logistika.

Kas nutinka, jei uoste laivui nuskęsta?

Na, tai jau ekstremalus atvejis, bet techninės problemos su laivais arba streikai uostuose (kaip buvo Kalėdų metu) nutinka dažnai. Tada biuro perkėlimas iš UK gali užstrigti keletą dienų ar net savaitę. Tokiu atveju mūsų komanda stengiasi rasti alternatyvų maršrutą (pvz., per kitą uostą), bet tai visada kelia papildomų išlaidų ir laiko.

Ar reikia, kas nors būtų prie išsikrovimo vietoje?

Būtina bent vienam atstovui turėti raktus nuo patalpų. Vairuotojas negali laukti valandą kol kas nors atvažiuos, nes jo laikas yra pinigai. Geriau, jei prie iškrovimo bus žmogus, kuris gali nurodyti, kur statyti dėžes, o ne tiesiog palikti vairuotoją vieną tamsiame sandėlyje.

Kaip planuojami pertraukiamai vairuotojams?

Pagal ES taisykles, vairuotojas privalo daryti poilsio pertraukas. Tai nėra jūsų reikalas, bet tai įtakoja atvykimo laiką. Jei reikia skubaus biuro perkėlimo iš UK ir jūs norite, kad vairuotojas važiuotų be sustojimų – tai nelegalu. Mes laikomės taisyklių, nes saugumas yra svarbiau už jūsų skubą.

Rizikos ir problemų sprendimas

Kas daryti, jei dėžė atvyko sugadinta?

Pirmiausia, nerašykite gavimo kvite (CMR), kad viskas gerai, jei dėžės sutryptos. Turite padaryti nuotraukas ir parašyti pastabą, kad dėžė buvo pažeista. Tada prasideda draudimo procesas. Aš mačiau klientus, kurie pasirašė dokumentus ir tik vėliau pastebėjo, kad trūksta brangių dalių – tada gauti pinigus beveik neįmanoma. Būkite budrūs.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai sakant, tiesiog „dingsta“ labai retai, jei dirbate su patikima kompanija. Dažniau pasitaiko, kad dėžės sumaišomos, arba užmiršta viena maža dėžutė kambario kampe. Tačiau jei pasitikite ne patikimais brokeriais, rizika didesnė. Ypač pavojinga, kai krovinys yra perkraunamas terminale – tada gali nukristi dėžė. Todėl biuro perkėlimas iš UK turi būti sekamas ir dokumentuojamas kiekviename etape.

Kokias bėdas sukelia blogas oras?

Liūtys Anglijoje – tai kasdienybė, bet jei dėžės nekeliamos ant paletės arba ne uždenžiamos audeklu, drėgmė gali patekti vidun. Vieną kartą gavau skambutį, kad visa archyvinė dokumentacija buvo drėgna, nes vairuotojas paliko atvirą kėbulą lietaus metui užkrovimo metu. Dabar draudžiame tokius dalykus savo vairuotojams.

Ką daryti, jei klientas nežino, ką vežti?

Tai dažna problema. Klientas sako „turim keletą dėžių“, o kai atvyksta vairuotojas, pasirodo, kad tai pilnas sandėlys su metalinėmis spintomis. Tokiu atveju kaina staiga išauga. Aš visada siunčiu žmogų į apžiūrą prieš pasirašant sutartį, kad būtų tiksliai žinoma, kiek vietos reikės. Neklauskite kainos „akimis“, tai klaida.

Ar yra rizika, kad įmonė bankrutuos su jūsų daiktais?

Nors tai reta, bet pastaraisiais metais dėl krizių keletas transporto kompanijų užsidarė. Jei mokate didelę avansą, rizikuojate. Geriau mokėti po dalis arba naudotis sąskaitų faktūrų apsauga (escrow), nors tai maždaug biudžetiniams perkėlimams neįmanoma. Patikrinkite įmonės reputaciją ir veiklos laiką – tai geriausia apsauga.

Specifiniai klausimai ir detalės

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., tušus, valymo priemones)?

Taip, bet turi būti deklaruojamos. Biure visada yra spausdintuvų kasetės, valikliai, aerozoliai. Jei jų yra daug, gali reikėti specialių leidimų (ADR). Aš nepamiršau vieno atvejo, kai vairuotojas buvo suimtas, nes jis nežinojo, kad jo kabančioje dėžėje yra degių skysčių. Nedarykite to paties – surašykite viską.

Kaip elgtis su parkavimu mieste centre?

Londono ar Mančesterio centre sunkvežimiui sustoti yra košmaras. Reikia gauti specialius leidimus iš savivaldybės, o tai užtrunka. Jei jūsų biuras yra „pėsčiųjų zonoje“, reikės mažesnės transporto priemonės (Luton) arba netgi dėžių pernešimo rankomis iki sunkvežimio, kuris stovi toliau. Tai papildomai brangina biuro perkėlimas iš UK.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykstant?

Anglijoje dažnai nuomos sutartyse parašyta, kad patalpos turi būti paliekamos „brolų kapuose“ arba su profesionaliu valymu. Mums tai ne tiesioginis rūpestis, bet galime padėti surasti valymo komandą arba išvežti šiukšles. Negerai jei paliksite savo senus biuro kėdes gatvėje – gausite baudą iš savininko.

Ką daryti su baldais, kuriems nebėra reikalingi?

Galite juos išmesti Anglijoje (mokėsite už šiukšlių ivežimą) arba vežti atgal. Dažnai klientai sako „vežk viską, pažiūrėsime“, bet Lietuvoje tai tampa šiukšlių problema. Geriau išsirinkti jau ten, ką vežiate, o kas negerai – palikite. Mums daugiau nei svarbu, ką vežiate, svarbu kiek svorio ir tūrio.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, tačiau neretai signalas dingsta, kai laivas plaukia jūroje arba vairuotojas ilsisi. Aš visada sakau – nepanikuokite, jei 4 valandas nebeduoda žinutės, gali būti, kad tiesiog miega arba neturi ryšio tarp kalnų.

Ar mokate už tiltus ir tunelius?

Taip, visi keliauto mokesčiai (M6 tol, Dartford tunelis ir kt.) yra įskaičiuoti į mūsų pasiūlymą, nebent sutartyje nurodyta kitaip. Neklauskite vairuotojo pinigų už tiltą – jis neturi jų mokėti. Tai mūsų (jūsų) sąskaitos dalis.

Kas atsitinka su tuščia grįžtančia transporto priemone?

Jeigu tai yra vienkryptis biuro perkėlimas iš UK, tada mums tenka rasti grįžtamą krovinių, kad nevažiuotume tuščiai. Tai gali šiek tiek padidinti laiką, nes gali tekti užsukti į kitą miestą paimti kroviniui. Bet tai normali logistika, kitaip kaina būtų dvigubai didesnė.

Ar galima užsakyti tik vairuotoją be krovinio?

Techniškai taip, tai vadinasi „savarankiškas krovimas“ (skeleton). Bet tada jūs prisiimate atsakomybę už užkrovimą ir tvirtinimą. Jei dėžė nukrenta kelyje ir daužo kitą dėžę – jūsų kaltė. Aš nerekomenduoju to, nebent jūsų komanda turi patirties tvirtinant krovinius.

Kaip elgtis su dėžėmis, kurios nėra pažymėtos?

Tai chaosas. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir žymą, iš kurios patalpos ji yra. Jei rašote tik „Knygos“, tai niekam nieko nesako. Aš mačiau, kaip viena kliento sekretorė pažymėjo visas dėžes raudonai spalva, o kita mėlyna – ir viskas buvo aišku. Paprastai dalykai, bet kurių nėra.

Ar reikia gerti arbatą su vairuotojais?

Neprivaloma, bet britiškas etiketas (ir mūsų vairuotojai dažnai yra lietuviai ar rytiečiai, bet dirbantys UK) vertina gerą nuotaiką. Jei pasiūlysite kavės ar užkandžio – vairuotojas dirbs geriau ir atidesniais akimis žiūrės į jūsų turtą. Tai smulkmena, bet padeda.

Ką daryti, jei trūksta dėžių paskutinę minutę?

Mes dažniausiai turime atsargines dėžes sunkvežimyje, bet ne visada. Geriau pasiskaičiuoti iš anksto. Yra specialios formulės (pvz., 1 kubinis metras = 7-8 didelėms dėžėms), bet aš visada liepiu užsisakyti 20% daugiau dėžių nei manote, kad jums reikia.

Ar galima vežti maistą?

Jei tai yra uždaryta, ilgaamžio maisto produkcija (pavyzdžiui, kavos pupelės ar cukrus), tai galima, bet turi būti deklaruota kaip maisto produktai. Jei tai atidaryta mėsa ar sūris – griežtai draudžiama dėl sanitarijos taisyklių. Negeriau, jei muitinės šuns surado duonos trupinių – viską gali išmesti.

Kokias leidimus reikia vairuotojui?

Vairuotojas turi turėti galiojančius vairuotojo pažymėjimus (C/E kategorijos), tarptautinę vežimo licenciją (CVOR) ir, jei reikia, vizą (jei jis ne ES pilietis). Tai mūsų (vežėjo) problema, bet jei vairuotojas neturi dokumentų, jūsų krovinys neprasibraus per sieną.

Kuo skiriasi perkėlimas į Vilnių nuo Kauno?

Atstumu. Taip pat, jei reikia įvežti į senamiestį, ten sunkiau privažiuoti dideliu sunkvežimių. Biuro perkėlimas iš UK į didžiuosius miestus visada reikalauja daugiau planavimo nei į pramoninius rajonus prie miesto ribų.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei abi įmonės yra PVM mokėtojos (ir turi galiojančius PVM numerius), tarpinės prekybos operacijos (jei tai yra nuosavybės perkėlimas) gali būti be PVM (0% tarifas), bet vis tiek reikia pateikti deklaracijas. Jei nebus deklaracijos – mokėsite 21% (ar dabartinį tarifą) nuo vertės.

Kas yra CMR sąskaita faktūra?

Tai pagrindinis transporto dokumentas, kuris patvirtina, kad krovinys buvo priimtas. Be jo negalima paduoti pretenzijų. Pasirašykite jį tik tada, kai viską patikrinsite.

Ar galiu padėti dėžes į sunkvežimį pats?

Galite, jei norite sutaupyti, bet tada jūs nebegalite reikalauoti kompensacijos, jei dėžė nukrenta, nes neįmontuota profesionaliai. Mums geriau, jei tai daro mūsų komanda, nes žinome, kaip užsegti juostas.

Ką daryti su pavogtais daiktais?

Tai labai retas atvejis, bet jei įvyksta, reikia skambinti policijai ir pranešti draudikui. Mūsų sunkvežimiai turi GPS ir dažnai vaizdo registratorius, kas padeda. Bet geriau užrakinti sandėlį Lietuvoje, kai krovinys atvyksta naktį.

Ar galima užsakyti sandėliavimą tarpiniam laikotarpiui?

Taip, mes turime sandėlius Anglijoje ir Lietuvoje. Jei naujo biuro dar nėra paruoštas, galime laikyti daiktus savo sandėlyje savaitę ar dvi. Tai kainuoja, bet pigiau nei vežti visą atgal ir vėl atgal.

Ką daryti, jei klientas pakeičia adresą iš karto?

Tai bėda. Jei keičiate adresą, kai vairuotojas jau važiuoja, gali tekti mokėti papildomą kilometrų mokestį. Ypač jei naujas adresas yra šimtus kilometrų toliau. Planuokite iš anksto.

Ar reikia išvalyti grindų kilimus?

Jei juos vežate, geriau juos išvalyti prieš pakavimą, nešvarus kilimas gapiuos kitas dėžes. Be to, dulmės keliauja tarp šalių, o muitinė gali reikalauti valymo, jei kilimas atrodo labai nešvarus (galima kelti sanitarijos įtarimų).

Ar galima vežti pinigus grynaisiais?

Nerekomenduoja. Grynųjų pinigų vežimas turi griežtas apribojimas ir reikalauja specialių leidimų (GIN). Geriau pervesti banku. Jei kas nors bandys paslėpti pinigus dėžėse su dokumentais – tai baudžiamąjį veiksmą.

Kiek svorio gali pakelti viena dėžė?

Standartinė dėžė (knygų tipo) turi sverti iki 20-25 kg. Jei įdėsite metalo detalių ir ji svės 50 kg, ji tiesiog sugrūvs apačioje, o vairuotojas nenusikels. Geriau naudoti mažesnes dėžes sunkiems daiktams.

Kas nutinka su nepriduotais vagonais?

Tai jau ne mūsų srities (mes vežame keliais), bet jei kalbame apie traukinius – tai gali būti labai ilgas laukimas. Todėl biuro perkėlimas iš UK keliais yra greitesnis ir lankstesnis.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Esamės verslininkai, todėl galima aptarti, bet standartiškai reikalaujame 50% avanso, o likutį – pristatymo metu. Jei esate didelė žinoma korporacija, galima kalbėtis apie sąskaitų mokėjimą per 14 dienų, bet tai atskiras susitarimas.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors biuro perkėlimas iš UK atrodo kaip tikra logistika su tūkstančiais taisyklių, viskas įmanoma su geru planavimu. Nėra tobulo perkėlimo be jokių rūpesčių, bet tas rūpesčius galima perduoti man. Svarbiausia – nebeslėpkite informacijos, ką vežiate, ir pasitikėkite profesionalais, kurie žino, ką reiškia „Brexit“ realybėje kelyje. Sėkmės jūsų verslui Lietuvoje (ar kur keliaujate), ir laukite mūsų vairuotojo skambučio, kai jis jau bus pasienyje.