Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai: praktinis vadovas, kaip neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir mačiau viską – nuo pasidetų „Ford Transit“ iki milžiniškų konvojų, vežančių visus įmonės turtą. Brexit viską pakeitė, o biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai tapo tikru iššūkiu net tiems, kurie turi gerų advokatų ir logistikos partnerių. Dažnai klientai sako: „tiesiog pakelkite ten“, bet pamiršta, kad tarp Londono ir Vilniaus dabar yra ne tik kelias, bet ir siena, muitinė ir krantinės. Jei norite, kad verslas nejustų smūgio, reikia ne kampu spardyti, o suplanuoti kiekvieną žingsnį, kitaip statysite kompiuterius ant grindų naujoje vietoje ir be interneto mėnesį.

Ką ir kada daryti (Planavimas)

Kada geriausia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Ne šiandien, jeigu reikia rytoj. Idealūs atvejai pradedame kalbėtis mažiausiai prieš 3 mėnesius. Žinau, skamba kaip amžinybė, bet geros perkėlimo kompanijos grafikai užpildytas mėnesiams į priekį, o po Brexit dokumentų reikėjo daugiau. Vėliau lieka tik brangiai skubantieji variantai arba „keliaukite patys“ rekomendacijos, kurios dažniausiai baigiasi prarastais dėžėmis ar sulaužytais stalais.

Ar įmanoma persikelti savaeigiai su mašina?

Teoriškai taip, praktiškai – neabejinga galva. Turite omenyje, kad po „Hard Brexit“ reikia deklaruoti kiekvieną daiktą, kėžiantį į Lietuvą ar kitą ES šalį. Kadangi biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai nebus įgyvendintas, jei pasienyje prarasite pusę dienos laukdamas, kol muitininkai supras, kas jums ten. Be to, vairuotojo poilsio režimas nėra tiesiog patogumas, tai įstatymas, kurį sunku įveikti vienam žmogui per 24 valandas be sustojimų.

Kiek laiko trunka pačiam procesui?

Nuo sutarties pasirašymo iki paskutinės dėžės iškrovimo – tai gali trukti nuo savaitės iki mėnesio. Pačias važiavimas užtrunka 3-4 dienas (ar 5? priklauso nuo maršruto ir eismo), jei viskas eina lygiu keliu. Bet buvo atvejų, kai dėl blogo oro La Manše arba sugedusios sunkvežimio elektronikos, biuras laukė savaitę. Verta įsivaizduoti blogiausią scenarijų ir turėti atsarginį planą darbui tokiu atveju.

Ar galima padaryti viską per savaitgalį?

Galima, jei mokate už „vip“ režimą ir dvigubą ekipažą. Įsivaizduokite, kad penktadienį vakare pakeliamos dėžės, o pirmadienį ryte jau dirbate. Tai kažkas panašaus į magiją, bet kainuoja tris kartus brangiau. Dažniausiai rekomenduoju skirti bent 2-3 dienas ne tik kelionei, bet ir iškrovimui bei technikos surinkimui, kad nebūtų panikos prieš svarbų klientų susitikimą.

Ar svarbu, kurią savaitę renkats?

Žinoma, stengkitės vengti paskutiniųjų savaičių prieš Kalėdas ar Naujuosius. Tada keliuose yra chaosas, o laisvų vairuotojų ieškoti tikras košmaras. Be to, buveinės tada turi didžiausią užimtumą, todėl gali nutikti, kad jūsų krovinys bus nustumtas į gale. Geriausia rinkosi „mėsaines“ savaites, tada biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai yra techniškai lengviau įgyvendinamas.

Ką daryti pirmiausia?

Sudaryti detų inventorių. Be jo niekur neišvažiuosite. Tas sąrašas yra pagrindas visiems kitems žingsniams, ir be jo muitinė tiesiog neužleis sienos.

Popieriaus mara ir muitinės (Pavojingiausia dalis)

Kokius popierius reikia tur�ti pasiruošus?

Inventoriaus sąrašas – tai šventasis Gralis. Be jo neišvažiuosite. Turi būti aprašytas visas daiktas: stalinės, kėdės, kompiuteriai, net ir senos spausdintuvo kasetės. Taip pat reikės transporto sutarties, krovinio deklaracijos (EX.1 ar kita priklausomai nuo situacijos) ir galbūt garantinių įstatymų dokumentų, jei įrenginiai brangūs. Negerai, jei turite tik „kažkiek dėžių“ parašytą ant popieriaus lapo.

Ar reikia brokerio, ar įmonė tai padaro?

Gera perkėlimo firma turėtų turėti savo arba partnerių brokerius. Jei jums siūlo „pasirūpinkite patys“, bėkite toli. Muitinės procedūros po Brexit yra sudėtingos, ir viena klaida praėjimo kode gali uždelsti visą krovinį net savaitei. Aš asmeniškai niekada neleistų klientui tuo rūpintis, jis turi dirbti savo verslą, o ne mokytis tarifų.

Kaip su PVM (VAT) klausimu, kai vežate į ES?

Čia yra viena sunkiausių dalių. Jei perkeliate įmonės turtą, dažnai galite taikyti PVM eksporto ar importo procedūras, bet turi turėti PVM mokėtojo kodas abiems šalims (UK ir ES). Jei neturite Lietuvos PVM kodo, gali tekti mokėti importo PVM kaip fizinis asmuo (tikrai nepatogu). Geriausia pasikalbėti su buhalteriu prieš pradedant dėti dėžes į mašiną, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Kas nutinka, jei pamirštame ką nors užpildyti deklaracijoje?

Tada prasideda nervai. Muitininkai gali pridėti baudą arba pareikalauti papildomo patikrinimo, kas kainuoja pinigus ir laiką. Buvau atvejų, kai užmiršta paminėti serverį, ir visa mašina buvo nuvaroma į sandėlį tikrai toli nuo magistralės. Dėl to biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai pasiverčia į trijų dienų stabilizacijos procesą. Tikslumas čia taip svarbu kaip chirurgijoje.

Ar verta rizikuoti su keliais dėžėmis „asmeniniams daiktams“?

Nė kiek. Jei pervežate komercinį krovinį, viskas turi būti deklaruota kaip komercinis. Po sienos guli dėžė su „vaikiškais drabužiais“, o viduje – brangūs procesoriai. Muitinės skeneriai mato peržiūrą, o jei ne, pasitikrinimo metu bus problema. Geriau viską užrašyti kaip yra, mokėti galbūt šiek tiek daugiau mokesčių už „šiukšles“ negu gauti baudą už bandymą apgaudinėti.

Ar sunku gauti leidimus iš JK pusės?

Paprastai ne, jei esate legalūs. Tačiau atkreipkite dėmesį į tai, kas išvyksta iš JK – tai turi būti deklaruojama britų sistemose (Exiting Manifest). Kai kurie mažesni vežėjai tuo nesirūpina, kol nepasiekia sienos, tada prasideda skambutiai. Profesionalios firmos tai padaro automatiškai, todėl jums nereikia galvoti apie „CHIEF“ ar „CDS“ sistemas.

Pinigai, kainos ir biudžetas

Kiek vidutiniškai kainuoja perkėlimas iš Londono į Vilnių?

Kainos svyruoja kaip oras. Mažam biurui (pvz., 3-4 darbuotojams, 15-20 m³) galite tikėtis nuo 2500 iki 4000 svarų sterlingų. Tai įskaitant packingą ir iškrovimą abiejose pusėse. Jei turite daug technikos ar specialaus baldų, kaina šokteli. Neapsimokės rinktis pigiausią pasiūlymą, kuris neįtraukia visko – papildomai aptarnavimas vietos gali būti 100 svarų per valandą.

Ar yra paslėptų mokesčių, kurie gali užklupti?

Žinoma, visada yra. Muitinės mokestis (jei įrenginiai naudoti, gali būti nulis, bet tikrinimas kainuoja), fermo mokestis (terminal handling charge) uoste, ir mokesčiai už uždelstą grąžinimą paletėms (jei naudojate keičiamąjį pakrovimą). Visada klauskite, ar kaina yra „all in“ arba „from to“. Dažniausiai „from to“ reiškia, kad už iškrovimą Lietuvoje teks mokėti atskirai vietos firmoms.

Kaip galima sutaupyti neprarandant kokybės?

Nuoiminkite baldus pači. Darbuotojai gali padėti supakuoti asmeninius daiktus, tai taupo laiką. Taip pat, jei galite laukti, derėkitės su vežėjais dėl „backload“ – tada kaina gali kristi 30 proc., nes jie tiesiog grįžta tuščiomis. Bet biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai turi būti prioritetas, o ne šimto svarų taupymas, jei dėl to prarasite savo duomenis.

Ar draudimas būtinas, ar tai tik papildomas uždarbis?

Būtinas, vienareikšmis. Kelyje gali nutikti bet kas – nuo avarijos iki gaisro. Žinau vieną istoriją, kai vairuotojas užmigo ir važiavo į priekį (sustojęs automobilis), visa biuro įranga buvo sunaikinta. Be draudimo biurtui tai būtų buvę bankruptcy. Įsitikinkite, kad draudimas dengia ne tik transportą, bet ir krovinį, ypač jautrią techniką.

Kokia taisyklė formuojant kainą?

Pagal tūrį (kubinius metrus) arba svorį – kas didesnis. Dažniausiai biurai turėtų orientuotis į tūrį, kadangi baldai užima daug vietos. Tiesą sakant, daug kas priklauso nuo prieigos prie jūsų biuro. Ar reikia naudoti liftą? Gal tenai sunkiavežimis neprivažiuos? Tai viskas – „access“ mokestis. (Tiesa, paskaičiuoti gali būti sudėtinga prieš akis, bet mes stengiamės būti sąžiningi).

Dėžės, kompiuteriai ir kiti daiktai

Kas dėžės turi būti, ar galiu naudoti savo?

Galite, bet tik jei jos tvirtos. Buvau mačiau, kaip senos prekybos centro dėžės išslydo nuo paletės ir viskas suskilo. Tvirtos, dvigubos sienelės dėžės yra būtinos. Dauguma firmų jas parduoda arba nuomoja. Naudoti „Lidl“ dėžes brangioms knygoms ar serveriams – tai tiesiog klaustinas protas.

Ar turėčiau pasirūpinti pakavimu ar įmonė tai padaro?

Jei norite išlaikyti protą, palikite tai jiems. Profesionalų pakavimas („full packing service“) apima ne tik dėžių statymą, bet ir apsauginį plėvelių naudojimą ant baldų. Žinote, kiek laiko užtrunka surinkti „Ikea“ spintelę? Gerai, o išardyti ją be pažeidimų? Darbas. Leiskite specialistams tai daryti, jie turi įrankius ir įgūdžius.

Kaip elgtis su serveriais ir duomenų saugyklomis?

Čia ypač svarbu. Visada darykite pilną backup (atsarginę kopiją) prieš išjungiant. Duomenys brangiau už techniką. Pervežant serverius reikia specialių dėžių su šoku absorberiais. Nerekomenduoju į juos kišti į tą pačią mašiną kaip į stalų su kavinės puodeliais. Jei duomenys dingna, biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai taps mažiausia jūsų problema.

Kas su tais dalykais, kurie nepatalpinami į dėžes?

Tai pakabinamos spintelės, didžiuliai staliukai, sofos. Jos turi būti išardomos arba suvyniojamos į „blanket“ apsaugas. Jei to nebus padaryta, atsiras įbrėžimų, dėžių pėdsakų. Kartais klientai sako: „Nesvarbu, senas biuras“, bet atvykus į naują vietą visi sužiūri, ką atsigabeno. Vizualinis vaizdas darbuotojams taip pat svarbus.

Ar galima vežti chemines medžiagas (tušus, valiklius)?

Taip, bet ribotai. Yra nurodymai (ADR), kiek leidžiama vežti pavojingų medžiagų be specialaus leidimo. Paprasti biuro tušai ar valymo priemonės gerai, bet tušinukai su kasetėmis gali būti laikomi degiais. Geriau juos susidėti atskirai ir pažymėti, kad vairuotojas žinotų, kas ten degina odoje, jei dėžė plynęs.

Kur klaidų daroma dažniausiai

Ką daryti, jei mašina sugenda pusiaukelėje?

Tada jūsų draudimas arba techninė pagalba turi veikti. Geros kompanijos turi 24/7 pagalbą. Būna, kad tiesiai ties Folkestone užsidega stabdžių diskas, ir stovi 4 valandas. Tokiu atveju reikia perskambinti klientui ir pasakyti tiesą: „velnias, užstrigome“. Klientas turi žinoti ankstyviau, nei jam reikės tuos serverius.

Ar dažnai dingsta kroviniai?

Išskirtinai retai, jei pasirinksite patikimą firmą. Tačiau esu girdėjęs istorijų apie mažas, nelegalias firmas, kurios pasiima išankstinį apmokėjimą ir dingna. Tada tik policija gali padėti, bet viltis maža. Tikrinkite apžvalgas, istoriją. Jei įmonė egzistuoja tik 3 mėnesius ir siūlo nuolaidą 50% – tai pavojus signalas.

Ar galima atiduoti raktaus ir dėžių vairuotojui?

Nerekomenduoju. Viską iškraunami darbuotojų arba mūsų komandos, kurios sužino, kas yra kur. Vairuotojas užkrauna, važiuoja, iškrauna. Jis neprivalo žinoti, kas yra tame rate, pažymėtame „FINANSAI“. Saugumas darbe yra svarbus, todėl atsakingus asmenis geriau palikti kontroliuoti procesą abiapus.

Kaip išsirinkti pervežimo įmonę Lietuvoje ar UK?

Žiūrėkite ne į svetainės dizainą, o į reviews (atsiliepimus). Jei matote, kad visi skundžiasi dėl pažeistų daiktų – bėkite. Taip pat klauskite, ar jie turi savo techniką ar tik tarpininkauja. Tarpininkai dažnai nežino, kas vyksta su kroviniu realiame laike. Asmeniškai pasitikiu tiems, kurie turi „ilgą nosį“ (kaip ir aš) šioje rinkoje.

Ar verta sudaryti detalią sutartį?

Absoliučiai taip. Žodinis pasižadėjimas „nepames“ nieko nevertas rašte. Sutartyje turi būti nurodytos datos, kaina, draudimo suma, ir kas atsitinka, jei krovinys atkeliauja vėliau. Jei įmonė atsisako rašyti sutarties, tikėkitės problemų. Tai apsaugo ne juos, o jūsų verslą.

Kas daryti, jei darbuotojai nenori supakuoti asmeninių daiktų?

Tai klasika. Reikia pranešti, kad jei dalykas nepakuotas, jis nekeliamas. Niekas nekelia atvirų pupelių ar dėžių su indais. Turime būti griežti, kad nebūtų nuliūdę veidai pirmadienį ryte. Darbuotojai dažnai pamiršta, kad mes ne jų namų šeimininkai, o logistika.

Viskas sugalvojau per šiuos metus, matant krizę po krizės. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trukdžiai yra įmanomas tik su kantrybe ir gerais planais. Nereikia tikėtis stebuklų, reikia tikėti procedūroms ir patikimiems žmonėms. Pasirūpinkite dokumentais iš anksto, nesąžiningiems vežėjams sakykite „ne“, o savo darbuotojus informuokite laiku. Tada viskas nueis sklandžiai, o pirmasis darbo diena naujoje vietoje bus linksma, o ne stresinė.