Biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas garantuotas

Dirbu šioje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK niekada nebuvo paprastas, o po „Brexit“ jis tapo dar sudėtingesnis. Dažnai klientai klausia, kaip užtikrinti, kad verslas nestotų, o atsakymas paprastas: viskas priklauso nuo plano ir partnerių. Mes stengiamės, kad biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas garantuotas būtų ne tik pažadas, o realybė, nors keliai kartais suka nepageidaujamus vingius. Svarbiausia yra suprasti, kad tai ne tik fizinis daiktų pernešimas, bet ir dokumentų, muitinės bei logistikos valdymas. Jeigu viską suplanuojame iš anksto, problemų neturėtų atsirasti (nors, žinoma, gyvenime visada būna išlygų).

Kas pasikeitė su muitinės ir dokumentais po „Brexit“?

Ką reiškia „Brexit“ mano perkėlimui?

Na, reiškia, kad anksčiau buvo tiesiog įvažiuodavai ir važiuodavai, o dabar reikia krūvos popierių. Biuro perkėlimas iš UK dabar yra tarptautinė operacija, kuriai reikalingi eksporto ir importo dokumentai. Jeigu jūsų vadybininkas sako, kad „nieko neprireiks“, bėkite kitur, nes jis meluoja arba nežino ką daro. Muitinės tikrinimai gali užtrukti, o jei trūksta vienos parašo, gali tekti stovėti pasienio punkte valandų valandas.

Ar man tikrai reikia muitinės brokerio?

Beveik visada taip. Yra retų atvejų, kai įmonė pati turi leidimus, bet tai dažniau būna didelės korporacijos. Mažesniam verslui brokeris būtinas, nes jis užpildo deklaracijas. Pats bandžiau kartą padaryt be jo (prieš daug metų), tai buvo košmaras. Geriau pasamdyti žmogų, kuris žino tų formų numerius nei mokytis iš naujo, kai sunkvežimis jau stovi.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Paprastai tai trunka kelias valandas, jei dokumentai tvarkingi. Bet esu matęs atvejų, kai užtrukdavo ir dvi dienas dėl klaidingai nurodyto svorio ar prekės kodų. Biuro perkėlimas iš UK gali būti sustabdytas jeigu muitininkas užklausia papildomų patvirtinimų. Geriausia tur�ti visus inventorius sąrašus paruoštus elektroniniu pavidalu iš anksto.

Kas nutinka, jeigu pamiršiu įrašyti kompiuterį į sąrašą?

Tuomet gali būti problema. Muitinė to nemėgsta, nes tai atrodo kaip bandymas įvežti kažką nelegaliai arba vengti mokesčių. Vieną kartą klientas užmiršo pažymėti brangų serverį, teko eiti į paaiškinimus. Geriau įrašyti viską, net senus spausdintuvus, kuriuos ir taip planuojate išmesti, nei rizikuoti.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai gana dažnas klausimas. Techniškai taip, galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo kompanijos turto. Jeigu į krovinią įmesite darbuotojo dviratį ar buitinę techniką, muitinė gali tai užklausti kaip komercinį siuntinį. Biuro perkėlimas iš UK su mišriu kroviniu visada kelia daugiau klausimų nei grynas verslo turtas.

Kokie mokesčiai taikomi importuojant įrangą?

Jei įmonė registruota Lietuvoje (arba kitoje ES šalyje), taikomas PVM importo mokestis. Dažniausiai jį galima apmokėti tiesiog per savo mokesčių deklaraciją, tačiau reikia turėti PVM mokėtojo kodą. Kainos gali šokti, jei nebus teisingai nurodyta prekės kilmė ar vertė. Pasitikėkite, kad įvertinimas atitinka realią rinkos vertę, o ne tai, ką norėtumėte mokėti.

Ar reikia atlikti krovinių patikrą prieš išvežimą?

Stipriai rekomenduoju. Nėra nieko blogiau, nei kai sunkvežimis atvažiuoja į sandėlį, o ten – chaosas. Patikra užtikrina, kad sąrašai atitinka realybę. Esu matęs, kaip viena įmonė bandė pervesti biurą be sąrašo, vėliau teko skambinti klientams ir klausti, kas jiems priklauso. Gėda tiesiog.

Kas daryti, jeigu dokumentuose yra klaida?

Jei pastebite klaidą iki patikrinimo, pataisykite ją iš karto. Jei muitinė pastebi pirmą, gali būti bauda. Atsiprašinėjimas čia nepades. Geriau pasidomėkite, kaip turi būti surašytas EX1 dokumentas (arba koks dabar ten galioja, jie juos keičia dažnai). Tikslumas čia yra raktas.

Ar reikia draudimo muitinės atžvilgiu?

Ne tiesiogiai, bet turi būti krovinių draudimas. Jeigu kas nors dingsta ar sugenda pervežimo metu, draudimas padengs nuostolius. Biuro perkėlimas iš UK be draudimo yra kaip važiuoti be saugos diržų – galima, bet kvaila. Ypatingai kai vežate brangią serverių įrangą.

Kokios sankcijos už neteisingą deklaravimą?

Gali būti nuo paprasto įspėjimo iki didelių piniginių baudų ar net krovinio konfiskavimo (nors tai retai atsitinka su biuro baldais). Muitinės taisyklės nėra žaidimas. Vieną kartą teko matyti, kaip įmonė gavo 2000 eurų baudą už neįrašytas kelias dėžes su popieriumi. Nebuvo verta.

Biuro perkėlimas iš UK: kainos ir biudžeto planavimas

Ar dabar brangiau nei prieš „Brexit“?

Taip, tikrai brangiau. Keltų kainos pakilo, degalai brangesni, o darbo jėgos trūkumas taip pat įtakoja kainas. Biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik tuo atveju, jei biudžetas yra realus. Neklauskite kainų, kurios buvo 2018 metais, jos nebegrįžta.

Kuo apsiriboja kaina apytiksliai?

Sunku pasakyti be žiūrėjimo, bet mažam biurui (2-3 kambariai) tai gali kainuoti nuo 2-3 tūkstančių eurų priklausomai nuo atstumo. Didelėms įmonėms kaina eina į dešimtis tūkstančių. Geriausia kreiptis dėl apskaičiavimo, o ne spėlioti forume.

Ar kainuoja daugiau jei reikia pakalbėti įrangą?

Pakavimo paslaugos visada kainuoja papildomai. Jeigu turite daug smulkių daiktų, verta pasamdyti mūsų komandą, tai greičiau ir saugiau. Kartais klientai sako, „mes patys pakelsime“, o vėliau paaiškėja, kad jų dėžės plyšta. Geriau mokėti už kokybiškas dėžes.

Ar galima gauti nuolaidą?

Viskas aptariama. Jeigu perkėlimas ne skubus ir mes galime suderinti su kitomis siuntimis, gali pavykti sumažinti kainą. Bet neįsivaizduokite, kad nuolsime 50 proc., mums taip pat reikia uždirbti ir užmokėti vairuotojus.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Atstumas, kiek daiktų, prieigos sąlygos (ar reikia kelti į antrą aukštą be lifto), laikas. Jeigu reikia vežti per Kalėjas ar Naujuosius metus, brangiau. O dar tas Londono susisiekimo mokestis (Ulez zona) – jį taip pat kažkas turi sumokėti.

Ar į kainą įeina išmontavimas?

Paprastai ne, tai papildoma paslauga. Mes galime išmontuoti stalus, spintas, bet tai uždirbamas laikas. Jeigu turite savo techniką, galite tai padaryti patys, tačiau tikėkitės, kad montavimas naujoje vietoje užtruks dvigubai ilgiau.

Kas daryti, jeigu biudžetas per mažas?

Turite mažiau vežti arba rasti pigesnį pervežėją (bet rizikuokite). Kartais galima atidėti dalį daiktų ir vežti dalimis. Biuro perkėlimas iš UK gali būti atliekamas etapais, jeigu verslas to leidžia.

Ar yra kokios nors paslėptos išlaidos?

Tik tada, jeigu klientas nepasako tiesos. Pavyzdžiui, sako, kad yra 10 dėžių, o iš tikrųjų – 50. Arba sako, kad prieiga lengva, o sunkvežimis netgi negali užvažiuoti prie pat durų. Tuomet reikia samdyti rankų kraną arba nešiką.

Ar reikia mokėti už pažangą?

Dažniausiai ne, imame mokestį tik už atliktą darbą. Tačiau jei reikia rezervuoti keltą arba sandėlį ilgam laikui, gali būti reikalaujama avansas. Tai standartinė praktika.

Ar paskutinis momentas užsakymas brangiau?

Taip, labai brangiau. Jei skambinate rytoj vežti, turime brauti žmones iš kitų darbų. Planuokite bent mėnesį iš anksto, o dar geriau – du.

Techninė įranga, baldai ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai vežti serverius?

Tai pati svarbiausia dalis. Serveriai turi būti išjungti (tikrai tikrai išjungti, ne miego režime), užfiksuoti korpuse. Esu matęs, kaip vienas klientas vežė įjungtą serverį, važiavęs ant bumpų... stebuklas, kad kas nors neužsidegė. Reikia specialių dėžių su putomis.

Ar galima vežti vitrinas?

Galima, bet tai rizikuota. Stiklas yra jautrus. Geriausia išimti stiklus ir juos vežti atskirai, pažymėjus. Jeigu vitrina didelė, reikės specialios technikos pakrovimui. Neklauskite, ar galima ją pastatyti gultais krovinyje – negalima, sugrus.

Kaip elgtis su popierinėmis dokumentais?

Jei jums dar reikia fizinės archyvos, tai problema. Popierius sunkus ir drėgnas. Geriausia viską supakuoti į tvirtas dėžes, uždaryti lipnia juosta. Jeigu galima, nuskaitykite viską ir išmeskite – taip sutaupysite daug vietos ir pinigų.

Ar reikia išpilti vandens iš kavos aparato?

Būtinai. Vieną kartą teko valyti krovininį, nes kas užmiršo išpilti vandeną iš vandens dispenserio. Viskas buvo pilna drėgmės. Biuro perkėlimas iš UK turi būti sausas, kitaip sugadinsite baldus.

Kaip pakuoti kompiuterius?

Geriausia originaliomis dėžėmis, jeigu jų dar turite. Jei ne, tinka bubbl wrap (putplasčio vata) ir stiprios dėžės. Monitoriai turi būti apvynioti labai gerai, nes jų ekranai lengvai sužalojami.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tik jei jie nėra saugomos rūšys. Tiesa, pervežimas per kanalą gali būti šaltas, o augalams tai nepatinka. Be to, muitinė gaišti dėl žemės, kurioje jie auga. Dažniausiai klientai palieka augalus senajame biure arba dovanoja kolegoms.

Kas daryti su baldais, kurie nebebeatitinka standartų?

Jei jau supirkote naujus, senus išmeskite arba parduokite. Nėra jokios prasmės vežti sulūžusią kėdę per visą Europą. Tai tik siausia vietą ir kainos.

Ar montuojate baldus naujoje vietoje?

Taip, tai mūsų darbas. Atvežame, iškrauname, surinkime. Tačiau jei baldai yra „IKEA“ tipo, kurie buvo išmontuoti dešimt kartų, gali būti, kad jie jau nesurenkamas. Būkite pasiruošę, kad kažkas gali nulūžti.

Kaip apsaugoti grindų dangą pervežimo metu?

Mes naudojame specialias apsaugines kilimėles ir kartoną. Jeigu savo patalpose norite išlaikyti grindas švarias, pasirūpinkite iš anksto. Vairuotojai su didžiuliais batais ne visada gali būti taip švarūs, kaip norėtumėte.

Ar saugu vežti brangų meną?

Reikia ypatingo draudimo ir galbūt kuratoriao paslaugų. Paprasti pervežėjai gali neįvertinti tapybos vertės. Geriau tokias dalykas patikėti specialistams, o ne įprastam biuro perkėlimui iš UK.

Praktiniai klausimai apie procesą ir trukmes

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės įnešimo gali užtrukti nuo savaitės iki kelių mėnesių, priklausomai nuo pasiruošimo. Patys pervežimas (važiavimas) trunka 2-4 dienas, tačiau dokumentų rengimas ilgiau.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Taip, tai netgi geriau, kad verslas nestotų. Tačiau užsidarykite, kad savaitgaliais dirbantys vairuotojai gali kainuoti brangiau. O dar jei reikia įleisti sunkvežimį į miesto centrą savaitgalį, gali reikti speciali leidimas.

Kas daryti, jeigu sunkvežimis užstringa?

Tai retai nutinka, bet jeigu užstringa dėl techninių priežasčių, mes siunčiame pagalbą. Jeigu dėl blogų kelių (kažkas buvo Lenkijoje), tai tiesiog laukiame. Esu matęs, kaip kelią uždaravo protestuotojai – ten nieko nepadarysi.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Duodame nuorodą į GPS stebėjimą. Tačiau nebučkite vairuotojų kas pusvalandį, jie turi vairuoti. Jeigu jų nebus kontaktinio ryšio porą valandų, nepanikuokite, gali būti, kad tiesiog miega arba važiuoja be signalo (kalnuose arba tuneliuose).

Ar dirbate su mažomis įmonėmis?

Žinoma, dirbame su visais. Nors dideli projektai įdomesni, mažų įmonių biuro perkėlimas iš UK taip pat svarbus. Dažnai mažos įmonės yra labiau rūpestingos dėl savo daiktų.

Ką daryti su atliekomis prieš išvykstant?

Nesivežite šiukšlių. Tai paprasčiausia taisyklė. Anglijoje yra tvarkos, kaip atsikratyti baldais, pasinaudokite ja. Mums mokėti už šiukšlių pervežimą nėra labai smagu.

Ar reikia pranešti naujojo biuro apsaugai?

Taip, būtinai. Niekas nenori, kad kelių tonų sunkvežimis užstotų prieš vartus ir negalėtų įvažiuoti. Sutarkite iš anksto, kur jis galės stovėti.

Kas vyksta, jei pasirodo, daugiau daiktų nei planuota?

Tada tenka mokėti už papildomą vietą arba antrą sunkvežimį. Geriau iš anksto pasakykite tiesą. Mes esame lankstūs, bet ne stebukladariai – į 20 kubinių metrų sunkvežimį neįspaus 30 kubinių.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Chemikalai, dažai, valikliai – tai pavojingos medžiagos. Reikia specialių leidimų. Dažniausiai klientams patariame nusipirkti naujas vietoje, nei važiuoti su degiomis medžiagomis per kanalą.

Kaip apmokėti paslaugas?

Įprasta – 50 proc. avansas, likę – atlikus darbą. Galima ir su sąskaita faktūra, jeigu esate didelis klientas su sutartimi. Bet pinigai turi būti prieš tai, kai atiduodame raktus nuo sandėlio.

Ar turite atsiliepimų?

Turime, bet nieko nerašysiu čia, kad nebūtų kaip reklama. Paklauskite buvusių klientų patys. O jei randate blogą atsiliepimą, perskaitykite ir kontekstą – kartais klientai būna per daug reikalaujantys.

Ar garantuojate, kad niekas nesuges?

Garantuoti 100 proc. negali niekas, netgi ginkluotosios pajėgos. Bet mes darome viską, kad taip neatsitiktų. Girdėjau istorijų apie kitas firmas, kurios „dingdavo“ visus krovinius, tai mums tokia reputacija nereikalinga.

Ar reikia mums būti vietoje išsikraunant?

Pageidautina, kad būtų atsakingas asmuo. Jeigu negalite būti, paskirkite darbuotoją, kuris žino, kas yra kas. Niekas nenori rasti biuro pietų metu, kai viskas jau išnešta.

Ką daryti, jei naujame biure nėra liftas?

Tai problema. Nešikai kainuoja. Jeigu yra daug sunkių dalykų, reikia planuoti iš anksto, galbūt nuomoti kėlimo platformą. Nešioti sofas 5 aukštų laiptais nėra juokinga.

Ar galiu pasitikėti savo daiktais vairuotojui?

Jūsų daiktai bus užrakinti. Vairuotojai dirba mums jau metus, jie patikimi. Bet vis tiek patariu brangiausius dalykus (nešiojamus kompiuterius, piniginus) pasiimti su savim į keleivinį automobilį.

Kas nutinka, jei atšaukiate perkėlimą paskutinę minutę?

Tada prarandate avansą, nes mes jau esame rezravę laiką ir techniką. Verslas yra verslas. Biuro perkėlimas iš UK nėra vestuvės, kurios galima atšaukti be pasekmių.

Kaip sujungti internetą naujoje vietoje?

Tai ne mūsų darbas, bet patarimas – susisiekite su tiekėju mėnesį iš anksto. Be interneto šiandien biuras nebebiuras. Nereikia laukti, kol atvešime kompiuterius, tada jau bus per vėlu.

Ar verta viską daryti paties?

Jei turite daug laisvo laiko, stiprių nugarų ir norite gyventi stresse – kodėl gi ne. Bet jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas garantuotas, geriau pasamdyti mus. Mums jau įdomiau šnekėtis su klientais apie verslą nei nešti dėžes su popieriumis.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas yra apie planavimą ir pasitikėjimą. Nors biuro perkėlimas iš UK gali atrodyti kaip kalnas užduočių, su gerą komanda jis tampa tiesiog darbu, kurį reikia atlikti. Svarbiausia yra neslėpti informacijos ir būti sąžiningam su savo pervežėju. Jei viską padarysime teisingai, tą pirmadienį rytą jūsų komanda galės atsisėsti prie savo stalų naujoje vietoje ir tęsti darbelį be jokių didelių nepatogumų. O jei kas nors kliaups – visada pasirūpinsime, kad būtų ištaisyta kuo greičiau.