Biuro perkėlimas iš UK: be papildomų sąnaudų – praktinis vadovas nuo veterano

Dirbu šitoje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – „Brexit“ viską sukeitė aukštyn kojom. Anksčiau biuro perkėlimas iš UK buvo tiesiog klausimas apie tai, kiek dėžių reikės ir kada vairuotojas atvyks pietų metu. Dabar čia tikras mazgas su dokumentais, muitinėmis ir staigiais papildomais mokesčiais, apie kuriuos niekas nedrįsta pasakyti iš anksto, kol užduoda klausimą. Dažnai klientai ateina su mintimi, kad viskas kainuos penkias šimtus svarų, o pabaigoje sužino, kad reikia skirti dukart daugiau. Aš čia ne tam, kad išgąsdinti, o pasakyti tiesą kaip yra. Jeigu viską suplanuoti teisingai, žinoti, kur gali slėptis pavojai, biuro perkėlimas iš UK gali būti atliktas be tų erzinančių papildomų sąnaudų, bet tai reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Kalbėsim apie tai, kaip išvengti bėdų, kuriuos aš pats mačiau ne kartą.

Pasiruošimas ir planavimas: kada pradėti rūpintis dokumentais?

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš UK?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Ne, aš nepersakoju. Vieną kartą matęs esu, kai klientas skambino pirmadienį ir norėjo važiuoti penktadienį. Atrodo paprasta, jei turi tik kelias dėžes, bet biuras tai ne tik dėžės. Čia yra technika, baldai, dokumentai. Be to, dabar reikia laukti muitinės patvirtinimų, kurie gaišta laiką. Jei norite biuro perkėlimas iš UK vyktų sklandžiai, pradėkite rašyti inventoriaus sąrašą iš karto. Ilgai laukti muitinės sprendimo nėra smagu, ypač kai jau visi parengti.

Ar tikrai svarbus inventoriaus sąrašas, ar galiu tiesiog „apie tai“ parašyti?

Sąrašas yra svarbiausias dalykas. Negalima tiesiog parašyti „biuro daiktai“ vienoje eilutėje. Muitinės pareigūnai to nemylės. Būtina nurodyti, kas kas yra: kompiuteriai, stalai, kėdės, netgi viršeliai. Tarkim, jei turiu 10 kompiuterių, turiu parašyti marškinėlius, serijinius numerius (jei įmanoma), apytikslę vertę. Jei parašysite netiksliai, gali tekti mokėti baudą arba pristatyti viską atgal. Geriau praleisti valandą ir viską užrašyti, nei vėliau verkti prie sandėlio vartų.

Ar verta rūpintis draudimu, ar tai tik pinigų švaistymas?

Nesivaikščiokite aplink vandens. Draudimas būtinas. Žinoma, visiems atrodo, kad „su mumis nieko nepasiks“, pervežame tūkstančius kilometrų ir nieko neįvyksta. Bet aš mačiau, kaip vairuotojas užkliuvo ant ledo Vokietijoje ir visa krovininė nuvažiavo į griovį. Kas tada? Jei neturite draudimo, prarandate viską. Užtikrinkite, kad draudimas dengtų ne tik vagystę bet ir fizinius pažeidimus. Biuro perkėlimas iš UK yra rizikingas be apsaugos, tai investicija į jūsų ramybę.

Ką daryti su dokumentais, juos vežti su savimi ar siųsti?

Geriau vežti su savimi asmeniniu transportu, jei kiekis nedidelis. Jeigu tenka vežti archyvus sunkvežimiu, tai tada būtinai uždėkite antspaudus. Muitinės dokumentus retai kadaž kas tikrina, bet jei kils abejonių dėl kontrabanda ar kažko panašaus, greitai gali būti problema. Dar kartą primenu, asmeniniai dokumentai visada pas vairuotoją arba vadovo rankinėje lagamine. Nesiunčiate jų kaip paprasto krovinio.

Ar galima taupyti ant dėžių?

Galima, bet aš nerekomenduoju. Naudojamos dėžės turi būti stiprios. Neklauskite, kiek kartą mačiau, kaip sugriūva dėžės su svarbiausia technika, nes kažkas norėjo taupyti dešimt svarų ir paėmė senas kibirus iš parduotuvės už maisto. Pirktite naujas, stiprias dėžes. Jų kaina palyginti su tuo, ką galite prarasti, yra niekas. Biuro perkėlimas iš UK ne vien apie kelią, bet ir apie tai, kaip dalykai padėti vieni ant kitų.

Brexit ir muitinė: kodėl viskas tapo sudėtinga?

Ar dabar reikia mokėti PVM ar mokesčius už biuro perkėlimą iš UK?

Techniškai, jei perkeliate savo nuosavybę, kurią naudojote verslui, ir tęsiate verslo veiklą, galima taikyti nulinę PVM tarifą. Tai vadinasi „Intra-Community Supply“ arba panaši procedūra, bet iš trečiosios šalies (JK) dabar reikia deklaruoti importą. Jei visus dokumentus užpildysite teisingai, mokesčių neteks mokėti. Bet jei pamiršite nurodyti kodą ar klaidingai nurodysite vertę, mokesčius teks mokėti, o tada jau niekas to negražins. Būkite dėmesingi su tuo.

Kas yra EORI numeris ir ar jis man reikalingas?

Be EORI numerio niekur nepraeisite. Tai jūsų identifikavimo kodas, kuris leidžia bendrauti su muitinės sistemomis. Jį gausite per keletą dienų (Lietuvoje labai greitai elektroniniu būdu). Be jo krovinys tiesiog stovės sienoje. Vieną kartą teko laukti savaitę, nes klientas užmiršo susirūpinti tuo iš anksto. Negalima pradėti biuro perkėlimas iš UK be šio numerio, tai kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo.

Kas dėl TIR karneto, ar jis reikalingas?

TIR karnetas naudojamas tarpininkavimo atvejais, kai krovinys keliauja per šalis be muitinės tikrinimo. Jei biuro perkėlimas iš UK vyksta tiesiai į Lietuvą ir nėra planuojama važiuoti per Baltarusiją ar kitas ne ES šalis, TIR gali būti per didelis prabangos ratas. Paprastai pakanka paprasto eksporto ir importo deklaravimo. TIR gali apsimokėti tik tada, jei keliaujate labai toli arba turite labai daug tarpinių sustojimų, bet paprastam biurui tai nereikalinga.

Ar galima keliauti per Kalė (Eurotunelį) ar geriau per uostus?

Abu variantai turi savų privalumų, bet Eurotunelis dažnai greitesnis, jei nėra eilių. Tačiau ten griežtesni tikrinimai dėl migrantų problema. Uostuose (Doveris, Hull) taip pat gali būti eilių, ypač po „Brexit“. Aš asmeniškai dažniau renkuosi uostus, nes ten lengviau suformuoti krovininį, kai yra daugiau laisvos vietos, bet vėlgi, viskas priklauso nuo to, iš kurio JK regiono važiuojate. Jei esate šiaurėje, geriau važiuoti į Niukaslą ar Iminghemą.

Ką daryti, jei muitinė užklauso apie kokią keistą detalę?

Nieko neslėpkite. Jei tenka keistas, senas serveris, kuris atrodo per senas, tik paaiškinkite, kad tai tinklo įranga. Muitininkai mato daugybę dalykų, jei bandysite meluoti, jie tuojau pajus. Geriau paprašyti jų patikrinti ir užduoti klausimą, negu bandyti išsisukti. Tiesiog būkite nuoširdūs. Aš pats kartais nežinau, kaip pavadinti keistą metalo gabalą, tai tiesiog rašau „metalų atliekas“ ar panašiai.

Transportas ir logistika: kaip užtikrinti, kad krovinys atvyks?

Kokį transportą pasirinkti – 3.5 tonos sunkvežimį ar didesnį?

Jei daugiau kaip 10–12 europaletės, geriau imti didesnį sunkvežimį. 3.5 tonos sunkvežimis lengviau valdomas, bet jame telpa mažiau, o vairuotojui tenka daugiau važiuoti. Jei biuro perkėlimas iš UK didelis, tai 3.5 tonos mašina gali tapti brangiu malonumu dėl daugybės kelionių. Be to, dideliame sunkvežimyje daiktai geriau užfiksuoti ir mažiau juda važiuojant.

Ar vairuotojai padeda krauti ir iškrauti?

Įprasta praktika, kad vairuotojas padeda, jei tai yra vienas vairuotojas su sunkvežimiu. Tačiau jis nėra krovikas. Jei turite labai sunkus spintas ar reikia išnešti daiktus iš 5 aukšto be lifto, reikės samdyti pagalbininkų vienoje ar abiejose pusėse. Neklauskite vairuotojo nešti 100 kilogramų seifų, jis gali tiesiog atsisakyti dėl sveikatos. Susitarkite iš anksto, kas ką daro.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Įprastai tai trunka apie 3–4 dienas. Priklauso nuo oro sąlygų, eismo ant M25 kelio (ten visada yra eilės) ir laukimo laiko uoste arba prieš tunelį. Žiemos metu gali užtrukti ilgiau. Planuokite savo darbą taip, kad turėtumėte rezervą vienai dienai. Niekada nežinai, kas gali atsitikti kelyje – aš mačiau viską, nuo padangų plyšimo iki ugnies kelyje.

Ar saugu vežti brangią technika (serverius, tiražus)?

Technika turi būti užpakuota ant smėlio (putplasčio). Negalima tiesiog padėti kompiuterio ant grindų. Jei kalbame apie serverius, geriau juos išjungti ir fiksuoti lentynose. Aš nerekomenduoju vežti jų be specialių dėžių. Paprastai biuro perkėlimas iš UK įtraukia ir IT įrangą, tai čia reikia būti labai atsargiam. Vienas smūgis ir viskas baigta.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Dėl „tachografų“ ir poilsio laiko, vairuotojai negali tiesiog važiuoti 24 valandas. Jei jis pavėluoja dėl eismo ar techninio gedimo, tai nėra jo kaltė. Turite žinoti jo numerį ir sekti, kur jis yra. Nereikia skambinti jam kas valandą ir klausti „kur tu esi“, jis negali važiuoti greičiau negu leidžia įstatymai. Kantrybė čia raktas.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma įmonių siūlo GPS sekimą, bet ne visada jis tikslus arba veikia visur (pvz., tunelyje signalą praranda). Bet dažniausiai galite matyti, kur mašina yra. Tai padeda susiplanuoti, kada reikės būti sandėlyje iškrauti. Nenustokite, jei rodo, kad mašina stovi vietoje valandą – gali būti, kad vairuotojas tiesiog pietauja.

Kainos ir sutartys: kaip išvengti nemalonių staigmenų?

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų pervežėjų?

Nes visi duoda skirtingas paslaugas. Vienas kaina gali būti „nuo“, bet neįtraukti keltų bilietų, kito gali būti viskas įskaičiuota. Tas, kas siūlo pernelyg pigią kainą, gali taupyti ant degalų arba vairuotojų atlyginimo, o tai pasireiškia lėtesniu darbu arba blogesniu požiūriu į jūsų turtą. Geriau pasirinkti vidutinę kainą su aiškia sąskaita.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos aš nežinau?

Žinoma, yra. Pavyzdžiui, laukimo mokestis, jei vairuotojas turi laukti ilgiau nei 1 valandą prie iškrovimo vietos. Arba mokestis už „liftą“ (naudojant hidraulinę kėdę). Jei jūsų biuras yra 4 aukšte be lifto, tai bus papildoma kaina. Užklausdami kainos, visada klauskite „kas įeina į šią kainą?“.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėliojimo?

Dauguma įmonių nori gauti avansą (20–50%) arba sumokėti iš karto po atvykimo. Retos sutinka siųsti sąskaitą-faktūrą su apmokėjimo terminu 30 dienų, jei tik nesate didelis, patikimas klientas. Pirmą kartą dirbant su įmone, reikia būti pasiruošusiam mokėti iš karto.

Kas nutinka, jei aš atšauksiu paslaugą paskutinę minutę?

Tada prarasite avansą arba turėsite mokėti baudą. Vairuotojai jau planuoja savo maršrutus, keltų bilietai jau nupirkti. Negalima tiesiog pasakyti „važiuoti nereikia“ dieną prieš išvykstant. Sutartyje visada būna punktai apie atšaukimą, juos perskaitykite.

Ar verta imti „Viskas įskaičiuota“ pasiūlymus?

Dažnai taip, tai sutaupo nervų. Tuomet nežinote, kiek kainuoja keltas ar kuras, bet tau tas nebe rūpi. Jeigu biuro perkėlimas iš UK jums pirmą kartą, imkite viskas įskaičiuota variantą. Taip išvengsite situacijos, kai turi mokėti papildomai už keltą, kurio kaina padidėjo 20 svarų.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima, bet ne iki begalybės. Jei turite didelį krovinį, gali paklausti nuolaidos. Tačiau jei kaina jau ir taip žema, toliau spausti neverta – gali prasti paslaugos kokybę. Aš pats dažnai sakyčiau, kad geriau pridėti šimtą svarų ir būti ramu.

Specifinės situacijos ir problemų sprendimai

Ką daryti su biuro augalais, ar juos verta vežti?

Augalų vežimas yra sudėtingas dėl kauptuvų ir ligų. Reikalingas fitosanitarinis pažymėjimas, kurio gauti yra nervu vargantis procesas. Dažniausiai geriau juos atiduoti kolegoms arba padovanoti ir nusipirkti naujus Lietuvoje. Nėra verta taupyti ant augalo, kuris gali būti sulaikytas muitinėje ir sunaikintas.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai negalima, tai yra maišytas krovinys. Asmeniniai daiktai turi būti deklaruojami kaip „perkeliamas turtas“, o biuro kaip „prekės“. Muitinėje tai gali sukelti chaosą. Jei turi keletą dėžių asmeninių daiktų, geriau juos išsiųsti atskirai kaip siuntą arba vežti su savimi asmeniniu automobiliu.

Kas dėl pavojingų medžiagų (dažai, chemija)?

Tai yra griežtai reguliuojama. Dažai, lakai, valikliai turi būti pakuočiami atitinkamai prieš gaisrines normas. Negalima tiesiog mesti dažų dugne. Jums gali reikėti specialios dokumentacijos (MSDS). Aš nerekomenduoju vežti tokių dalykų, jei ne būtina, paprasčiau nusipirkti naujus.

Ar saugu vežti ginklus ar buitinę techniką?

Ginklai – absoliučiai ne, be specialių leidimų, tai baigsis kalėjimu. Buitinė technika (šaldytuvai, skalbimo mašinos) gali būti vežamos, bet reikia užtikrinti, kad jose nėra vandens (šaldytuve) ir kad jos yra užfiksuotos, kad nenulistytų. Šaldytivai turi būti išjungti bent 24 valandas prieš krovimą, kad susiformuotų gruntas (taip, aš kartais pamirštu šį žodį – tai tas žodis, kai ledo gauba).

Ką daryti, jei biure yra vertingas meno kūrinių?

Jums reikės specialios vertinimo apžiūros ir tikriausiai specializuoto pervežėjo. Paprastas vairuotojas tiesiog nėra pasiruošęs gabenti paveikslus ar skulptūras. Draudimas tokiam dalykui taip pat gali būti brangesnis. Geriau pasitarti su draudikui iš anksto.

Ar galima organizuoti perkėlimą savaitgaliu?

Galima, tai kainuos brangiau. Vairuotojai dirba pagal grafiką, o savaitgalis yra poilsis. Jeigu jums būtina, kad viskas būtų padaryta sekmadienį ryte, reikės sumokėti papildomai už viršvalandžius arba skubos mokestį. Planuokite darbo dienomis.

Kaip elgtis, jei krovinys sugadintas atvykus?

Nesirašykite priėmimo-priėmimo akto (CMR), jei pastebėjote žalą. Reikia susirasti pažeidimus tiesiogiai prie vairuotojo, padaryti nuotraukas ir užrašyti pastabas į dokumentus. Jei pasirašysit, kad viskas tvarkoje, vėliau niekas nieko neduos. Tas yra svarbiausias dokumentas ginčuose.

Ar reikia rūpintis sandėliavimu Lietuvoje iš anksto?

Jei dar neturite patalpų, taip. Reikia susitarti dėl laikino sandėliavimo. Mūsų įmonė gali padėti rasti vietą, bet geriau tai padaryti patys. Krovinys negali būti paliktas gatvėje arba sunkvežimyje ilgam laikui, nes vairuotojas turi važiuoti toliau kitu užsakymu.

Kokios pagrindinės klaidos, kurias daro klientai?

Pagrindinė klaida – laiko stoka. Žmonės mano, kad viskas įvyks per magiją. Kita klaida – neteisingas inventoriaus sąrašas. Ir trečia – nepakankamas dėmesys pakuotei. Jei išvengsite šių trijų dalykų, jūsų biuro perkėlimas iš UK bus kur kas lengvesnis.

Galite pasakyti, ar biuro perkėlimas iš UK dabar brangesnis negu prieš 5 metus?

Taip, tikrai brangesnis. Kainos kėlėsi dėl degalų, dokumentų pildymo paslaugų ir darbo rankų trūkumo. Bet nėra taip, kad kainos padvigubėjo. Tie, kas dirba efektyviai, išlaiko kainas prieinamomis. Tiesiog reikia dirbti su patikimais žmonėmis.

Išvados

Viskas su tuo biuro perkėlimas iš UK atrodo sudėtinga tik tol, kol pradedi gilintis į detales. Jei pasirūpinsite dokumentais kiekvienam zingsnį ir pasirūpinsite kruopščia pakuote, viskas vyks gerai. Svarbiausia yra nebūti tingiam ir klausti, kai kažko neaišku. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš UK be papildomų sąnaudų yra visiškai įmanomas dalykas, net ir dabartinėje situacijoje. Tiesiog pasitikėkite savo intuicija ir rinkitės tokius partnerius, kurie neduoda tuščių pažadų, o kalba tiesą, kaip aš čia bandžiau padaryti. Sėkmės kelyje!