Biuro perkėlimas iš UK be jokių trukdžių verslo procesui: kaip išlikti protoje

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir, turiu pripažinti, po Brexito viskas pasikeitė. Anksčiau tai buvo tiesiog įkelti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, dabar reikia galvoti apie muitinę, dokumentus ir tūkstančius smulkmenų. Dažnai klientai klausia, kaip padaryti, kad verslas nestotų, o darbuotojai nepaniktų. Sunku užtikrinti tokį biuro perkėlimas iš UK be jokių trukdžių verslo procesui, be jokių nelydėjimų, bet įmanoma, jei viską suplanuoti iki smulkiausių detalių. Tiesą sakant, dažniausiai klaidos daromos ne kelio metu, o pasiruošimo etape, kai žmonės manyje sako "ką čia per daug galvoti".

Dokumentai, muitinė ir tos "mažosios" problemos

Ar tikrai reikia muitinio brokerio?

Be abejo, jis būtinas, nors kai kurie bandys įtikinti, kad spėsite patys. Po 2021-ųjų reikalavimai pasikeitė, ir be teisingai užpildytų EX1 deklaracijų siena nebus perspektyvi. Brokeris žino visus tuos kodus, kuriuos aš pats kartais pamirštu (sąžiningai sakant), be jo, viskas užstrigs Doverio uoste. Geriau mokėti už paslaugą ir gerti kavą, nei stovėti eilėje prie britų pareigūnų ir aiškinti, kas tai per daiktas dėžėje. Tai viena svarbiausių sąlygų, kad biuro perkėlimas iš UK vyktų sklandžiai.

Ką daryti su EORI numeriu?

Jūsų įmonė jį turi turėti, jei norite prekiauti ar bent gabenti turtą. Be šio kodo nei gabenimas, nei importas neįvyks. Užtrunka dieną-dvi jį gauti, tačiau jei nustosite prie sienos be jo, bus per vėlu. Siūlau patikrinti dar šiandien, o ne tada, kai sunkvežimis jau bus pakrautas. Nemanau, kad norite paaiškinti vairuotojui kodėl jis turi grįžti tuščias.

Ar reikia apdrausti krovinių draudimą?

Privalai, nieko nebešnekėkime. Bent jau minimalus, apie 10 tūkstančių svarų vertės. Žinote, anksčiau vienas klientas taupojo ant draudimo... o sunkvežimis užsidegė (negerai, tiesa?). Tenko mums patys ieškoti kaltųjų pusmetį. Geriau sumokėti šimtą eurų daugiau ir miegoti ramiai. Biuro perkėlimas iš UK be jokių trukdžių verslo procesui neįsivaizduojamas be saugumo garantijų.

Kas nutinka jei dokumentai blogai?

Tuomet prasideda naktinės pamergos ir rūpesčiai. Pareigūnai gali nukreipti į sandėlį patikrinimui, o tai kainuoja brangiai. Kartais netgi reikia iškrauti viską ir vėl pakrauti. Vieni šiaip praeina, kiti sustoja už amžinybės. Geriau tikrinti du kartus, nei vieną kartą atsiprašinėti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Galima, bet tai reikalauja atskiro deklaravimo ir mokesčių, jei vertė viršija tam tikrą ribą. Negalima tiesiog užmesti savo dviračio ant biuro stalų ir sakyti, kad tai "kompanijos turtas". Muitinė tai mėgsta patikrinti. Ypatingai jei tarp to yra vyno butelių (žinau, ką darote).

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Jei viskas tvarkoje, tai kelios valandos. Tačiau jei pasibaigia sistema arba ateina keičiamasis darbuotojas, gali užtrukti ir dieną. Esu matęs, kaip dėl vienos blogai parašytos skilties visa kolona stovi. Tenka būti kantriems, nors pats žinau, kaip tai erzina.

Ar galiu vežti elektroniką be sertifikatų?

Techniškai gali, bet jei tai nauja prekė, gali prireikti CE ženklo ar atitikties deklaracijų. Naudotos technikos dažniausiai nereikalauja, bet viskas priklauso nuo užklausos. Vieną kartą mus užkabino dėl senų serverių, teko rodyti pirkimo kvitus. Geriau juos turėti po ranka.

Kas daryl su kontramina?

Jei dėl dokumentų trūkumo krovinys užstrigs, jis bus nuvežtas į sandėlį. Ten reikės mokėti už laikymą (nepigia). Rekomenduoju turėti kontaktą su vietine ekspeditoriaus įmone, kuri greitai gali išspręsti galvos skausmą vietos lygmeniu.

Ar reikia parduoti sandėrio įrangą UK prieš išvežimą?

Greičiau būtų parduoti kaip "nuolaidos", o ne vežti kaip nuosavybę, kadangi mokesčiai gali skirtis. (t.y. jei norite išvengti PVM komplikacijų). Tačiau jei tai jums reikalingi toliau dirbti, tiesiog deklaruojate kaip turto perkėlimą. Pasitarkite su buhalteriu.

Kas jei aš pamiršiu pateikti sąskaitą?

Tai bus problema. Muitinė be sąskaitos neįsivaizduoja prekės vertės. Ji gali nustatyti savo vertę, kuri dažnai būna... tarkime, labai optimistiška mokesčių mokėtojui. Naudokite kelnes su daugiau kišenių arba debesiją.

Baldai, technika ir kaip tai viskas pakuojama

Ar jie pati pakuoja ar aš?

Gali būti abiej variantų. Jei norite sutaupyti, pakuoja patys darbuotojai. Jei norite, kad *biuro perkėlimas iš UK be jokių trukdžių verslo procesui būtų greitas, geriau pasamdyti mūsų krovėjus. Jie žino, kaip uždėti ant vienos plokštės tris stalus, kad neiškritų.

Kuo apvynioti kompiuterius?

Ne laikraščiais, prašau. Nupirkite oro burbuliukų plėvelę. Vieną kartą matęs, kaip monitorius buvo įvyniotas į seną spausdintuvo dokumentą su rašalu... spėkite, kas atsitiko? Dėmės liko visam gyvenimui.

Kas su lentynomis?

Reikia išmontuoti. Negali tiesiog išnešti lentynos su knygomis – ji nulūž per vidurį. Mūsų vaikinai tai išsukia, užžymia ir vėl surinko naujoje vietoje. Tai užtrunka valandą, o ne visą dieną.

Ar saugu vežti serverius?

Labai pavojinga. Geriau juos išjungti ir palikti stovėti mažiausiai valandą prieš išnešimą, kad atvėstų. (čia turiu omenyje, kad jie suka vėsintuvus). Nereikėtų jų kratyti kaip bulvių maišo.

Ar supakuosite ir biuro augalus?

Taip, bet žinokite, kad sunku užtikrinti, kad jie neapvys. Žiemą tranzite gali būti šalta, o vasarą karšta sunkvežimyje. Turime tai omenyje, bet garantijos, kad Orchidėja pražys po kelio dienų... neduosiu.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Kazkas buhalterinėse ar serviso skyriuje turi dažų ar tp. Tai negali būti įprastame krovinyje. Reikia atskiro pavidalo, o nelegalaus krovimo. Aš asmeniškai neleisiu to įsikrauti į savo sunkvežimį.

Ar galima vežti seifus?

Galima, jei tuščiai. Jei pilnas pinigų ar dokumentų, tai reikia apsaugos kompanijos. Taip pat reikia žinoti svorį, nes kranui gali būti per sunkia. Vieną kartą teko laužti grindžias, nes pervertėme sienos keliamąją galą.

Kaip pažymėti dėžes?

tiesiog rašykite "VILNIUS" ar "KAUNAS" ir skyriaus pavadinimą. Nežinau, kodėl žmonės rašo "BUTELIAI" ar "SVARBU". Ką tai reiškia svarbu? Visiems svarbu. Rašykite kas viduje, kad mums būtų lengviau statyti vienoje vietoje.

Ar išsinešiate šiukšles?

Jeigu kalbame apie tuos, kas lieka po pirkimo dėžių išpakavimo – taip, išvežame. Bet senų biuro kėdžių, kurios jau seniai nenaudojamos, mes nevežame. Tai ne šiukšlių ivežimas, o verslo perkėlimas.

Kaip elgtis su vitrinomis?

Tai tikriausiai brangiausia ir pačia trapiausia dalis. Reikia specialios medžiagos, karterio. Aš vieną kartą mačiau, kaip vitrina nukrito ant asfalto, nes nepataisėm tempiamojo kabelio... garsas buvo baisus. Dabar tikrai dirbame atsargiau.

Laikas, kaina ir logistikos subtilybės (UK yra specifinė)

Kiek tai kainuoja?

Klausimas "kaip ilgos yra virvė". Priklauso nuo tūkstančių dalykų – km, kiek dėžių, ar reikia liftų Londono centre (ten neįsivaizduojami eurai už vietą). Įvertinu, kad standartinis biuras kainuos nuo 2 iki 5 tūkst. eurų, su visais mokesčiais. Mažiau gali būti tik jei tu pats vairuoji furgoną (kas nerekomenduojama dėl Brexit).

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Pačioms gabenimo operacijoms – 1-2 dienos (važiavimas iš Londono į Vilnių trunka apie 2 dienas). Bet su planavimu, dokumentais ir pakavimu – skirkite savaitę. Greitieji sprendimai čia kaip tikrai brangiai.

Ar galima važiuoti savaitgaliu?

Galima, bet keltai (Dover-Calais) dirba pagal grafiką. Jei praleisite keltą, lauksite iki pirmadienio. Dažniausiai biuro perkėlimas iš UK planuojamas sekmadienį, kad pirmadienį ryte jau būtume vietos ir įrenginėtume biurą, kol darbuotojai dar namie.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Už "Congestion charge" Londone, jei ten užeiname. Už keltą. Už muitinę (jei nėra susitarta dėl atidėjimo). Nieko paslėpto nėra, jei aptariame iš anksto. Aš visada sakau – rašykime viską ant popieriaus.

Kas daryti jei sunkvežimis sugenda?

Tai gyvenimas. Tada mes siunčiame kitą, o šį remontuojame arba temptame. Deja, tai gali uždelsti procesą. Tokiu atveju stengiamės perkelti bent jau pačius svarbiausius dalykus. (nors tikėkimės, kad štai štai niekada nenutinka).

Ar geriau vežti per tunelį ar keltą?

Tuneliu greitesnis, keltu... na, galite papietusi. Bet jei vairuotojas bijo aukščio, geriau keltas. Aš asmeniškai mėgstu tunelį, kadangi ten nėra bangų (vieną kartą praradau kavą, kai laivas krutėsi). Tai smulkmena, bet svarbu komfortui.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Mes duodame GPS nuorodą. Galite stebėti, kur jis važiuoja realiu laiku. Bet nereikėtų skambinti vairuotojui kas pusvalandį ir klausti "kur jūs", jis vairuoja 80 km/h greičiu ir negali kalbėti.

Ar galiu užsakyti dalių krovinią?

Taip, vadinamasis "part load". Jei turite tik 10 dėžių, mes jas sukrauname su kitų klientų kroviniu. Pigiau, bet lėčiau, nes reikia suorganizuoti kelių klientų pakrovimą ir iškrovimą.

Ar reikia vietos parkavimui naujoje vietoje?

Absoliučiai taip. Jei prieš biurą nėra kur pastatyti 18 metrų sunkvežimio, viskas sustos. Mums gali tekti įrengti apsauginią zoną arba perkrauti į mažesnį furgoną (tai papildomi pinigai). Pasirūpinkite vieta iš anksto.

Kada reikia mokėti?

Įprasta – 50% avansas, likutį – atlikus darbą. Gali būti ir 100%, jei tai nedidelis užsakymas. Sąskaitą faktūrą išrašome tik tada, kai viskas įvykdoma.

Darbuotojai ir kas vyksta išties

Ar darbuotojai turi būti vietoje?

Geriau, kad būtų bent vienas atsakingas žmogus su raktais. Mes nežinome, kuris stalas yra vadybininko, o kuris buhalterio. Jei nėra nieko, mes tiesiog statysime kaip mums patogu – vieną krūvą prieš kitą.

Kaip organizuoti darbą tą dieną?

Geriausia leisti jiems dirbti iš namų (WFH). Arba perkelti viską į laikiną patalpą. Negalima tikėtis, kad žmonės dirbs tarp dėžių ir krovėjų. Tai nesaugu ir neproduktyvu. Jūsų tikslas – biuro perkėlimas iš UK be jokių trukdžių verslo procesui, o ne chaosas.

Kas jei kažkas dingsta?

Tai baisiausia situacija. Nustatome tą dieną, kas dingo. Viską užfiksuoja vaizdo kameros (jei jų nėra, kažką blogai darysite). Jei dėl mūsų kaltės – atsilyginame. Jei dėl jūsų – tada atsiprašome ir tęsiamame.

Ar galite padėti su IT įrangos prijungimu?

Mes išnešame ir padedame pastatyti prie stalų. Bet jei reikia prijungti prie serverio, konfigūruoti router'ius – tai jau ne mūsų kompetencija. Reikalingas IT specialistas, kitaip visi neteks interneto ir galvos.

Ką daryti su biuro kava?

Nepamirškite nupirkti naujų kavos pupelių naujam biurui. Nėra nieko blogiau nei pirmą dieną neturėti kavinės. (nors tai jau ne mano reikalas, bet patarimas dovaną). O dėl kavos aparato – jis yra jautrus, reikia išleisti vandenį prieš transportavimą.

Ar perkeliate ir archyvus?

Perkeliam, bet tai būna sunkiausia dalis. Senios dokumentų dėžės dažnai būna supuvusios, todėl reikia žiūrėti, kad neišbyrėtų. Pasirūpinkite dėžėmis, kurios nekelia lietui.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais ant stalų?

Nuotraukos, augalai, puodeliai – viskas turi būti supakuota į atskiras dėžes. Nekraukite to tiesiai į sunkvežimį, gali susilaužyti. Vieną kartą dėžė su auksakalio dirbiniais nukrito... laimingai, nieko nenulūžo, bet nervai prarasti.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dažnai nuomos sutartyje parašyta, kad reikia palikti "švariai". Mūsų krovėjai gali susirinkti didelius šiukšles, bet šluoti grindims turėsite patys ar pasamdyti valytojus. Mes ne valymo firmer.

Kas jei naujasis biuras nėra paruoštas?

Tuomet mes turime problemą. Negalime laukti 3 valandas kol jums montuojamos lentynos. Mums reikia iškrauti ir važiuoti toliau. Todėl tikriname parengtumą prieš atvykstant. Jei ne – mokesčiai už laukimą.

Ar galiu patikėti jums raktus?

Galiu, jei sutartame. Bet geriau, kad kas nors būtų vietos. Aš asmeniškau nemėgstu prisidėti atsakomybės už pastato saugumą, kai aš tik vežu dėžes. Per daug rizikuosu.

Kas nutinka po to?

Išvykstame, o jūs pradedate dirbti. Tikiuosi, kad viskas atvyko sveika. Dar kartą pasikartosiu – geriausia biuro perkėlimas iš UK be jokių trukdžių verslo procesui yra tas, kurį suplanavote prieš mėnesį, o ne vakar.

Išvada

Apibendrinant, viskas priklauso nuo to, kiek gerai susitarėme ir pasiruošėte. Nėra būdų visiškai išvengti streso, bet galima jį sumažinti iki minimumo. Pasitikėkite profesionalais, nebandykite taupyti ant dokumentų ar draudimo, ir viskas gerai sueis. Sėkmės naujoje vietoje, tikrai tikėkimės, kad *biuro perkėlimas iš UK be jokių trukdžių verslo procesui jums pavyks gerai. Jei kas nors neaišku – tiesiog skambinkite, paaiškinsiu, nes su šiomis dėžėmis jau daug metų draugauju.