Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais: kas vyksta fone?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais retai kada būna taip "aiškus", kaip atrodo brošiūrose. Londonas – tai specifinis miestas siautulingam eismui ir siautulingiems kainoms, o kai pridedame Darbo partijos (Brexit) pasekmes, gauname tikrą "mišinį". Klientai dažnai svajoja apie tai, kad pirmadienį darbuotojai spausdina dokumentus Londone, o antradienį jau dirba Vilniuje ar Kaune, tačiau realybėje viskas užtrunka šiek tiek ilgiau. Svarbiausia yra ne tik pakrauti dėžes į sunkvežimį, bet ir suprasti, kas užrašyta tų pačių kontraktuose, kadangi viena neaišku suformuluota frazė gali kainuoti tūkstančius eurų. Tad, jei planuojate perkelti verslą, geriau pasiruoškite ne tik fiziškai, bet ir žiniškai.

Pradiniai svarstymai ir dokumentų chaosas

Ką reiškia „biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais“ praktiškai?

Tai reiškia, kad mes abipusiai sutariame, kas, kada ir kur turi atsidurti. Ne taip, kad aš atvykau ir klausiu: "O kur šitą dėti?". Aiškūs terminai čia – tai ne tik data, bet ir konkretūs laikotarpiai: kada vairuotojas turi būti prie jūsų durų ir kai jis turi išvykti iš JK. Londono centras turi siaurąsias gatves, todėl vairuotojas negali tiesiog "užsukti" penkias minutes – jis turi turėti leidimą stovėti (prieš tai gaudamas baudą, kurią, žinoma, kas nors turi sumokėti). Vieną kartą turėjome klientą, kuris manė, kad "rytoj" reiškia "rytoj popietę", o mūsų vairuotojas jau laukė nuo 7:00 ryto. Nesutarimai dėl laiko – tai dažniausia problema.

Ar reikia specialaus leidimo perkelti biurą iš Jungtinės Karalystės?

Formaliai ne, jeigu tiesiog perkeliate savo turtą atgal į Lietuvą ar kitą ES šalį. Tačiau jeigu tai yra išvežimas iš JK (t.y. verslo uždarymas ar perkėlimas), reikės parodyti, kad šis turtas priklauso jums ir jis nebuvo nupirktas prieš pat išvykstant, kad išvengtumėte PVM mokesčių. Muitinės dažnai tikrina, ar nevyksta "prekyba", o tik perkėlimas. Turiu omenyje, kad jeigu perkate naujus kompiuterius Londone ir juos vežate į Vilnių, tai gali būti traktuojama kaip įsigijimas ES, o ne paprastas biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais. Geriau turėti pirkimo sąskaitas, kurios senesnės nei 6 mėnesiai.

Kiek laiko trunka viskas suorganizuoti?

Esu matęs tiek greitų, tiek lėtų atvejų. Minimaliai reikia savaitės-dviejų, kad susitvarkytume su grafiku. Jeigu reikia išsinuomoti liftą arba specialią techniką Londono centre (pvz., keltuvas pro langą, kadangi neįeina pro laiptus), tai gali užtrukti ir mėnesį. Vienas klientas skambino trečiadienį ir tikėjosi, kad penktadienį jau važiuosime. Deja, tokio biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais neįmanomas be rezervacijų, o gerosios transporto kompanijos turi užduotės savaites iš anksto. Nereikia likti paskutinei minutei.

Ar reikia inventoriaus sąrašo (pakavimo sąrašo)?

Būtinai. Be šio dokumento nepraeisite nei Lietuvos, nei JK muitinės (jei bus patikrinimas). Sąrašas turi būti gana detalus – ne tiesiog "baldai", o "2 susidėvėję staliniai komplektai, 3 kompiuterinės stotys, 1 spinta". Klientai dažnai nusiprendžia rašyti "vienos kabineto reikmenys", bet muitininkas to nesupranta. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais reikalauja, kad sąrašas būtų pateiktas anglų kalba (dėl JK) ir lietuvių (dėl Lietuvos). Geriau šį darbą patikėti mums, kad nereikėtų versti terminų, kuriuos ir patys supratote tik pusiau.

Kas dėl duomenų saugumo pervežiant IT įrangą?

Čia esanti raudona zona. Serveriai, kietieji diskai – visa tai yra jautri informacija. Nerekomenduoju juos įtraukti į bendrą krovinį, jeigu įmonė turi labai slaptų duomenų. Kartais įdomu, kodėl klientai pasitiki "kranių" meistrų, kurie nešioja sofas, su IT įranga. Geriau, jei IT specialistas išmontuoja ir supakuoja diskus į specialias dėžutes, o mums tiesiog perduoda juos kaip "brangų krovinį". Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi apimti ir atsakomybę už duomenų praradimą, todėl įsitikinkite, ar jūsų draudimas dengia ir virtualų turtą, ar tik fizinį.

Ar galima vežti asmeninę daiktą kartu su biuro krovininiu?

Techniškai – taip, bet nerekomenduoju. Jei vairuotojas rands jūsų asmeninį dviratį ar virtuvės indą biuro dėžėse, gali kilti problemų muitinėje. Jie gali suvokti, kad tai komercinė siunta, o ne biuro turtas. Vieną kartą teko ieškoti vienos kliento motinos vazone, kurią jis "netikėtai" padėjo į reikalų vadovo spintelę. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi būti skirtas tik verslui, kitaip sumaišysite savo ir įmonės vaidmenis, o mokesčių inspekcija(Labai dažnai susiduriu su tuo, kad klientai maišo PVM taisykles).

Kas vyksta, jei dėžės nėra pažymėtos?

Tada vyksta chaosas. Vairuotojai nėra psichikai, kad jie spėtų atspėti, kur yra kava, o kur – svarbūs kontraktai. Jeigu pasirašėte sutartį dėl biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais, ten tikriausiai yra punktą apie pakavimą. Reikalaujame, kad kiekviena dėžė turėtų numerį ir trumpą aprašymą. Be to, jei dėžė pažeidžiama kelyje (kas nutinka, nors retai), be užrašo mes nebusime žinoti, kas viduje buvo, todėl nebus galima susimokėti draudimo. Geriau pasidairyk po ofisu ir pasirašyk markeriu.

Fizinis perkėlimas ir Londono specifika

Ar sunku įvažiuoti į Londono centrą sunkvežimiu?

Labai sunku. Yra zonos (Ultra Low Emission Zone – ULEZ), kur už kiekvieną senesnį sunkvežimį reikia mokėti didelius mokesčius dienai. Jei mūsų vairuotojas su sena mašina įvažiuos į centrą, jums gali tekti sumokėti 100 ar daugiau svarų tik už tai, kad jis ten nuvažiavo. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi apimti ir šiuos mokesčius, kitaip jūsų sąskaita staiga padidės. Geriau planuoti išvežimą iš centrinės zonos ryte arba naudoti mažesnes transporto priemones, kurios yra atleistos nuo mokesčių.

Kas jei biure nėra lifto?

Tai pasidaro labai įdomi situacija. Londono senume pastatai dažnai turi siaurus laiptus, kuriais neįmanoma nešti didelių spintų. Tada tenka išmontuoti baldus ar net išimti langus. Vieną kartą teko išmontuoti stalą dalimis, kuris buvo surinktas prieš 10 metų ir nebuvo įmanoma išimti varžtų (jis rūdijęs). Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais šiuo atveju reiškė "išsigydyti" stalą ant gatvės. Už tokias papildomas paslaugas (išmontavimas, montavimas, kėlimimas) reikia mokėti atskirai, tai nėra įtraukta į standartinį kainyną.

Kiek vairuotojų reikia biuro perkėlimui?

Paprastai du. Vienas vairuoja, kitas padeda krauti. Jeigu turite daug smulkių dėžių arba reikia nešti daiktus iš 5-o aukšto be lifto, gali prireikti trečiojo žmogaus. Klientai sako: "Oi, mes tik 10 dėžių turim", bet tada paaiškėja, kad kiekviena sveria po 30 kilogramų. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi būti vertinamas pagal svorį, o ne tik pagal tūrį. Jei vairuotojams reikės dirbti ilgiau nei 8 valandas (dėl laukimo eismuose), tai taip pat bus papildomas mokestis už viršvalandžius.

Ar vairuotojai padės susidėti daiktus naujoje vietoje?

Taip, įtraukta į standartinę paslaugą. Jie iškrauna dėžes ir padės jas nunešti į kabinetą. Tačiau jie nėra baldų surinkėjai ar interjero dizaineriai. Nenusistatykite, kad jie išdėlys stalus pagal feng shui. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais baigiasi tada, kai paskutinė dėžė stovi prie sienos naujame biure. Viskas, kas susiję su surinkimu ar laidų įvedimu – tai jūsų IT ar buhalterės darbas (nors kartais galiame padėti, jei geri vaikinai).

Kas daroma su pavojingomis atliekomis (spalva, chemija)?

Tai neįtraukiama. Negalime vežti senų spalvų, tirpiklių ar aerozolių per kanalą ar tūpimo taką. Yra griežtos taisyklės. Jeigu turite tokių atliekų biure, turite susitvarkyti vietinę šiukšlių ivežimo paslaugą Londone prieš mūsų atvykimą. Vieną kartą bandėme įvežti keletą kubilų su dažais, o muitinėje sustabdė visą sunkvežimį. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais reikalauja laikytis ADR taisyklių, nors tai ir biuras, o ne gamykla.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui prieš išvykstant?

Paprastai taip, mūsų vairuotojai patikimi. Tačiau rekomenduoju, kad atsakingas asmuo būtų ten iki pat vartų užvėrimo. Yra buvę atvejų, kai vairuotojas užsidaro iš išorės, o raktai pasilieka viduje (taip, tai nutinka). Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi numatyti ir tokias smulkmenas kaip prieigos raktų perdavimas. Geriau, jei paskutinis žmogus išeina kartu su vairuotoju ir užrakina duris.

Kiek trunka kelionė į Lietuvą?

Standartiškai 3-4 dienos, priklausomai nuo kelio (keltai Anglijoje-Fransaijoje-Lietuvoje). Jeigu eismas Londone užstrigs dėl avarijos ar protestų (kaip buvo su "Extinction Rebellion"), tai gali užtrukti dieną ilgiau. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais yra suplanuotas kaip 4 dienų procesas (nuėmimas->kelionė->atidavimas), bet mes visada sakome: "planuokite dar vieną dieną atsargai". Geresnė būti vieną dieną be stalų nei sukvaišoti vairuotoją telefonu kur yra krovinys.

Mokesčiai, kainos ir nenumatyti niuansai

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia tūris (kubiniais metrais), atstumas, kėlimo aukštis ir prieigos sąlygos. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais nėra fiksuotos kainos paslauga. Pirmadienio ryte atsiųsti kvitą gali būti 3000 svarų, o jei pridėsite seifą, kuris sveria toną, kaina šoktels. Taip pat įtakos turi degalų kainos (šiuo metu jos linksmai šokinėja). Visa tai apskaičiuojame individualiai, todėl nedarykite išvadų pagal kaimyno kainą, nes jis galbūt vežė tik tuščias dėžes.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums – ne. Esame sąžiningi. Bet yra "už papildomą paslaugą" mokesčių, apie kuriuos klientai dažnai pamiršta. Pavyzdžiui, jei reikia statyti laikinąją užtvarą pėsčiųjų takale Londono centre, kad mums leistų stovėti, tai kainuoja. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi apimti ir vietinę savivaldybę, kuri mums gali išrašyti baudą už neteisingą stovėjimą, jei nesugebėsime susitvarkyti su leidimais. Aš visada įdedu į sutartį punktą: "parkavimo mokesčiai sumokėti kliento".

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir pateikiate savo PVM kodą, PVM mokėti nereikia (intra-Community supply). Tačiau jeigu esate fizinis asmuo ar maža įmonė, kuri neregistruota PVM mokėtojai, tada PVM pridedamas (21 proc. JK arba 21 proc. LT, priklausomai nuo to, kaip suformuluojame sutartį). Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais dažnai būna be PVM įmoneims, bet visada reikia patikrinti su buhalteriu, kad nebūtų nemalonumų paskui.

Ką daryti, jei daiktai sugenda kelyje?

Tai retai, bet nutinka. Tada įsijungia draudimas. Mes turime standartinį draudimą, kuris dengia tam tikrą sumą tonai (pavyzdžiui, 10 000 eurų). Jeigu jūsų serveriai kainuoja 50 000, turite tai pasakyti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi apimti ir "All Risk" draudimą. Be to, jei dėžė buvo pažeista dėl to, kad ją blogai uždarėte (neįstrigė viršus), draudimas negalės sumokėti. Būkite atsargūs su lipduku "Šviežia" ant dėžės su monitoriumi.

Galima atidėlioti mokėjimą?

Negalima. Mokėjimas už biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais atliekamas iš anksto (50 proc.) ir likęs – prieš išvykstant arba atidavus daiktus Lietuvoje. Nesame bankas, negalime skolinti pinigų. Yra buvę atvejų, kai klientai sako: "mokėsime, kai gausime pavedimą iš savo klientų". Tai ne mūsų problema. Mūsų vairuotojui reikia degalų, o degalinės nepriima pažadų.

Ar brangiau vežti vasarą ar žiemą?

Vasara brangiau, nes visi veža. Taip pat kainos šoktuoja prieš šventes (Kalėdas, Naujuosius). Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais geriau planuoti rugsėjo mėnesį arba sausį, kai mažiau eismo ir pigiau laisvų vietų keltuose. Žinoma, verslas nelaiko atostogų, bet jei galite pasirinkti – pasirinkite "off-peak" laiką. Taip padėsite sau sau.

Ką reiškia terminas "kubinis metras"?

Tai 1x1x1 metrų dėžė. Mes apskaičiuojame, kiek tokių dėžių užims jūsų turtas. Klientai dažnai suklaidina: "mes turime tik 5 stalus". Tačiau stalai turi skyrius, apatines dalis, viršus – tai užima daugiau vietos. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais reikalauja tikslumo. Geriau, jei atsiųsite nuotraukas, aš tada akimi galiu įvertinti (po 20 metų patirties galiu pasakyti tūrį su 90 proc. tikimybe be matavimo).

Rizikos, problemos ir pabaigos

Kas dėl muitinės patikros Lietuvoje?

Jei krovinys atrodo įtartai (pvz., seni baldai, kurie gali būti antikvariniai), gali būti sustabdytas. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi turėti visus dokumentus tvarkingai. Jei trūksta vieno parašo, gali tekti laukti dieną sandėlyje. Kai kurios blogos firmos sako: "mes įveiksime viską be problemų", tai melas. Nieko neįvežiate be problemų, tiesiog reikia jas mokėti spręsti.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma taip. Kartais dirbame ir su vietiniais JK vairuotojais, jei reikia specifinių žinių apie vietovę, bet dažniausiai tai mūsų lietuviai. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais lengviau vyksta, kai galite paaiškinti vairuotojui, kur yra "ta mėlyna spintelė", kurią būtinai reikia nešti atskirai, nes ten yra visi pinigai (šnekamai).

Kas nutinka, jei pasikeičia planai išvykti?

Jei atšaukiate per mažiau kaip 48 valandas, prarandate avansą. Mes jau esam rezonavę laiką ir vairuotoją. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais – tai verslo sutartis, ne draugiškas pasiūlymas. Negalime tiesiog pasakyti vairuotojui "važiuok namo", jis turi būti apmokėtas už laiką. Suprantu, versle dalykai keičiasi, bet įsigykit draudimą nuo atšaukimo, jei planai nestabilūs.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Taip, duodame nuorodą prie GPS. Tačiau ne visada GPS veikia 100 proc. tiksliai (kai vairuotojas užsuka į požeminį parkingą arba keltą). Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais leidžia jums matyti, kur mašina yra apytiksliai. Nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą, kai jis vairuoja Anglijoje greitkeliu – tai neleidžiama įstatymais ir pavojinga.

Ar reikia pačiam vykti su sunkvežimiu?

Nebūtina, bet kartais padeda. Jeigu turi brangius daiktus arba bijote, kad kažkas dingsta, galite važiuoti. Tačiau turite žinoti, kad tai nėra prabangus turistinis autobusas – tai sunkvežimio kabina. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais gali tapti jūsų nuotykiu, jei nuspręsite lydėti krovinį 4 dienas. Vienas klientas taip padarė ir sako, kad tai buvo geriausia jo atostogų dalis (gerai jam).

Kaip elgtis su smulkmenomis – puodukai, kava?

Viską supakuoti. Netgi jei tai atrodo kaip šiukšlės, jei tai priklauso biurui, reikia vežti. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais apima ir "virtuvės" inventoriumi. Klientai dažnai pamiršta vandens filtrus arba kavos aparato kapsules. Jei paliksite, vairuotojas tiesiog išmes į šiukšliadėžę, kadangi negali vežti ką tik nepadarytos kavos.

Kas dėl draudimo nuo atsakomybės trečiesiems asmenims?

Būtinas. Jei vairuotojas atsitrenks į ką nors Londone (kas tikrai įmanoma), jūsų įmonė gali būti traukiama atsakomybėn, jeigu sutartyje nėra aišku, kad pervežėjas viską dengia. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais turi apsaugoti jūsų biudžetą nuo tokių nenumatytų išlaidų. Užtikrinkite, kad kompanija turi CMR draudimą (ne tik kasko).

Ar galima susimokėti kortele?

Taip, tačiau didelės sumos reikalauja 3 proc. papildomo mokesčio (dėl banko paslaugų). Geriau pavedimu. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais didelėms įmonėms dažniausiai apmokamas bankiniu pavedimu, kad išvengtume šių papildomų komisijų.

Paskutiniai patarimai prieš išvykstant

Patikrinkite dar kartą, ar nėra palikta svarbių dalykų stalų stalčiukuose. Vienas klientas paliko pasus su vizitais, o mes jau buvome prieš Lietuvos sieną. Teko siųsti kurjeriu atgal. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais baigiasi tada, kai pasirašote perdavimo aktą (CMR) abiejose pusėse. Nekreipkite dėmesio į smulkmenas, jei jos nekelia pavojus, bet svarbiausia – pasirašykite dokumentus.

Kod�l pasirinkti jus, o ne "kietą" britų firmą?

Nes mes esame lankstesni. Britų firmos dirba pagal "protokolus", o mes dirbame pagal gyvenimą. Jei reikia pašokti pro langą – pašoksime. Biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais su mumis bus šiek tiek netaisyklingas, tačiau efektyvus. Mums svarbu, kad jūsų verslas dirbtų toliau, o ne kad mūsų vairuotojas nešiotų pirštines.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Londono su aiškiais terminais nėra tiksli mokslo sritis, o labiau logistika sprendžiant problemas. Jeigu pasiruošiate gerai, turite dokumentus ir pasitikite savo pervežėju, viskas įvyks be didelio streso. Nenuokite, kad Londonas yra sudėtingas miestas, o po-Brexit Europa tampa griežtesnia. Pasirūpinkite draudimu ir aiškiais sutarties punktais, kad nereikėtų ieškoti kaltųjų, kai kažkas suklys arba vėluos. Sėkmės naujoje vietoje ir tikėkimės, kad jūsų kava Lietuvoje bus tiek pat gerai, kaip ir Soho rajone.