Biuro perkėlimas iš Londono: planavimo paslaugos ir kas laukia perkėlimo metu

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Londono niekada neina taip, kaip nupiešta PowerPoint pristatyme. Visada kažkas pasikeičia, o planavimo paslaugos tampa tavo gelbėjimo rituliu. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik spintų nešiojimas laiptais, bet realybėje yra daugiau dokumentų, kavos pyragaičių ir nervingų skambučių nei fizinio darbo. Kai kurios ekspedicijos kompanijos pasigaili pinigų ir neduoda gerų vadybininkų, todėl viskas užgriūva ant kliento pečių. Štai kodėl profesionalus planavimas yra ne prabangas, o būtinybė, norint išvengti milžiniško streso Anglijos miesteliuose. Tiesą sakant, biuro perkėlimas iš Londono reikalauja tikslios strategijos, kitaip prarasite ne tik laiką, bet ir pinigus.

Kaip viską pradėti ir susitarti dėl kainos

O iš ko tikrai pradėti?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo normalaus pokalbio. Turime sužinot, kiek turite daiktų ir kur jie stovi. Biuro perkėlimas iš Londono prasideda tuomet, kai nueinate į patalpas ir įsivaizduojate, kaip ten suvesite didelę sunkvežimį. Be gero matavimo ir sąrašų sudarymo, joks planavimas neveiks. Tiesa, kartais klientai siunčia tik tris nuotraukas ir tiki stebukru. (Na, turbūt ne visada taip blogai, bet beveik).

Ar brangu?

Klausimas yra relatyvus. Londonas brangus miestas, tad ir paslaugos kainuoja. Planavimo paslaugos gali atrodyti kaip papildoma išlaida, tačiau jos sutaupo pinigų vėliau. Jei bandysite taupyti ant vadybininko, gali tekti mokėti už praleistas valandas stovėjimą gatvėje.

Kada geriausiai movint?

Nedarykite to sekmadienį. Anglijoje sekmadieniais daug kur negalima varyti sunkvežimių. Geriausia planuoti vidurdienį, kai mažiau eismo. Biuro perkėlimas iš Londono turi būti derinamas su darbo grafiku, kad verslas nestotų.

Ar galite atvykti įvertinti?

Žinoma, atvykstame. Mums reikia matyti, ar liftas veikia, ar reikės nešit per 5 aukštus. Vieną kartą teko nešit serverius per palėpę, nes klientas nenuominėjo pakylės. Tokios situacijos kainuoja brangiai.

Kiek laiko užtrunka planavimas?

Gerai, galvokite apie savaitę-dvi. Tikslios biuro perkėlimas iš Londono planavimo paslaugos užtrunka, nes reikia gauti leidimus iš savivaldybės (council permits). Tai neįvyksta per dieną.

Kas dėl kontraktų?

Visada rašome kontraktą. Nerašykite ant kelio. Jei kas nors užsirašys ant rankos, tai nelabai oficialu. Čia jau nebe planavimo paslaugos, o tiesiog rizika.

Ar imate avansą?

Įprasta praktika. Taip užtikriname, kad dieną prieš perkėlimą nenustotumite atsiliepti.

Kas nutinka, jei pasikeičia planai?

Tai įvyksta beveik visada. Planavimo paslaugos apima ir planų koregavimą. Biuro perkėlimas iš Londono yra lankstus dalykas, jei dirbate su protingais žmonėmis.

Ar galima pasiderėti?

Galima, bet ne iki begalybės. Kuro kainos ne tiek mažos. Tiesa, jei perkėlimas yra lėtas laikotarpis, gali padaryti nuolaidą.

Londono specifika ir gatvių isterija

O kaip su tais „Red Routes“?

Tai košmaras. Galima sustoti tik tam tikrose vietose. Jei vairuotojas nueis nusipirkti vandens o gali gauti baudą. Geriausios planavimo paslaugos visada tikrina, ar vieta yra saugi.

Ar reikalingas leidimas (permit)?

Absoliučiai taip. Be to, Londono rajonai (pvz., Westminster ar Kensington) brangiausi. Biuro perkėlimas iš Londono be leidimo yra būdas prarasti 100-200 svarų per valandą.

Kas dėl C zone (Ulez)?

Dabar ten jau nebe sena zona. Jei sunkvežimis neina į standartus, mokesčiai dideli. Tai įeina į mūsų sąskaitą, bet reikia žinoti iš anksto.

Ar galite važiuoti naktį?

Galima, bet mieste gyventojai gali skųstis. Tiesa, naktinis biuro perkėlimas iš Londono kartais yra vienintelis išeitis, kad nustotų eismas.

O kas daro, jei neįvažiuoja sunkvežimis?

Tada turime užsakyti mažesnę transporto priemonę ar „shuttle“ paslaugą. Tai padidina biuro perkėlimo iš Londono kainą, bet tokie miesto susiformavimo ypatumai. Nemanau, kad galime pakeisti miesto planą.

Ar sunku rasti vietą parkavimui?

Labai sunku. Vairuotojai mėgsta užimti vietą prieš pat atvykdamas. Kartais reikia statyti konius (cones) iš anksto.

Kas dėl mokesčių už tiltus?

Dartford Crossing mokėkite. Kainos keičiasi, stengiamės sekti. Planavimo paslaugos apima ir šių mokesčių skaičiavimą.

O ar saugu Londone?

Kai kur vietos gali būti rizikingos daiktų palikimui. Nenustokite pilnos sunkvežimio gatvėje be priežiūros bent ilgam.

Baldai, technika ir daiktų išdėstymas

Kaip dėti kompiuterius?

Juos reikia išjungti ir pažymėti. Ant kabelių lipdukai – tai pagrindas. Biuro perkėlimas iš Londono dažnai susiduria su ta problema, kad vadybininkai nieko nepažymėjo.

Ar montuojate ir demontuojate baldus?

Taip, tai įeina į paslaugą. Bet jei baldai seni ir sulyžę, gali sulūžti. Tuomet mes nekalbame apie planavimo paslaugas, o apie stebuklus.

Kas dėl serverių?

Serveriai yra jautrus dalykas. Geriau juos perkelti specialiu transportu. Biuro perkėlimas iš Londono su serveriais reikalauja anti-statininių dėžių. Aš asmeniškai nepatarčiau juos maišyti su usual biuro šiukšlėmis.

Ką daryti su dokumentais?

Naikinti ar saugoti. Jei nešite archyvą, tai jis sunkus. Planavimo paslaugos padeda suskaičiuoti, kiek tos knygos svers. Vieną kartą teko nešti toną popieriaus, nes klientas negalėjo nieko išmesti.

Ar galite supakuoti?

Taip, turime dėžių. Rekomenduoju tai padaryti prieš dieną. (Beje, tikrai nenaudokite maisto prekių dėžių, tos nelabai tvirtos).

O augalai?

Augalai į Lietuvą vežti sunku dėl fitosanitarinių taisyklių. Dažniausiai juos paliekame arba išduodame darbuotojams.

Kas su kėdėmis?

Jos užima daug vietos, jei ne sukraunos viena ant kitos. Geriausias biuro perkėlimas iš Londono įvyksta, kai kėdės supakuotos specialiuose rėmuose.

Ar turite klizačius?

Žinoma. Be klizačų neina nei stumti, nei nešti sunkių spintų. Grindims tai saugu.

Kas dėl personalo daiktų?

Prašome darbuotojus nešti savo daiktus namo. Mums nepervežti jūsų asmeninių indų ar augintinių. Planavimo paslaugos čia nebe padės.

O kaip su pavojingomis medžiagomis?

Tonerius, plonaskąsčius reikia vežti atskirai. Negalima tiesiog mesti į sunkvežimį. Tai saugumo reikalavimas.

Procesas, problemos ir sprendimai

Kas nutinka, jei užstrigsame liukte?

Tai buvo viena situacija Canary Wharf... Vairuotojas negalėjo išvažiuoti dėl technikos gedimo. Teko iškrauti rankiniu būdu. Tokios biuro perkėlimo iš Londono klaidos mokom brangiai.

Ar draudžiate?

Privalomai. Bet jei jūs pačiai supakuotai porcelianą į soft dėžę, jis susilūžins – mums atsakomybės nėra. Skaitykite draudimo sąlygas.

Kiek laiko užtrunka pati perkėlimo diena?

Priklauso nuo biuro dydžio. Mažam biurui į Litvą trunka 3-4 dienos. Biuro perkėlimas iš Londono yra ilgas procesas dėl atstumo.

Kas dėl muitinės (Brexit)?

Dabar reikia deklaruoti. Jei perkėlime yra naujų daiktų, mokėsite PVM. Seni daiktai gali eiti kaip perkėlimo turtas, bet reikia sąrašo su pirkimo datos. Aš nežinau 100%, kiek dabar tiksliai muitininkai tikrina, bet geriau turėt dokumentus.

Ar galite sekti krovinių vietą?

Taip, GPS sekimas yra standartas. Žinot, kur jūsų turtas yra, ramina nervus.

O jei lietuja?

Anglijoje visada lyja. Mes turime uždengimus. Bet jeigu lietus lieją kaip iš kibiro, darbas sulėtėja. Planavimo paslaugos turi numatyti tokias dienas.

Kas daro, jei klientas vėluoja?

Dėl to mokamas laukimo laikas. Biuro perkėlimas iš Londono brangsta, jei vairuotojas stovi valandą ir nieko nedaro.

Ar galite padėti su išmetamosiomis atliekomis?

Galime išvežti šiukšles, bet tai papildoma paslauga. Negalime tiesiog užmesti visko į mišką gatvėje.

Kaip elgiamės su labai brangiais daiktais?

Juos nešame rankomis. Įrašome į specialų sąrašą (High Value list). Biuro perkėlimas iš Londono turi būti apskaitomas.

Ar reikia mums būti vietoje?

Būtina mažiausiai vieno asmens su raktų pakaba. Kitu atveju tiesiog negalėsime pradėti dirbti.

Ką daryti, jei naujieji patalpos neparuošti?

Tai problema. Teko kartą laukti pusę dienos, kol valytojai išsiveža senas spintas. Planavimo paslaugos turi įvertinti ir pabaigos punktą.

Viskas apie pinigus ir pabaigą

Ką reiškia „galutinė kaina“?

Tai kaina, kurią nustatome matavus. Jei jūs nepridursite 10 dėžių paskutinę minutę, kaina nepasikeis. Biuro perkėlimas iš Londono su fiksuota kaina yra ramiausia variantas.

Ar priimate kreditines korteles?

Taip, bet mums maloniai, kai mokate pavedimu. Mažesnės komisijos.

Kas dėl PVM?

Viskas su PVM. Galite atsiimti sąskaitą-faktūrą.

Ar darote nuolaidas dideliems projektams?

Išties taip. Jei turite 5 biurus, biuro perkėlimas iš Londono gali kainuoti mažiau. Viskas aptariama individualiai.

Kada reikia apmokėti?

Likutį sumokate pasiekus turtą arba iš krovos vietos, jei tai maža kelionė.

O kas dėl arbatpinigių vairuotojams?

Tai jūsų nuožiūra. Anglijoje tai įprasta, bet ne privaloma.

Ar reikia maitinti komandą?

Jei darbas trunka visą dieną, geriau, kad turių ką užkąsti. Alkanis vairuotojas dirba lėčiau. Planavimo paslaugos nenumato picos, bet rekomenduoju.

Kaip skųstis, jei kas nors nepasisekė?

Skambinkite mums. Mes spręsime. Geriausias biuro perkėlimas iš Londono yra tas, kurio metu iškylančios problemos sprendžiamas akimirksniu.

Ar galite duoti garantiją?

Duodame garantiją, kad atvešime. Dėl jautrumo – tik draudimas.

Ką daryti po perkėlimo?

Išsirūpinkite alumi vairuotojams (jei norite) ir leiskite jiems važiuoti atgal. O jūs galėsite ramiai dirbti.

Ar verta rinktis jus?

Ne man įtakinga sakyti, bet 20 metų patirtis kalba už save. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Londono yra tas, kurį pastebėte tik tuo, kad viskas staiga atsirado naujoje vietoje.

Trumpai tariant, sėkmė priklauso nuo to, kiek gerai sutarėme iš anksto. Nesibaikti planuoti paskutinę minutę. Gerai suorganizuotos planavimo paslaugos padės išvengti to nerealios streso, kurį sukelia judėjimas Anglijos sostinėje. Tikiuosi, šis straipsnis padėjo suprasti, kaip vyksta biuro perkėlimas iš Londono ir kad mes visi išgyvensime.