Biuro perkėlimas iš Londono: patikimas sprendimas

Sveiki, ilgai laukiau šios progos pasikalbėti apie tai, kas iš tikrųjų vyksta kelyje. Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais ir galiu pasakyti vieną – niekas niekada nueina taip lygiai, kaip planuojame Excelio lentelėje. Biuro perkėlimas iš Londono yra vienas sudėtingiausių iššūkių ne tik dėl to, kad tai Londonas, bet ir dėl visos tos biurokratinės šlamšto, kuris susiformavo po „Brexit“. Dažnai klientai man klausia, kodėl kainos tokios skirtingos, ar kodėl reikia tiek daug laiko. Atsakymas paprastai būna tas pats – dėl tų smulkių detalių, kurias ignoruoja pigių pervežimų „specialistai“. Čia ne tiesiog įkeliame kėdes į sunkvežimį ir važiuojame, čia tai visas strateginis žaidimas su muitinėmis, uždarais miestais centrą ir nekantriais klientais.

Bendri klausimai ir Londono specifika

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Tai vienas populiariausių klausimų, bet atsakymas į jį visada skiriasi. Paprastai biuro perkėlimas iš Londono su visais parengiamaisiais darbais trunka nuo savaitės iki trijų, priklausomai nuo to, kiek daug turite technikos. Reikia susitvarkyti dokumentus, surinkti dėžes, o pats važiavimas gali užtrukti ilgiau nei planavote, jei M25 žiedinis kelias užstrigs. Visada sakau klientams planuoti rezervą dviem dienoms, nesangiškai.

Ar tikrai reikia profesionalų, gal galima patys?

Galima, tik ar verta? Turiu omenyje, jei perkeliate tik du kompiuterius ir spausdintuvą, turbūt susitvarkysite. Tačiau jei turite pilną biurą su serveriais, sofa ir seifais, geriau nebandyti. Prieš metus matiau, kaip viena firma bandė tai daryti patys su „nuoma“ furgonu – sugadino pusę technikos ir užstrigo Doveriuje be dokumentų. Geriau pasikliauti tiems, kas kasdien su tuo susiduria.

Kas daroma su jautria technika?

Serveriai ir duomenų laikmenos reikalauja ypatingo dėmesio. Mes negalime tiesiog mesti jų į dėžę kaip senų laikraščių. Paprastai naudojame specialias pripučiamas pakuotes arba tvirtus krepšius. Vienas klientas buvo taip susirūpinęs savo duomenų saugumu, kad prirūpino mums vėluojančius vairuotojus, kol visą tą techniką įkėlėm. Tai normalu, saugumas – pirmiausia.

Ar galiu perkelti dalykus savaitgalį?

Taip, ir netgi rekomenduoju, jei norite, kad verslas nestovėtų. Bet yra vienas „bet“. Londono miesto centre savaitgaliais daugiauiau draudžiama važiuoti sunkvežimiais (arba reikia specialių leidimų), o sandėliai dažnai nedirba. Viskas priklauso nuo tikslios vietos. Paskutinį kartą teko įkelti krovinį penktadienį vakare, nes šeštadienį sandėlis Vakarų Londone nedirbo, o klientas norėjo viską turėti pirmadienį ryte.

Kaip elgiamasi su baldais?

Baldai išsyk demonstruojami, jei jie per dideli, kad praeitų pro duris ar liftą. Labai dažnai tenka išmontuoti didžiąsias priekabas, kadangi Londono gatvės yra siauros ir pilnos automobilių. Pastaruoju metu darome daugiau montavimo darbų Lietuvoje nei pačiame Londone, nes ten tiesiog nėra vietos pajudėti.

Ką daryti, jei biure yra vertingi daiktai?

Draudimas yra privalomas, bet reikia žinoti, ką jis apima. Brangūs paveikslai ar antikvariniai baldai turi būti įvertinti atskirai. Negaliu pasakyti 100%, kaip elgsiasi kiekviena draudimo kompanija, bet mes visada rekomenduojame turėti inventorizacijos sąrašą su nuotraukomis. Be to, vairuotojas visada turi užrakinti sunkvežimį, kai palieka jį net ir penkioms minutėms.

Ar galite susidurti su traškinėjimu?

Žinoma, yra tokių firmų. Ypač tų, kurios siūlo kainas, kurios atrodo per geros, kad būtų tikros. Prieš metus turėjome gelbėti vieną klientą, kuris pasamdė pigų pervežėją, o šis pasitraukė su kroviniu ir reikalavo papildomo mokesčio. Biuro perkėlimas iš Londono turi būti įformintas sutartimi, o ne tik pažadu per žinutę.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimais?

Tai būtina. Londonas griežtai seka parkavimą. Jei vairuotojas pastos ne toje vietoje, gausite baudą, kurią teks mokėti jums arba mums (o mes ją užpildysime į sąskaitą). Geriau iš anksto susiplanuoti vieta arba gauti specialų leidimą iš savivaldybės, ypač jei reikia užimti vietą prie pat įėjimo.

Dokumentai, Muitai ir Brexit problemos

Kokius dokumentus reikia turėti?

Pagrindinis dalykas – prekių eksporto deklaracija. Nuo 2021 metų tai privaloma, net jei daiktai nėra parduodami (tai grąžinimas arba perkėlimas). Be to, reikia turėti packing listą (krovininę specifikaciją) ir, jei reikia, TIR karnetus arba transitines deklaracijas. Be šių popierių per sieną nepraeisite.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus?

Jei perkėlimas yra įmonės turto perkėlimas tarp savo padalinių (intra-community supply), dažnai PVM mokėti nereikia, tačiau turi būti pateikti teisingi numeriai. Jei tai tiesiog fizinio asmens daiktai, gali tekti mokėti importo PVM, jei vertė viršija nustatytą ribą. Visada geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne muitinės inspektorius.

Kas daryti, jei dokumentai neteisingi?

Tai košmara. Jei deklaracijoje klaidingai nurodytas svoris ar prekės kodas, krovinys gali būti sulaikytas. Tada reikia eiti iš naujo per visą procedūrą, mokėti sandėliavimo mokestį (kuris Dovers ar Calais yra milžiniškas) ir laukti. Vienas toks atvejis užtruko tris dienas tik dėl to, kad viena skaičius buvo įrašyta klaidingai.

Ar reikia EORI numerio?

Taip, absoliučiai privaloma. Be EORI numerio negalite pateikti jokios eksporto ar importo deklaracijos. Jei jo neturite, reikia jį gauti iš anksto, tai trunka kelias dienas (Lietuvoje greičiau, Jungtinėje Karalystėje kartais užtrunka ilgiau dėl biurokratijos). Negalima važiuoti tik su vairuotojo pažymėjimu.

Kaip vyksta kontrolė sienoje?

Dažniausiai viskas praeita sklandžiai, jei dokumentai tvarkingi. Bet kartais muitinės pareigūnai gali nuspręsti patikrinti krovinį fiziškai. Tada vairuotojas turi atidaryti sunkvežimį. Jei daiktai padėti chaotiškai ir neatitinka specifikacijos, gausite didelę baudą. Tvarka – pusė sėkmės.

Ar „Biuro perkėlimas iš Londono“ apima ir asmeninius daiktus?

Tai priklauso nuo sutarties. Kartais įmonės moka ir darbuotojų asmeninių daiktų pervežimą, kartais ne. Jei asmeniniai daiktai keliauja kartu su įmonės turtu, jie turi būti atskirai surašyti specifikacijoje, kad nebūtų painiojami su verslo turtu. Kitaip gali kilti problemų su mokesčiais.

Kas jei reikia ilgesnio laikymo sandėlyje?

Tokios situacijos įvyksta. Pavyzdžiui, naujasis biuras Lietuvoje dar nebaigtas remontuoti. Mes galime palikti daiktus pas save arba mūsų partnerių sandėliuose Anglijoje ar Lietuvoje už papildomą mokestį. svarbu tai susitarti iš anksto, o ne prašyti paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau stovi prie durų.

Ar sunku gauti visus leidimus Anglijoje?

Po „Brexit“ Anglijoje tapo sudėtingiau. Dabar reikia ne tik įmonės leidimo (licensijos), bet ir vairuotojams gali reikėti specialių vizų ar leidimų, jei jie ne iš ES (tačiau mūsų vairuotojai dažniausiai yra lietuviai ar lenkai, tai problema mažesnė). Visgi, visus popierius reikia tikrinti dar prieš išvykstant, kadangi sienoje nesiklausys „aš nežinau“.

Ar yra kokių nors apribojimų dėl elektronikos?

Nėra didelių apribojimų, bet jei pervežate labai daug nešiojamųjų kompiuterių ar serverių, gali kilti klausimų, ar tai ne prekyba. Be to, reikia atsižvelgti į baterijų transportavimo taisykles (kadangi jos yra pavojingos krovinių kategorijoje), bet tai mūsų problema, ne jūsų, mes tai žinome.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai veiksniai yra krovinio tūris, svoris, atstumas ir... Londono zona. Užvažiavimas į centrą (Congestion Charge) ar ULEZ zona kainuoja pinigus. Taip pat atsižvelgiame į tai, ar reikia kelti daiktus aukštyn be lifto. Biuro perkėlimas iš Londono niekada nesibaigia tik važiavimu, ten yra tiek papildomų mokesčių, kad galvos sukasi.

Ar kaina gali pasikeisti procese?

Diemžonis. Jei sutartyje nėra fiksuotos kainos „nuo iki“, ir pasirodo, kad reikia išmontuoti ne 2, o 20 lentynų, arba reikia naudoti specialią techniką, kaina padidės. Mes stengiamės įvertinti viską iš anksto, bet kartais klientai patys nežino, kiek turi daiktų. (Kartais netgi aš pats nustebiu, kiek daug žmonės sukaupia per 10 metų).

Koks vidutinis biuro perkėlimo iš Londono į Lietuvą pradinis įkainis?

Sakyčiau, kad mažam biurui (2-3 darbuotojai) tai prasideda nuo 1-2 tūkstančių eurų, priklausomai nuo sezono. Didelės firmos gali kainuoti dešimtis tūkstančių. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matmenų, bet žinojote, kad kuras dabar brangus? O dar ir feris.

Ar į kainą įskaičiuojamas draudimas?

Paprastai įskaičiuojamas bazinis draudimas (pvz., 10 EUR už kg), bet jis dažnai būna per mažas brangiems daiktams. Rekomenduoju papildomai apdrausti visą vertę. Tai nedidžiaus išlaida, palyginti su tuo, kas gali atsitikti kelyje.

Kas yra „waiting charge“?

Tai laukimo mokestis. Jei vairuotojas atvyksta į iškrovos vietą, o ten nieko nėra, arba neturite pakavimo medžiagų, jis laukia. Jo laikas nėra nemokamas. Anglijoje valandinis įkainis yra aukštas, todėl geriau būti pasiruošusiam. Vienas klientas mums mokėjo už 4 valandas laukimo, nes raktų nuo sandėlio nebuvo kur gauti.

Ar galima sumokėti atidėliai su sąskaita-faktūra?

Įmonėms, su kuriomis turime ilgalaikius santykius, taip, įprasta. Tačiau naujiems klientams dažniausiai reikalaujame avanso arba pilnos apmokėjimos prieš išvykstant (arba bent jau iki krovinio išvežimo iš Anglijos). Tai standartinė praktika, kad nesužinotume, kad klientas nebeatsako telefono prieš pat sieną.

Ar pigiau važiuoti keliomis mažomis mašinomis?

Kartais taip, ypač jei reikia skubiai arba jei negalite važiuoti dideliu sunkvežimiu dėl Londono ribojimų. Tačiau daugeliu atveju vienas didelis sunkvežimis išeiga pigiau nei trys furgonai su vairuotojais ir kuru. Be to, daugiau mašinų – didesnė rizika, kad kažkas pavėluos.

Kokios mokesčių rūšys gali būti neįskaičiuotos?

Gali būti neįskaičiuotas ULEZ mokestis (jei važiuojate senesniu sunkvežimiu), Londono „Congestion Charge“, mokestis už važiavimą per Dartfordo tiltą, o galiausiai – PVM (jei neįsigyjote paslaugų iš PVM mokėtojo). Visada klauskite, ar kaina „galutinė“.

Ar taikoma nuolaida grįžtant tuščia?

Tai retas atvejis tarptautiniuose pervežimuose, nes kuras Anglijoje ir Lietuvoje skiriasi, o grįžtant tuščia mes vis tiek turime uždirbti. Kartais galime derėtis, jei turite ką nors vežti atgal (importo į Angliją), bet tai turi būti sudėtingesnis projektas.

Logistika: sunkvežimiai ir vairuotojai

Kokį transportą naudojate?

Daugiausia tai „Tautliner“ tipo sunkvežimiai su keltuvu arba uždaros furgonai („box“). Jei reikia pervežti labai jautrius daiktus, naudojame sunkvežimius su pneumine pakaba (kad nebūtų purvinami). Rinktis priklauso nuo to, ką pervežate – popierius ar serverius.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Daugeliu atveju taip. Mūsų vairuotojai dažniausiai yra iš Lietuvos, Latvijos ar Lenkijos. Tai labai palengvina komunikaciją, kai reikia paaiškinti, kur statyti dėžę ar kaip išmontuoti stalą. Angliškai jie išmokę kalbėti su muitininkais, bet su klientais geriau lietuviškai.

Kas vyksta, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes skubiai ieškome pakaitalų arba kviečiame techninę pagalbą. Jei dėl to pavėluojame pristatyti, mes atsilyginame (paprastai sumažindami sąskaitą), bet tokios situacijos retos, nes technika nuolat tikrinama prieš keliones.

Ar vairuotojas padeda su pakavimu?

Pagrindinė vairuotojo užduotis – vairuoti ir saugiai gabenti krovinį. Tačiau jei sutartyje nurodyta „vairuotojo pagalba“, jis gali padėti pakrauti/iškrauti sunkesnius daiktus. Negalima tikėtis, kad jis dės smulkmenas į dėžutes – tai jūsų darbas arba mūsų pakavimo komandos (jei jas užsakėte).

Kaip elgiamasi su keliu Anglijoje?

Angliškai keliai yra siauresni, o greičio ribos griežtesnės, ypač sunkvežimiams. Be to, daugybė vaizdo kamerų. Vairuotojai turi būti labai atidūs. Viena klaida „Smart Motorway“ kelyje gali kainuoti šimtus svarų baudos. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad išvengtume sunkiausių ruožų (pavyzdžiui, Londono centro per aukštas vieta).

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Taip, visi mūsų sunkvežimiai turi GPS stebėjimo sistemas. Galite matyti, kur jis yra, kiek važiuoja ir kada numatomas atvykimas. Tai suteikia ramybės, ypač kai vyksta toks sudėtingas biuro perkėlimas iš Londono. Gerai, kai žinai, kad daiktai juda.

Ką daryti, jei vairuotojui neleidžiama užvažiuoti į gatvę?

Tai labai dažna problema Londone. Tada reikia rasti artimiausią leistiną vietą ir nešti daiktus rankomis (arba naudoti „keliamąją“ techniką). Tai užtrunka ilgiau ir gali kainuoti brangiau. Todėl iš anksto prašome adreso nuotraukų, kad įvertintumėm situaciją. Kartais netgi reikia gauti vietos savivaldybės leidimą laikinai uždaryti gatvę.

Ar vairuotojai turi su savimi grynųjų?

Anglijoje vis dar vietomis reikia grynųjų (mokėti už automobilių stovėjimą, maistą, pasitaiko ir feriuose). Tačiau didelės sumos jie su savimi neveža. Visos didelės sąskaitos apmokamos bankiniu pavedimu arba kortelėmis.

Pakavimas, rizikos ir praktiniai patarimai

Kas geriau – dėžės ar krepšiai?

Dėžės yra geriausios, nes jas galima stumti vieną ant kitos. Krepšiai sumušami, o tai būna problema, kai juos reikia iškrauti. Jei norite sutaupyti, pirkite standartines dėžes („moving boxes“), jos tvirtos ir tinka vienodos dydžio. Tai palengvina vairuotojo darbas (ne, aš tikrai nekalbu apie tą nešvarų maišą iš parduotuvės).

Ar reikia išimti daiktus iš spintų ir stalų?

Privalomai. Jei paliksite kažką viduje, per važiavimą tai gali susilaužyti arba sugadinti baldą. Stalčių reikia užsegti lipnia juosta arba išimti. Vienas kartą mum teko nešti stalą su pilnu stiklinių rinkiniu viduje – neatsitiko nieko gero, stiklų nebeliko.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukas arba rašykite didžiomis raidėmis: „Biuro technika“, „Dokumentai“, „Virtuvė“. Taip pat nurodykite, į kambarį turi patekti dėžė naujame biure. Tai sutaupys valandas nešimo darbo vėliau. Pas mane buvo klientas, kuris viską pažymėjo QR kodais – tai buvo per daug, bet veikė.

Ar turite pakuoti dokumentus?

Dokumentai turi būti supakuoti į tvirtas dėžes, idealiai – jei jie svarbūs, į plasticines dėžes su dangteliais, kad jų nepralistų. Nerekomenduoju juos maišyti su kitais daiktais. Jei dokumentų daug, galime juos supakuoti į specialius dėžutes ant ratukų („roll containers“).

Kas nutinka su pažeistais daiktais?

Jeigu pažeidimas įvyko pervežimo metu ir dėl mūsų kaltės, mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Būtina iš karto nufotografuoti žalą ir pranešti vairuotojui arba mums. Jei pažeidimas pastebimas tik vėliau (pvz., išpakavus kompiuterį po savaitės), gali būti sunkiau įrodyti kaltę.

Ar reikia išjungti techniką?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti nuo elektros tinklo. Serveriai turi būti išjungti teisingai (shutdown), o ne tiesiog ištrauktus lizdas. Tai duomenų saugumo klausimas. Ir taip, prašome ištuštinti spausdintuvo popieriaus dėžę – jis sveria daugiau nei atrodo.

Kas su augalais ar maistu?

Į Europos Sąjungą nebeleidžiama įvežti mėsos, pieno produktų ar kai kurių augalų iš Anglijos be specialių sertifikatų. Geriau viską suvalgyti arba atiduoti kaimynams prieš išvykstant. Nenoriu, kad jūsų pusryčių morka sukeltų muitinės skandalą.

Galite padėti su iškraustymu Lietuvoje?

Taip, mes galime tiesiog paduoti dėžes į patalpas, arba galime užtikrinti pilną montavimo paslaugą (surinkti baldus, pajungti kompiuterius). Pasakykite iš anksto, ką reikia, kad mes turėtume pakankamai žmonių. Nėra nieko blogiau nei vienas vairuotojas mėginantis nešti 20 kilogramų spausdintuvą antrą aukštą be lifto.

Kaip elgtis su atliekomis?

Anglijoje labai griežtos taisyklės dėl šiukšlių. Negalime tiesiog užmesti jūsų senų baldų į mūsų sunkvežimį, jei nesusitarkėme. Jei reikia atvežti šiukšlių į perdirbimo centrą, tai papildoma paslauga. Geriau išmesti viską seną dar Londone, vadovaujantis vietinėmis taisyklėmis.

Ar verta rūpintis dėžėmis iš anksto?

Absoliučiai taip. Nupirkite dėžių ir lipnios juostos iš anksto (pigu „ebay“ arba „Amazon“), o ne iš vairuotojo, kuris parduos jas už triskart brangiau. Pakavimas prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o tuomet, kai pirmą kartą užrašote „Dėžė Nr. 1“.

Išvada

Viskas su biuro perkėlimu iš Londono atrodo bauginanti, kai žiūri iš šalies, bet su geru planu viskas įmanoma. Svarbiausia yra ne kaina, o ramybė ir žinojimas, kad turi ką nors remti, jei kas nors nepavyks. Nerašiau šio straipsnio, kad būtų idealiai, norėjau parodyti, kaip tai yra iš tikrųjų – su klaidomis, vėlavimais ir biurokratija. Jei reikės pagalbos, žinokite, kad mes esame čia ne tik kad nuvežtume dėžes, bet ir padėtume išsibrėžti tą chaosą.