Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą be streso: praktinis patarimas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir regiu viską – nuo mažų startuolių, kurie perkelia du kompiuterius, iki milžiniškų korporacijų, keičiančių savo būstinę. Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą visada atrodo kaip nepaprastai sudėtinga užduotis, kuri sukelia miglą, ypač dabar, kai tarp šalių yra daugiau formalumų nei anksčiau. Dažniausiai klientai baiminasi, kad kažkas pasikels, sulūž arba laikas išsisuks, bet iš tiesų didžioji problema yra netiksliai suplanuotas procesas ir dokumentai, kurie lieka paskutinei dienai. Jeigu viską suplanuosite protingai, tas "biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą" gali būti net gana ramus įvykis, net jeigu kelyje pasitaiko ir nenumatytų situationų su keliuose stovinčiais vairuotojais.

Kaip viskas prasideda ir kodėl taip svarbu laikas

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Londono į Lietuvą?

Nebūkite naivūs ir manykite, kad pakanka savaitės. Idealų atveju reikėtų pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius, ypač jei turite daug technikos. Reikia surasti laiko ne tik dėžių surinkimui, bet ir inventoriaus sąrašo sudarymui, kuris dabar yra būtinas muitinėje. Jei spėjote, viskas vyksta sklandžiai, jei ne – tuomet prasideda stresas ir brangios skubos paslaugos. Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą reikalauja ir vairuotojo rezervavimo, o gerais laikais jų tiesiog nebūna.

Ar tikrai verta samdyti pakavimo paslaugas ar galima pačiam?

Tai priklauso nuo jūsų biudžeto ir pinigų vertinimo. Esu matęs, kaip verslininkai sutaupydo 500 svarų ir patys vyniojo serverius į senas avalynės dėžes, o paskui verkdami stovėjo prie sulaužytų monitorių Vilniuje. Profesionalai pakuos greičiau ir saugiau, o jų darbas yra apdraudžtas. Tačiau jei dauguma daiktų yra tik paprasti stalai ir kėdės, galite susidoroti patys, tik būtinai užsirūpinkite kokybiška bubble wrap. Nemanau, kad verta rizikuoti brangia technika dėl kelių dešimčių eurų.

Kas tas inventorizacijos sąrašas ir kodėl jis taip baisina visus?

Tai tiesiog sąrašas, kiekvieno daikto, kurį vežate, su jo apytikrine verte ir svoriu. Muitininkai be šio popieriaus neleidžia pro sieną, ypač kai vyksta biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą po Brexit. Nereikia rašyti kiekvienos pieštuko, bet būtina nurodyti stambesnį inventorį: kompiuterius, spausdintuvus, baldus. Geriausia tai daryti Excelio lentelėje, kadangi ranka rašytus sąrašus tiesiog nepriima.

Ar reikia pranešti savo nuomininkui Londone apie išvykimą?

Žinoma, ir tai padarykite raštu. Anglų nuomos sutartyse dažnai būna punktai apie išsikraustymo terminus. Jei tiesiog išsivažiuosite be įspėjimo, gali prarasti depozitą. Be to, reikia susitarti dėl lifto rezervacijos, jei esate pastate su liftu, nes kitaip reikės nešti per laiptus, o tai kainuoja papildomai ir užtrunka amžinai. Niekas nenori mokėti už vairuotojo laukimą, kai jis stovi koridoriuje.

Kaip susitvarkyti su internetu ir telefonais Lietuvoje?

Nešokite galva į sieną, tai paprasčiausia dalis. Išjunkite paslaugas Londone likusiai savaitei, kad nebegrotų sąskaitų tuščiai patalpose. Lietuvoje susisiekite su tiekėjais iš anksto – nekreipia dėmesio į skelbimus, kad "viskas įjungiama per 24 valandas", realiai tai užtrunka ilgiau. Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą baigiasi tik tada, kai galite išsiųsti pirmąjį laišką iš naujojo kompiuterio.

Pinigai, kainos ir nemalonių staigmenų

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą?

Klausimas kaip į "kiek kainuoja automobilis". Viskas priklauso nuo tūrio – ar tai vienas "Transit" tipo mikroautobusas, ar reikia 40 pėdžių sunkvežimio. Mažam biurui (apie 10-15 kubinių metrų) turėtumėte skirti nuo 1500 iki 2500 eurų. Dideliems perkėlimams kainos svyruoja labai plačiai. Būtinai prašykite fiksuotos kainos, kadangi kuro kainos metais gali šokti ir tada jums bus pridėta prie sąskaitos nebežinant.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Taip, visada yra. Dažniausiai tai yra "feriboto" mokesčiai, kuriuos niekas neįsivaizduoja, kad tokie dideli, ir galbūt ULEZ mokestis Londone, jei vairuotojas važiuoja centru. Taip pat gali būti mokestis už įvažiavimą į miestą Lietuvoje, jei reikia specialių leidimų. Klauskite tiesiogiai: "Ar kaina yra "iki pat durų" ar iki miesto ribų?".

Kaip mokėti – grynaisis ar pavedimu?

Geriausia pavedimu, kad būtų likęs raštiškas pėdsakas. Jei mokate vairuotojui grynaisiais, pasidarykite kvitą. Yra buvę atvejų (retus, bet buvo), kai pinigai dingdavo kelionės metu. Taip pat atkreipkite dėmesį į PVM – jei esate registruota Lietuvoje įmonė, galite taikyti atvirkštinį apmokestinimą, jei pervežėjas taip pat yra iš ES.

Ar draudimas įeina į kainą?

Dažniausiai įeina, bet jis būna labai minimalus, pvz., 10 svarų už kilogramą. Tai reiškia, kad jei sulaužysite brangų serverį, kuris sveria 20 kg, gausite tik 200 svarų atlyginimo. Siūlau papildomai apsisaugoti ir nupirkti papildomą draudimą, ypač jei vežate įrangą. Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą be draudimo yra kaip važiuoti be saugos diržų greitkeliu.

Kas daryti, jei kaina atrodo per maža?

Bėkite toliau. Seriozios pervežimo kompanijos negali vežti už akcijų kainas, nes kuras, darbo užmokestis ir feribai kainuoja vienodai visiems. Jei kas siūlo pervežti viską už pusę mažiau nei kiti, tai arba jie nėra apdrausti, arba tai "brokeriai", kurie paims užsakymą ir parduos jį kitam, nežinomam vairuotojui.

Brexit, muitinė ir dokumentacija (varginanti dalis)

Ar dabar, po Brexit, reikia muitinės deklaracijų?

Taip, tai būtina. Dabar biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą yra traktuojamas kaip eksportas iš JK ir importas į ES. Reikės pateikti eksporto deklaraciją JK pusėje ir importo – Lietuvos. Geriausiai, kad tai padarytų pervežėjo brokeris, jei jis turi tokią licenciją, kitaip turėsite ieškoti savo.

Kas yra T2L dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Tai dokumentas, įrodantis, kad prekės buvo laisvai apskritos ES rinkoje prieš Brexit. Jei jūsų biuras Londone atsirado prieš 2021 metus, jums reikalingas šis dokumentas, kadangi tai leidžia įvežti daiktus į Lietuvą be muito (jei tai perkėlimas, ne pardavimas). Be jo, gali tekti mokėti importo mokesčius, nors tai jūsų nuosavybė.

Ar turiu mokėti PVM importuojant biuro įrangą?

Jei tai tikras biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą (t.y., keičiatės adresą ir tęsiate veiklą), tai dažniausiai galima taikyti 0% PVM importo tarifą, tačiau reikia įrodyti, kad įmonė toliau veiks Lietuvoje. Jei tiesiog uždaryte biurą ir vežate daiktus "sau" arba parduodate, tada PVM gali būti taikomas.

Ką daryti su technikos serijiniais numeriais?

Užsirašykite juos. Nereikia rašyti kiekvieno ausinės numerio, bet kompiuterių, serverių ir brangesnės įrangos serijiniai numeriai turi sutapti su inventoriaus sąrašu. Muitinėje kartais patikrina, ar nevežate naujų daiktų panaudodami perkėlimą kaip priemonę išvengti mokesčių (nors tai retas atvejis verslo įrangai, bet tikrinti gali).

Kas vyksta, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Tuomet vairuotojas stovi ir laukia. Kas valandą laukimo gali būti taikoma bauda, kurią sumoka užsakovas. Esu matęs, kaip viena truksta faktūros, ir visa kolona stovi sienon trienas dienas. Geriau dukart patikrinti ir pasidaryti kopijas, nei skubėti.

Ar reikia deklaruoti duomenis ar programinę įrangą?

Fiziškai ne, bet juridiniais aspektais – taip. Jei vežate serverius su klientų duomenimis, įsitikinkite, kad duomenų apsauga (GDPR) yra užtikrinta pervežimo metu (šifruotas diskai ir t.t.). Muitinę daugiau domina fizinės prekės, bet jums turėtų rūpėti duomenų saugumas.

Logistika: dėžės, sunkvežimiai ir Londono chaosas

Kokį transportą rinktis – sunkvežimį ar didelį furgoną?

Jei telpate į 3,5 tonų furgoną (apie 15-20 kubinių metrų), tai geriau rinktis jį, nes jis gali važiuoti greičiau. Jei daugiau – reikės sunkvežimio. Atsiminkite, kad Londonas yra labai apkrautas miestas, dideli sunkvežimiai ten negali važiuoti visur, todėl reikės galbūt perkrauti į mažesnį furgoną prieš išvykstant (tai vadinama "cross-trade"). Tai papildomai kainuoja.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir pažymėta. Negalima įrašyti "baldai" ir įdėti ten savo drabužių. Muitinė gali pavogti (atimti) prekes, jei įtars, kad tai komercinė prekyba. Jei darbuotojai nori vežti savo daiktus, jiems reikia susitarti su vadybininku atskirai. Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą turi būti aiškus.

Kaip užtikrinti, kad dėžės nesužings kelyje?

Naudokite kokybiškas dėžes, o ne tas, kurias surinkote iš parduotuvės. Užsegite jas lipnia juosta aplinkui, o ne tik per vidurį. Ant kiekvienos dėžės rašykite, kur ji turi nuvykti (pvz., "Vilnius, 2 aukštas, kambarys nr. 4"). Stumdykite dėžes per grindis, nekelkite – sėdmenys yra brangesni nei dėžė.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Idealiu atveju su viena vairuotoju – apie 3-4 dienas. Tiesa, feribai iš Doverio į Kalė (arba Eurotunelis) gaišta daug laiko, o vairuotojo poilsio laikas yra griežtai reglamentuojamas. Neskubėkite spausti vairuotojo telefono, kai jis ilsisi – tai nelegalu ir pavojinga. Planuokite, kad biuras atsidurs ne anksčiau kaip po savaitės nuo išsikrovimo pradžios.

Ar reikia rūpintis vietos nuoma sandėliui Lietuvoje?

Jei naujieji patalpos dar nebaigtos, taip. Nenuspręskite, kad "kažkaip įsileisime". Reikia turėti planą B, kur dėsitu dėžes, jei statybos vėluos. Galbūt pasirašykite trumpalaikę sandėliavimo sutartį netoliese. Geriau sumokėti už sandėlį savaitę, nei palikti daiktus lauke.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (spausdintuvo toneriai ir pan.)?

Jie turi būti sandariai supakuoti. Nėra leidžiama vežti prakiurusius indus. Toneriai yra degios medžiagos, todėl apie juos reikia pranešti. Geriausia jas išvežti atskirai arba įsitikinti, kad pervežėjas turi leidimą vežti pavojingas krovinius (ADR).

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Kas dažniausiai suyra pervežiant biurą?

Monitoriai ir vitrininiai baldai. Monitorių ekranai plyšta, jei dėžės užgriūna, o vitrininiai staliukai yra labai trapūs. Jei turite brangios meno kūrinius ar antikvarinius baldus, geriau juos pervežti specializuota kompanija, o ne kartu su kompiuteriais ant paletės. Nekantrumas čia priešas.

Kas daryti, jei įranga atvykta sužalota?

Skubiai susiraskite sąskaitą faktūrą už tą daiktą (jei senas – panašaus modelio kainą) ir nuotrauką sužalotos vietos iš karto po išpakavimo. Nerašykite kompanijai po savaitės, kad "ten buvo įbrėžimas", niekas nebežinos, kada tai atsitiko. Draudimo kompanijos mėgsta ieškoti pretekstų, todėl būkite greiti.

Ar gali būti, kad vairuotojas tiesiog dingsta?

Su patikimomis kompanijomis – ne. Bet su "pigiaisiais" brokeriais – taip. Gali būti, kad jis pasikeičia vairuotoją viduryje kelio, arba automobilis sugenda. Visada turkite vairuotojo telefono numerį ir stebėjimo nuorodą (jei kompanija siūlo GPS stebėjimą). Tai duoda ramybės.

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Jei jie nekalba lietuviškai ar angliškai, jei neturi fiksuoto adreso svetainėje, jei atsiliepia tik vieną dieną po užklausos. Taip pat, jei reikalauja 100% išankstinio mokėjo prieš kelionę. Normalios kompanijos imą avansą (10-30%), o likutį – atvykus.

Ar įmanoma įvykdyti biuro perkėlimą iš Londono į Lietuvą žiemos sąlygomis?

Įmanoma, bet sunkiau. Žiemos kelionės per Europą gali būti pavojingos dėl sniego. Jei kelias užšąla, vairuotojas gali pristigti dieną-dvi. Planuokite savo darbą taip, kad nedėtumėte svarbių susitikimų tą dieną, kai numatoma atvykti kroviniui.

Ar reikia rūpintis vairuotojo priėmimu (apgyvendinimu)?

Nebūtina, bet tai yra gerai matoma. Jei vairuotojas atvyksta į Lietuvą naktį ir turi laukti ryto iškrovimo, jis turi kur ilsėtis. Dažnai jie patys miega kabinoje, bet jei norite, kad jis būtų atsarges, galite užsisakyti nakvynę (nors tai retai kas daro).

Pabaigos smulkmenos ir išvados

Ką daryti su išlikusia šiukšlių dėže Londono biure?

Nepamirškite išmesti. Angliškos taisyklės griežtos dėl šiukšlių. Palikite biurą tvarkingai, nuomotojai dėl to labai skundžiasi. Galbūt užsakykite šiukšlių ivežimo paslaugą paskutinę dieną. Tai užkertą kelią ginčams dėl depozito grąžinimo.

Kaip sureguliuoti vairuotojo prieigą prie naujų patalpų?

Jei esame gyvenamajame name arba uždarame komplekse, reikia iš anksto pranešti apsaugai arba administratoriui. Niekas nenori, kad sunkvežimis stovėtų po langais ir signalizuotų, nes negali atidaryti vartų kodo. Duokite vairuotojui kontaktą, kurį galit paskambinti, jei neina atidaryti durų.

Ar verta palikti senų baldų Londone?

Daugiausia taip. Pervežti senas, susidėvėjusias kėdes nėra verta, jų pervežimo kaina bus didesnė nei jų vertė. Išparduokite darbuotojams arba paduokite labdarai (charity shops). Taip sutaupysite vietos furgone.

Kaip tikrinti, ar viskas atvyko?

Turkite savo ranka rašytą sąrašą (inventorių) ir eikite prie sunkvežimio. Tikrinkite dėžes pagal numerius. Nereikia atidaryti kiekvienos dėžės vietoje, tik patikrinti, ar yra visos "didžiosios" dėžės. Jei trūksta paletės su spausdintuvais – tuomet sustojote ir ieškote.

Galutinis patarimas – kodėl reikia likti ramiam?

Dalykas tas, kad biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą visada turi kažką, ką neplanavome. Gali užtrukti feribas, gali pradėti lyti, kai krauname, arba gali pritrūkti dėžių. Jei šauksite ir pyksite, tai nieko nepagerins. Geriau turkite kantrybės ir geros kavos.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą nėra paprasta, bet su tinkama komanda jis tampa įveikiamas. Svarbiausia yra ne rinktis pigiausią variantą, o tą, kuris duoda ramybės ir garantijų. Pasiruoškite dokumentus, susitarkite dėl vietos ir būkite kantrūs kelyje – tada viskas baigsis sėkmingai, o jūsų verslas Lietuvoje dirbs be didesnių pertraukų.