Biuro perkėlimas iš Londono: greitis – kaip išvengti nenumatytų stabdymų?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Londono: greitis yra tas dalykas, apie kurį visi kalba, bet mažai kas supranta, ką jis iš tikrųjų reiškia. Londonas yra gyvas organizmas, kuris kartais tarsi nori suvalgyt tavo planus. Dažnai klientai atvažiuoja ir sako: „Mes turime laiko iki pirmadienio“. Tačiau ten yra muitinė, ten yra tiltai, ten yra vairuotojai, kurie tiesiog pavargsta. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis nėra tik apie tai, kaip greitai vairuotojas spaudo dujas, o apie tai, kaip greitai mes sugebame sureguliuoti visus tų smulkių dalykų derinimus. Čia nėra lengva, net jei atrodo, kad tiesiog pakrauni dėžes ir važiuoji. Yra dienų, kai viskas vyksta lyg pasakojimas, o yra dienų, kai M25 kažką uždaro ir viskas stovi. Būtina žinoti realią padėtį, kad nustotum svajoti apie idealų pasaulį.

Pradinis chaosas ir planavimas

Ar tikrai įmanomas biuro perkėlimas iš Londono per vieną dieną?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis priklauso nuo to, kur esate įsikūrę. Jei būtate centre, prie „Tower Bridge“, tiesiog išvažiuoti užtrunka valandą, nes reikia gauti leidimą. Viskas prasideda nuo to, kiek gerai sutvarkėte dėžes. Vieną kartą vežėme firmą, kokia sako: „viskas pasiruošta“, o atvažiavome – jie dar spausdino dokumentus. Tuomet greitis dingsta. Jei turite tik keletą baldų, tai įmanoma, bet jei pilnas biuras su serveriais, tai geriau skaitykite dviem dienoms.

Kiek laiko iš anksto reikia pranešti apie pervežimą?

Idealiai – mėnuo, o geriau šešios savaitės. Dirbant su tarptautiniais maršrutais, vietos užeina labai greitai. Ypač jei planuojate biuro perkėlimas iš Londono: greitis ir kaina yra susiję inversiškai – kuo greičiau, tuo brangiau. Jei skambinate pirmadienį ir norite važiuoti penktadienį, gali tekti mokėti už skubos mokestį arba neturėsime geriausių vairuotojų. Geriau rašykite iš anksto, mes tada galime suderinti vizitus prie kitų krovinių ir jums gausite pigiau.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo, ar galima „ant aky“?

Būtinas sąrašas, net jei jis bus netvarkingas. Muitinė be jo nepraleis. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis ties Lietuvos siena gali sustoti visiškai, jei muitininkas pamatys, kad sąraše parašyta „biuro įranga“, o ožys yra pilnas dėžių su stiklu. Turime žinoti, kiek dėžių ir koks jų svoris. Vieną kartą teko laukti 6 valandas, kol klientas išsiuntė Excel lentelę, nes numetė į šiukšliadėžę. Nepadarę šito darbo iš anksto, prarandate laiką.

Ką daryti su dėžėmis – kur gauti?

Geriausiai pirktite patys, bet jei norite, mes galime atvežti. Tik žinokite, kad jei dėžės būna senos ir minkštos, tai jas sunku krauti viena ant antros. Darbuotojai dažnai pasigenda stambesnių dėžių monitoriams ar spausdintuvams. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis taip pat priklauso nuo pakavimo kokybės. Jei krosnei įkišite į ploną dėžę be putų, ji sutrūks, ir teks stabdyti visą procesą taisyti ar ieškoti atsarginio.

Londono „malonumai“ ir logistika

Kaip sužinoti, ar reikia specialaus leidimo (red route)?

Geriau patikrinti „Transport for London“ svetainę, bet mes taip pat padedame. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis centre yra kaip šachmatai – vienas neteisingas ėjimas ir gausite baudą. Jei būstate raudonoje linijoje (Red Route), negalite net pamiršti signalizuoti. Kartais tenka statyti mašiną gatvės gale ir pernešti dėžes 100 metrų pėsčiomis. Neįsivaizduojate, kaip vairuotojai nemėgsta varyti dėžių per Oxford Street per aštuonias valandas.

Ar galima parkuoti sunkvežimį prie biuro?

Jei nėra „loading bay“, tai problema. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis dažnai lemiamas vietos, kur sustabdysime mašiną. Kartais tenka samdyti „traffic wardens‘“ draugų arba statyti „CCTV“ ženklą, kad niekas nemestu ant ratus. Vieną kartą teko vežti baldus iš 5-o aukšto, nes liftas neveikė, o sunkvežimis negalėjo priartėti arčiau kaip 50 metrų. Tai ne būna taip kaip filme, tiesiog atiduodami raktus.

Ką daryti, jei liftas per mažas?

Tai klasika. London senosiuose pastatuose liftai yra ankstyvojo XX amžiaus, ten telpa tik du žmonės ir kiašas. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis tuomet tampa lėtas kaip vėžlys. Tenka išardyti baldus arba net kelti juos per langus (tikrai, buvo tokių atvejų). Jei turite didelę „sofą“, neabejokite – ji bus išardyta arba aš ją išardysiu per jėgą (pokštauju, bet kartais taip ir būna).

Ar vairuotojai moka Londone važiuoti?

Mūsų vairuotojai yra seniai varantieji, jie žino M25 kaip savus kiemus, bet Londonas vis keičiasi. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis gali nukristi, jei atsiras nauji žiediniai susiaurinimai. Kartais GPS rodo vieną, o realybėje – eismas stovi. Geriausia, kai vairuotojas turi „co-pilotą“, kuris gali žiūrėti į žemėlapį, kol vairuotojas ryžosi įtemptą posūkį.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ pasidžiaugimai

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Reikia TSL dokumento (tarptautinio vežimo sąrašo) ir paveldo deklaracijos, jei daiktai naudoti. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis šioje vietoje dažnai „žūva“ dėl biurokratijos. Jei verslo įrangos vertė viršija tam tikrą sumą, gali tekti mokėti PVM (tai priklauso nuo jūsų Lietuvos įmonės statuso). Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę, nei stovėti prie sienos ir aiškinti, kad tai ne prekyba.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Negalima maišyti. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis sumažės, jei krovinyje rinksime darbuotojo drabužius ar senus riedlentes. Muitinė tai laudo kaip kontrabandą arba privatų importą, kuriam reikia kitokios procedūros. Jei norite padaryti darbuotojams paslaugą, turime padaryti atskirą sandėliuką arba dėžę, bet tai užklausia papildomo laiko.

Kas daryti, jei prarandame dokumentus kelyje?

Tai košmara. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis tampa nulis. Tenka rašyti prašymus, rodyti apmokėjimus. Vieną kartą vairuotojas užmiršo TSL pasirašyti, ir teko siųsti jį paštu atgal į UK. Dabar viską bandome daryti elektroniniu būdu (procedūros NCTS – New Computerised Transit System). Bet elektronika taip pat kartai „lysta“ arba nenukeliauja. Todėl visada turiu kopijas sau telefone.

Ar „Brexit“ labai pakeitė dalykus?

Labai. Anksčiau buvo lengviau, dabar reikia daugiau popieriaus. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis dabar yra apie tai, kaip greitai gausite EORI numerį, jei jo neturite. Be jo nejudėsite nė metro. Beje, tikrina ne tik Lietuvoje, bet ir išvažiuojant iš Anglijos. Dabar ten tenka būti labai tikliems su serijiniais numeriais – jei serverio numerio nesutampa su dokumentu, gali būti didelė painiava.

Technikos, baldai ir „blondinės“ situacijos

Kaip pervežti didelius serverius?

Jie turi būti išjungti tinkamai (ne tik ištrauktas įkišukas). Biuro perkėlimas iš Londono: greitis nesvarbu, jei atvyksite su sugadintais duomenimis. Rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuris juos išmontuos. Mes turime specialias vietas su amortizacija (tai tokios guminės grindys). Serveriai yra jautrūs vibracijai, net jei atrodo kaip geležinis skrynių bokštas.

Ar galima pervežti biuro augalus?

Galima, bet rizikinga. Muitinė gali patikrinti žemę dėl kenkėjų. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis gali sustoti, jei augalai atrodys įtartinai. Be to, augalams trūksta vandens ir šviesos. Vieną kartą atvežėm didelę „Monstera“, kuri po 3 dienų kelionės atrodė kaip kepta kopūstų lapų. Geriau juos palikti kolegoms arba vežti atskirai, jei labai brangūs.

Ką daryti su kavinės aparatu?

Jis turi būti išleistas iš vandens! Biuro perkėlimas iš Londono: greitis neapsaugos nuo vandens nuotėkių. Buvau tokiame įvykyje – klientas nepaleido vandens, o mes pakėlėm mašiną viršų, ir visa baklaža nutekėjo ant antros dėžės su dokumentais. Buvo labai nemalonūs paaiškinimai. Dabar visada klaustu: „Ar pilnas vandens?“, ir jei taip, neišvažiuoju.

Ar išardote baldus?

Įprastus – taip. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis priklauso nuo to, kiek kompleksų turite. Jei turite „CEO“ kabinetas su milžiniška stalo plokšte, ji neįeis į liftą ir, tikėtina, neįeis į duris. Beveik visada išardome stalus. Jei baldai yra „ikea“ stiliaus, tai juos galima nuplėšti (ne, aš juokauju), bet geriau neišardyti per stipriai, nes galėsite nesurinkti atgal.

Realios problemos ir nenukrypimai

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgo?

Turime atsarginius vairuotojus, bet ne visada toje pačioje vietoje. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis tada tampa labai sąlyginis. Prieš metus vienas vairuotojas užsikabino gripą anksčiau, turėjome laukti 12 valandų, kol atvažiavo kitas iš Birmingamo. Tai realybė – žmonės serga, mašinos genda. Visada turiu planą B, kartais net C.

Ar dažnai genda padangos?

Sunkvežimių padangos yra kaip drakonų odė, bet Londono gatvėse yra daug laužų. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis gali baigtis ant M6, kai sprogsta padanga. Pakeitimas trunka valandą, jei turi atsarginę. Jei ne – tada skambini pagalbai. Dėl to aš visada raginu klientus nedėti labai pažeidžiamų daiktų (pvz., didelių veidrodžių) prie pat galinės sienos.

Ar reikia draudimo?

Būtina. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis nepadės, jei paslydome laiptais ir sulaužėte brangų tiražą. Standartinis draudimas dengia tik dalį, todėl verta pasidomėti, kokia yra atsakingumo riba. Aš asmeniškai visada įrašau sutartyje, kad klientas pats turi apsidrausti, jei daiktai yra labai vertingi (pvz., meno kūriniai ar seni serveriai).

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Daugelis sako, kad taip, bet realybėje GPS signalas gali dingti tuneliuose arba tiesiog įsijungti vėlai. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis neleidžia stovėti ir tikrinti žemėlapio kas 5 minutes. Geriausia tiesiog susisiekti su vairuotoju telefonu (jei jis atsiliepia). Vieną kartą sistema rodė, kad mašina Vokietijoje, nors ji jau buvo Lietuvoje – techniniai nesklandumai.

Finansai ir kainodaros (Nepatogios tiesos)

Kodėl kaina pakyla paskutinę minutę?

Dėl degalų kainos arba dėl to, kad klientas apsigalvojo dėl dėžių skaičiaus. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis reikalauja papildomo resurso, o resursas kainuoja. Jei sakėte 10 dėžių, o jų iškilo 30, reikia didesnės mašinos arba antrinio važiavimo. Tai nėra mūsų kaltė, mes nežinome, kiek turite daiktų, kol neatvažiavome jūsų patikrinti (ne visada tikim žodžiui).

Ar imate mokestį už laukimą?

Imame. Jei vairuotojas laukia 2 valandas, kol jūs surandate raktus nuo sandėlio, tas laikas turi būti apmokėtas. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis yra pinigas. Vairuotojas negali dirbti nemokamai. Dažniausiai klientai supranta, bet kartais būna nusivylimų. Rašau tai tiesiai, kad nebūtų netikėtumų paskutinę dieną.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais arba kortele?

Geriau įmonės pervedimu. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis susilpnėja, jei reikia važiuoti į banką gauti grynųjų arba aiškinti su terminalu. Be to, didelės sumos grynaisiais nėra saugu vežti per kanalą. Mums užtenka sąskaitos faktūros – paprasta ir aišku.

Kas daryti, jei įmonės bankrutuoja pervežimo metu?

Tikimės, kad ne. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis tampa neaktualus, jei nebegalite mokėti. Jei įvyksta tokia situacija, daiktai gali būti sulaikyti kaip įkeitimas (ne, aš šnekam apie įstatymus). Rašau tai, nes matyta, kad kartais verslas užsidaro būtent persikėlimo metu dėl išlaidų.

Atvykimas ir galiniai etapai

Kaip greitai iškrauname biurą Lietuvoje?

Tai priklauso nuo lifto. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis atgal jau nebe toks svarbus, svarbiau nenukristi su dėže. Dažnai Lietuvoje biurai yra modernesni su dideliais liftais, tai padeda. Jei nėra lifto, tai vėl tas pats – nešti rankomis. Sunku, bet mes esame stiprūs vyrai (moterys taip pat, mes turime ir moterų komandas, kurios nešia sunkiau už vyrus).

Ar surenkate baldus į vietas?

Taip, jei klientas nenurodo kitaip. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis čia leidžia padėti stalus ant kojų. Bet jei reikia išstatyti viską pagal „Feng Shui“ taisykles, tai tai jau papildoma paslauga, už kurią reikia mokėti ir kuriai reikia daugiau laiko. Mes esame pervežėjai, ne interjero dizaineriai, nors ir galime patarti.

Kas daryti su pakuojimo atliekomis?

Geriau susitarti dėl dėžių grąžinimo. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis neleidžia mums vykti surinkti dėžių po savaitės. Jei nereikia jums dėžių, jas galime paimti iškart, jei telpa atgal į mašiną. Kartais klientai nori jas palikti sau – tai jūsų reikalas, tik prašome nesukrauti jų koridoriuje, kad ugniagesiai neužtiktų.

Ar galime vežti naktį?

Galime, Biuro perkėlimas iš Londono: greitis yra didžiausias naktį, kai nėra eismo. Tačiau reikia atsižvelgti į tą, kad sandėliai ar naujieji biurai gali būti uždaryti naktį. Vieną kartą atvažiavome į Vilnių 3 valandos nakties, o raktų turėtojas atsigavo tik 7 ryte. Teko laukti prie durų (ir gerti kavą iš termoso). Naktiniai pervežimai brangesni, tačiau efektyvesni ilgiems distancijoms.

Kokios garantijos, kad viskas atvyks saugiai?

Garantijų nėra 100%, tik draudimas. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis ir saugumas – tai visada kompromisas. Mes darome viską, kas priklauso nuo mūsų: užsegame, apvyniojame, pririšame. Bet jei kažkas smogia į mūsų mašiną iš šono (kas nutiko tarp Bruselio ir Liège), tuomet kalbame apie draudimo atlyginimą. Esu atviras – rizika visada yra.

Ar galite padėti su išmetamųjų atliekų ivežimu?

Taip, galime suorganizuoti konteinerį. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis taip pat reiškia, kad senus daiktus reikia greitai išmesti. Kartais atvežame viską į naują biurą, o klientas sako: „O šitos senios spintos mums nereikalingos“. Tuos dalykus galima paimti į šiukšliadėžę už papildomą mokestį, kad būtų tvarka.

Kaip vyksta galinis apmokėjimas?

Standartiškai – pavedimu prieš išvykstant arba atvykus. Biuro perkėlimas iš Londono: greitis baigiasi tada, kai gavau pinigus į sąskaitą. Jei reikia išrašyti sąskaitą-faktūrą su specifiniais terminais, tai užtrunka dieną. Dauguma klientų moka pagal sutartį – 50% pradžioje, 50% pabaigoje. Tai saugiau abiems pusėms.

Galutiniai svarstymai

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Londono: greitis yra sudėtingas darinys, kurį lemia ne tik vairuotojo įgūdžiai, bet ir dokumentų tvarka, kliento pasiruošimas ir net orų sąlygos La Manše. Nėra dviejų vienodų pervežimų – kiekvienas turi savo istoriją ir savo „nepageidaujamų“ siurprizų. Svarbiausia yra ne skubėti be galvos, o planuoti atsargiai ir tikėti savo pervežėjo patirtimi. Gerai suorganizuotas biuro perkėlimas iš Londono: greitis leis jums grįžti į darbo ritmą be per didelio streso. Nors, tiesą sakant, streso išvengti visiškai neįmanoma, bet bent galima jį sumažinti iki minimumo.