Biuro perkėlimas iš Londono: be streso ir laiku

Gyvenimas Londone nuolat kinta, o kartais verslo aplinkybės verčia sparčiai keisti strategiją arba vienetą. Jei jaučiate, kad laikas judėti toliau, turbūt galvojate apie logistikos iššūkius. Biuro perkėlimas iš Londono nėra tas pats kas paprastas baldų vežimas iš buto – čia susiduria su daugiau biurokratijos, technikos ir tikslių terminų. Esu dirbęs šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena: visada įvyksta kažkas nepageidaujamo. Nors planuojame viską iki smulkmenų, Londono eismas ar muitinės gali sukelti galvos skausmą. Tačiau su tinkama komanda ir žiniomis, biuro perkėlimas iš Londono gali būti net sklandus procesas. Svarbiausia – nepanikuoti ir viską aptarti iš anksto.

Pradiniai žingsniai ir Londono realijos

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Londono?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir kur tiksliai važiuojame. Jei tai mažas ofisas penkiuose žmonės, tai gali įvykti per dieną ar dvi. Jei turite didelę open space erdvę su serveriais, tai gali užtrukti ir savaitę. Reikia atsižvelgti į pakrovimo laiką, kelionę (kurią gali stabdyti eismai M25 žiede) ir iškrovimą. Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą ar kitą ES šalį reikalauja ir muitinės procedūrų, taigi pridėkite dar laiko. Geriau planuoti su atsarga, nei vėluoti prie klientų.

Ar brangu keltis iš JK?

Kainos šiuo metu šokinėja, degalai brangsta, o Londonas ypatingai brangus miestas. Biuro perkėlimas iš Londono kainuos daugiau nei iš mažesnio miestelio, dėl ULEZ zonų ir konvojų leidimų. Negaliu pasakyti tikslios sumos be apklausos, bet neskubėkite rinktis pigiausio varianto. Pigiai dažnai reiškia "blogai" – gali atvykti vairuotojas be įrangos ar su seniu sunkvežimiu, kuris suges pusiaukelėje. Paklauskite detalesnio įkainio, kad nebūtumete nustebęs galutinės sąskaitos.

Kada geriausia planuoti datą?

Stengtuvės planuoti biuro perkėlimas iš Londono vasarą gali būti klaida – tai aukščiausias sezonas. Jei galite, rinkitės pavasario ar rudens pabaigą, kai eismai šiek tiek mažesni. Taip pat verta pagalvoti apie savaitgalį, kad ne trukdytumete savo darbuotojams dirbti. Tačiau vairuotojai taip pat mėgsta ilsėtis, tad savaitgaliai gali kainuoti brangiau. Reikia surasti pusiausvyrą tarp jūsų patogumo ir logistikos galimybių.

Ar reikia leidimų važinėti Londone?

Absoliučiai taip. Negalite tiesiog užvažiuoti sunkvežimiu į miesto centrą be išankstinio planavimo. Reikalingi konvojų leidimai (TS10), o jei įeinate į ULEZ zoną, reikia sumokėti už kiekvieną transporto priemonę. Biuro perkėlimas iš Londono be šių dokumentų baigsis milžiniškomis baudomis, kurias teks mokėti klientui. Mes viską užtikriname, bet patys taip pat turėkite omenyje – vairuotojas gali atsisakyti važiuoti, jei dokumentai tvarkingi.

Ką daryti su parkavimu?

Tai viena didžiausių galvos skausmų. Londono gatvės siauros, o vietas reikia rezervuoti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja, kad "Red Routes" būtų uždraustos vietos arba gauti leidimai iš vietos savivaldybės (suspension). Jei šito nebus, sunkvežimis tiesiog negalės sustoti arba gaus baudą. Kartais teks krauti per 50 metrų nuo įėjimo, o tai viską sulėtina.

Baldai, technika ir įranga

Kaip vežti kompiuterius ir serverius?

Tai pati jautriausia dalis. Kompiuterius geriausia pakuoti į originalias dėžes, jei dar jas turite. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidą, o "shutdown"). Biuro perkėlimas iš Londono dažnai įtraukia brangią įrangą, todėl rekomenduoju užtikrinti, kad duomenys būtų pasidaryti backup'as. Kartais gali būti reikalingi specialūs dėklai su smėliu, kad vibruojant kelyje niekas neįtrūktų. Nenaudokite paprastų kartonų.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, įprasta praktika, kad ateina komanda, viską išmontuoja, užpakuoja ir paskui naujoje vieto surenka. Biuro perkėlimas iš Londono su didelėmis konferencijų stalais ar "workstation" sistemomis gali užtrukti ilgiau. Tarkim, prieš metus turėjau klientą, kurio baldai buvo taip seni, kad sujungimai lūžo. Teko improvizuoti su varžtais. Jei turite IKEA tipo baldų, žinokite, kad juos išmontuoti lengva, bet surinkti vėl gali būti pykčio darbas.

Kas daryti su didelėmis spausdintuvais?

Spausdintuvai turi tonerius, kurie gali išsilieti. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja, kad toneriai būtų išimti arba užfiksuoti specialiomis juostomis. Jei spausdintuvas didelis (pvz., "Xerox" didelis formatas), jis gali reikalauti specialios technikos perkėlimui, nes jis sveria toną. Neleiskite keliautojų tiesiog stumti jį ratais – gali nukristi nuo rampos.

Ar saugu vežti pavienius baldus?

Žinoma, bet reikia įvertinti koridorių plotį. Londono biurai dažnai įrengti senose pastatuose, kur liftai yra miniatiūriniai. Biuro perkėlimas iš Londono gali virsti tuo, kad baldus reikia kelti per langą arba išmontuoti į griežčiausias dalis. Vieną kartą teko nuleisti sofą per 4 aukštus laiptais, nes liftas buvo per siauras. Patikrinkite išmatavimus prieš mus atvykstant.

Kaip apsaugoti grindis ir sienas?

Profesionalios komandos visada turi apsauginius kilimėlius ir "corner guards". Biuro perkėlimas iš Londono gali baigtis nuostolių sąskaita, jei vairuotojas neapsisaugo. Nors mes dėl tos rūpytis, tačiau patys pažymėkite kritines vietas. Jei grindys naujos, tai būtinai pasakykite vadovui, kad jis įsidėmėtų.

Dokumentai, muitinė ir Brexit

Ar reikia muitinės deklaracijos išvykstant iš JK?

Dabar, kai Brexit įvyko, taip. Net jei perkėliate savo nuosavybę į kitą ES šalį (pvz., Lietuvą), tai techninai yra eksportas. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja, kad būtų pateiktas eksporto deklaravimas (Exit Summary Declaration). Jei to nebus, JK muitinė gali neleisti išvažiuoti. Mums tai kasdienybė, bet klientams tai atrodo kaip kažkas per sudėtinga.

Kokius dokumentus reikia turti Lietuvoje atvykus?

Reikės importo deklaracijos. Jei esate registruota įmonė, tai dažniausiai taikoma 0 % PVM mokesčio tariffas (intra-community supply arba grąžinimas nuosavybės). Biuro perkėlimas iš Londono turi būti tinkamai dokumentuotas, kad neimtų mokesčių už visą įrangą. Reikės pateikti inventoriaus sąrašą su vertėmis. Be šio sąrašo sulaikymas pasienyje garantuotas.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Geriausia tai susitarti iš anksto. Kartai klientai pamiršta pasidaryti CMR draudimą arba neturi verteinių popierių. Biuro perkėlimas iš Londono gali sustoti, jei vairuotojas negali parodyti krovinio manifesto. Jei žinote, kad trūksta dokumento, pasakykite mums iš anksto – mes galime padėti jį susiformuoti elektroniniu būdu.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilna ašara. Jei darbuotojai nori pasivežti savo dėžutes su knygomis ar augalais, tai turi būti aiškiai atskirta nuo kompanijos turto. Biuro perkėlimas iš Londono su maišyta krove gali sukelti didžiulius muitinės klausimus. Muitininkas gali manyti, kad tai prekyba. Geriau, kad darbuotojai vežtų savus daiktus atskirai arba juos būtų deklaravę kaip "personal effects", o ne "office equipment".

Ar reikia mokėti PVM?

Jei perkėliote verslą iš JK į ES, tai dažniausiai ne, jei pateikiate tinkamus įrodymus. Biuro perkėlimas iš Londono gali būti apmokestintas, jei manytume, kad tai prekybinis sandoris. Svarbu turėti MV registrą Lietuvoje (arba kitoje šalyje) ir pateiktiNumeris. Aš tikrai nėra mokesčių konsultantas, tai geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu, kad nebūtumete nustebęs.

Kas dėl draudimo?

Draudimas privalomas. Biuro perkėlimas iš Londono apima rizikas nuo vagystės iki gaisro (nors retai). Standartinis draudimas dengia apie 10-12 EURų už kilogramą. Jei turite brangų serverį, kuris sveria 20 kg, o kainuoja 5000 eurų, standartinis draudimas nebus pakankamas. Reikės specialios "All Risk" polisos. Nekanaluokite rizikuoti.

Praktiniai patarimai ir problemos

Ar galiu sekti, kur mano daiktai?

Dauguma sunkvežimių turi GPS sekimą. Biuro perkėlimas iš Londono leidžia mums matyti, kur mašina stovi arba ar neužstrigo eismelyje. Tačiau signalas gali dingti Vokietijos kalnuose arba tuneliuose. Mes jums pranešime, kai bus artėjame, tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą – jis vairuoja ir negali atsiliepti.

Kas jei vairuotojas užstrigs?

Tai Londono kasdienybė. Biuro perkėlimas iš Londono gali pavėluoti dėl avarijos M25 arba dėl to, kad užsikliuvo kelias darbai. Mes turime rezervinių vairuotojų, bet jei tai būna naktį, gali tekti laukti ryto. Stengiamės informuoti iš karto, kad galitumėt keisti planus.

Ar galima kažką pridėti paskutinę minutę?

Galima, bet tai brangu. Jei mums jau paruoštas dokumentas ir krovinys užfiksuotas, o jūs nusprendžiate pridėti dideles sofa, tai reikės keisti deklaraciją. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja tikslumo. Paskutinės minutės pakeitimai gali padaryti, kad vairuotojas praleis keltą laiku, kuriuo buvo planuotas.

Ką daryti su atliekomis?

Nenukelkite savo šiukšlių į mūsų vagoną. Biuro perkėlimas iš Londono nėra atliekų išvežimas. Jei turite senus spaudinius arba sulūžusius kėdes, turite juos išmesti patys arba pasamdyti atliekų vežėją. Muitinėje gali būti problema, jei radome "nešvarų" krovinį.

Ar reikia padėti krovėjams?

Jei tik esate sveiki, geriau netrukdyti. Mūsų komandos žino, kaip kelti sunkius daiktus saugiai. Biuro perkėlimas iš Londono gali tapti pavojingas, jei neprofesionalai bando padėti. Geriau užtikrinkite, kad jiems būtų duoti arbatos vandens arba prieigos prie tualetų – tai labiau padės.

Kaip elgtis su augalais?

Augalai yra gyvi organizmai, todėl juos vežti sunkiau. Biuro perkėlimas iš Londono su augalais reikalauja fitosanitarinių pasų, jei juos vežate į Lietuvą. Be to, jie negali būti pakuoti sužaloti. Jei turite didelę palmę biure, gali tekti speciali dėžė. O žinoma, augalai negali būti vežami su žeme šaknų bobose (tai draudžiama). O jei tai tik keli puokštelės, tai dažnai praeina be problemų.

Ar galiu pasidaryti nuotraukas prieš išvežant?

Būtinai. Biuro perkėlimas iš Londono yra puikus momentas užfiksuoti buvusią būklę. Jei vėliau atsiras įdrėskimas ant sofos ar trūkmas monitoriuje, turėsite įrodymų. Mūsų vairuotojai taip pat daro nuotraukas apkrovos metu, bet jūsų nuotraukos yra papildomas apsaugos sluoksnis.

Kas jei turiu labai brangų meno kūrinį?

Tai turi būti aptarta atskirai. Biuro perkėlimas iš Londonas (ups, rašiau Londonas) taisyklės netaikoms meno kūriniams, jei jie verti milijonus. Jums reikės specializuoto meno pervežimo kompanijos. Mūsų standartinis draudimas tokio daikto nedengia. Nebūkite naivūs.

Ar galima keltis naktį?

Galima, bet brangu. Biuro perkėlimas iš Londono naktį gali būti naudingas, kadangi mažiau eismo, tačiau reikia, kad naujieji biurai būtų atidaryti ir apšviesti. Be to, vairuotojai turi poilsio režimą, kurį reikia laikytis. Negalima tiesiog važiuoti 24 valandas be stabdymo.

Ką daryti su raktų pakavimu?

Visus raktus nuo baldų, seifų ir durų reikia surinkti į vieną dėžutę ir paslėpti. Biuro perkėlimas iš Londono be raktų bus košmara atvykus į naują vietą. Neuždarykite seifo, jei neturite kodo – mums teks jį laužti, o tai papildomai kainuos.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų malonu. Biuro perkėlimas iš Londono su purviniais krėslais nėra malonus patirtis. Mūsų vairuotojai gali atsisakyti pakrauti labai užterštus daiktus. Nereikia daryti generalinio valymo, bet nuplaukite dėmes iš stalų.

Kaip susitarti dėl mokėjimo?

Įprasta praktika – 50 % avansas, likutį atsiskaitome atvykus. Biuro perkėlimas iš Londono yra paslauga, ne prekė, todėl mums reikia lėšų degalams ir mokesčiams. Jei norite mokėti tik po visko, tai gali būti problema, nes mes negalime rizikuoti savo lėšomis.

Ar galima atidėti pristatymą sandėlyje?

Taip, mes turime sandėlius Lietuvoje ir Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Londono gali būti padalintas – pirmiausia parvežame į sandėlį, paskui išvežame į biurą, kai jis bus paruoštas. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus, jei naujas biuras vėluoja su remontu.

Kas daryti, jei naujas biuras neįrengtas?

Tikrai nedarykite to. Biuro perkėlimas iš Londono turi būti planuotas taip, kad kai atvyksta paskutininė dėžė, jau galima įsileisti darbuotojus. Jei statybininkai dar ten daro dulkes, jūsų technika taps nebyli. Sinchronizavimas yra raktas.

Ar reikia informuoti pastato administraciją?

Abiejų pusių. Londone reikia leidimo išvykti, Lietuvoje – leidimo atvykti (jei yra apsauga). Biuro perkėlimas iš Londono be šio pranešimo gali baigtis tuo, kad sunkvežimis nebus įleistas į teritoriją ir stovės gatvėje.

Kaip elgtis su duomenų saugumu?

Neleiskite niekam pažiūrėti į monitorius, jei juos nebežiūrėte. Biuro perkėlimas iš Londono taip pat yra duomenų saugumo testas. Geriau išjungti visus kompiuterius ir išimti sunkiuosius diskus, jei esate labai paranojiški. Nors mūsų darbuotojai sąžiningi, visada yra rizika.

Ar galima vežti maistą?

Nerekomenduoju. Biuro perkėlimas iš Londono su atidarytais konservais arba miltų maišais yra kvaila. Tai pritrauks pelės ir vabzdžius. Suvalgykite viską prieš išvykdami arba atiduokite darbuotojams.

Ką daryti, jei dingo kažkas smulkaus?

Smulkių daiktų (pavyzdžiui, piliukų, laidų) dažnai dingsta. Biuro perkėlimas iš Londono yra chaotiškas. Geriau visus smulkius daiktus sudėti į uždaras dėžes su užrašu "Misc". Jei kas dingsta, praneškite iš karto, o ne po savaitės – sunku bus išsiaiškinti, kur jie dingo.

Ar reikia gerti su vairuotojais?

Nebūtina, bet geri santykiai padeda. Biuro perkėlimas iš Londono yra kooperacinis darbas. Jei matote, kad vairuotojas pavargęs, paklauskite, ar jam reikia kavos. Tai gali pagreitinti procesą. Tačiau nesiūlykite alkoholio – tai griežtas draudimas.

Galutinis patarimas.

Nebūkite per daug reikalaujantys. Biuro perkėlimas iš Londono yra sudėtingas procesas, ir klaidos įvyksta. Jei kas nors nukrito arba pavėlavo valanda, nereikia šauktis. Svarbiausia – viskas atvyksta sveika ir gali dirbti toliau.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Londono yra sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis. Svarbiausia yra ne pasitikėti "kažkaip", o turėti aiškų planą ir patikimus partnerius. Nors aš čia parašiau daug bjaurodamas apie eismus ir dokumentus, tiesiog norėjau, kad žinotumėt į ką įsijungiate. Jei viską suplanuosite iš anksto ir išvengsite paskutinių minučių sprendimų, biuro perkėlimas iš Londono netgi gali būti ramus. O jei kas nors nepaeis – nenusiminkite, visada galima išspręsti. Sėkmės naujoje vietoje!