Biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – teoriškai viskas atrodo paprasta, bet praktiškai visada iškyla kažkas tokio, ko neplanavai. Dažnai klientai sako, kad nori biuro perkėlimą iš Londono be rūpesčių greitai, tarsi tai būtų kompiuterinis žaidimas, kur paspaudi mygtuką ir dalykiai patys save perkelia. Anglijoje yra savos niuansai – nuo „Congestion Charge“ mokesčių iki tų pačių užkelių, kuriuos vairuotojai nebesugeba prisiminti, nes kas savaitė viskas keičiasi. Esu matęs ir tokių situacijų, kai padėjėjai užšaldė kompiuterius ne korektiškai, ir tada teko skubiai ieškoti IT specialistų Lietuvoje, o tai kainavo brangiau nei patys pervežimai. Taigi, jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia žinoti ne tik kainą, bet ir tas smulkmenas, kurios dažnai slepiamos sutarčių fine.

Bet nepasigąskite, viskas įmanoma. Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai priklauso nuo to, kiek gerai jūs pasiruošę dokumentams ir ar tikrai įvertinote savo turto kiekį. Dažnai klientai sako, turi tik 5 dėžes, o atvažiuojame ir matome, kad dar yra 3 sofos ir 2 dideli serveriniai spintos. Apie šiuos momentus ir kalbėsime toliau, tiesiogiai ir be vatojimosi.

Kaip pradėti ir kada kviesti

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Londono?

Viskas priklauso nuo to, kiek tiksliai daikta turite. Jei tai mažas biuras ir dvidešimt dėžių, tai techninė dalis užtrunka kelias valandas, bet jei reikia išmontuoti stalus ir sistemas, tai gali užtrukti iki vakaro. Be to, patį biuro perkėlimą iš Londono be rūpesčių greitai padaryti sutrukdo Londono eismo kamščiai, kurie yra neišvengiami. Paprastai planuokite, kad vienas dienos darbas (pakrovimas) užims 4-6 valandas, o pati kelionė į Lietuvą – dar 2-3 dienas. Taip pat nepamirškite, kad reikia laiko išpakuoti.

Ar reikia atlikti inventorizaciją prieš kelionę?

Būtina, jei norite išvengti nesutarimų vėliau. Be to, jei darysite biuro perkėlimą iš Londono be rūpesčių greitai, inventorizacija padės vairuotojams greičiau suprasti, kur dėti dėžes. Nereikia rašyti kiekvieno pieštuko, bet grupuoti daiktus (pvz., „buhalterija“, „priklausomai“, „knygos“) labai praverčia. Tąkart turėjau klientą, kuris ant kiekvienos dėžės užrašė tik „biuro daiktai“ – tas išpakuojimas truko tris dienas, o visi klydo kur kas kuriam.

Ar galima kelti dalį daiktų, o dalį palikti?

Žinoma, tai dažna praktika, ypač jei keičiate patalpas tarp paties Londono. Tada sąlygos skiriasi, nes tarptautinis pervežimas nereikalauja muitinės, o vietinis – kitaip. Bet jei kalbame apie grįžimą į Lietuvą, tuomet biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai įsisavinamas kaip pilnas krovinys, net jei ten būtų penkios kėdės.

Kada geriausia planuoti perkėlimo datą?

Stengkitės ne planuoti pirmadieniais, nes tada vairuotojai jau pavargę po savaitgalio (nors negaliu užtikrinti, kad visada taip yra). Geriausia – trečiadienis ar ketvirtadienis. Taip pat atkreipkite dėmesį į britų šventes, kurios skiriasi nuo mūsų, pavyzdžiui, „Early May Bank Holiday“.

Ar reikia iš anksto užsakyti stovėjimą vietai prie pastato?

Londono centre tai būtina. Vairuotojui reikia vietos, kur jis galėtų atsistoti su sunkvežimiu. Jei neužsirezervuosite vietos „Tower Hamlets“ ar „Westminster“ savivaldybėse, gausite baudą, kurią teks mokėti jums (arba mums, jei sutartyje numatyta). Tai vienas dažniausių trikdžių, kuriantį biuro perkėlimą iš Londono be rūpesčių greitai tiesiog neįmanomą.

Pinigai ir kainų niuansai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Sakyčiau, kad mažam biurui (15-20 kubinių metrų) turėtumėte numatyti nuo 1500 iki 2500 svarų sterlingų (priklausomai nuo degalų kainos). Didelėms įmonėms kaina svyruoja labiau. Reikia suprasti, kad biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai nėra pigus dalykas, tačiau pinigus užtikrina tai, kad jums nereikės rūpintis niekuo.

Kokia mokėjimo tvarka paprastai būna?

Įprasta taikyti 30-50% avansą, o likutį sumokėti, kai daiktai atvyksta į Lietuvą. Tačiau kai kurie tarpininkai reikalauja 100% iš karto, o asmeniškai aš to nerekomenduoju – visada bus saugiau palikti „kabarėlį“ iki atvykimo. Tai jums užtikrina, kad krovinys tikrai bus pristatytas.

Ar kainuoja papildomai dėžių įpackavimas?

Taip, jei mūsų komanda tai daro. Jei pageidaujate biuro perkėlimą iš Londono be rūpesčių greitai, geriau mums tai patikėti, nes mes turime specialias dėžes kompiuteriams, antspaudus ir pakuojimo medžiagas. Papildomai kainuos ir demontavimo/montavimo darbai, jei ten yra sudėtingų baldų.

Ar į kainą įeina draudimas?

Draudimas paprastai įeina, bet jis būna ribotas (pavyzdžiui, 10 eurų už kg). Jei pervežate brangų įrangą (serverius, tūrinį vaizdą), būtinai patikrinkite draudimo sąlygas ir praneškite apie tikrąją vertybę. Kartais klientai mano, kad „viskas apdrausta“, bet iš tikrųjų lūžus serveriui gausite tik dalį sumos.

Ar gali kainą keisti degalų kaina?

Taip, dažniausiai sutartyje yra punktas apie degalų kainos svyravimus. Dabar kainos nestabilios, taigi jei degalai pakils 10%, gali tekti sumokėti šiek tiek daugiau. Tai ne mūsų kaltė, tiesiog rinkos realybė, kurią turi omenyje planuodami biudžetą.

Ar yra slapti mokesčiai?

Dirbti su geromis firmomis, kurioms aš pasitikiu, slaptų mokesčių nėra. Tačiau būkite budrūs su „labai pigiais“ pasiūlymais – ten gali būti pridėtas mokestis už liftą, už laukimą, už užkelių atvežimą. Geriausia klausti tiesiogiai: „Ar ši kaina galutinė?“.

Dokumentai ir Brexit (pabrodis)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Jums reikės daiktų sąrašo (inventoriaus) su apytikslėmis vertėmis. Taip pat reikia sutarties su pervežėju. Dabar, po Brexito, daugelis dokumentų eina elektroninės sistemos „CHIEF“ ar „CDS“ keliu, bet fizinis sąrašas vis tiek privalo būti vairuotojui (galutinėje versijoje).

Ar reikia muitinės deklaracijos perkėlimui į Lietuvą?

Jei krovinio vertė viršija tam tikrą ribą (paprastai 3000 eurų asmenims/įmonėms), taip, reikia eksporto deklaracijos iš JK pusės. Tai turi padaryti brokeris. Biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai tampa sudėtingesnis, jei dokumentai uždelsti, nes muitinė Lietuvoje gali sulaikyti sunkvežimį.

Kas daryti, jei trūksta EX1 (ar T2) dokumento?

Tada sunkvežimis praeis „raudonąją juostą“ Lietuvoje ir teks deklaruoti tiesiogiai čia. Tai brangiau ir ilgiau. Vieną kartą buvau situacijoje, kur vairuotojas pamiršo dokumentą Dovere, teko skambinti brokeriui vidurnaktį, kad jis išsiųstų kopiją. Tokios situacijos gali apkarpyti idėją turėti biuro perkėlimą iš Londono be rūpesčių greitai.

Ar reikia TIR karneto?

Tik tada, jei krovinys eina tranzitu (per kitas šalis) arba yra labai didelė vertė. Paprastiems biuro perkėlimams TIR dažnai nereikalingas, jei turite tinkamą muitinės dokumentaciją (pvz., Ex1 protokolą).

Ar galima vežti elektronines cigaretines ar alkoholį?

Alkoholio įmonėms negalima vežti be licencijos (kaip prekybos prekės), o jei tai asmeninis vadybininko krepšys – tai ribojama kiekiu. Elektroninės cigaretės taip pat gali būti problemos dėl baterijų. Geriau jų nevežti arba vežti rankiniame lagamine (jei patys važiuojate).

Ar kliento atstovas turi būti pasirašinėjime?

Nebūtina fiziškai ten būti, bet turi būti nurodytas kontaktas, kurį muitinė galit sužinoti, jei kiltų klausimų apie krovinio turinį ar paskirtį.

Fizinis darbas ir technika

Ar išmontuojate ir surenkate biuro baldus?

Taip, mūsų komanda turi įrankių ir žino, kaip išardyti „IKEA“ ar kitus standartinius sisteminius blokus. Yra tokie baldai, kuriuos reikia išardyti labai atsargiai, kad nesulūžtų plokštės. Tai įeina į paslaugą, kai pageidaujate biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai, nes tai sutaupo laiko.

Kaip vežami kompiuteriai ir serveriai?

Kompiuteriai dedami į specialias dėžes su „antspaudais“ (tarpiniu apdangalu). Serveriai gali reikalauti specialaus pakavimo – jiems reikia stiprios dėžės, nes jie labai jautrūs smūgiams. (Kartais net naudojame medines dėžes, jei klientas prašo).

Ar galima vežti atviras skysčius (tusinukus)?

Tusinukus geriau susukti į maišelius arba uždaryti indus, kad neišsilietų. Jei kas nusišoks ant sofos, turėsite problemą. Viena kartą pyragėlis su vandeniu (arba buvo kokia kita skysta medžiaga?) nulietė ant visų dokumentų – tai buha žiauriai.

Kas su smulkiomis detalėmis (sriegtukai, rakteliai)?

Viską dedame į pažymėtas maišelius ant pačių baldų arba į vieną bendrą „detalių“ dėžę. Labai svarbu tai pažymėti, kad vėliau nesuktumės galvos, kur dėti stalą.

Ar įvežiate šiukšles (senus baldus)?

Tai papildoma paslauga. Jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti Londoną (arba Lietuvoje), tai kainuoja, nes ten reikia eiti į šiukšliadėžę. Londono šiukšliadėžės mokesčiai dideli.

Ar reikia kopijuotuvės išjungti specialiai?

Taip, būtinai numesti „vandens“ lygmenį (išpilti vandenį), nes jo užšalimas kelyje gali sugadinti įrangą. Tai techninė detalė, kurią dažnai pamirštama, o tada įmonės ieško kaltės pervežėjuose.

Kelionės ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, bet yra ir lenkų, ukrainiečių. Tačiau vadovas (dispatcheris) visada kalba lietuviškai. Jei jums svarbu, kad vairuotojas būtų lietuvis, tai reikia pasakyti iš anksto, nes nėra garantuojas, kad tas pats vairuotojas atvažiuos iš karto.

Ar galima sekti krovinio vietą realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sistemas, tačiau kartais, kai vairuotojas užsuka į „stovėjimą“ pailsėti, signalas gali neatsinaujinti. Nedžiuginkite, jei matote, kad jis stovi vietoje 4 valandas – tiesiog miega (kaip ir turi būti pagal taisykles).

Kas daroma su sunkvežimiumi naktį?

Jei tai nėra skubus biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai, vairuotojai privalo laikytis poilsio režimo. Jie užsuka į saugias aikšteles. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra sužinoti, kad jų apiplėšė arba kad jų sustabdė policija dėl viršyto darbo laiko.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti Lietuvoje?

Taip, jo darbas yra padėti krauti ir iškrauti. Tačiau jis nebus perkeliantis dėžių trečiau aukštą be liftų arba nebus atliekantys precizinio montavimo – tai ne jo kompetencija.

Kas nutinka, jei sustoja sunkvežimis?

Tuomet mes kviečiame pagalbą iš artimiausios autoserviso paslaugos (pvz., „Truck Assist“ UK). Tai gali užtrukti kelias valandas. Tai viena tų priežasčių, kodėl biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai yra reklaminis šūkis, o ne garantija, nes techniniai gedimai įvyksta be perspėjimo.

Ar atvežate daiktus tiesiai į patalpas?

Jei yra galimybė užvažiuoti prie pat įėjimo ar liftas tinka, taip. Jei sunkvežimiui tenka stovėti gatvėje ir neštis per 500 metrų, tai gali būti papildomai apmokestinta pagal valandas (dėl sunkios fizinės darbos).

Atvykimas ir galutiniai nustatymai

Ką daryti, kai sunkvežimis atvyksta?

Reikia būti pasiruošus priimti. Patikrinkite, ar dėžės nėra suplėšytos. Jei matote pažeidimus, tai užfiksuokite (nufotografuokite) dar prieš pasirašant. Kai atėjo biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai, paskutinė žingsnis – ištikrinimas.

Kas daryti, jei daiktas sužalo?

Jei dalykas sužalojo pervežimo metu, turime parašyti „prašymą apžiūrėti“ (claim note). Geriau tai padaryti iš karto, nes vėliau gali būti sunku įrodyti, kad ne patys sulaužėte jau iškrautus baldus.

Ar paimate pakuojimo medžiagas atgal?

Taip, panaudotas dėžes ir plėvelę mes surenkame ir vežame atgal (galiausiai jas perdirbame). Tai jums nereikia rūpintis šiukšlių išvežimu.

Ar galima užsisakyti sandėliavimą trumpam laikui?

Taip, jei naujo biuro dar nėra paruošta, galime laikinai padėti dėžes mūsų sandėlyje Vilniuje arba Kaune. Tai papildoma paslauga, bet kartais neabejotinai naudinga.

Kada galutinai užbaigiamas darbas?

Darbas baigiamas tada, kai paskutinė dėžė stovi toje vietoje, kur jūs norite, o vairuotojas pasirašo perdavimo aktą. Tada galite ramiai pradėti dirbti. (Tikrai rekomenduoju iš karto patikrinti ar veikia serveriai, nes jei ne – reikia žinoti iš karto).

Ar duojate garantiją dėl pristatymo laiko?

Mes duodame prognozinį laiką, tačiau nei mes, nei niekas kitas negali garantuoti, kad nebus avarijos M25 žiediniame kelyje arba kad nebus muitinės patikros. Tačiau stengiamės būti kuo tikslesni.

Apibendrinant

Viskas, kas susiję su logistika, yra sudėtingas sprendimų rinkinys. Nors ir svajojate apie biuro perkėlimas iš Londono be rūpesčių greitai, realybė pareikalauja kantrybės ir gero pasiruošimo iš abiejų pusių. Mano darbas yra užtikrinti, kad net ir atsitikus nenumatytiems nesklandumams – nuo sukimo Londono centre iki dokumentų triukšmo prie sienos – jūsų turtas pasiektų kelią saugiai. Pasitikėkite patirtimi, o ne mažiausia kaina.