Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės: sklandus ir greitas vadovas be lieknųjų

Sveiki, taigi nutiko, jums reikia perkelti biurą. Darbuotojai jau kalba apie stresą, o vadovas tikisi, kad viskas įvyks per savaitgalį. Po 20 metų šioje srityje galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra tiesiog įkėlimas dėžių į sunkvežimį. Nuo „Brexit“ viskas pasikeitė, ir dabai tai yra loginė užduotis su dokumentais, kuriuos dažnai reikia spręsti gyvai, tiesiogiai pasienio punkte. Čia nėra tiems, kurie ieško idealios brošiūros, o tiems, kurie nori žinoti, kaip išvengti tūkstančių sterlingų baudų ir nervų išsidėvėjimo. Rašau tai kaip žmogus, kuris matė ir kelių avarijas, ir dingusius konteinerius. Taigi, kaip padaryti tai sklandžiai? Tiesiog skaitykite toliau, nors gali būti, kad kai kurie dalykai jums nepatiks.

Bendri klausimai apie organizavimą

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Tai vienas dažniausių klausimų, bet atsakymas visada nusivilioja. Jei tiksliai, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą ar kitą ES šalį trunka nuo 3 iki 7 dienų, jei viskas eina pagal planą. Tačiau planas retai kada veikia. Kartais laivas iš Doverio vėluoja dėl audros, o kartai tiesiog užstringa eilės. Viskas priklauso nuo to, kiek gerai paruošėte dokumentus ir ar krovinys yra paruoštas laiku. Reikia numatyti rezervą bent dviem dienoms, nes „greitai“ šioje verslo srityje yra sąvoka, labai reliatyvi.

Ar galima viską suplanuoti patys ar geriau pasikviesti ekspertus?

Galite bandyti patys, jei norite prarasti miegą ir nervingai žiūrėti į telefoną. Esu matęs įmonių vadovus, kurie mėgino taupyti ant logistikos ir vėliau gaudavo baudas už neteisingai deklaruotą kilmę. Profesionalas žino, kur yra „kabliukai“. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja žinojimo apie muitinės procedūras, kurios pasikeitė. Geriau sumokėti už paslaugą ir gauti ramybę, nei mėginti iššifruoti tarptautinius kodeksus vidury nakties.

Ką daryti su technika – ji vežiama atskirai?

Dažnai klientai galvoja, kad kompiuteriai yra kaip ir stalai, bet nebus. Technika turi savo specifiką, ypač jei tai serveriai ar jautri įranga. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės įtraukia ne tik baldus, bet ir duomenų saugojimo įrenginius, kuriuos reikia pakuoja specialioje pakuolėje. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į dėžę su popieriumi ir tikėtis, kad jis atvyks sveikas. Turiu omenyje, kad reikia atsakingai žiūrėti į serijinius numerius, nes muitinė mėgsta patikrinti, ar nevežate naudotos technikos kaip naujos (nors aš čia 100% tikras nebūčiau, kiek tai jų domina).

Ar reikia išsirūpinti draudimu?

Be abejo, ir tai ne tuos, kuriuos siūlo jūsų draudimo brokeris namams. Krovinio draudimas tarptautiniu maršrutu yra kita istorija. Jei vairuotojas užkliudo ant ledo Vokietijoje ir viskas nukrito, jūs norite būti tikri, kad gausite pinigus atgal. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neapsieina be rizikos, todėl pasirašant sutartį, patikrinkite, ar įrašyta „visaverčio draudimo“ sąlyga. Dažnai čia paslėptos smulkmenos, kurios vėliau kainuoja brangiai.

Kaip susitarti dėl dėžių pakavimo?

Geriausia, jei tai daro mūsų komanda, nes mes žinome, kaip uždėti spaudas. Jei pakuojat patys, naudokite standartines dėžes, o ne tas, kurias surinkote iš prekybos centro. Nerašykite ant dėžės „drabužės“, jei ten yra buitinė technika – muitinė to nemėgsta. Esu matęs, kaip viena firma taip padarė, ir jų krovinys buvo sustabdytas trims dienoms patikrai. Tvarka čia yra pusė sėkmės, net jei atrodo, kad tai per daug detali.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet aš to nerekomenduoju. Muitinės taisyklės skiria komercinį ir asmeninį krovinią. Jei rinks dėžę su biuro popieriais ir ras ten savo šlepetes, gali kilti problemų su deklaravimu. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti aiškiai suskirstytas, o asmeniniai daiktai turi eiti atskira siunta. Nenaudokite firmos sunkvežimio kaip savo asmeninio perkėlimo priemonės, nors dažnai tai būna viliojantis.

Dokumentai ir muitinės (Brexit realybė)

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Sąrašas nėra trumpas. Jums reikės komercinių sąskaitų, pakavimo sąrašo (pakavimo voko), kuriame aiškiai surašyta kiekviena detalė, ir transporto dokumento (CMR). Be to, būtinas EORI numeris, jei jūsų įmonės jo dar neturi. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be šių dokumentų yra neįmanomas, nes pasienio pareigūnai tiesiog neleis jums pro šalį. Geriausia visą šį archyvą turėti el. pavidale vairuotojo telefone arba planšetėje.

Kas tas EORI numeris ir kodėl jis svarbus?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris yra kaip jūsų paso numeris prekybai su ES. Be jo negalima pateikti importo deklaracijos. Jei perkėliate biurą, jūsų įmonei jis būtinai reikalingas (nors kartais, jei vežate labai mažai kiekį, galima naudotis tarpininko, bet aš nesiūlyčiau rizikuoti). Gausite jį per kelias dienas, bet geriausia tai padaryti mėnesį iki kelionės. Vėlavimas čia sukelia didžiausią stresą.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ir muito?

Čia yra vienas sudėtingiausių klausimų. Jei daiktai jums priklausė JK ir juos perkėliote atgal į ES, dažnai galima taikyti nulinį muito tarifą (reimportas). Tačiau biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės, kai įmonė steigiama nauja, gali reikalauti standartinio PVM mokėjimo. PVM sumokėsite Lietuvoje (ar kitoje ES šalyje) importavimo metu. Muitą paprastai mokate tik tada, jei prekės yra iš trečiųjų šalių, o ne iš JK gamybos.

Kas vyksta, jei trūksta vieno dokumento?

Tada prasideda mano mėgstamiausia dalis – telefoniniai skambučiai ir laužymasis. Vairuotojas gali būti paliktas sandėlyje ar pasienio punkte iki tol, kol dokumentas bus pateiktas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali užtrukti ilgiau dėl vieno trūkstamo parašo ant sąskaitos. Kartais galima pasinaudoti „tėvynės deklaracija“, bet tai ilgas procesas. Geriau patikrinti viską tris kartus.

Ar galima deklaruoti mažesnę vertę?

Darykite tai tik jei norite problemų. Muitinės sistemos dabar yra labai išmanios ir susietos su duomenų bazėmis. Jei pirkote stalą už 2000 svarų prieš metus, o deklaruojate 200, tai keliau įtarimų. Mokesčių vengimas gali baigtis ne tik baudomis, bet ir įmonės įrašu į „juodąjį sąrašą“. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti sąžiningas, nes pinigai sutaupyti čia neverti galvos skausmo.

Kaip elgtis su serijiniais numeriais technikoje?

Jūs turite turėti sąrašą su visais serijiniais numeriais (SN). Muitinė dažnai prašo patvirtinti, kad technika nėra pavogta. Jei dėžėje parašyta „5 kompiuteriai“, o sąraše tik 3 numeriai, bus klausimų. Tai atrodo smulkmena, bet dėl to sustoja visi biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės procesai. Užsirašykite viską į Excel lentelę ir išsiųskite vairuotojui iš anksto.

Ar reikia veterinarinių pasų, jei vežame biuro kėdės?

Ne, nebent jūsų kėdės yra odinės ir nekokiosios (juokauju). Veterinariniai pasai reikalingi tik gyvūnams ar maisto produktams. Tačiau jei biure turite medinių baldų, gali būti reikalaujama fitosanitarinis sertifikatas, jei medis yra neapdirbtas. Dažniausiai biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su įprastais baldais šio sertifikato nereikalauja, bet visada geriau pasiklausti tarpininko.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Kainos svyruoja kaip oras. Priklausomai nuo to, kiek tūrio kubinių metrų turite, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali kainuoti nuo 1500 iki 5000 eurų. Jei tai tik keli biurai, galima susitvarkyti su daliniu krovininiu (LCL), jei visas pastatas – reikės pilno sunkvežimio (FTL). Taip pat į kainą įeina ir laikas, nes Londono išvažiavimas gali trukti valandą.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Degalų kainos, Brexit mokesčiai už vairuotojus, o ir paprastai paklausa. Kartais klientai skambina sako: „Praėjusią savaitę buvo pigiau“. Taip, bet praėjusią savaitę nebuvo streikiai Kalais uoste. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kaina yra dinamiška, todėl jei gavote pasiūlymą, geriau jį užfiksuoti kuo greičiau. Neašaru, tiesiog tokia rinkos realybė.

Kas yra „fuel surcharge“ ir kodėl jis taip didelis?

Tai papildomas mokestis už degalus, kurį keičia kas savaitę. Neperkeliantys firmos dažnai šį dalyką slepia arba prideda prie pagrindinės kainos, o mes stengiamės būti atviri. Dabar biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neįsivaizduojamas be šio priedo, nes degalai yra didžiausia išlaida vairuotojui. Tikrinkite sutartyje, ar šis mokestis nėra fiksuotas, kad nebūtumėte nustebę galutinės sumos.

Ar galima gauti nuolaidą, jei atidėjome perkėlimą?

Galiu pasakyti trumpai: ne. Nuolaidos dažniausia gauna tie, kurie veža reguliariai, kas mėnesį. Vienkartiniams biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nuolaidos duodamos retai, nebent jums pasiseks ir mes turėsime tuščią grįžtamąją vietą. Tada gali pasiūlyti geresnę kainą, tikrai, bet to nebus galima numatyti iš anksto.

Ką daryti, jei vairuotojas pareikalauja „grynųjų“ rankose?

Griežtai ne. Jei kas nors iš mūsų komandos arba subrangovų tai daro – tai yra pavojus. Visos mokėjimai turi būti įforminti banku. Yra buvę atvejų, kai nekokiosios firmos JK imdavo pinigus ir dingdavo. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti apsaugotas sutartimi, o ne grynųjų pinigų davimu vairuotojui prie uosto vartų.

Ar mokama už laukimą?

Taip, ir tai viena brangiausių dalių. Jei vairuotojas atvyksta į iškrovą, o jūsų biuras dar neatsidaro arba nebuvo paruošta elevatorių laukas, laikmatis įsijungia. Vairuotojo laikas Europoje kainuoja. Planuokite biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės taip, kad niekas neturėtų laukti, nes viena valanda laukimo gali atsieiti šimtus eurų.

Ar į kainą įeina iškrovimas Lietuvoje?

Paprastai į standartinę kainą įeina tik pristatymas iki adreso su iškrovimu „prie sunkvežimio“. Jei reikia kelti daiktus į trečią aukštą be lifto, arba reikalingi nešikai – tai papildoma paslauga. Niekas nesako apie tai tiesiogiai, bet biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės baigiasi ne tada, kai sunkvežimis sustoja prie namų, o kai paskutinė dėžė stovi biuro kambaryje.

Logistika, vairuotojai ir kelionės

Ar vairuotojas padės susidėti dėžes į biurą?

Jei sutartyje nėra parašyta „iškrovimas į patalpas“, vairuotojas padės tik iškrenti nuo sunkvežimio ant žemės. Jis nebuvo samdytas kaip nešikas. Esu matęs, kaip klientai pykdėsi, kad vairuotojas nenori nešti sofos į antrą aukštą per laiptus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja aiškaus supratimo, kas įeina į kainą, o kas ne. Vairuotojas yra atsakingas už techniką, o ne už jūsų nugarą.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs Eurotunelyje?

Tai tikrai įvyksta. Geležinkelio strikai, avarijos, netgi migla gali sustabdyti traukinį. Vairuotojai gali praleisti ten valandas. Jums šito laiko nenukompensuos, nes tai yra „jėgos majeure“ (nepageidaujamos aplinkybės). Tiesiog žinokite, kad biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali šiek tiek pavėluoti dėl šitokių dalykų, ir su tuo nieko nepadarysite.

Ar saugu duoti raktus nuo biuro vairuotojui?

Tai gana rizikinga, jei jūsų ten nėra. Geriau, kad kas nors būtų pasiruošęs susitikti. Yra buvę atvejų, kai vairuotojai palikdavo atidarytas duris ir išvažiuodavo gerti kavos. Nors dauguma sąžiningi, bet biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti kontroliuojamas. Jei negalite būti ten, pasirūpinkite, kad būtų atsakingas asmuo iš jūsų pusės.

Kaip elgtis su parkavimu Londone?

O, tai yra košmaras. Londono centras turi labai griežtas taisykles. Jei nenurodėte, kad reikia „Congestion Charge“ zonos leidimo, vairuotojas gaus baudą, kurią paskui jums kažkas išsiųs. Geriausia iš anksto susiplanuoti, kad sunkvežimis galėtų užstoti legaliai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės iš sostinės reikalauja labai gero planavimo, kitaip pridėsimo mokestis gali būti didesnis už pačią pervežimo kainą.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Taip, dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą. Mes galime jums siųsti nuorodą, kur matote, kur dabar yra vairuotojas. Tačiau ne visada signalas būna idealus, ypač tuneliuose arba kalnuose (Čekijoje pavyzdžiui). Nervintis kas valandą tikrai nereikia. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės trunka savo laiką, ir stebėjimas nepadarys, kad jis važiuotų greičiau.

Kas daryti, jei buvo padaryta žala?

Pirmiausia – nufotografuokite vietą ir pažeistimį daiktą dar vairuotojui esant vietoje. Nerašykite pranešimo vėliau, kai vairuotojas jau bus Vokietijoje, niekas nebus aišku. Draudimo įmonės reikalauja įrodymų. Esu matęs, kaip klientai pats sužalojo stalą bandydami jį nešti ir kaltino vairuotoją. Būkite sąžiningi, o biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės bus be didesnių ginčų.

Ar galima atidėti pristatymą jei dar nebaigėme remonto?

Galima, bet tai kainuos. Sandėliavimas Lietuvoje nėra nemokamas. Jei žinote, kad biuras nebus paruoštas, geriau iš anksto paprašyti laikyti dėžes mūsų sandėlyje kelias dienas. Bandant atidėti vairuotojui kelias valandas, gali būti problema, jis turi kitus užsakymus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti sinchronizuotas su jūsų remonto pabaiga.

Kuo skiriasi perkėlimas iš Škotijos nuo Londono?

Atstumu ir kaina. Škotija yra toliau, todėl vairuotojui reikia daugiau laiko (poilsio valandos). Be to, keliai ten gali būti siauresni. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės iš šiaurės dalies visada brangesnis dėl didesnių atstumų iki uosto arba tunelio. Jei galite, geriau susitarti surinkti dėžes Edinburge ar Glazge, kad vairuotojas nevažiuotų tuščias po miestą.

Rizikos ir patarimai

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmėms?

Galite, bet tai turi būti aiškiai deklaruota. Jei dėžėje su biuro popieriais rasite butelį viskio „dovanoms klientui“, muitinė tai gali konfiskuoti arba baudžia už neteisingą deklaravimą. Alkoholis yra akcizuojama prekė. Negerai daryti biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės paslėpdami tokius daiktus, nes rizikuojate visa siunta.

Kokios yra dažniausios problemos su klientais?

Didžiausia problema – nekantrumas ir netikslumas. Klientas sako „mažai daiktų“, o atvažiuoja pilnas 40 pėdų konteineris. Kita problema – dokumentų stoka. Žmonės mano, kad „Brexit“ tai tik politikos kalbos, o realybėje tai tonos popieriaus. Norite sklandaus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės? Būkite sąžiningi apie tūrį ir pasirūpinkite popieriais.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pigiausias pasiūlytas dažnai slepia „paslėptus“ mokesčius, kuriuos sužinosite tik pasienio punkte, kai jūsų krovinys bus įkalintas. Geros kainos yra pagrįstos. Jei kas siūlo pervežti biurą už pusę mažiau nei rinkos kaina – tikėkitis, kad tai bus sukčiai arba nelegaliai vežiantys. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per brangus dalykas, kad juo eksperimentuoti.

Kaip pasiruošti darbuotojus psichologiškai?

Jie tikrai bus stresuoti. Pasakykite jiems, kad dėžės gali neatvyti lygiai 9:00 ryto. Duokite jiems laisvą dieną perkėlimo dienai, jei įmanoma. Niekas nedirbs efektyviai tarp dėžių ir kvapą gaunančių vairuotojų. Tylus biuras – tai dalis sėkmingo biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės proceso.

Ar reikia specialių leidimų dideliems sunkvežimams?

Kai kuriose miesto dalyse (pvz., Londono „Low Emission Zone“) reikalingi specialūs sertifikatai. Jei vairuotojas važiuos senesniu sunkvežimiu, jis gaus baudą, kurią užpildys jums. Užtikrinkite, kad logistikos partneris žino apie šias zonas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti legalus ir aplinkosauginiais standartais.

Kas daryti, jei dingo dėžė?

Tai retai, nutinka, bet įvyksta. Gali būti pavogta stovint uoste arba tiesiog nukrito sunkvežimio gale. Jei turite sąrašą (inventorių), drąsiai rašykite pretenziją draudimui. Be sąrašo gausite tik „atsiprašome“. Todėl biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės prasideda ne nuo pakavimo, o nuo rašymo ant kiekvienos dėžės, kas joje yra.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažai, lakai)?

Biuruose dažnai būna techninės chemijos. Tai yra pavojingas krovinių kategorija (ADR). Reikia specialios pakuotės ir leidimų. Negalima tiesiog mesti dažų baką su biuro popieriumi. Jei tai padarysite, ir gaus nutekėjimas, baudos bus milžiniškos. Geriau tokius dalykus išmesti vietoje arba vežti atskirai.

Ar verta tikrinti įrangą prieš išvežimą?

Būtinai. Įjunkite spausdintuvus, kompiuterius. Jei jau neveikia, nerašykite, kad buvo pažeista pervežimo metu. Esu matęs, kaip bandė „pataisyti“ senus kompiuterius ir kaltės mums versti. Sąžiningumas čia pagrindas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti tikrinamas „prieš“ ir „po“, kad išvengtumėte nereikalingų ginčų.

Išvada

Na, kaip jau matėte, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra paprasta kelionė. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslių dokumentų ir sąžiningo bendravimo su logistika. Jei pasiruošiate gerai, viskas gali būti net sklandu, bet tikėkitis nesklandumų – jie dalis verslo. Naudokitės patirtimi, ne taupykite ant kvalifikuotų tarpininkų, ir tada jūsų biuras Lietuvoje (ar kur kitur) pradės veikti be didesnių pertraukų. Sėkmės, ir nepamirškite pasidžiaugti nauja vieta, kai galiausiai viskas bus įrengta.