Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės: pilnas vadovas su realiomis kainomis ir patirtimi

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, o biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės visada buvo sudėtingas reikalas, ypač po Brexito. Anksčiau užtekdavo užpilti dėžutes į furgoną ir važiuoti, dabar reikia galvoti apie muitinę, T1 dokumentus ir tūkstančius smulkių detalių, kurios gali sustabdyti visą procesą pasienyje. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog fizinis darbas, bet iš tiesų tai daugiau apie planavimą ir dokumentus. Šiame straipsnyje pasakysiu taip, kaip yra – be gražių žodžių, o praktiškai, kad žinotum, į ką įsijungiate.

Dokumentai ir muitinės nuobodulys

Kokius dokumentus reikia tur�ti biuro perkėlimui iš Jungtinės Karalystės?

Būtina tur�ti tikslų inventoriaus sąrašą, kuriame nurodyta ne tik „kėdės“, bet ir jų kiekis, medžiaga ir būklė. Taip pat reikės komercinio sąskaitos faktūros (net jei tai ne pardavimas) ir įrodymo, kad šis turtas priklauso jums. Nuo 2021 metų, kai įsigaliojo nauji prekybos susitarimai, muitinės tampa vis griežtesnės. Jei trūkssta bent vieno popieriaus, furgonas gali likti uždarytas sandėlielyje, kol viskas ištaisysite. Geriausia viską pasikartoti su savo brokeriu prieš išvykimą.

Ar tikrai reikia EORI kodo?

Be abejo, tai privaloma. Be EORI numerio iš Jungtinės Karalystės pusės ir jūsų galutinės šalies (pvz., Lietuvos) pusės, muitinė neleis įforminti siuntos. Tai kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo. Galite užpildyti paraišką internetu, tai paprasta, bet trunka kelias dienas ar net ilgiau, jei užklysta klaidų. Vieni klientai galvojo, kad galės važiuoti be jo, ir teko sugrįžti namo. Neskubėkite ir užpildykite šią anketą iš karto, kai tik pradėsite planuoti.

Ką daryti su PVM (VAT) perkėlimo metu?

Jei perkeliate biurą ir tęsiate veiklą, dažnai taikoma atleidimas nuo importo mokesčių (Transfer of Residence), tačiau tai taikoma tik turtui, kurį naudojote ne mažiau kaip 6 mėnesius. Reikės įrodymų, pvz., senų pirkimų sąskaitų. Jei perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra dėl naujos įmonės atidarymo, gali tekti mokėti PVM ir muito mokesčius, nors dažnai įranga įvežama laikinai arba kaip „inward processing“. Pasikalbėkite su buhalteriu, kad nesusidurtumėte su netikėtais sąskaitų padidėjimais.

Kas tas T1 dokumentas ir kodėl jis svarbus?

T1 yra tranzito dokumentas, leidžiantis prekėms judėti per ES teritoriją, neaiškinantis jų iš karto galutinėje muitinėje. Kai išvykstate iš UK, jis atidaromas, o uždarymas turi įvykti Lietuvoje (arba kitoje šalyje). Jei vairuotojas praranda šį dokumentą arba jis užpildytas neteisingai, gresia didelės baudos. Tai standartinė procedūra, bet dažnai sukelia stresą, nes jei T1 neuždaromas laiku, muitinė pradeda skaičiuoti delspinigius. Sekite, kad jūsų pervežėjas būtų patikimas.

Ar inventorius turi būti labai detalus?

Taip, ir tai viena dažniausių klaidų. Muitininkui nereikia žinoti, kiek spalvotų smeigtukų turite, bet jis nori matyti, kad „biuro technika: 5 vienetai, apytikslis vertė 5000 eurų“. Jei rašote tik „baldai“ be vertės, tai kelia įtarimą. Vieną kartą matęm, kaip klientas parašė „seni daiktai“, o ten buvo brangūs vintage baldai. Buvo nemalonu paaiškinantis su pareigūnais. Būkite konkretūs, tai sutaupys laiko.

Logistika: kaip viskas vyksta tikrovėje

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Viskas priklauso nuo maršruto, bet jei važiuojate iš Londono arba Mančesterio į Vilnių, tai apie 3–4 dienos vairavimo. Tačiau reikia prisidėti keltų laukimą. Kartais Doverio uoste eilės trunka valandas, ypač atostogų metu arba kai pasienio kontrolė sustiprinama. (Čia aš pataisau – ne Doverio, o Folkestone, jei važiuojate po tuneliu, bet eilės ten dar ilgesnės). Geriausia planuoti savaitę, tada bus ramiau, nei skubėti ir stresuoti.

Kur geriau keltis – per Doverį ar Harwichą?

Doveris–Kalė yra populiariausias, nes keltai plaukia dažnai. Bet Harwich–Hukas iš Holandijos gali būti geriau, jei esate šiaurės Anglijoje, nors kelias ilgesnis. Doveris gali tapti košmaru, jei ten nutinka „Operation Stack“ – kai autostrada tampa stovėjimo aikštele. Aš asmeniškai dažniau rekomenduoju Doverį dėl lankstumo, bet jei klientas bijo stresų, siūlau ilgesnį, bet ramesnį kelią pro Naująjąąjąjąją (ne, pro Naująjąją... pro Nyderlandus).

Ar geriau nuomoti pilną sunkvežimį ar dalyvišką?

Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės paprastai reikalauja pilno sunkvežimio (FTL), jei turite daug baldų ir archyvų. Dalyviškas pervežimas (LTL) pigiau, bet tada jūsų daiktai gali būti perkraunami į kitą furgoną tarpinėje stotyje. O didelė rizika, kad pamirštas serveris ar sulaužytas stalas. Jei biuro įranga brangi, mokėkite už atskirą furgoną. Taip bus saugiau ir greičiau, nes vairuotojas važiuos tiesiai į adresą.

Ar vairuotojas padeda krauti?

Paprastai ne. Tarptautiniai vairuotojai yra atsakingi tik už vairavimą ir saugų pristatymą. Jei tikisi, kad jis išneš 20 dėžių iš trečio aukšto be liftų, jis gali tiesiog atsisakyti arba paprašyti papildomo mokesčio, kurį pasiims „kišenėn“. Reikia užsakyti pakavimo komandą UK pusėje ir iškrovimo komandą Lietuvoje. Nekantrinkite ir nedarykite spaudimo vairuotojui, jis tils po vairu 10 valandų.

Kaip apdrausti turtą?

Draudimas yra būtinas, bet skaitykite smulkmenas. Standartinis pervežėjo draudimas dažnai dengia tik 10 EUR už kilogramą, kas nebus pakankama, jei sugadinsite brangų serverį. Reikia specialios „all risk“ polisės. Užsakykite draudimą pas trečiąją šalį, jei pervežėjo siūlomas atrodo įtartai. Vieną kartą klientas neturėjo draudimo, ir furgonui užkliuvus į duobę, visas biuras buvo sugriuvęs. Nepaisykite šio dalyko.

Technika ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai pačios jautriausios siuntos. Pirmiausia, užtikrinkite, kad visi duomenys yra pasidaryti atsarginės kopijos (backup). Serverius reikia išjungti teisingai, o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Pakavime naudokite antistatinį burbuliuką. Jei įranga labai brangi, galima pagalvoti apie specialų IT pervežimą su dėžėmis, kurios amortizuoja vibraciją. Neleiskite jums dėti sunkių monitorių ant viršaus dėžių su popieriais.

Ar galima pervežti biuro augalus?

Geriau nepabandyti, nebent tai tik kelių rūšių karpiniai. ES turi griežtas taisykles dėl augalų su žeme iš UK dėl kenkėlių. Jums reikės fitosanitarinio sertifikato, kurio gavimas kainuoja brangiau nei patys augalai. Dažniausiai klientams lieku patarti: atiduokite augalus kaimynams ar kolegoms Anglijoje ir nusipirkite naujus Lietuvoje. Niekas nenori, kad pasienyje jūsų mėgstamas fikusas būtų konfiskuotas ir sunaikintas.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis?

Spausdintuvo toneriai, valymo priemonės ar chemikalai yra pavojingos medžiagos (ADR). Jų negalima tiesiog įmesti į furgoną kartu su baldais. Jums reikės specialios pakuotės ir deklaravimo. Dauguma pervežėjų tiesiog atsisims vežti tokius daiktus. Geriausia susitvarkyti vietinę utilizaciją Jungtinėje Karalystėje prieš išvykimą. Nekelkite rizikos – muitinė to neperžiūrės.

Ar saugu pervežti archyvus su dokumentais?

Taip, bet reikia naudoti tvirtas, uždaromas dėžes. Jei ten yra asmens duomenys (GDPR), jūs esate atsakingas už jų saugumą. Užrakinkite dėžes arba naudokite plombas, jei furgonas stovės sandėliuke. Nenustokite, jei muitinė nori įžiūrėti – ji turi teisę, bet paprastai dokumentų neliečia, jei viskas deklaruoja kaip „dokumentai, be komercinės vertės“.

Kaip išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Nepaisykite to. Prieš išvykstant padarykite nuotraukas, kaip baldai atrodo surinkti. Sukraukite varžtus ir pavyzdžius į pažymėtas maišelius. Jei turite sudėtingų sisteminių baldų (pvz., „cubicles“), geriau pasamdyti montuotojus abiejuose galuose. Vieną kartą matęm, kaip vyrai surinko stalą atvirkščiai, ir teko visą darbą dar kartą nuo pradžių.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Kainos svyruoja labai stipriai. Mažam biurui (1-2 kabinetai) gali tekti mokėti nuo 1200 iki 2000 svarų sterlingų. Didesnėms įmonėms kaina gali siekti tūkstančius. Dabar, kai kuro kainos aukštos, o keltai brangsta, nesižiūrėkite į 2019 metų kainas. Reikėtų gauti mažiausiai tris pasiūlymus. Jei vienas pervežėjas kainuoja 50 proc. pigiau už kitus – tai pavojus signalas.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Visada būna. Dažniausiai klientai pamiršta apie muitinės brokerio mokesčius UK pusėje ir galutinėje šalyje. Tai paprastai 150–300 svarų vienam siuntimui. Taip pat gali būti mokesčiai už „waiting time“, jei keltas vėluoja arba klientas vėluoja iškrauti. Klauskite apie „all in“ kainą, bet net ir tada atidžiai skaitykite, kas įeina. Aš visada įtraukiu keltų bilietus į savo sąskaitas, kad nenuviltų.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas?

Taip, tai nėra nemokama. Kokybiškos dėžės, burbuliukinė plėvelė, pakavimo juosta – visa tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, galite rasti dėžių parduotuvėse arba mažmeninėse prekybos centruose, bet jos gali būti ne tokios tvirtos. Profesionalių pervežėjų naudojamos dėžės yra pritaikytos kelti ant paletų. Netaupykite ant dėžių, jei jose yra brangūs daiktai.

Kada reikia mokėti depozitą?

Standartinė praktika yra 30–50 proc. avanso, kad užsakytiems keltams ir rezervuotiems furgonams. Niekada nemokėkite 100 proc. iš karto. Jei įmonė bankrotuoja (o tai pasitaiko), prarasite pinigus ir liksite be pervežėjo. Likusią sumą mokėkite tada, kai furgonas jau yra kelyje arba kai atvyksta į tikslo vietą.

Ar brangu pervežti atskirus asmeninius daiktus?

Jei darbuotojas nori pervesti savo asmeninį kompiuterį ar stalą, tai gali būti įtraukta į bendrą siuntą, bet reikia atskirai inventoriumi tai pažymėti. Muitinė gali įtarti, kad tai parduodama prekė, jei matys, kad vieno asmens daiktų per daug. Geriau, jei darbuotojai susitvarko su savo daiktais atskirai, o bendras biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vyksta kaip viena komercinė siunta.

Bėdos, problemos ir gyvenimas

Kas daryti, jei sugenda furgonas?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Jei tai patikima kompanija, ji turi draudimą ir partnerius, kurie gali padėti. Furgonas gali būti pakeistas, bet tai užtrunka. Jūsų daiktai gali šokti pašto dėžutėje keletą dienų. Visada turkite atsarginį planą – ar galite dirbti iš namų kelias dienas? Nenustokite, tiesiog prašykite realaus atsakymo iš savo koordinatoriaus.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei jis neduoda raštiško pasiūlymo arba atsisako pasirašyti sutartį – bėkite. Jei svetainėje nėra tikro adreso, tik mobilusis telefonas – pavojinga. Taip pat gera žyma yra atsiliepimai, bet ne tie, kurie atrodo kaip parašyti vieną dieną. Ieškokite ilgaamžių įmonių. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per daug sudėtingas, kad jojai patikėtumėt naujokams be patirties.

Ar verta drausti pats ar pasitikėti pervežėju?

Patikrinkite pervežėjo draudimo polisę. Jei ji yra „basic“, geriau apsisaugoti pats. Yra specialūs draudikai, kurie siūlo „cargo insurance“ specifiškai tarptautiniams pervežimams. Svarbiausia – žinoti tikslią vertę. Dažnai žmonės draudžia pigiau, nei daiktai kainuoja, tikėdamiesi sutaupyti premijos. Tada įvykia įvykis, ir jie gauna pusę pinigų.

Kokia dažniausia klaida?

Neįvertinti tūrio. Klientas sako: „Turime tik 10 dėžių“, o atvyksta, ir ten yra 50 dėžių, 3 sofos ir 2 dideli stalai. Furgonas netelpa. Tada reikia skambinti ieškoti kito vairuotojo, o tai kainuoja dvigubai. Nenukrypime nuo tiesos kai suprantate kiek daiktų turite. Geriau pervertinti ir likti tuščios vietos furgone, nei stovėti ant gatvės su pilnomis rankomis.

Kada pradėti planuoti?

Kuo greičiau, tuo geriau. Idealus laikas yra 2–3 mėnesiai. Jums reikės laiko surinkti dokumentus, parduoti arba išsiųsti nereikalingus daiktus, rasti naujas patalpas Lietuvoje. Jei pradėsite planuoti savaitę prieš išvykimą, kainos bus kosminės, o nervai – ant ribos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra tas dalykas, kurį galima padaryti „paskutinę minutę“.

Ar galima vežti maistą?

Aš asmeniškai neleidčiau. Taisyklės dėl maisto produktų (ypač mėsos ir pieno produktų) iš UK į ES yra griežtos. Jei turite nedidelį kiekį džiovintų gėrimų arba sauso maisto su savimi, galima pabandyti, bet tai turi būti deklarvuota. Muitinės officeris gali nuspręsti sunaikinti visą maistą, jei įtars, kad jų negalima įvežti. Geriau suvalgykite viską prieš išvykimą arba atiduokite draugams.

Išvados

Viso to suorganizuoti nėra neįmanoma, bet biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja kantrybės, dėmesio detalėms ir realaus požiūrio į laiką. Pasitikėkite patyrusiais brokeriais ir pervežėjais, nes vienas blogai užpildytas dokumentas gali sustabdyti visą procesą pasienyje. Nenustokite, jei kils nesklandumų – tai šioje srityje dabar normalu. Sėkmės perkėlimui, ir tikiuosi, jūsų kompiuteriai atvyks sausai.