Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną: kaip išgyventi šį logistikos maratoną

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir, turiu pripažinti, kiekvienas kartas yra kaip loterija. Žmonės dažnai klaustelėja, ar įmanomas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną, o aš dažniausiai nusišypsnu ir pasakau, kad teoriškai – taip, bet praktiškai tai bus lyg pavojingas lenktynių etapas. Esu matęs viską – nuo puikių, be trikčių nuvykusių konvojų iki tokių situacijų, kai sunkvežimis buvo įstrigęs tarp dviejų ferų Kente be angliško simbolio mobiliajame. Didelio biuro persikėlimas, ypač tarptautinis po „Brexit“, tai ne tik dėžių nešiojimas, tai milžiniškas dokumentų chaosas ir muitinės ritualai. Jei ruošiatės judėti rytoj, geriau pasiruoškite kavai ir nervams, nes čia nėra vieta spontaniškumui.

Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną: dokumentai ir muitinės nubraužymai

Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną – kiek laiko užtruks dokumentų surinkimas?

Niekada negaliu pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kaip greitai jūsų buhalteris supranta, kas yra EORI numeris. Paprastai, jei viską turite paruošta iš anksto, pačioms formaltiesiems reikalams užtenka dienos-dviejų, jei neklupsite ties muitinės deklaracijomis. Tačiau jei pradėsite rinkti popierius tądien, kai sunkvežimis atvažiuoja į kiemą, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną taps tiesiogiai neįmanomas fantazija. Teisingai užpildytas EX1 dokumentas gali padaryti stebuklą, bet klaida jame gali užstrigdyti visą procesą savaitę.

Ar reikia EORI kodo?

Be abejo, reikalingas, net jei jums atrodo, kad tai paprasta techninė detalė. Be šio kodo, jūsų krovinys tiesiog nebus išleistas iš JK teritorijos, o vairuotojas gali nuspresti sukti ratą atgal, kas jums kainaus dvigubai daugiau. Vieną kartą maža IT įmonė, manau, Vilniuje, užmiršo šį kodą ir jų kompiuteriai praleido savaitgalį Doverio uosto sandėlyje. Geriau užtikrinkite, kad kodas yra aktyvus dar prieš pradedant kalbėti apie biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną, nes kitaip rizikuojate likti be technikos.

Kas daryti su transporto priemonių registracija?

Tai vienas labiausiai erzinančių dalykų, ypač jei pervežate ne tik baldus, bet ir įmonės automobilius. Reikės užpildyti specialias formas, kad automobiliais būtų galima legaliai važiuoti Lietuvoje neperregistruojant juos iš karto. Tarkime taip, tai įmanoma, bet reikia labai tiksliai sekti taisykles, nes jei policija sustabdys neleistinai registruotą auto, bus nemalonumų.

Ar galima perkelti duomenų serverius taip greitai?

Galima, bet tai kaip nešti bombą – kas minute bijai, kad kažkas atsugins. Tokie daiktai turi būti supakuoti specialioje dėžėje su smūgiams atspariu putų polistirenu, o ne įmerkti į seną kartono dėžę po bananais. Esu matęs, kaip vienas klientas padėjo serverį ant sėdynės sunkvežimyje ir nustebęs, kodėl jis nebejungiasi. Atsakingas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną reikalauja, kad technika būtų pirmasis prioritetas ir geriausia, jos neliesti, jei nesate tikri.

Ar sunkvežimis gali išvažiuoti be muitinės patikros?

Teoriškai taip, jei naudojate „Green Lane“ procedūrą, kai viskas yra išanksto deklaruota elektroniniu būdu. Tačiau praktiškai, jei jums pirmą kartą tenka susidurti su biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną, tikimybė, kad jus sustabdys patikrai, yra 50/50. Muitininkai mėgsta sau patikrinti, kai matyti didelis sunkvežimis su užrašu „Office removal“, nes visada kyla įtarimas, ar ten nebraižoma prekyba.

Kas daryti, jei muitinėje užstrigo?

Paimkite gilaus kvėpavimo ir ieškokite gero brokerio. Niekada nesitikėkite, kad vairuotojas išsprendžia šį reikalą, jis tiesiog nori važiuoti toliau. Turiu omenyje, jei pasirinksite biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną variantą, turite turėti vieną kontaktą, kuris gali skambinti muitininkams ir paaiškinti situaciją jų kalba.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Jei viskas angliškai, dažniausiai ne, jei Lietuvoje muitinės pareigūnas supranta tekstą. Bet jei turite keletą senų sutarčių ar inventoriaus sąrašų, kurie parašyti lietuviškai, geriau turėti vertimą pasiruošę, kad nekteltų paaiškininėti, kas yra „spausdintuvas“.

Ar saugu palikti dalykus vairuotojui?

Dauguma vairuotojų sąžiningi, bet esu girdėjęs istorijų, kai dingdavo mažesni, brangesni daiktai, pavyzdžiui, planšetės arbuteliai. Geriau uždarykite viskas į dėžes ir užlakuokite juos, o raktus pasilikite pas save, jei įmanoma. Nors biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną reiškia greitį, saugumas neturi nukentėti dėl greitoveikos.

Kiek laiko užtruks patikra Doverio uoste?

Tai kaip lošimas. Vieną kartą praeisi per valandą, kitą – stovėsi penkias, nes kažkam pabandyko įvežti nelegalų mėsą. Jei jums svarbus laikas, geriau rinktis „Eurotunelį“, ten eismas greitesnis, bet ir kiek brangesnis. Tikrai nerekomenduoju rizikuoti su uostu, jei jūsų planas – biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną, nes spūstys gali viską sugriauti.

Ar reikia specialios draudimo polisę?

Taip, įprasta kasko draudimo neįtrauks tarptautinio pervežimo tarp šalių. Reikės „CMR“ draudimo arba specialios krovinių draudimo polisės, kuri dengtų biuro turtą kelionės metu. Niekada nežinai, kas nutiks ant autostrados, kai pradeda lyti lietus.

Ar galiu važiuoti su kamera prie vairo?

Vairuotojui tai draudžiama daugumoje atvejų, neskaitant stebėjimo kamerų, bet jei kalbame apie filmavimą, ne. Taip pat, jei štampuotumės važiuoti tolygiai, tai tikrai nesėkmingai pasibaigs. Geriau leiskite profesionalui dirbti, o patys susirūpinkite dokumentais.

Kas nutinka su šiukšliėmis?

Neneškite šiukšlių per Lamanšą. Perkėlimas turi būti tik tų daiktų, kurie tikrai reikalingi. Kartais klientai bando išvežti senus spintas, kurios tinka tik malkoms, tai tiesiog brangiai kainuoja svorio atžvilgiu.

Logistika ir fizinis perkėlimas

Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną – kiek žmonių reikės?

Priklausys nuo to, kiek daug daiktų turite. Standartiniam 50 kv. m. biurui reikėtų dviejų vairuotojų su kėlikėju vienoje pusėje ir dar dviejų-penkių pakrovėjų kitoje. Neskubėkite taupyti rankų, jei norite, kad viskas įvyktų per 24 valandas. Atsimenu vieną klientą, kuris maniau, kad vienas vairuotojas išveš viską per tris valandas – užtruko dvi dienas ir nutrūko nugaros.

Ar reikia pakavimo medžiagų?

Žinoma, ir daug. Dėžės, burbuliukai, lipniai juostos, klijuotės. Rekomenduoju užsisakyti tai iš pervežėjo iš anksto, kad jie atvyktu paruošta. Būna taip, kad pradedame rinkti daiktus, o pasirodo, kad dėžių trūksta ir tenka važiuoti į parduotuvę, kas valandą uždelia.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Kiekvieną monitorių ir sisteminį bloką reikia įdėti į atskirą dėžę su užpildu. Negalima tiesiog mesti viską į vieną didelę kibirą, tikslingai užrašyti, kas kurioje dėžėje yra. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną sukelia didelį stresą, todėl nenumatytas smūgis gali sugadinti įrangą, jei blogai supakuota.

Ar galima pervežti seifą?

Galima, bet tai sudėtingas procesas. Jei seifas yra sunkus, jis turi būti ištuštintas, o kartais net išmontuojamas. Vieną kartą teko kvietinėti specialią techniką, kad išneštume tonos svorio seifą pro antrą aukštą per langą, nes lifte neįėjo. Tai brangus malonumas.

Kas daryti su augalais?

Augalų importas iš JK dabar yra griežtai reguliuojamas. Turi būti fitosanitariniai sertifikatai, o jei jų nėra, augalai bus sudeginti muitinėje. Geriau juos palikti kolegoms dovanai arba išsiųsti atskirai, jei labai brangūs, nei rizikuoti su visa siunta.

Ką daryti su gėrimais biuro frizderyje?

Išpilkite juos. Nešti vandens ir kavos buteliais per sieną yra beprasmiška. Vienas klientas norėjo pervežti „kolekcinės“ kavos pupeles – teko prašyti, kad tai darytų atskirai kaip prekes, o ne kaip biuro turtą.

Ar būna problemų su parkavimu Londono centre?

Visada. Reikia gauti specialius leidimus „red routes“ arba įsivažiavimo į pėsčiųjų zoną leidimus. Jei tokio nėra, gausite baudą, kuri bus didesnė nei patys pervežimo darbai. Planuokite tai iš anksto, nes vairuotojas tiesiog negalės sustoti.

Kiek laiko užtrunks krovinys?

Priklausomai nuo biuro dydžio, nuo 4 iki 10 valandų. Jei viskas yra paruošta (dėžės uždarytos, keliai laisvi), tai užtruks trumpiau. Bet jei dar turite rinkti dokumentus kol vairuotojas laukia... tai gali užtrukti amžinai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną reikalauja, kad viskas būtų pakuota prieš dieną.

Ar vairuotojas gali padėti išpakuoti?

Taip, tai dažnai įeina į paslaugą, bet tik jei sutarta iš anksto. Jie gali padėti statyti stalus ir liftuoti dėžes, bet nėra atsakingi už jų turinio ištrynimas ar tvarkymą lentynose.

Kas daryti, jei netaipyingai įvertinamas krovinio tūris?

Reikės papildomai užmokėti už vietą. Jei pasakote, kad turite 5 dėžes, o pasirodo 15, sunkvežimis gali netilpti. Būna, kad klientai pamiršta apie archyvus, kurie stovi rūsyje jau 10 metų.

Ar galima sekti kur yra sunkvežimis?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS stebėjimą. Parašykite vairuotojui ar dispečeriui, kad jums siųstų nuorodą. Taip bus ramiau, o ne tikrai reikės skambinti kas valandą ir klausti „kur jūs“.

Ką daryti su išankstinio mokėjimo sąskaitomis?

Mokėkite iš anksto. Jei vairuotojas atvyks ir liks be pinigų dėl kuro ar mokesčių, jis nevyks. Man atsitiko, kad klientas pasakė „perfs „paskaitau atgal““, o bankas laikė lėšas 3 dienas dėl patikrinimo. Vairuotojas tiesiog nusiėjo.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina. Niekas nenori įvežti šiukšlių į naują vietą. Be to, JK dažnai reikalauja, kad patalpos būtų paliktos tvarkingos, o kitaip nuomotojas gali uždėti baudą, kurią teks mokėti jums.

Išvados ir patarimai

Sėkmė tokio projekto priklauso ne tik nuo vairuotojo, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per vieną dieną gali būti lyg sklandus operacijos, bet klaida dokumentuose gali viską stabdyti. Pasitikėkite patirtimi, nes bandymas tai padaryti „pagal savo galvą“ dažnai baigiasi nervų išsikrovimu ir prarastu laiku. Geriau pasiruoškite daugiau kavos ir turėkite atsarginį planą, jei lėktuvas (tai yra keltas) nenukeliaus.