Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir saugiai: patyrusio eksperto žinios

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pasakyti, laikai pasikeitė. Anksčiau tiesiog užkraudavome dėžes į sunkvežimį ir važiuodavome per Kanalą. Dabar, kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės po „Brexit“, viskas atrodo kaip kokio sunkio aprašymas. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik fizinis darbas, bet iš tikrųjų tai 80 procentų burokėlių spardymo su dokumentais ir tik 20 procentų vairavimo. Esu matęs viską – nuo prarastų konteinerų iki to, kad klientai bandydami sutaupyti, patys veždami serverius per Londoną ir juos užpuoliant (ne, seriuosnai, buvau tokio atvejo). Šiame straipsnyje neįsivaizduoju, kad aš kažką gudriaujau, tiesiog pasakysiu, kaip yra iš tikrųjų – be tų visų gražių brošiūrų. Jums reikės kantrybės, o man – tikrai reikės kavos, kad šitą viską surašyčiau.

Kas čia per miškas su dokumentais ir muitinės

Ar tikrai reikia EORI kodas, jei tiesiog perkeliame biurą?

Taip, be jokio abejo, jo nepavyks išvengti. Tai yra pagrindas, be kurio jūsų krovinys tiesiog neužsilies ant keltų ar įsilius į Europos Sąjungą. Daugelis klientų man klausia: „Gal galima kažkaip praeiti be jo?“ Negalima. EORI kodas turi būti užregistruotas Jūsų įmonės (jei judinat įmonės turtą) arba fizinio asmens vardu. Be šio kodo muitinės sistema net nesugebės užregistruoti išvykimo deklaracijos, o tada prasidės delay, kuris kainuos brangiau nei tas registracija. Geriau tai padaryti iš anksto, nei verkti prie prekybos centro vartų.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Dovere ar Folkestone'u?

Tai kaip lyginti loteriją su šachmatais – kartai greita, kartai ilga. Esu matęs atvejus, kai Krovinys praeidavo per valandą, o buvau ir tokių situacijų, kai vairuotojas stovėjo dvylikos valandų eilėje, nes trūko vienos mažos poraštelio. Jei visi dokumentai tvarkingi ir Export Declaration yra išsiųsta laiku, tai techniškai tai trunka 30–60 minučias. Bet jei ten kažkas netaip, pvz., prekių kodai (HS kodai) suvesti klaidingai, tai gali užtrukti dieną ar dvi. Tiesa sakant, dabar su naujaisių terminalų sistemomis daug daugiau elektroninio prekiškumo, bet žmonių faktorius visada lieka.

Kas tiksliai yra T1 dokumentas ir kodėl visi jį bijo?

T1 dokumentas tai yra tarptautinės vežimo dokumentas, kuris leidžia prekėms judėti tarp šalių neapmokestintoms muitais per tranzitą. Kai atliekamas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės, šis dokumentas yra būtinas, kad krovinys galėtų keliauti iš JK per Belgiją arba Olandiją į Lietuvą neapmokestinant kiekvienoje sienoje. Daugeliu atvejų šį dokumentą išrašo muitinės brokeris JK pusėje. Klientai dažnai baiminasi, kad tai kažkas labai sudėtingo, bet iš tikrųjų tai tiesiog dar vienas popierius, kuris turi būti „prikabintas“ prie vairuotojo duomenų.

Ar mums reikalingas muitinės brokeris Lietuvos pusėje, ar tik pakanka JK?

Idealiausiai turėti abiejuose pusėse, bet realus pasaulis yra toks, kad dažnai pakanka vieno gubo. Esu matęs, kai Lietuvos brokeris sugeba išspręsti visus rūpesčius toli nuo akies (na, ne toli, bet per telefono ryšį). Tačiau jei atsirasta klaida ar muitinė pareikalauja papildomų patikrinimų Lietuvoje, turėti vietinį brokerį išgelbėja daug nervų. Jūsų atveju, tai biuro turtas, tai greičiausiai bus importas su 0 % mokesčiu (jei pateiksite atitinkamus dokumentus), bet tai vis tiek turi būti deklaruota.

Ką daryti, jei nežinau savo prekių HS kodų (tarifo kodų)?

Nesijaudinkite, ne vienas to nežino. Tiesą sakant, net aš kartais užklystu į klaidas su tais kodais, ypač kai kalba eina apie sudėtingus biuro įrenginius. Geriausia pasiklausti patyrusio brokerio arba paieškoti oficialioje tarifų duomenų bazėje. Pavyzdžiui, biuro kėdės, stalai, kompiuteriai – visi turi skirtingus kodus. Jei suvesite klaidingą kodą, gali būti bauda ar delsimas, todėl verta šitą dalyką patikrinti du kartus. (Čia tikrai geriau neatspekti, o pasidomėti, nes baudos už neteisingą deklaravimą dabar tikrai ne tokios mažos).

Ar importo PVM turi mokėti mūsų įmonė Lietuvoje?

Taip, taip yra, nors dažnai žmonės many, kad perkėlimas iš JK į Lietuvą yra kaip perkėlimas iš Vilniaus į Kauną. Kai atkeliaauja krovinys į ES, turi sumokėti importo PVM (Lietuvoje tai 21 %), nebent jūs esate registruotas PVM mokėtojas ir galite taikyti atidėjimo mechanizmą arba mokesčio netaikymo procedūrą (jei tai perkėlimas savo turtą). Tai svarbu dėl pinigų srauto – jums reikės turėti lėšų sąskaitoje, kad galėtumėte apmokėti mokesčį iš karto po krovinio atvykimo, kitaip Krovinys nebus išleidžiamas.

Kiek laiko užtrunka sukaupti visus dokumentus iš JK pusės?

Tai priklauso nuo to, koks jūsų „organizuotumo“ lygis. Esu matęs įmones, kurios tai daro per dieną, ir tas, kurios traukiasi savaitėmis. Jei viskas tvarkinga – sąrašai, vertės, datas – tai turėtų užtrukti 2–3 darbo dienas. Jei ten kažkas neaišku, trūksta sąskaitų faktūrų, tai gali užtrukti ir ilgiau. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja, kad JK muitinėje būtų pateikta išvykimo deklaracija, todėl viską reikia suderinti su jūsų brokeriu ten prieš išvykstant.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro inventoriumi?

Techniškai – galite, bet legaliai – tai gali būti problema. Jei ten yra asmeninės technikos, drabužiai, tai turėtų būti deklaruota kaip asmeninių daiktų perkėlimas (Transfer of Residence). Bet jei tą visą maišą užkelsite į vieną sunkvežimį su biuro kėdėmis, muitininkai gali susigundyti. Geriau juos atskirti, kad nebūtų klausimų, ir nepamirškite, kad asmeniniams daiktams taikomi kiti reikalavimai (pvz., jie turi būti naudoti nebent 6 mėnesius). Nėra verta rizikuoti dėl poros lagaminų.

Kas nutinka, jei vairuotojas pamiršta originalius dokumentus?

Tai yra mano košmaras. Vienišas vairuotojas, stovintis prie sienos be dokumentų. (Tiesiog prisimenu vieną tokią situaciją prie Kalėdų – vairuotojas paliko dokumentus pietų bare Dunge). Jei atsitinka taip, krovinys sustoja. Reikia siųsti kurjeriu arba skenuoti, jei muitinė leidžia el. dokumentus (bet ne visos leidžia). Tai užtrunka laiko, kainuoja pinigų, ir klientas nėra laimingas. Todėl visada sakau vairuotojams: dokumentai – saugiau nei pinigai.

Ar verta rūpintis draudimu, ar jis įeina į kainą?

Draudimas yra būtinas. Dauguma įmonių siūlo standartinį krovinio draudimą, bet jo apimtis gali neužtikrinti prabangiųjų daiktų (pvz., serverių, brangių menkų). Patariu visada patikrinti, ar draudžiami biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės rizikos – t.y., ar jis apima ir kelią, ir pakrovimą/iškrovimą. Kartais klientai sako „o, mums nereikia, mes važiuojame saugiai“, bet aš tada parodau nuotraukas iš tų blogų dienų. Geriau permokėti už draudimą, nei gailėtis.

Kaip organizuoti patį procesą ir pakavimą

Kada geriausia pradėti planuoti tokią operaciją?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus laikas – maždaug mėnesiu iki planuojamos datos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra tas dalykas, kurį galima nuspręsti pirmadienį ir įgyvendinti trečiadienį. Reikia užsakyti pastoges, suderinti vairuotojus, paruošti dokumentus. Be to, reikia atsižvelgti į tai, kad JK keliuose yra daug judėjimo apribojimų sunkiesiems automobiliams, tad maršrutas reikalauja planavimo.

Ar reikia išmontuoti baldus, ar juos galima vežti surinktus?

Tai priklauso nuo to, kaip jie yra surinkti. Jei tai tipiniai „IKEA“ tipo baldai, geriau išmontuoti, nes juos lengviau pakuoji ir mažiau tikimybė, kad jie sulūž. Jei tai dideli, sunkūs, suvirinti seifai ar administratoriaus stalai, gali tekti vežti surinktus, bet tada reikia labai gerai uždengti ir prifixuoti. Esu matęs, kaip surinktas stalas pavirto „lėkšte“ per staigų stabdymą, tad čia reikia gero fiksavimo.

Kaip elgtis su elektronika ir serveriais?

Čia tikrai reikia būti atsargiam. Serveriai – jautrūs įrenginiai, jie negali būti „mesti“ į sunkvežimį kaip dėžės su popieriumi. Rekomenduoju juos pakuoji į originalias dėžes (jei dar liko) arba specialius kietus dėklus. Be to, reikia atsargiai numatyti transportavimą, kad jie nešoktų. Beje, jei ten yra duomenys, būtinai padarykite atsarginę kopiją – niekada nežinai, kas gali nutiko kelyje (gali būti avarija, gali būti drėgmė).

Ar galiu naudoti savo darbuotojus pakavimui?

Žinoma, galite, tai dažnai taip ir daroma, kadangi tai pigiau. Bet tik pažiūrėkite, kad tie darbuotojai žinotų, ką daro. Nemažai kartų mačiau, kad „padėjimas“ tampa bėda – dėžės būna per sunkios, blogai užlukšytos, o viduje viskas susimušę. Jei naudojate savo žmones, duokite jiems geras medžiagas (burbuliuką, lipdukus). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tolimas kelias, o ne kelias į gatvės kampą.

Kokios pakavimo medžiagos geriausios?

Neklausk, ką aš manau, bet geriausios yra tvirtos, dėžės su dvigubomis sienelėmis. Plius daug burbuliuko plėvelės ir popieriaus užpildo. Vengkite senų, jau sulūžusių dėžių iš parduotuvių – jos neatlaiko svorio. Kartais taip atsitinka, kad klientas siekia taupyti ant medžiagų, o tada gauname masyvų biudžetą dėl sugadintų daiktų. Nėra verta.

Ar reikia daryti inventorizaciją ( sąrašą )?

Būtinai. Be sąrašo, niekas neišvež. Muitinė reikalauja tikslaus sąrašo, ką vežate: kiek dėžių, kiek kėdžių, koks svoris, kokia mažmeninė vertė. Turiu omeny ne „kelios dėžės su popierium“, o „5 dėžės, 50x40x40, svoris 10kg, vertė 50 GBP“. Be to, inventorizacija padeda išvengti ginčų, jei kažkas dingsta (kas, deja, kartais nutinka).

Kas daryti su atliekomis – ar galima jas vežti kartu?

Techniškai neleidžiama veži atliekų (šlamšto) be specialių leidimų, net jei tai biuro šiukšlės. JK yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių eksporto. Geriausia jas išmesti vietoje, pagal vietines taisykles, arba pasamdyti specialią kompaniją, jei ten yra elektros atliekų (WEEE). Nebandykite paslėpti šiukšlių tarp baldų – muitinė to nemėgsta.

Ar reikia užrakinti dėžes ir duris?

Žinoma, užrakinkite. Sunkvežimis gali sustoti degalinėje, o dėžės – būti atidengtos. Ypatingai tai svarbu, jei vežate brangius daiktus arba jei krovinys bus palikamas nenuosekliai (pavyzdžiui, per savaitgalį). Užraktai – tai pigi apsauga prieš smulkų nusikalstamumą arba „netyčinius“ pavogimus.

Ką daryti su dideliais, neįgali (per dideliems) daiktais?

Tokie dalykai kaip dideli konferencijos stalai ar projektoriai gali būti problema. Reikia iš anksto pasakyti pervežėjui apie tai. Jums gali reikėti特种 krovininio automobilio (su liftu arba atviru kėbulu). Kartais dideli daiktai turi būti išardyti, kitaip tiesiog nepraeis pro duris arba tilps į standartinę 13,6 metrą priekabą.

Kaip aprūpinti vairuotoją – ar jis turi turėti savo maistą?

Vairuotojas yra žmogus, ne robotas. Jis tikrai turi savo maistą ir miegą (jei toks reikalavimas), bet jei leisite jam pietus ar duosite kavos, jis bus labiau linkęs padėti su iškrovimu. Neįsivaizduoju, kad aš būčiau toks šaltas, tiesiog paprašykite, ar jis ko nors nenori. Kai kurios firmos tai įtraukia į savo standartą, bet ne visos.

Pinigai, kainos ir nenumatyti išlaidos

Kiek tikrai gali kainuoti toks perkėlimas?

Nepapasakosiu tikslios sumos, nes tai kaip klausinėti, kiek kainuoja namas – priklauso nuo kvadratinių metrų, atstumo ir t.t. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Priklausomai nuo to, ar tai tiesiog kelių dėžių siunta, ar pilnas 20 pėdų konteineris. Reikėtų gauti bent kelis pasiūlymus, kad suprastum rinką.

Ar į kainą įeina iškrovimas Lietuvoje?

Daugeliu atvejų – nebe (kai kurios firmos taip, bet dažniausiai tai papildomas paslaugas). Vairuotojas atveža ir laukia, kol jūs arba jūsų komanda iškrauna. Jei reikia vairuotojo pagalbos iškrovime, tai gali kainuoti papildomai (pvz., 20-30 EUR/val). Užsakinėdami paslaugą, klauskite apie tai, kad nesistumtumėte su pinigais prie durų.

Kas dėl „užšlapiavimo“ (cash on delivery) mokesčio?

Tai kiekvienam skirtingai, bet dažnai yra. Vairuotojai reikalauja užšlapiavimo sumos, užtikrindami, kad gaus sumokėjimą už iškrovimą arba papildomus darbus. Tai nėra didelė suma, bet gerai žinoti apie ją iš anksto. Jei ši suma nenumatyta, gali būti situacija, kai vairuotojas neleidžia iškrauti, kol gaus grynųjų.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia skubiai vežti?

Skubumas visada kainuoja. Jei jums reikia, kad krovinys išvyktų rytoj, tai reiškia, kad logistikos kompanijai teks rasti vairuotoją, kuris gali staiga išvykti, ir tai paprastai brangiau. Planuokite iš anksto, jei norite sutaupyti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra tas dalykas, kurį reikia daryti paskutinę minutę, nebent jūsų biuras degia (ir netgi tada pirmiausia iškvieskite ugniagesius, o ne pervežėjus).

Ar yra paslėpti mokesčiai, kurie gali iškilti vėliau?

Yra, ir aš būčiau melagingas, jei sakčiau, kad nėra. Tai gali būti mokesčiai už užstatą (deposit), už ilgesnį laukimą (jei jūs pavėluosite su iškrovimu), arba mokesčiai už papildomą techniką (pvz., liftas, kurį reikia nuomoti). Klauskite apie „all inclusive“ pasiūlymus, bet visada perskaitykite smulkiąją spaudą.

Kaip apmokestinamas importas, jei biuras turi PVM kodą?

Jei turite galiojantį PVM mokėtojo numerį Lietuvoje, galite taikyti importo PVM atidėjimo mechanizmą (taigi nemokate tiesioginio mokesčio muitinėje, o įrašote į savo PVM deklaraciją). Tai palengvina pinigų srautą. Jei neturite PVM kodo, turi sumokėti 21 % iš karto, o tai gali būti nemalonus siurprizas, jei nesiruošiate.

Ar gauti pasiūlymą iš keleto firmų privers juos konkuruoti dėl kainos?

Taip, tikrai. Visada verta gauti bent tris pasiūlymus. Taip galite pamatyti, kur kuria per daug, o kur kas gali padaryti pigiau. Bet nepamirškite, kad pigiausias ne visada yra geriausias. kartais pigiausios firmos turi blogą reputaciją arba vairuotojai, kurie tiesiog „dingsta“ su kroviniu (nerealu, bet esu girdėjęs tokių istorijų).

Ar reikės mokėti už vairuotojo nakvynę?

Jei kelionė trunka ilgiau nei numatyta, arba jei dėl jūsų kaltės vairuotojas turi laukti ryto dienos, tai gali tekti padengti nakvynės išlaidas. Dažnai tai įtraukta į pasiūlymą, bet visada verta pasitikrinti, kad nenumatytumėte brangios nakties viešbutyje.

Problemos ir realus gyvenimas kelyje

Kas vyksta, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai tikrai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Jei sugenda mašina, reikia skubiai organizuoti krovinio perkėlimą į kitą sunkvežimį (transshipment). Tai užtrunka laiko, kainuoja pinigų, ir gali būti rizika dėl sugadinimų. Geriausios kompanijos turi draudimą, kuris padengia ir tokius išlaidas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – tai ne poilsis, todėl visada turėkite planą B.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų dėl oro sąlygų ar eismo įvykių?

Didesnio masto eismo įvykiai (kaip M25 vargai) arba audros Lamanše gali sudelstyti laiką. Žiema ypač pavojinga – sniegas Anglijoje sustabdo viską. Negalite tiksliai numatyti, kada krovinys atvyks, todėl būkite kantrūs. Aš asmeniškai stengiuosi neduoti užtikrintų atvykimo laikų, jei yra blogas oras, kad vėliau nekiltų neskundų.

Kas daryti, jei vairuotojas užmiršta maršrutą arba užstringa mieste?

Tai nutinka dažniau nei manytumėte, ypač su vairuotojais, kurie pirmą kartą važiuoja į JK arba į Lietuvą. GPS ne visada pasitiki sunkvežimiams (dėl aukščio ar svorio apribojimų). Jei vairuotojas užstrigs (pavyzdžiui, prie siauro tilto), gali tekti skambinti policijai arba techninei pagalbai. Tada patiriami nuostoliai. Gerai, kad jūsų biure yra žemėlapis, kad galite nukreipti jį telefonu.

Ar gali būti problema su kalba?

Taip, ypač jei vairuotojas yra iš Rytų Europos ir nemoka angliškai, o jūsų atstovas JK pusėje nemoka lietuviškai ar rusiškai. Tada susidaro barjeras, prasideda nesusipratimai. Geriausia, jei pervežėjas turi dispečerį, kuris kalba bent keliais kalbais. Esu matęs, kaip blogas angliškas vairuotojas sukelia chaosą ties muitine.

Ką daryti, jei dalis krovinio dingsta arba susidaužo?

Pirmiausia, nedelsdami praneškite vairuotojui ir pervežėjui. Tuomet sukurkite protokolą (neužbaigtas krovinio aktą). Reikia turėti nuotraukas. Jei turite draudimą, pradėkite procesą. Be to, tikrinte inventorizaciją – jei ten nebuvo įrašyta, sunkiau įrodyti, kad tai buvo. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali būti pilnas staigmenų, todėl viską fiksuokite.

Ar vairuotojas gali atsisakyti iškrovimo, jei sąlygos blogos?

Taip, jei vietoje yra nepasiekiama (pvz., sniegas, purvas, per siauras vartas), arba jei jis manau, kad iškrovimas yra nepavojingas be specialios technikos. Jis neprivalo rizikuoti savo gyvybe ar technika. Tuomet reikės samdyti kraną arba kitą įrangą, kas kainuos.

Kaip elgtis su nemaloniais ar agresyviais vairuotojais?

Tai, deja, egzistuoja. Jei vairuotojas elgiasi nepadoriai, skambinkite į kompaniją dispečeriui. Nebandykite spręsti konflikto vietoje, jei jis agresyvus. Tiesiog užfiksuokite viską (galite nufilmuoti). Profesionalios firmos tokius vairuotojus baudžia arba atleidžia. Jūsų saugumas yra svarbiau.

Kas yra „waiting time“ ir ar jis tikrai taip brangus?

„Waiting time“ – tai laikas, kurį vairuotojas praleidžia laukdamas (prie kliento, prie muitinės). Paprastai pirmos 2 valandos yra nemokamos (arba įtrauktos), o toliau – mokamos (apie 30-50 EUR/val). Tiesiog supraskite, kad vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei jūs pavėluojate 4 valandas, turite už tai sumokėti. Tai standartinė praktika.

Ar tikrai verta rūpintis biuro perkėlimu iš Jungtinės Karalystės patiems, ar geriau pasamdyti?

Jei jūs turite nedidelį biurą ir patirtį, galite pamėginti patys. Bet jei tai didelė operacija, geriau patikėti profesionalams. Klaidos kainuoja brangiau nei paslaugos. Po 20 metų šioje srityje galiu tikrai pasakyti – mūsų darbas atrodo paprastas, tik kol kažkas nueina ne taip.

Galiausiai, noriu pabrėžti, kad sėkmingas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės priklauso ne tik nuo to, kiek gerai užpakuosite dėžes, bet ir nuo to, kiek gerai pasiruošę dokumentiškai ir psichologiškai. Būkite kantrūs, klauskite ir, svarbiausia, nemandraguokite su tais vairuotojais – jie jums padarys darbą greičiau, jei elgsitės kaip partneriai, o ne kaip šeimininkai. Sėkmės kelyje.