Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku: Vadovas be jokių pagražinimų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir jei kas mane išmokė, tai tai, kad biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku retai kada vyksta pagal idealų scenarijų. Žmonės visada galvoja, kad tai tiesiog dėžių pakrovimas į sunkvežimį ir važiuojam, bet realybė, ypač po „Brexit“, yra daug painesnė. Tiesiog vakar vienas klientas man skambino ir klausė, kodėl jo kompiuteriai užstrigo sandėlyje Mančesteryje – nes jis užmiršo paminėti, kad tai ne asmeninis daiktas, o įmonės turtas. Tokios smulkmenos suvalgo valandas. Aš čia ne tam, kad būti jūsų asistentu, o tam, kad atverti akis. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite žinoti, į ką įsileisti.

Apie laiką ir planavimą (ir kodėl visada pavėluojama)

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su visais dokumentais Britanijoje?

Dokumentų reikalai po „Brexit“ tapo tikru košmaru, ir niekas nesako tiesos, kiek tai užtrunka. Iš pradžių atrodo, kad tik trys dienos, bet tai prasideda toli gražu anksčiau. Turite susirasti EORI numerį, jei jo neturite, o tai gali užtrukti ir savaitę (nors sistemoje rašo 3 darbo dienas, aš tikiu tiems, kas jau laukia). Be to, kiekvienas daiktas turi būti įtrauktas į prekių deklaraciją su tikslais svoriais ir kodais. Jei padarysite klaidą, muitinės pareigūnas sustabdys visą sunkvežimį. Geriausia pradėti rinkti dokumentus mažiausiai mėnesį išvykimo, o ne prieš pat ketvirtadienį.

Ar tikrai įmanomas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku, jei planuojame vos savaitę?

Sąžiningai sakant, tai beveik neįmanoma be didelio streso ir papildomų išlaidų. Galite pamėginti, jei turite labai mažai daiktų, pavyzdžiui, tik kelis kompiuterius ir kėdes. Tačiau jei kalbame apie pilną biurą su stalais, seifais ir serveriais, savaitė yra per trumpas laikas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku reikalauja rezervuoti kelią keltuose arba po Tunelio gerokai iš anksto, o vietos ten paprastai užimtos savaitei iš priekio. Jei spėjate, geriau atidėkite kelias savaites ir išvengsite nemigų naktų.

Kodėl reikia planuoti važiavimą angliškai „Bank Holiday“ laikotarpiu?

Niekenas nekęčia važiuoti pro Londoną ar M25 žiedinę kai visi švenčia. Anglijos „Bank Holidays“ dienomis eismas tiesiog stovi, o įmonės dirba trumpiau, todėl gali nepavykti užbaigti pakrovimo. Vieną kartą mes užstrigome Dovere dėl to, kad muitininkai buvo pasirinkę taip pat ilsėtis (arba jiems tiesiog užsidegė sistemos), ir klientas turėjo mokėti vairuotojui stovėjimo mokestį už papildomas dienas. Geriausia planuoti biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku šiokiadieniais, toli nuo jokių švenčių.

Kaip išsirinkti datą, kad būtų pigiau ir greičiau?

Pigiau ir greičiau – tai dažnai priešingybės. Jei norite greičiau, teks mokėti už prioritetinį pervežimą. Pigiau būna, jei sutinkate dalinti krovinį su kitais (tai vadinama „part load“). Bet tada gali pritrūkti laiko, nes vairuotojas važiuoja renkant krovinius. Mano patarimas – jei laikas svarbiau nei šiek tiek sutaupyta suma, imkite atskirą sunkvežimį. Taip išvengsite to situacijos, kai jūsų baldai stovi kažkur Birmingeme, laukdami, kol atveš ką nors kitam.

Biudžetas ir pinigai (kur viskas prapuola)

Kiek maždaug kainuoja įprastas biuro perkėlimas iš JK į Lietuvą?

Kainos šokiruoja. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau turite. Mažam biurui, tarkime, 5–10 darbo vietų, tai gali kainuoti nuo 2 tūkst. eurų (jei turime grįžtu tuščia). Jei tai didelė įmonė, skaičiai sukažia iki 10 tūkst. ir daugiau. Degalai, keltų bilietai Anglijoje poilsiautojams nekelia malonumo, o mokesčiai už oro taršą (清洁区 zones London centre) – tai naujiena, kurią dažnai pamirštame įvertinę. Taigi, užsirašykite bent 20% atsarginio fondo virš įprastinės kainos.

Ar PVM mokėjimas veikia taip pat kaip anksčiau?

Ne, nebe taip. Nuo 2021 metų tai viskas pasikeitė. Dabar, atvežant prekes iš ne ES šalių (o JK dabar yra ne ES), dažniausiai taikoma importo PVM procedūra. Tai reiškia, kad mums tenka sumokėti PVM Lietuvos muitinėje arba per tarpininką. Daugelis klientų nustemba, kai pamato papildomą sąskaitą iš muitinės atstovo. Reikia pasirūpinti, kad jūsų įmonė būtų registruota importo PVM mokėtoju. Kitu atveju, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku gali sustoti ties pirmojo sandėlio vartais.

Kas daryti, jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada reikia būti labai kūrybingam. Galite bandyti rasti „backload“, tai yra, kai vairuotojas važiuoja tuščiu atgal ir nori uždirbti bent ką nors. Tačiau rizikuojate, nes jis gali atvykti vėlai. Kitas variantas – daryti dalį darbo patys, t. y. pakrauti dėžes (nerekomenduojama su baldais, ypač jei neturite įrangos). Žinau, kad tai skamba nekažin kaip, bet kartais vienintelis būdas išgyventi. Tik nekelkite serverių patys, tai tiesiog kvaila.

Ar verta dėl pinigų rinktis pigų brokerį muitinės reikalams?

Niekada nerekomenduoju. Pigūs brokeriai dažnai dirba „prieš popieriumi“, t. y. jie tik užpildo formą, bet nieko nedaro, jei kiltų problema. Turiu omenyje situaciją, kai vienas brokeris neįvedė tinkamai prekių kodus, ir mums teko laukti tris dienas kol viską ištaisė. Geras brokeris nėra brangus, jis yra vertas savo svorio auksu, kai reikia sužlugdyti kliūtis. Sutaupykite ant kavos, bet ne ant specialisto.

Muitinės ir dokumentacija (pagrindinė baimė)

Kokius dokumentus būtina turėti rankose, kad neišsiųstų atgal?

Būtina turėti eksporto deklaraciją (EX1), pakavimo sąrašą (packing list) ir kvitą už apmokėjimą (jei jau mokėjote). Be to, kiekvienas turtas turi turėti numerį, kad galėtume jį identifikuoti. Jei vairuotojas turi tik „raštelį ant dėžės“, jo neišleis. Muitinės pareigūnai tikrai nemėgsta spekuliacijų. Dokumentai turi būti tvarkingi, kitaip biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku virs tiesiog brangiu muziejus stovėjimo mokesčiams.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną pieštuką?

Ne kiekvieną, bet grupes taip. Negalima tiesiog parašyti „biuro reikmenys“. Reikia suskirstyti: raštinės reikmenys (popierius, pieštukai), technika (kompiuteriai, klaviatūros), baldai. Žinoma, ką nors pamiršti yra įprasta (aš pats kartą pamiršiau paminėti seną spausdintuvą), bet jei klaidų per daug, gali būti bauda. Sistemingumas čia yra raktas. Gera žinoti, kad kiekvieną prekę reikia aprašyti lietuviškai ir angliškai (arba tik kodais).

Kas nutinka su serveriais ir duomenimis? Muitinė juos tikrina?

Muitinės nebekontrolėja pačių duomenų (jums tiesiog reikia išjungti seifą), bet jų labai domina technika. Serveriai yra aukštos vertės daiktai, todėl reikia įrodyti, kad jie nenukentėjo ir ne yra vogta. Kartais reikia parodyti pirkimo sąskaitas. Aš nustebau, kai vienas klientas turėjo serverį be jokios dokumentacijos – buvo nemaža pyktis. Dėl duomenų, užtikrinkite, kad jie yra pasidaryti atsarginės kopijos (backup) debesyje, nes fizinis perkėlimas visada turi riziką nukristi ir sulaužyti diską.

Ar EORI numeris būtinas mažoms įmonėms?

Taip, absoliučiai būtinas. Be EORI numerio jūs negalite atlikti importo ar eksporto procedūrų Europos Sąjungoje. Jums jo reikia ne tik dėl perkėlimo, bet ir dėl galimų pirkimų iš kitų šalių ateityje. Gauti jį lengva – tiesiog užpildote paraišką Lietuvoje (VMI puslapyje). Bet nepamirškite, kad JK pusėje taip pat gali reikėti savo numerio (nors tai dažnai tvarko pervežėjas ar brokeris). Nedarykite to klaidos,许多许多 (daugelis) pradeda rūpintis tik kai sunkvežimis jau stovi prie sienos.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 tai yra tranzito dokumentas, leidžiantis prekėms judėti per ES teritoriją iki vietinio muitinės skyriaus (pvz., iki Vilniaus) be mokesčių mokėjimo tarpiniame taške. Kai atvežate iš JK, prekės yra „trečiosios šalies“ prekės, todėl be T1 negalite tiesiog važiuoti pro Belgiją ar Vokietiją. Tai papildomas galvos skausmas, bet be to neina. Tiesiog pasakykite savo brokeriui, kad jis užtikrintų T1 atidarymą, kitaip vairuotojui gali tekti mokėti garantiją kelionės metu.

Technika ir IT įranga (jūsų verslo širdis)

Kaip saugiai pergabenti kompiuterius, kad nenukristų ekrano?

Geriau viską sudėti į originalią pakuotę. Jei jos nebėra (kaip ir dažnai būna), reikia naudoti specialias burbuliukų plėvelės ir stiprias dėžes. Monitoriai ypač pažeidžiami – jų negalima dėti ant grindų vieno ant kito be tarpinio sluoksnio. Kartais naudojame „skeleton“ dėžes (tokios su rėmais), tai idealu. Vienas klientas man skundėsi, kad atvyko 10 sulaužytų monitorių, nes jis juos dėjo į paprastas krepšys. Nekelkite taip.

Ar reikia išjungti visus įrenginius prieš pakavimą?

Būtina. Ne dėl to, kad jie sudegs (nors ir tai įmanoma), bet dėl duomenų saugumo ir mechaninio pažeidimo. Kietasis diskas, kuris sukasi, gali pasukti galvą smūgio metu. Ir svarbiausia – išimkite visus kabelius! Jei paliksite juos prijungtą, tiesiog nuplėšite lizdą (viena pati nemaloniausia situacija, su kuria susiduriu). Užrašykite ant kiekvieno kabelio, kuris jis buvo, arba nufotografuokite. Nustebinsite, kiek laiko taip sutaupysite montuojant biurą Lietuvoje.

Kas daryti su jautriuoju duomenų serveriu?

Jei jums nereikia jo operatyviai, geriau jį pergabenti specialiu transportu, o ne kartu su kėdėmis. Jei turi eiti kartu, jis turi būti įtvirtintas taip, kad nenukristų net staigiu stabdyme. Ir prašau, nenaudokite jo kaip stalčio prie dėžių. Matytas toks atvejis, kai vadybininkas uždėjo ant serverio kavos puodelį... gerai, kad jis nebuvo įjungtas. (Aš čia nupataisiau, ne buvo, o ypač dažnai įvyksta).

Ar reikia drausti techniką atskirai?

Įprastas draudimas apima viską, bet technikos vertė daug didesnė už biuro kėdęs. Verta pasidomėti, ar jūsų draudimas apima „elektroniką“ be specialių sąlygų. Kai kurių draudimo kompanijų polisai riboja atsakomybę vienam vienetui, pvz., iki 500 eurų. Jei turite brangų serverį už 10 tūkst., gausite tik šiek tiek. Užsirašykite papildomą draudimą arba aptarkite su pervežėju.

Vairuotojai ir sunkvežimiai (žmonės už vairo)

Ką reikia žinoti apie vairuotojo darbo poilsio valandas?

Tai viena didžiausių problemų. Vairuotojai turi griežtus apribojimus (tachografas). Jis negali vairuoti 4 valandas be pertraukos, ir turi ilgesnį poilsį po 9 valandų vairavimo. Jei jūsų biuras yra toli nuo uosto (pavyzdžiui, Škotijoje), o reikia važiuoti iki Doverio, gali būti, kad vairuotojas tiesiog neturės laiko važiuoti toliau be poilsio. Tai reiškia, kad gali tekti laukti iki ryto. Supraskite juos – jei jis bus pavargęs, jis užkliuns į pirmą šviesoforą.

Ar vairuotojas padės sudėti baldus į vietas Lietuvoje?

Paprastai ne, nebent tai susitarta iš anksto. Jų darbas yra gabenti krovinį iš A į B. Pakrovimas ir iškrovimas dažniausiai įeina į kainą, o bet koks montavimas ar dedamoji vieta yra papildoma paslauga. Kartą vairuotojas man pasakė: „Aš nebuvo samdytas kaip baldų surinkėjas“. Taigi, jei reikia pagalbos viduje, susitarkite dėl „krautuvų“ (moveriams) abiejuose galuose.

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsuka į gatvę?

Londono centre (arba senamiestyje Vilniuje) gatvės yra siauros. Sunkvežimio su priekaba gali tiesiog neužlipti į gatvę arba jo ten uždrausta važiuoti (angliškai „restricted access“). Tuomet reikia mažesnio sunkvežimio (7.5 t) arba net su „pėsčiųjų“ vežimėliu. Tai papildomai kainuoja, bet be to neina. Patikrinkite gatvės išmatavimus anksčiau, o ne tada, kai sunkvežimis užblokuoja visą kvartalą.

Ar vairuotojas kalba lietuviškai?

Daugeliu atvejų taip, dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai. Bet yra ir vietinių britų ar lenkų. Jei jums labai svarbu, kad vairuotojas suprastu instrukcijas lietuviškai, prašykite to iškarto. Nėra nieko blogiau nei gatvėje stovintis sunkvežimiui ir bandyti parodyti rankomis, kur reikia važiuoti, nes kalbų nėra.

Buitinės smulkmenos ir nepageidaujami siurprizai

Kas nutinka su maistais biuro virtuvėje?

Muitinė griežtai kontroliuoja maisto produktus iš ne ES šalių. Negalite atvežti pusės šaldytuvo su kumpiu ir pienu. Mes tenka išmesti tai vietiniame sandėlyje, nes muitininkai uždraudžia įvežti kiaulienos ir pieno produktus iš JK (išskyrus mažus kiekius asmeniniam naudojimui, bet biuro maistas nėra asmeninis). Ištuštinkite šaldytuvą prieš mūsų atvykimą, kitaip mes tai padarysime, o jums tai gali atrodyti šiurkštų.

Ar galima pergabenti augalus?

Atsargiai. Turi būti deklaracija, kad augalai nėra apsikrėtę kenkėjais. Kartais reikia fitosanitarinį pažymėjimą, ypač jei tai dideli augalai ar žemės drėgnėje. Mažus vazoneles dažnai praleidžia „per akis“, jei tik nėra daug, bet oficialiai tai draudžiama be dokumentų. Geriau padovanoti kolegoms Londone ir nusipirkti naujų Vilniuje, neverta rizikuoti dėl kaktuso.

Kas daryti su atliekomis ir dėžėmis?

Išsikraunant, lieka šimtai dėžių. Galiausiai jas reikia išnešti. Jei susitarsite, vairuotojas gali pasiimti tuščias dėžes atgal (jei yra vietos), bet tai ne visada įmanoma. Dažniausiai turite susirasti vietą joms išmesti. Nenaudokite mūsų sunkvežimio kaip šiukšliadėžės – vienas klientas bandė padėti senus spausdintuvus, kurie nebeveikia, į mūsų krovininę „grąžinamąją“ dalį. Mes juos palikome jam kieme.

Ar jums reikalingi liftai abiejuose pusėse?

Labai reikalingi. Jei JK biuras yra 4 aukšte be lifto, tai reiškia, kad mūsų komanda (ar vairuotojas) liks ne vieną valandą nešdami žemyn. Tai brangina laiką. T pati Lietuvoje. Jei liftas neveikia, pasakykite iš anksto. Vienąkartį buvo taip, kad atvykome, o liftas remontuojamas... pasakysiu tiesiog – buvo ilga diena. Gamyklinių lifto įrengimas (kai trūksta vietos) taip pat kainuoja.

Kodėl reikia nufotografuoti baldus prieš išvežimą?

Dėl draudimo ir ginčų. Jei stalas buvo įbrėžtas anksčiau, o jūs pareikšsite, kad tai įvyko pervežimo metu, mes turėsime įrodymų. Fotografuokite visas sudėtingas vietas. Aš visada sakau – gerai užfiksuota būklė išvengia ne vieną pyktį. Be to, tai padeda mums suprasti, kaip geriau uždengti pažeidžiamas vietas.

Pabaigos ir įžvalgos (ir ką pasakyti šeimai)

Ką daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambinti mums nedelsiant. Mes turime draudimą. Negalima būti tingus ir tiems, kad „jums nereikėtų triukšmuoti“. Jei sulūžo koja nuo stalo, tai reikia užfiksuoti. Jei praleisite laiką, draudikas gali atmesti. Aš pats esu matęs, kaip žmonės bando suremontuoti daiktą prieš pasirodydant draudikui – nedarykite to, tai pavers garantiją negaliojančia.

Kaip užtikrinti, kad biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku neapsunkins darbuotojų?

Geriausia viską numatyti darbo laiku, o ne šventę. Jei įmonė turi dirbti toliau, gabenkite dalimis. Arba leiskite dirbti iš namų tą dieną. Būna, kad darbuotojai bando padėti ir trukdo vairuotojams, o paskui staiga iškyla problema, kur dėjė svarbiausius failus. Organizuokite, kad vadovas būtų atsakingas už raktus ir prieigą.

Ar verta pirkti naujus baldus Lietuvoje vietoj perkėlimo?

Kartais taip. Jei jūsų baldai jau seni, subyrėję ar labai sunkiai išmontuojami (pavyzdžiui, didelės gipskartonio sienos su integruotais spintomis), gali pigiau ir greičiau būti juos palikti Londone ir nusipirkti naujus. Skaičiuokite ne tik kainą, bet ir transporto išlaidas bei riziką sulaužyti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku ne visada reiškia, kad reikia gabenti viską iki paskutinės vinis.

Ką daryti, jei pasirodo, kad daugiau daiktų nei planuota?

Tai visada nutinka. Turite pasirūpinti, kad turėtume rezervą vietos. Jei užpildysime visą sunkvežimį, o liks 10 dėžių, teks vykti antrą kartą (kas brangu). Arba galima atsiųsti „kurjerių“ (smulkesnį automobilį), bet tai taip pat nėra nemokama. Stenkitės būti sąžiningi apie apimtį when (kai) prašote pasiūlymo.

Kodėl svarbu turėti atsarginius raktus nuo baldų?

Niekada nežinai, ką nutiks su raktų rinkiniu. Jei prarasite vieną raktą nuo seifo ar lentynos, viskas gali baigtis taip, kad teks laužti. Turėkite kopijas atskirai (pavyzdžiui, pas vadovą). Aš mačiau, kaip vienas vadybininkas užrakino visą failinę prieš išvykimą ir pametė raktą... tekvėjo skambinti meistrams iš Londono.

Ar galima sekti krovinio judėjimą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą. Mes galime jums nusiųsti nuorodą. Tačiau nepamirškite, kad GPS rodo vieną vietą, o sunkvežimis gali būti už 5 km nuo jos, jei vairuotojas važiuoja be pavėsinės arba signalas prasigeria (kažkur miškelyje Vokietijoje). Nebūkite per daug paranojiški, jei jis nepajudėjo valandą – gali būti tiesiog pietūs.

Kokia pagrindinė klaida, kurią daro klientai?

Pagrindinė klaida – laikyti, kad viskas vyks savaime. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku reikalauja nuolatininio bendravimo. Negalite paprašyti pasiūlymo, pasirašyti ir „dingti“. Reikia atsakyti į telefoną, kai skambina vairuotojas ar brokeris. Būkite dalyje procese.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau pasakyti. Nėra jokių stebuklingų receptų, tiesiog gera organizacija ir sąžiningumas. Jei suprantate, kad tai ne tiesiog pervežimas, o sudėtingas logistinis procesas su muitinėmis, vairuotojų poilsiais ir biudžeto planavimu, viskas vyks gerai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės efektyviai ir laiku įmanomas, tik reikia numatyti tas „kablias“, kurios dažnai pasitaiko paskutinę minutę. Sekmės jūsų verslui Lietuvoje, ir jei kils klausimų – skambinkite, geriau paklauskite, nei spėliokite.