Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be verslo sutrikimų: Kas tikrai vyksta užkulisiuose

Sunku tiksliai pasakyti, kada prasidėjo ši isterija, bet po "Brexit" viskas tapo kur kas sudėtingesnė. Anksčiau tiesiog užkraudavai dėžes į sunkvežimį ir važiuodavai, o dabar? Dabar biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be verslo sutrikimų atrodo kaip misija neįmanoma. Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti – idealiai sutvarkyti viską be jokio streso nėra įmanoma. Galima tik sumažinti chaosą. Dažniausiai klientai sako, kad jiems reikia "viską perkelti rytoj", tačiau realybėje tai procesas, kuris reikalauja kantrybės, geros dokumentacijos ir daug kavos. Štai kas jums tikrai laukia kelyje, be jokių gražių reklamų.

Pasiruošimas ir biudžetas (ir kiek tai kainuoja nervų)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Kainos labai svyruoja, priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur Lietuvoje reikia vežti. Mažam biurui Londono centre gali tekti sumokėti nuo 2 iki 5 tūkstančių eurų, o didesn�ms įmonėms skaičiai lipa į dešimtis tūkstančių. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, dabar nėra maloni. Vienas kartą teko vežti tik tris stalus, o kaina beveik nesiskyrė nuo pilno sunkvežimio, nes reikėjo viską dokumentuoti kaip pilną krovinią. Geriau kreiptis dėl konkretaus pasiūlymo, nei tikėtis kainoraščiai internete.

Ar tikrai įmanomas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be verslo sutrikimų per savaitę?

Teoriškai – taip, jeigu jūsų įmonė yra maža ir turite visus dokumentus paruoštu iš anksto. Praktiškai – tai labai rizikuota. Vienos muitinės procedūros gali užtrukti ilgiau negu planavote, o vairuotojai turi poilsio režimus, kurių negalima laužyti. Mes kartai darėme "greitąjį" pervežimą bankui, bet darbuotojai dirbo naktimis, kad susirinktų daiktus. Jei norite ramybės, planuokite bent dvi savaites, o jei norite greitai – pasiruoškite sumokėti už skubą.

Kada geriausia pradėti planuoti krovinius?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnuo ar du iki išvykimo. Tada turime laiko rezervuoti vietą kelyje, nes po "Brexit" vietos keltuose ir keltuose užpildo labai greitai. Vėliau prisiregistruoti reiškia stovėti eilėse arba važiuoti apkelią. Be to, dokumentų rengimas trunka, o jei trūksta kokių nors sertifikatų, jų gavimas gali užeiti savaites.

Ar reikia daryti inventorizacijos sąrašą?

Be abejo. Muitinė be jo neišleis. Sąrašas turi būti kuo tikslesnis, su nurodytais svoriais ir vertėmis. Jeigu parašysite tiesiog "biuro įranga", gali tekti atidaryti visą sunkvežimį ir patikrinti kiekvieną dėžę. Vienas klientas bandė taip padaryti ir praleido tris dienas pasienyje, kol viską išsirūšiuoja. Geriau praleisti laiką prie Excelio lentelės, nei prie sienos su muitininku.

Ką daryti su daiktais, kurių nebevežiame?

Jei seni baldai ar technika nereikalingi, geriau juos išmesti arba parduoti vietoje. Anglijoje atliekų išvežimas brangus, bet juos vežti per jūrą – dar brangiau. Kartą klientas liepė vežti senus, suplėšytus kilimus, sakydamas, kad "kažkam pravers". Lietuvojie jie tiesiog užpuolė sandėlį vietą. Nekelkite šiukšlių, tai tiesiog neapsimoka.

Dokumentai, muitinė ir Brexit naktmaros

Kokius dokumentus būtina tur�ti sienai kirsti?

Pagrindinis dalykas dabar yra T1 dokumentas (Transit). Be jo nepraeisi. Taip pat reikia komercinės sąskaitos (Commercial Invoice), pakavimo sąrašo (Packing List) ir eksporto deklaracijos iš UK pusės. Jeigu trūksta bent vieno, sustojate. Dar reikia įrodyti, kad šis turtas priklauso jūsų įmonei, o ne pirmam pasitaikiusiam. Po "Brexit" popierių padaugėjo triskart, tad nenuostabu, kad žmonės čiaip pat spręsta apie biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be verslo sutrikimų atsisako.

Ar mums reikia savo muitinės brokerio?

Galite naudotis mūsų, arba rasti savą. Savo brokeris gali būti geresnis, jeigu jis geriau supranta jūsų specifinę produkciją, pvz., medicinos įrangą. Mūsų brokeriai žino kelių niuansus, bet kartais reikia specialisto. Svarbiausia, kad brokeris būtų pasienio zonoje (pvz., Kaliningrade ar Lenkijoje), nes tik tada jis gali greitai pataisyti klaidas sistemoje.

Kas dėl PVM mokesčių ir muito?

Jei perkeliate savo įmonės turtą, kuris buvo naudojamas UK, ir tęsiate veiklą Lietuvoje, dažniausiai galima taikyti PVM ir muito atleidimus (intra-community supply ar panašios schemos). Bet čia yra daug smulkimenų. Aš nėra mokestinis konsultantas, taigi geriau pasikalbėkite su buhalteriu. Vienas klientas taip netaupydamas mokesčių, gavo baudą, kurią uždirbdavo per pusę metų. Geriau klausti per daug, negu per mažai.

Kas vyksta, jeigu dokumentuose yra klaida?

Tada prasideda "linksmiausia" dalis. Krovinius gali sulaikyti patikrai. Reikės siųsti pataisymus, mokėti baudas už laiko praleidimą (storage charges terminaluose), o tai kainuoja šimtais eurų per dieną. Girdėjau istoriją, kai viena klaida HS kode (prekių kodas) užkliuvo keliui savaitei. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be verslo sutrikimų tampa nebe įmanomas, kai sunkvežimis stovi ir laiko dienomis.

Ar sunku gauti T1 dokumentą?

Ne jeigu turite banko garantiją arba galite naudoti "simplified" procedūrą. Bet dauguma mažų įmonių turi kreiptis į tarpininkus, kurie už tai ima mokestį. Dokumentas turi būti užbaigtas prieš kroviniui išvykstant iš terminalo, kitaip neišleis. Tai tas momentas, kai dažniausiai pasirodo "nenumatytos" problemos su duomenimis.

Fizinis daiktų judėjimas (baldai, serveriai ir paslėpti lobiai)

Kaip saugiai pervežti jautrią IT įrangą?

Serverius ir kompiuterius reikia pakuti į originalias dėžes, jeigu jos dar liko. Jei ne – reikia specialios putos, antistatinės medžiagos. Viską užrašome ir užfotografuojame prieš pakavimą. Esu matęs, kaip atvykus vienas serveris nebeįsijungė – gal dėl smūgio, gal dėl drgmens. Duomenų atsarginės kopijos – tai jūsų reikalas, mūsų – fizinis saugumas. Tačiau mes stengiamės nebarbstyti.

Ar galima vežti biuro alkoholį?

Jei tai yra įmonės nuosavybė, pvz., prabangios vyninės atsargos ar dovanų rinkiniai, tai galima, bet reikia deklaruoti. Klientai kartais mėgina paslėpti "vadovo atsargas" asmeniniuose daiktuose. Nerekomenduoju. Jei randa – bauda didelė, o krovinius gali konfiskuoti. Geriau išgerti vietoj arba sumokėti akcizo mokestį sąžiningai. (Negerai skamba, bet taip yra).

Ką daryti su biuro augalais?

Tai viena didžiausių bėdų. Augalai turi žemę, o žemė – tai potenciali kenksmingų organizmų transporto priemonė. Reikia fitosanitarinio pažymėjimo, kurio gauti nėra taip paprasta. Dauguma klientų tiesiog palieka gėles kaimynams arba išmeta. Nekelkite augalų be dokumentų, muitinė juos išims ir sunaikins pačiame pasienyje be jokio gailesčio.

Ar reikia ištuštinti spintas ir seifus?

Absoliučiai taip. Ne tik dėl svorio, bet ir dėl saugumo. Užpildyta seifą perkeliant gali nukristi, o tada jis taps pavojingu sviediniu. Be to, jei ten yra pinigai ar dokumentai, mes neprisiimame jų saugumo. Vienas kartą teko išardyti seifą, nes klientas pamiršo kodą, o raktų nebuvo. Nėra geriausio pradžios rytoi.

Ar saugu vežti pavojingas medžiagas (valymo priemones)?

Dauguma biurų turi chemiją valymui. Jei tai yra pavojingos medžiagos (ADR), reikia specialių leidimų ir ženklų. Paprastus valiklius galima, bet reikia užtikrinti, kad jie nutekės. Dažniausiai patariu palikti chemiją UK ir nusipirkti naują Lietuvoje. Kainos neskirsis, o nervų taupysite daugiau.

Kaip su kompanijos automobiliais?

Automobiliai gali būti vežami kroviniuje arba važiuoti savo eiga. Jei krovinyje – reikia užtikrinti, kad jie nėra pilnos degalų (saugumo sumetimais) ir kad yra techninės apžiūros galiojimo. Jei važiuoja savo eiga – vairuotojas turi turėti įgaliojimus (raštą) nuo įmonės. Be to, reikės registruoti Lietuvoje per tam tikrą laiką.

Pristatymas, iškrovimas ir "ką daryti dabar?"

Ar padėsite sudėti baldus į vietas?

Taip, mes turime "pakėlikų" komandą, kuri gali viską atnešti į biurą ir surinkti. Reikia tik aiškiai parodyti, kur kas turi stovėti. Bet jeigu jūsų vadovas keičia nuomonę kiekvieną penk minutes, tai užtrunka. Vienas kartą statome spintas tris kartus, kol vadovui "patiko". Tokiu atveju darbo valandos skaičiuojamos atskirai.

Kas dėl pakavimo medžiagų – ar juos vežiate atgal?

Galime išvežti juos atgal (jei telpa), arba jums palikti. Kartais klientai nori, kad pakuotės būtų išneštos iš karto. Tai papildoma paslauga. Dažniausiai dėžės lieka Lietuvoje, o grįžtu tuščias kėbulas. Ekologiškiau jas išmesti čia, nei vežti atgal į Angliją degalais.

Ar galima laikinai padėti daiktus sandėlyje?

Žinoma, jei naujasis biuras dar nebaigtas. Turime sandėlius Vilniuje ir Klaipėdoje. Pirmą savaitę galime padaryti nuolaidą, bet vėliau – standartinė kaina. Nerekomenduoju palikti daiktų ilgam laikui atviroje aikštelėje, lietus ir drgmė nepadarys geriau biuro technikai.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa ties siena?

Tai pasitaiko, ypač Doverio zonoje arba prie Kaliningrado. Mes stebime krovinius GPS ir žinome, kur jis yra. Jei užstringa dėl dokumentų, skambiname brokeriui. Jūsų darbas čia nieko nepakeis, tik reikia kantrybės. Vairuotojai turi poilsio laiką, jie negali važiuoti 24 valandas, net jei jums labai skubu.

Ar kroviniys yra apdraudamas?

Standartiškai kroviniys yra apdraudamas pagal CMR konvenciją, bet suma dažnai būna nedidelė (pvz., 10-12 EUR/kg). Jeigu vežate brangią techniką ar meno kūrinius, reikia papildomo draudimo. Pasakykite mums iš anksto apie vertingus daiktus, kitaip, jei kas nors nutiks, kompensacija nebus tokia, kokią tikėjotės.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprasta praktika – 30-50 % avansas, likutį – atlikus darbą arba gavus krovinius. Jei esate naujas klientas ir reikalaujame 100 % išankstinio mokėjimo, nepykite. Mes taip pat patyrėme, kai klientas pasitraukia ir nieko nemoka. Pasitikėjimas – dviejų pusių reikalas.

Ar sunku privažiuoti prie naujo biuro?

Jeigu jūsų biuras yra seno miesto centre, kur gatvės siauros, reikia leidimo iš savivaldybės arba policijos. Kartais teka krauti į mažesnį sunkvežimį (7.5 t) ir po to vežti dalimis. Tai brangiau. Pasakykite mums apie privažiavimo sąlygas iš karto, kad netyčia neužvažiuotume į gatvę, kurioje sunkvežimiams draudžiama.

Ar galima vežti darbuotojų asmeninius daiktus?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo kompanijos turto. Jei darbuotojas nori pervežti savo dviratį ar fotelę, tai turi būti jo sąskaitoje arba su raštišku leidimu. Muitinė gali įtarti, kad jūs prekiaujate naudotais daiktais, jei sąraše bus maišomi įvairūs asmeniniai daiktai.

Kaip tiksliai suskaičiuoti kiekvieno tūrį?

Geriau neišmeskite skaičių iš galvos. Galite nufotografuoti kambarius, o mes įvertinsime. Arba atsiųskite matmenis. Per daug daiktų – reikš didesnį sunkvežimį, per mažai – tuščią vietą. Vienas klientas sakė, kad turi "penkias dėžes", o pasirodo, tai buvo penkios didžiulės dėžės po 500 kg kiekviena.

Ar reikia išjungti techniką prieš kelionę?

Būtina. Šaldytuvai turi būti išjungti ir išplaunami (kondensatas gaišta). Kompiuteriai – išjungti. Neišjungta technika gali suktis virveje arba užsidegti. Be to, jei šaldytuvas pilnas maisto, tai bus katastrofa – kvapas ir pelėsis garantuotas.

Ką daryti su pakuočių atliekomis po iškrovimo?

Jei įsigijote pilną "pakavimo" paslaugą, mes išsinešame visą šiukšlių maišus ir dėžes. Jei pakavote patys – atliekos lieka jums. Stengiamės palikti tvarkingą biurą, kad jūsų darbuotojai galėtų tiesiog įeiti ir dirbti.

Ar galima sekti kur yra mano kroviniys?

Taip, duodame nuorodą į stebėjimo sistemą. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojai turi poilsio laikus, kai sistema gali rodyti, kad jie "stovi". Nesiskambinkite jiems kas valandą, kai jie miega – tai saugumo reikalavimas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be verslo sutrikimų taip pat reiškia ir vairuotojo poilsio užtikrinimą.

Išvada

Viskas sukoncentruota į vieną dalyką – planavimą. Nors biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be verslo sutrikimų atrodo kaip logistika, tai iš tiesų yra dokumentų valdymas. Jeigu pasiruošsite dokumentus iš anksto ir pasiklausysite patirties žmonių, viskas vyks sklandžiai. Niekada nebus idealiai, kaip mokamuose vaizdeliuose, bet verslas nustos tikti tik vienai dienai. Pasidomėkite iš anksto, ir išvengsite didžiausios bekryžių. Sėkmės naujoje vietoje.