Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių greitai: vadovas iš vidaus

Sveiki, gyvename laikais, kai biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tapo daug sudėtingesnis nei anksčiau. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – nebe tiesiog įsitempi krepšį ir važiuoji, dabar reikia mąstyti apie muitines, deklaracijas ir t.t. Aš šioje srityje jau beveik dvidešimt treji metai ir galiu pasakyti, kad greitas biuro perkėlimas iš JK į Lietuvą ar kitą ES šalį yra įmanomas, tik jei žinai, kurie spynai sukasi. Dažnai klientai klausta, ar įmanoma tai padaryti „be rūpesčių“? Atsakymas paprastas: galima, jei viską pavedi profesionalams, o ne bandei tai daryti pats su „Ford Transit“. Siūlau pasiskaityti, kas iš tikrųjų vyksta tame procese, kad netyčia nepasilikti be stalų ar serverių Doverio uoste.

Dokumentai ir muitinės (angliškas siaubas)

Ar reikia mokėti muito ar PVM, kai atliekamas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Tai vienas dažniausių klausimų. Jei perkeliate įmonės turtą, tai techniškai yra prekyba tarp šalių, tačiau dažnai galioja Išlygos nuo muito. Jei tai ne prekybinis siuntimas, o tik biuro technikos perkėlimas į naujas patalpas, tada dažnai galima taikyti nulinį muito tarifą, jei pateiksite teisingą inventoriaus sąrašą. Su PVM sudėtingiau – jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, dažniausiai taikoma atvirkštinio apmokestinimo procedūra. Reikia labai atidžiai užpildyti intrastato deklaracijas (nors dabar jau nebeintrastat, o eksporto deklaracijas). Geriausia pasitarti su muitinės brokeriu, kad nereikėtų mokėti 20 procentų JK PVM, kurio negrąžins.

Kas dėl to EORI kodo? Jis būtinas?

Absoliučiai taip. Be EORI kodo jūsų krovinys tiesiog neišvažiuos iš JK arba neįsileis į ES. Tas kodas reikalingas muitinės sistemoms. Jei jo neturite, reikia užregistruoti, tai trunka kelias dienas (kartais ilgiau, jei sistemos užstringa). Esu matęs atvejų, kai vairuotojas stovėjo pasienyje 48 valandas, nes klientas pamiršo pasirūpinti šiuo kodu. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių prasideda būtent nuo šių smulkmenų. Nežiūrėkite į tai kaip į biurokratiją, tai jūsų bilietas į laisvą judėjimą.

Ką daryti, jei trūksta inventoriaus sąrašo?

Tai būna problema. Muitininkai mėgsta tikslumą. Jei sąraše parašyta „kompiuteriai“, o realiai yra 5 serveriai, 2 spausdintuvai ir 10 monitorių – gali kilti įtarimų. Geriausia turėti Excel lentelę su serijiniais numeriais bent jau brangiajai technikai. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kuris padavė sąrašą ant popieriaus lapelio, parašyto ranka. Muitinėje juos išsiuntė atgal. Taigi, biuro perkėlimas iš JK reikalauja tvarkos, bent jau dokumentinėje. Nenuvilkite ant galvos sau problemų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro turtu?

Techniškai galima, bet geriau tai atskirti. Jei vairuotojas atvers sunkvežimį, o ten bus maišyti biuro kėdės ir kasdieninės darbuotojų striukės su maistu, muitinė gali sustabdyti viską ir pradėti klausinėti apie asmeninio importo taisykles. Asmeniniai daiktai turi kitas muitinės išlygas. Geriau juos vežti atskirai arba aiškiai pažymėti, kad tai ne kompanijos nuosavybė, o „personal effects“. Nereikia tų rizikų.

Ar sunku gauti Ex1 dokumentą?

Šiuo metu, kai biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vyksta dažnai, Ex1 (išvežimo deklaracija) yra būtinas. Jis patvirtina, kad prekės išvyk iš ES arba JK teritorijos (priklausomai nuo situacijos). Be jo negalima įrodyti, kad sandoris įvyko. Dokumentą parengia brokeris. Tai standartinė procedūra, bet ji kainuoja ir užtrunka laiko. Nepaisykite to, kitaip gali tekti mokėti baudas už nelegalią prekybą.

Kainos ir laikas – kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Kiek vidutiniškai trunka kelionė?

Jei kalbame apie biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių greitai, tai tarkime, kad į Lietuvą krovinys važiuoja 3–4 dienas. Tai kelyje, be įkrovos/iškrovos. Tačiau reikia prisidėti dieną įkraičiai Anglijoje ir dieną iškraičiai Lietuvoje. Taigi, nuo to momento, kai pasakyta „važiuojam“, iki to momento, kai paskutininė dėžė atsidurs jūsų naujame biure, praeina maždaug savaitė. Jei reikia labai greitai, galima rasti ekspress reisus, bet tai kainuos dvigubai.

Kokia svetainės įkėlimo kaina Anglijoje?

Londonas arba kitur Anglijoje – skirtingos kainos. Jei biuras yra 5 aukšte be lifto, kaina užšoks į dangų. Reikia leistis įžūlius už keltuvus arba papildomus vairuotojus. Taip pat, jei įkrovai reikia specialios leidimo (parkavimo) vietos gatvėje – tai taip pat kainuoja. Biuro perkėlimas iš JK neapsiriboja tik vairuotojo darbu, ten daug fizinio darbo. Nustatykite tai iš karto, kad nesusitiktumėte su neaiškia sąskaita.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia sandėliavimo?

Taip, sandėliavimas Londono apylinkėse arba prie Lietuvos yra papildomas mokestis. Jei jums reikia laikinai padėti daiktus, pvz., dėl to, kad naujos patalpos dar nebaigtos remontuoti, reikia tai suplanuoti. Sandėliavimas Anglijoje yra brangesnis nei Lietuvoje. Kartais klientai sako, „padėkite savaitę“, o paskui pamiršta apie tai mokėti. Geriau tiksliai suderinti terminus.

Kas daro įtakai galutinei kainai?

Kuras, keltų bilietai (jie dabar brangūs!), uždarbių lygis Anglijoje. Taip pat, jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vyksta šventadienį ar naktį – dirbamių valandų koeficientas. Taip pat svarbi krovinio svoris ir tūris. Jei sakote „turime keletą dėžių“, o paskui atsiranda 20 kubinių metrų baldų, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti už sutartą kainą arba paprašyti papildomai. Būkite sąžiningi.

Ar galima gauti nuolaidą dideliems siuntimams?

Žinoma, jei perkeliate visą skyrių ar didelę korporaciją, kaina bus mažesnė už kubą. Tačiau mažoms įmonėms biuro perkėlimas iš JK gali būti gana brangus, jei užsakote pilną sunkvežimį. Tokiu atveju verta pagalvoti apie dalinį krovinį (part load), kai dalį sunkvežimio užima kieno kitos daiktai. Tai taupo pinigus, bet prailgina laiką, nes reikia surinkti visą mašiną.

Ar į kainą įeina draudimas?

Paprastai į standartinę kainą įeina pagrindinis draudimas, bet jis dažnai būna labai mažas, pvz., 10 EUR už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, verta jį apdrausti papildomai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių reiškia ir ramybę, jei kas nutiktų. Nepamirškite pasidomėti draudimo sąlygomis, ypač dėl „stiprios rankos“ arba jėgos pritaikymo išorėje (nors tai retai nutinka biurui, bet galimybė yra).

Pakavimas, technika ir baldai

Ar reikia patiems dėti daiktus į dėžes?

Galite, bet geriau, kad tai darė mūsų komanda. Žmonės dažnai užpildo dėžes per daug sunkiau, nei jos išlaiko. Viena dėžė su knygomis gali sverti 50 kg – vairuotojas ją ne pakels, arba ji tiesiog praras dugną. Biuro perkėlimas iš JK reikalauja kokybiškų dėžių. Mes atvežame specialias dėžes su skyreliais dokumentams, taip pat „wardrobe“ dėžes drabužiams (jei biure yra showroom ar parduotuvė).

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Tai atsakomybė. Prieš išsijungdami privalote padaryti backup. Aš ne 100% tikras, ar visada tai daroma, bet girdėjau istorijų, kai atvykus išjungus serverį jis nebeužsileido. Svarbu, kad serveriai būtų įpakuoti į originalias arba specialias „anti-static“ dėžes. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra vien apie stalus, duomenys yra brangesni. Jei neturite pakuoimo, mes tai padarysime, bet už papildomą mokestį.

Ar galima išardyti ir surinkti baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą. Stalai, lentynos, sekcijos – viskas išardoma Anglijoje ir surinkiama Lietuvoje. Vienintelis dalykas – jei baldai yra seni, sujungti su „klijais“, jie gali laužtis. Geriau iš anksto pasakyti, jei kas yra labai trapu. Biuro perkėlimas iš JK gali tapti košmaru, jei bandysite pervežti didelę vitriną neišardytą – ji tiesiog nepraeis pro duris arba nulūžs kelyje dėl vibracijos.

Kas daryti su pavėsinių baldais?

Jei turite lauko baldus, reikia juos apsaugoti nuo drėgmės. Anglijoje dažniau lyja, todėl įkrovant reikia naudoti pleistrus. Jei baldai mediniai, jie gali pabrukti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių taip pat reiškia, kad mes pasirūpinsime, kad rūsys arba terasa nekelia problemų. Geriau tuos baldus įdėti į paskutinę mašiną, kad jie nebūtų po kitu krovininiu svoriu.

Ar reikia tuštinti stalčių?

Būtina tuštinti visus stalčius, išskyrus tą, kurį galima uždaryti ir užsegti. Negali būti, kad stalčius būtų pilnas knygų ar spaudinių – jis išlėks važiuojant. Smulkmenas (sąsagos, knygelių) reikia sudėti į maišelius. Biuro perkėlimas iš JK yra tam tikras chaosas, bet ši taisyklė išlieka konstanta: tušti stalčiai = saugus baldas.

Ar vežiate augalus?

Tai sudėtinga klausimas. Augalai turi fitosanitarinius reikalavimus. Jūs negalite tiesiog pasiimti puansetijos ir vežti per kanalą. Biuro perkėlimas iš JK su augalais reikalauja specialių sertifikatų, kuriuos gauti trunka ir kainuoja. Dažniausiai klientai nusprendžia palikti augalus Anglijoje arba jas atiduoti darbuotojams. Jei labai norite, galima bandyti, bet aš neįsivaizduoju, kodėl reikia kelti tokias bėdas dėl kelių vazų.

Rizikos, problemos ir „nepatogūs“ dalykai

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda?

Tai tikrai reali situacija. Vieną kartą mums sugedo sankaba Prancūzijoje. Krovinys stovėjo dieną. Tokiu atveju biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vėluoja. Mes turime techninę pagalbą, bet tai nevyksta akimirksniu. Jei jums labai skubama data, reikia turėti planą B. Nekalbėkime apie „garantiją“, kad bus rytoj ryte, nes mes ne valdome kelių būklę.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – ne, bet su rinkoje esančiomis „pigiomis“ firmomis – taip. Yra nusikalstamų grupių, kurios seka sunkvežimius. Biuro perkėlimas iš JK yra rizikingas tuo požiūriu, nes krovinys vertingas. Todėl visi mūsų vairuotojai turi GPS ir gali būti sekami. Be to, reikėtų vengti palikti mašinos neapsaugotos prieš naktį. Saugumas brangiau kainuoja, bet tai verta.

Kas daryti, jei naujos patalpos nebaigtos?

Tai klasika. Klientas sako „mes pasiruošę“, o atvyksta vairuotojas, o ten dar statybininkai deda grindis ar dažo sienas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa logistiniu pragaru – reikia kažkur dėti dėžes. Tada reikalingas „demurrage“ mokestis už vairuotojo laukimą. Arba reikia ieškoti sandėlio. Patariu iš anksto nufotografuoti patalpas ir pasitikrinti, ar tikrai jose galima laikyti daiktus.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Dėl draudimo priežasčių paprastai negalite. Jis yra profesionalas, dirbantis, o jūs – keleivis be draudimo. Be to, jis tils, kai bus laisva, o jums galbūt norėsis kalbėtis. Biuro perkėlimas iš JK nėra turistinė kelionė. (Nors kai kurie leidžia, bet tai labai retas išimtis, ir tai turi būti suderinta iš anksto, kartais net neįmanoma dėl kompanijos vidaus taisyklių).

Ką daryti su atliekomis?

Negalima vežti šiukšlių. Jei dėžėje yra senų kavos puodelių ar sugedusios technikos, tai nekelia. Muitinė gali traukti už atliekų eksporto. Biuro perkėlimas iš JK turi būti „švarus“. Prieš išvykdami turite išmesti visą nereikalingą šiukšlių maišą Anglijoje. Nenaudokite mūsų kaip savo šiukšlių vežėjų, tai ne mūsų profilis ir už tai gali būti baudos.

Ar tikrai viskas vyksta „be rūpesčių“?

Sąžiningai? 90 procentų taip, bet likę 10 procentų yra tų momentų, kai reikia greitai spręsti. Pamiršote raktus nuo seno biuro? Vairuotojas laukia. Naujas biuras neįsileidžia sunkvežimio? Reikia iškrauti ant gatvės. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių yra mūsų tikslas, bet mes taip pat priklausome nuo jūsų paruošimo. Jei jūs pasiruošę, ir mes pasiruošę, tai bus lyg pasivaikščiojimas.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja tiek mažai?

Nes jos taip ir neatsiims daiktų arba papildomai užkins jums už viską: už lipdukus, už liftedžius, už keltų bilietus (kurie nebuvo įskaičiuoti). Biuro perkėlimas iš JK turi savą kainos grindį. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa – tai greičiausiai yra. Nenusipirkite bilieto į cirką, kur bus liūdai. Geriau sumokėti daugiau už patikimumą.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, bet tai brangiau. Jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti atliktas sekmadienį, kad neblaškytų darbo proceso, mes tai padarysime. Tačiau Anglijoje ir Lietuvoje vairuotojai turi poilsio rights. Reikia planuoti, kad vairuotojas nepervargtų. Savaitgaliai įmanomi, bet juos reikia užsakyti geriau iš anksto.

Kas daryti, jei pažeidžiamas koks nors daiktas?

Skambinkite mums iš karto. Nefotografuokite tik po savaitės. Biuro perkėlimas iš JK apima draudimą, bet reikalavimai turi būti pateikti pagal taisykles. Mes stengiamės nieko ne Sugadinti, bet kartais suksim kampą ir gali atsirasti įbrėžimas ant sofos. Svarbiausia – nedelsiant pranešti.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Neprivaloma, bet labai padeda susikurti gerą atmosferą. Vairuotojas, kuriam duota puodelės arbatos, dirba greičiau ir su šypsena. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra žmogiškas procesas. Nedarykite jo roboto. Nors tai ir nėra mūsų pareiga, toks dėmesys visada vertinamas.

Kaip elgtis su parkavimu Londono centre?

Tai košmaras. ULEZ zona, raudonos linijos, mokami parkavimai. Jei jūsų biuras centre, biuro perkėlimas iš JK gali užtrukti dėl to, kad reikia gauti leidimą sustoti. Mums reikia jūsų pagalbos – užsirezervuoti vietos arba pasirūpinti leidimais (suspension of parking bay). Kitu atveju gausite baudą, kurią teks mokėti.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sekimą. Galite žiūrėti, kur jūsų biuro turtas yra. Tai ramina nervus, kai biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės trunka ilgiau nei planavote. Galite matyti, ar mašina jau persikėlė per kanalą, ar dar stovi eilėje. Tai standartinė paslauga šiais laikais.

Kas daryl su pavėsinių laukais?

Jei turite lauko terasą su mūrine siena – jos nevežamos. Bet jei lauke yra metalinės konstrukcijos, jas reikia išardyti. Biuro perkėlimas iš JK apima viską, kas yra jūsų nuosavybės teise, bet kas yra pastatyta ant žemės ir nejudamas – lieka vietoje. Geriau aptarti iš anksto, kad nebūtų nesusipratimų dėl to, kas „kelia“ ir kas „nekelia“.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Nebūtinai iki blizgesio, bet ne su bulvių lukštais. Vairuotojai nebus laimingi, jei teks lieti dulkes iš stalų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės taip pat yra ir higienos klausimas. Dulkės užsiteršia kitus daiktus. Paprasta šluota prieš išvykstant padeda išvengti konfliktų.

Ką daryti su raktų pakavimu?

Niekada nesukrapštykite visų raktų į vieną maišelį be etikečių. Atvykus į Lietuvą taps siaubingai surasti raktą nuo konkretaus stalčiaus. Biuro perkėlimas iš JK be rūpesčių baigiasi tada, kai galite lengvai atidaryti savo darbo stalą. Užrašykite ant kiekvieno raktų ryšio, kur jie priklauso.

Ar galima vežti pavėsinių baldus žiemą?

Galima, bet reikia saugoti nuo drėgmės. Jei lietus, reikia labai gerai uždenkti. Biuro perkėlimas iš JK žiemą gali būti pavojingas mediniams baldams, jei jie sušals arba drėgnai užsileis. Geriau palaukti sausos dienos arba labai kruopščiai įvynioti į stretch plėvelę.

Kodėl tu neatsileidi iš karto?

Dirbame, atsiprašau. Kartai būna 10 skambučių vienu metu. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – tai ne ofisas, kuris žiūri į laikrodį 9 iki 5. Aš galiu būti uoste arba tarpininkaujant tarp vairuotojo ir kliento. Palikite pranešimą, ir aš būtinai atsiliepsiu. Esu čia jums padėti, tik būkite kantrūs.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių greitai yra tikrai įmanomas pasirinkimas, jei pasitikite profesionalais. Nors „Brexit“ sudarė daug biurokratinių kliūčių, patirtis leidžia jas įveikti be didesnių nuostolių. Svarbiausia – nebijoti klausti ir pasirūpinti dokumentais iš anksto. Niekada nežinai, ką gali paruošti keliai, bet su gera komanda net ir sudėtingiausias perkėlimas tampa tik darbuotą diena. Gerai susiplanuokite ir tikėkite geriausiu, o mes pasirūpinsime likusiu „chaosu“.