Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės atliekamas efektyviai: kas turi žinoti verslas

Sveiki, turiu daugiau nei dvidešimt metų patirties tarptautiniuose pervežimuose, ir turiu pasakyti – biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės visada buvo sudėtingas procesas, o po „Brexit“ tai tapo tikras galvos skausmas. Ne visada viskas eina pagal idealų planą, kartais vairuotojas stringa pasienyje dėl klaidingai užpildyto lapelio, o kartais klientas pamiršta parengti inventorių. Čia neapsieinama be rūpesčio, bet jei žinote, į ką reikia atsižvelgti, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali būti atliktas efektyviai be didelių nuostolių. Kalbėsime apie tai tiesiogiai, be reklaminių frazių, kaip kalbėtume prie kavos stalo.

Dokumentų chaosas ir muitinės (nuo ko pradėti)

Ar tikrai reikia EORI numerio, jei tiesiog vežu kompiuterius?

Absoliučiai taip, be jo nepraeisite net sienos. Daugelis klientų galvoja, kad jei tai ne prekyba, o tik biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą, tai EORI nereikalingas, bet tai didelė klaida. Muitinės sistemoje jūsų įmonė turi būti identifikuota, kitaip krovinys bus užstrigsąs terminale, ir mokesčiai už saugoją bus didesni nei pati pervežimo kaina. Užsiregistruokite jį iš anksto, nes procedūra gali šiek tiek užtrukti, o skubos metu kainuos brangiai. Geriau patikrinti du kartus ir miegoti ramiai.

Kas dėl TIR knygelės, ar ji dabar padeda?

Anksčiau tai buvo pagrindas, dabar – viskas gerokai sudėtingiau. TIR knygelė padeda tik tarp TIR šalių, tačiau kai biuras keliama iš JK (kuri nebe ES TIR sistemoje tokiu pačiu būdu) į ES, vis tiek reikia eksporto ir importo deklaracijų. TIR tiesiog leidžia nebraižyti tarpinių muitų, bet muitinės patikra vis tiek įvykia. Tad tikėkitis, kad vairuotojas teks sustoti pirmoje muitinėje, o ne tiesiog pravažiuoti žalią šviesą, kaip anksčiau buvo įprasta.

Kodėl brokeris reikalauja tiek daug duomenų apie senus stalus?

Manau, tai jų standartas, nors kartais atrodo per daug. Muitinės brokeriai turi nurodyti prekės kodą (HS kodas) kiekvienam daiktui, kad jei stalas medinis, vienas kodas, jei metalinis – kitas. Jei padėsite tiesiog „baldai“ be detalių, deklaracija gali grįžti su pastabomis, o tai prailgins biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės proceso trukmę. Geriau iš anksto padaryti paprastą Excel lentelę su pavadinimais ir apytikslės vertės, kad brokeris neturių ką jums klausti per dešimt kartų.

Ar galiu pats vesti dokumentus, ar turiu samdyti firmą?

Galite, jei turite laiko ir norite susirūpinti galvos skausmu. Sistem yra sudėtingos, reikia geros anglų kalbos žinių ir supratimo, kur kas gali klysti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja tiek JK eksporto, tiek Lietuvos importo procedūrų, o viena klaida gali kainuoti baudų. Paprastai patartina samdyti profesionalų, nes jo paslaugos kaina yra niekas lyginant su tuo, kiek laiko prarastumite mokydami save ir taisydami klaidas sistemoje.

Kas nutinka, jei pamiršau įrašyti brangų projectorius į sąrašą?

Tada gausite didelę problemą ir mokesčius. Muitinės tikrinimai dažnai yra atsitiktiniai, bet jei pamatys, kad sąraše trūksta brangios įrangos, gali įtarti kontrabandą ar mokesčių vengimą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti skaidrus, todėl nurodykite viską, netgi senius spausdintuvus, kurius vežiate šiukšlių konteiceriui. Nerašykite tik to, kas patinka, rašykite kaip yra, o jei vertė maža – tiesiog ją nurodykite, tai legalu.

Ar galiu sutaupyti ant dokumentų pasiruošimo?

Iš tikrųjų ne, čia ta vieta, kur taupyti nėra verta. Blogai paruošti dokumentai sukelia didžiausias uždelstimo pervežimo metu. Esu matęs situacijų, kai krovinys stovėjo Kalais savaitę dėl vienos trūkstamos eilutės, o saugojimo mokesčiai viršijo pervežimo kainą kelis kartus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kainuoja tiek, kiek kainuoja, o bandymas jį padaryti pigų dokumentų sąskaita gali baigtis labai brangiai.

Fizinis darbas ir organizavimas (kaip išvengti nusivylimų)

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkėlimas iš Londono?

Paprastai sakant, nuo 3 iki 5 dienų, priklausomai nuo to, kada pasirašome sutartį. Jei vairuotojas turi važiuoti tik paimti ir parvežti, tai galima ir per 2 dienas, tačiau reikia įskaičiuoti darbo laiką Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neapsiriboja važiavimu, reikia laiko pakrovimui, o Londono eismas – tai atskira istorija. Geriau neplanuoti, kad viskas bus pirmadienį ryte, o numatyti savaitės atsilankymą.

Ar vairuotojai padeda supakuoti dėžes?

Dauguma ne, jie yra vairuotojai, ne kelerės. Kai kurios firmos siūlo „komisijinius“ darbus už papildomą mokestį, bet standartinis biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės įskaitia tik krovimą jau paruoštų dėžių. Jei reikia kasą ar išmontuoti baldus, tai reikia tartis iš anksto ir už tai papildomai sumokėti. Nereikia manyti, kad vairuotojas, kuris važiavo 10 valandų, dar linksmai pradės lynuoti jūsų biuro kėdes.

Kur aš galiu statyti sunkvežimį Londono centre?

Didelė bėda, ne visada ten, kur norite. Londono centre yra griežti apribojimai sunkiasvoriams transportui, o vietos prie pat pastato dažnai užimtos. Reikia iš anksto aptarti biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vietą su savo administratoriumi Anglijoje arba gauti leidimą iš savivaldybės stovėti ant „raudonųjų linijų“. Kartais tenka krauti iš toliau esančios aikštelės ir pernešti daiktus rankomis, kas padidina darbo trukmę.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar naudoti senas?

Naujas dėžes tikrai stipresnės, o varginantys seniosios gali išsilysti. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas norėjo sutaupyti ir naudojo maisto prekių dėžes, kurios tiesiog sugriožė po kraunant. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra ilgas kelias, vibracija gali būti didelė, todėl investicija į kokybiškas pakavimo medžiagas apsimoka. Nereikia gi taupyti ant dėžių, kai jose guli tūkstančių vertės serveriai.

Kaip sužinoti, kokia mašina man reikia?

Pagal tūrį, bet dažnai klientai susimato mažiau. Jei turite 10 standartinių biuro darbo vietų (stalai, kėdės, spintos), tai tikrai nebebus 3.5 tonų sunkvežimis, o reikės 7.5 tonų arba net tentinuko. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vertinamas vizualiai – mes visada prašome nufotografuoti ar nufilmuoti erdvę, kad nežiūrėtume į sieną. Geriau pasiimti šiek tiek didesnę mašiną nei bandyti viską pritempti į mažą ir sužlugti dangčiu.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu?

Gali būti, bet reikia būti labai atsargiems. Jei darbuotojas pasiims savo asmeninį nešiojamąjį kompiuterį arba knygas, tai gali būti įtraukta į bendrą sąrašą. Tačiau biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neturi tapti prekyba su vartotojais, todėl reikia aiškiai atskirti, kas priklauso įmonei, o kas asmeniui, kad nebūtų problemų su muitine. Geriau patikrinti su brokeriu, ar tokiu atveju nereikia mokėti PVM.

Kas daryti, jei turiu labai sunkų seifą?

Apie tai privalote pasakyti iš anksto, nes ne kiekviena mašina turi liftą. Kartais biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja specialios technikos su hidrauline rankena ar net „kelių“ rėmų. Jei atvyks paprastas vairuotojas su parankiniu keliu, jis nepakels 500 kg seifo, ir visi nusivils. Pasakykite apie sunkius daiktus iš karto, kai tik pradėsime kalbėtis apie kainą.

Kainos ir biudžetas (kodėl niekas nenori pasakyti kainos iš karto)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Londono į Vilnių?

Veltui jums niekas nebus pasakęs tikslios sumos be apkrovos, tačiau maždaug nuo 1500 iki 3000 eurų už mažą biurą gali tekti sumokėti. Kaina priklauso nuo degalų, kuro priedėlių, darbo užmokesčio Anglijoje (kuris brangus) ir dokumentų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra pigus malonumas, todėl jei kas nors siūlo už 500 eurų, tai arba jis nieko nevežs, arba tai sukčiai.

Kodėl kaina pasikeitė per pastaruosius metus?

Degalai, infliacija ir „Brexit“ dokumentai. Anksčiau vairuotojas važiuodavo, paprašydavo paso ir važiuodavo toliau, dabar reikia mokėti brokeriui, galimai terminale, o darbo jėgos trūkumas padidino atlyginimus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės brango ne todėl, kad pervežėjai noriu daugiau uždirbti, o todėl, kad išlaidos augo kaip ondre. Tai realus rinkos pokytis, su kuriuo reikia susitaikyti.

Ar mokama už laukimą, jei vėluoju?

Taip, dažniausiai yra nustatytas valandinis mokestis. Jei sakyta, kad vairuotojas atvyksta 9:00 ryto, o jūs dar ieškote raktų nuo sandėlio 10:30, tas laikas bus apmokėtas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra tiksliai suplanuotas procesas, o vairuotojo laikas – pinigai. Geriau būti vietoje 15 minučių anksčiau nei priverskite brangų specialistą laukti kieme.

Kas yra „muitinės išlaidos“ ir kodėl jos neįskaitomos?

Muitinės mokesčiai ir PVM yra mokesčiai valstybei, o ne pervežėjui. Mes negalime įtraukti jų į savo kainą, nes nežinome, kokia bus jūsų siuntos vertė. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės apima pervežimą, bet mokesčius mokate tiesiogiai muitinei arba per brokerį atskirai. Neklauskite, kodėl ne „viskas įskaičiuota“, nes mokesčiai nėra mūsų pajamos.

Ar galiu sumokėti tik atvykus?

Retai kas sutinka dirbti be avanso, ypač didesniems darbams. Paprastai reikia sumokėti 30-50 proc. užsakymo metu, kad būtume užtikrinti, kad klientas nepadingtų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja išlaidų (degalai, keltas), kurias mes išleidžiame iš anksto. Be avanso mes tiesiog nepradėsime rengti dokumentų ar siųsti mašinos.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai yra bazinis transporto draudimas, bet jis dengia labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 20 kg, o kainuoja 5000 eurų, jis nebus pilnai padengtas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja papildomo „All risk“ draudimo, jei norite būti ramūs. Pasitikrinkite savo sutartį, ten dažnai būna daug smulkių raidžių, kurios nusėda ant jūsų sąskaitos.

Kodėl kaina skiriasi priklausomai nuo savaitės dienos?

Keltų ir užsakymų kiekis. Jei norite važiuoti penktadienį vakare, gali tekti sumokėti daugiau, nes visi skuba. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau atėja antradienį ar ketvirtadienį, kai eismas mažesnis. Be to, vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, kurie gali įtakoti tai, kad reikės dviejų vairuotojų arba ilgesnės kelionės, o tai kainuoja.

Techninės paskiros ir daiktai (kas dėl serverių ir IT)

Kaip sauguiai pervežti IT įrangą?

Ją reikia labai gerai užfiksuoti, nes vibracija yra priešas. Geriausia tai daryti originalioje pakuojeje, bet jei jos nebėra, naudokite burbuliukų plėvelę ir stiprią dėžę. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su IT įranga – tai atsakomybė, todėl rekomenduoju padaryti nuotraukas prieš pakavimą ir po, jei staiga kas nors neveiks. Nelaikykite monitorių ant vieno kito be tarpinės, jie tiesiog sutrūks.

Ar reikia išjungti serverius prieš kelionę?

Būtina, tai ne pasirinkimas. Jei serveris veikia pervežimo metu, jis gali perkaisti (vėdinimas neveikia) arba sugadinti standžiuosius diskus dėl smūgių. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės trunka daug valandų, todėl įsitikinkite, kad jūsų IT Administratorius viską išjungia ir ištraukia laidus. Kai kuriems serveriams netgi reikia specialaus „parkavimo“ režimo.

Galima vežti degalus printeriams?

Negerai, labai negerai, tai griaunantys taisykles. Apsaugos priemonės nėra pritaikytos degioms medžiagoms, o jei įvyks avarija ir degus užsilieps, draudimas nebus mokamas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti saugus, todėl degalus arba išsigyvenkite vietoje, arba vežkite atskirai, atitinkamai pažymėtus. Geriau nusipirkti naują kasetę Lietuvoje nei rizikuoti visa mašina.

Ar reikia išmontuoti stalus?

Daugeliu atvejų – taip, bent jau nuimti viršus. Dideli rėmai gali netilpti į liftą arba duris, o suplėštas parketas Anglijoje gali kainuoti brangiai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažniausiai apima stalų išmontavimą ir montavimą, tačiau tai turi būti aptarta. Jei paliksite surinktą didelę konferencijos stalą, vairuotojai gali tiesiog atsisakyti jo pakrauti.

Kas daryti su kabelių kamuoliu?

Supakuoti į atskiras dėžutes ir pažymėti. Niekas nenori ryšioti šimtų metrų laidų atvykus į naują vietą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės (o ypač jei tai didelis biuras) sukelia chaosą kabelių atžvilgiu, todėl pasirūpinkite maišeliais su etiketėmis „prieš 3 stalą“ arba „serverio“. Pasitikėkite manimi, jūsų IT žmogus bus labai dėkingas už tokią organizacija.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet jie gali nebeišgyventi šalto arba tamsaus konteigerio metu. Nėra draudžiama vežti augalų iš JK į ES, jei tai asmeniniai daiktai, bet reikia atkreipti dėmesį į žemę, ji turi būti sterilizuota. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dideliu palmės medžiu – tai rizika, kad jis užšals arba bus užkrėstas vabzdžiais. Geriau palikti senus augalus kolegoms ir nusipirkti naujų.

Rizikos ir blogi patarimai (ką nedaryti)

Kaip išvengti sukčių tarp pervežėjų?

Būkite atsargūs su per žemomis kainomis be sutarties. Jei kas nors reikalauja viso mokėjino grynaisiais arba per kriptovaliutą – bėkite. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti įformintas rašytine sutartimi, kurioje aiškiai nurodyta, kas dėl mokesčių ir draudimo. Esu matęs daugybę atvejų, kai žmonės mokėjo avansą, o vėliau numeris nebeatsiliepdavo. Tikrinite įmonės kodą ir atsiliepimus (ne tik savo svetainėje).

Kas daryti, jei vairuotojas prapuola terminale?

Tai įvyksta, o „Brexit“ tai tik pablogino. Jei terminale trūksta vietos, jūsų krovinys gali būti nukreiptas į kitą sandėlį. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali užtrukti dviem dienomis ilgiau dėl to, kad kasų darbuotojai atostogauja arba yra eilės. Čia reikia kantrybės ir nuolatinio ryšio su brokeriu, kuris gali spęsti šią bėdą jūsų vardu.

Ar verta vežti smulkias prekes (kavos pupeles ir t.t.)?

Nebent tai labai mažai kiekis. Muitinė dažnai neįsileidžia maisto produktų be specialių sertifikatų (Sanitary/Phytosanitary). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali baigtis tuo, kad jums reikės sunaikinti visą maistą pasienyje. Geriau išgerti kavos iki paskutinės lašo Anglijoje arba nusipirkti naują čia, nei rizikuoti dėl trijų kilogramų kavos paketo.

Ką daryti, jei dingo dalis inventorium?

Skubiai rašykite pretenziją draudimo kompanijai. Turite turėti nuotraukas ir sąrašą, kur nurodyta, kad dalykas buvo krauname, bet jo nėra iškraunant. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra draudžiamas, todėl nebijokite reikalauti, jei kas negerai. Niekas nedirba idealiai, kartais kažkas gali pavogti arba pasimesti terminalo kažkuryje, tai realus gyvenimas.

Ar galima padaryti viską per savaitgalį?

Galima pabandyti, bet tai kainuos brangiau dėl viršvalandžių ir greito režimo. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per savaitgalį reiškia, kad vairuotojai turi dirbti poilsio dienomis, o JK muitinės dirba kitaip nei Lietuvos. Jei kas nors užstrigs, niekas nebeveiks iki pirmadienio ryto. Geriau planuoti atvykimą viduryje savaitės, kad būtų kam padėti, jei kažkas nepaeina.

Kodėl nerekomenduoju vežti naudotus baldus, jei jau seni?

Nes juos daugiau nei kažką. Ilgas kelias, kuras ir darbas Anglijoje kainuos daugiau nei tų senų spintų vertė. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti ekonomiškai protingas, o kartais pigiau nusipirkti naujus baldus „Jys“ arba „ Ikea“ Lietuvoje nei vežti lūžtančias sekcijas per visą Europą. Skaičiuokite ne tik emocijas, bet ir biudžetą.

Ar tikrai taip svarbu rūpintis dėžėmis?

Taip, tiek, kad paminėčiau dar kartą. Blogai pakluotas biuras – tai sugadinti monitoriai, įbrėžti stalai ir pyktis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės (tikrai efektyviai) prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo to, kaip jūs pasiruošėte. Naudokite kokybiškas dėžes, klijų juostą (ne popieriaus) ir užpildykite tuščias vietas. Tai yra pagrindas, kurio negalima apeiti.

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės atliekamas efektyviai tik tada, kai turite gerą planą, kantrybę ir sąžiningą pervežėją. Neklauskite, kiek tai kainuoja, klausykite, ką tai apima, ir nebandykite sutaupyti ant dokumentų ar dėžių. Pasiruoškite nenumatytoms situacijoms, nes po „Brexit“ niekas nebe taip paprasta kaip anksčiau. Jei viską padarysite protingai, jūsų verslas veiks be pertraukos, o ošnės liks senajame biure Londone.