Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, maždaug nuo tada, kai Anglija dar buvo Europos Sąjungos narė, o sienos kirtimas buvo paprasta procedūra. Tuo metu tiesiog pakraudavome dėžes ir važiuodavome, be jokių komplikacijų. Dabar situacija visai kitokia – Brexit viską pakeitė, o procedūros tapo tokios sudėtingos, kad kartais net aš pats susigundykau, ar verta gi. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu vis tiek įmanomas, jei žinai, į kur spustelėti ir ką pasirašyti. Nepaisant to, kad dažnai viskas klostysis ne taip, kaip planavote, su gera logistika galima išvengti didžiausių nelaimei. Štai kas iš tikrųjų laukia jūsų užkulisiuose.

Pradinis chaosas ir planavimas (kaip išgyventi)

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu?

Viskas priklauso nuo to, kur esate įsikūrę. Jei tai Londonas ar pietryčių anglija, tai ruoškitės ilgesniam laikui dėl didelio eismo ir užstojimų uostuose. Paprastai rekomenduoju pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, o idealiai – šešias savaites. Tuo tarpu patys vežimai gali užtrukti nuo trijų iki penkių dienų, atsižvelgiant į kelio sąlygas ir muitinę. Vieną kartą teko laukti savaitgalį, nes vairuotojas užstrigo tunelyje dėl techninio trikdymo, todėl nedarykite išvadų, kad tai bus greita. Geriausia turėti atsarginį planą, kad jūsų verslas nestotų, jei sunkvežimis pavėluos.

Ar tikrai reikia samdyti brokerį muitinės formalumams?

Gal ir galit bandyti tai padaryti patys, bet aš drąsiai sakau – nerekomenduoju. Dabar, po „Brexit“, reikia pildyti eksporto ir importo deklaracijas, o be profesionalaus brokerio tai tikras košmaras. Jis užtikrins, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu nevirtų dokumentų chaosu. Vieną kartą matęs, kaip firma bandė tai daryti savarankiškai ir pasiekė terminalą be teisingų dokumentų – jie ten praleido tris dienas. Geriau sumokėkite brokeriui ir miekite ramiau, o jis suvaldys tą biurokratiją už jus.

Ką daryti su tais dėžėmis, kurios vis dar nepasirašytos?

žodžiu, tai viena didžiausių problemų, su kuriomis susiduriu dažniausiai. Žmonės viską supako, o ant dėžių nėra jokio aprašymo. Kai atvykstate į Lietuvą, muitininkai gali norėti patikrinti ką vežate, ir tada prasideda „nukrypimai nuo temos“ ieškant popieriaus spaudos. Užrašykite ką yra kiekvienoje dėžėje, tai sutaupys jums valandų valandas. Nereikia rašyti romanų, tiesiog „kompiuteriai“, „popieriaus“ ar „buitinė technika“. Tas paprastas žingsnis padeda išlaikyti procesą sklandžiu.

Ar saugu leisti darbuotojems patiems supakuoti dalykus?

Sąžiningai sakant, tai pavojinga. Jie nėra profesionaliai ir dažnai dalykus sumeta kaip į krepšį, o ne kaip turi būti pervesta per šimtus kilometrų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu reikalauja, kad technika būtų apsaugota. Esu matęs, kaip monitoriai buvo įdėti į dėžes be jokio vato ir, žinoma, atvyko sulūžę. Geriau pasamdykite pakavimo komandą arba bent duokite jiems geras medžiagas. Netaupykite ant burbuliukų plėvelės, jiems ji brangi tik pirmąkart įsigyjant, o paskui jūsų verslas nenukentės.

Ar galima perkelti biurą per savaitgalį, kad nebūtų sustabdytas darbas?

Teoriškai – taip, praktiškai – sunku. Jei turite didelį biurą, viena diena nėra pakankama. Be to, reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio laikus, jie negali važiuoti 24 valandas per parą. Geriausia padaryti tai per ilgą savaitgalį arba susiderėti dėl papildomo sunkvežimio, kad dalį daiktų nuvežtų anksčiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu dažnai reiškia, kad tam tikri darbuotojai dirba nuotolinai keletą dienų. Nesitikėkite, kad pirmadienį ryte viskas bus ant savo vietų, jei pradėjėtė supakuoti tik penktadienį.

Dokumentai ir tų prakeiktų muitinės taisyklių triukšmas

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti sienos kirtimui?

Sąrašas nėra trumpas, bet pagrindiniai yra: prekių transportavimo sutartis, pakavimo sąrašas (inventorius) ir, žinoma, tos muitinės deklaracijos. Be to, reikės EORI numerio, kuris privalomas eksportui iš JK ir importui į ES. Jei jo neturite, gausit didelius delsavimus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu prasideda ne nuo krovikų, o nuo šių popierių. Dar kartą patikrinkite, ar inventoriaus sąraše nurodytos prekės vertės, nes muitininkai mėgsta klausinėti apie tai.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito?

Jei perkėliate savo nuosavybę, kurią naudojote verslui Anglijoje ir ją tęsiate Lietuvoje, tai dažniausiai tai laikoma perkėlimu tarp filialų. Tai reiškia, kad PVM gali būti taikomas kaip vidinis (0 proc.) su sąlyga, kad pateikiate tinkamus įrodymus. Tačiau jei uždarysite Anglijos verslą ir viską išvešite, tai gali būti traktuojama kaip importas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali būti brangus, jei nepasirūpinsite mokesčių klausimais iš anksto. Geriau pasikalbėkite su buhalteriu, nes aš tik vežėjas, ne mokesčių specialistas (nors ir kažką išmano).

Kas daryti, jei dingsta viena dėžė kelyje?

Tai baisi situacija, bet, pasirodo, ne tokia reta. Pirmiausia, tikrinkite, ar ji buvo įtraukta į sąrašą, kurį vairuotojas pasirašė įkrovos metu. Jei taip, turite teisę reikalauti kompensacijos iš draudimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu visada turi apimti visapusišką draudimą. Vienas mano klientas prarado serverį (dėžė su juo nukrito iš sunkvežimio), ir tik dėl draudimo jis nenukentėjo finansiniu požiūriu. Niekada nekelkite be draudimo, ypač kai kalba eina apie brangią techniką.

Ar sunkvežimio vairuotojas gali iš anksto parodyti dokumentus muitininkui?

Galima bandyti, bet dažniausiai jie juos patikrina tik fiziškai atvykus į punktą. Kai kurios sistemos leidžia išsiųsti duomenis iš anksto, tai vadinama „pre-notification“. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu šiek tiek paspartėja, jei naudojatės tokia galimybe. Tačiau nėra garantijos, kad jūsų neapsukos ir neprašys papildomų patvirtinimų. Vairuotojai dažnai verkią dėl šių sistemų, nes jos kartai lūžta arba veikia labai lėtai.

Ką daryti, jei dokumentuose padariau klaidą pavardėje?

Nesijaudinkite per daug, toks dalykas nutinka dažnai. Galite pateikti taisymą prieš pat patikrinimą arba tiesiog paaiškinti situaciją muitinės pareigūnui. Jei tai nėra grubi klaida, pvz., visai kitas asmens kodas, tai paprastai praeina. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu nereiškia, kad viskas turi būti 100 proc. idealiai. Kartais tiesiog reikia kantrybės ir šypsenos, kai aiškinat, kad „Jonas“ yra tas pats kas „John“. Geriau iš anksto patikrinti duomenis du kartus.

Ar reikia specialių leidimų technikai (serveriams, duomenų laikmenoms)?

Savaitgalį galvojau apie tai ir nusprendžiau, kad paprastai ne, jei tai ne slapta duomenų apsauga ar karinė technologija. Tačiau jei turite duomenų apsaugos sistemas, kurios gali būti klasifikuojamos kaip dvigubo paskirtis (civilinis ir karinis), tai gali reikėti eksporto licencijos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu tokiu atveju taps daug sudėtingesnis. Geriausia pasitikrinti su JK vyriausybe puslapyje, jei abejojate. Aš čia ne ekspertas, bet girdėjau istorijų, kai serverius sulaikė mėnesį dėl tokių smulkmenų.

Logistika, kainos ir realios problemos

Kodėl kainos taip staiga pakilo po „Brexit“?

Viskas tapo brangiau – degalys, darbo jėga, o svarbiausia – laikas. Dabar vairuotojai praleidžia daugiau laiko pasienio punktose, o laikas – tai pinigai. Be to, reikia mokėti už muito brokerio paslaugas, ko anksčiau nebuvo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu dabar kainuoja apie 30–40 proc. daugiau nei prieš 5 metus. Nemaža dalis klientų nustemba, kai galiu pasiūlyti, bet aš negaliu padaryti stebuklo. Rinka pasikeitė, ir mums tenka prisiderinti.

Ar verta rinktis mažesnę transporto kompaniją dėl kainos?

Oho, čia čia pavojinga zonoa. Mažos kompanijos gali siūlyti neįtikėtinai mažas kainas, bet dažnai neturi nei patirties, nei tinkamų draudimų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali baigtis tuo, kad jūsų daiktai bus užstrigę kažkur prie Birmingemo be jokio atsakomybės apsaugojimo. Geriau mokėti daugiau už patikimą žmogų, kuris jau tą kelią važiavo šimtą kartų. Pigiau – dažniausiai reiškia blogiau ir didesnę riziką.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga kelyje?

Tai reali problema, ypač dabarinėmis sąlygomis. Jei vairuotojas turi simptomus, jis negali vairuoti ir turi sustoti. Tada reikia ieškoti pakeitimo, o tai užtrunka. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali būti pavojingas, jei bendrovė neturi rezervinių vairuotojų arba galimybės greitai persiųsti krovinią kitam. Pasirinkite tiekėją, kuris turi didelį parką ir galimybių, o ne tą, kuris turi vieną seną „Scania“.

Ar galima sekti savo daiktus realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS stebėjimą, tačiau ne visos kompanijos suteikia prieigą klientams. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu yra ramesnis, kai žinai, kur tavo turtas yra. Prašykite nuorodos į stebėjimo sistemą, jei jums tai svarbu. Kartais signalas dingsta tuneliuose arba kalnuotose vietovėse, taigi nereikia panikuoti, jei atnaujinimas neįvyko valandą. Tai technologija, ne magija.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa į sunkvežimį?

Tada reikia arba didesnio sunkvežimio, arba dviejų mažesnių. Daugelis žmonių错 (klaidingai) mano, kad biuro stalai visada išsirenka, bet kai turite didžiulesias konferencijossales, tai ne taip paprasta. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali reikalauti išmonės, kaip suplėšoti baldus. Kartais tiesiog paliekame dalį dalykų Anglijoje ir organizuojame papildomą vežimą vėliau, jei skubėti nėra tikrai būtina.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro įranga?

Techniškai – galima, tai vadinama „išskirtinio naudojimo prekėmis“, bet reikia labai atidžiai užpildyti sąrašus. Negalima maišyti personalinių daiktų su komercinėmis siuntomis toje pačioje dėžėje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali būti sustabdytas, jei rands vairuotojo šaldytuvą arba dviračią be dokumentų. Geriau paprašyti darbuotojų susitvarkyti su savo daiktais atskirai, kad netyčia nesukeltumė problemų visam konvojui.

Ar yra kokių nors „pavojingų“ vietų kelyje, kurių reikia vengti?

Ne, kad aš galėčiau pasakyti, kad kokia konkreč vieta pavojinga, bet Kent’o apygarda (prieš uostą) yra nuolatinė spūsties vieta. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali būti stabdomas būtent ten, dėl didelio sunkvežimių srauto. Jei įmanoma, bandykite išvengti važiavimo per Londoną centru, nes mokestis už ULEZ zoną dabar didelis. Planuokite maršrutą pro pakraščius, nors bus šiek tiek ilgiau, bet greičiau.

Techniniai dalykai, serveriai ir paslaptingos skrynios

Kaip saugiai pergabenti serverius, kad nieko neprarasti?

Tai, mano nuomone, svarbiausia dalis viso proceso. Jūsų verslo duomenys yra brangesni už bet kokius stalus. Prieš išsivežant serverius, būtinai padarykite pilną atsarginę kopiją (backup). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu prasideda nuo IT pasiruošimo. Serverius reikia išjungti teisingai, surinkti (jei tai galima) ir uždėti į specialias dėžes su amortizacija. Geriau pasamdyti IT specialistą, kuris juos surenka ir vėl suranda, nes vienas neteisingas judesys gali sunaikinti standųjį diską.

Ar reikia išjungti visą kompiuterių tinklą prieš išvykdami?

Žinoma, negalima tiesiog ištraukti laidų, kai viskas dar veikia. Tai gali sugadinti duomenų bazes arba pažeisti operacines sistemas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu reikalauja, kad IT administratorius išjungtų viską tvarkingai pažymėdamus kabelius. Viena klientą teko laikyti be darbo dvi dienas, nes jie tiesiog išjungė maitinimą mainų skrynnyje be išjungimo procedūros. Pasidaryk nuotraukas laidų išdėstymo, tai padės viską vėl surinkti Lietuvoje.

Ką daryti su dideliais spausdintuvais ir kopijavimo aparatais?

Jie yra jautrūs ir dažnai turi specialių spalvų kasetes, kurias gali būti draudžiama transportuoti (jei jose yra tam tikrų cheminių medžiagų, nors paprastai ne). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu įpareigoja ištuštinti atliekų kasetes ir užfiksuoti spausdintuvo galvutes, kad jos nejudėtų. Kartais reikia išimti tonerius visiškai, nes jei jis išsilieja, tai bus chaosas. Pasidomėkite gamintojo rekomendacijomis transportavimui.

Ar galima vežti chemines medžiagas (valymo priemones, rašalą)?

Tai priklauso nuo to, kiek ir kokių medžiagų. Mažos kiekiai biuro naudojimui dažnai leidžiami, bet turi būti tinkamai pakluotos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali būti sustabdytas, jei rands didelius kiekius degių skysčių be sertifikatų. Geriau išmesti senas chemines priemones Anglijoje ir nusipirkti naujas Lietuvoje. Nėra verta rizikuoti ugnies pavojumi dėl keleto buteliukų valymo priemonės.

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus kelyje?

Geriausia juos uždaryti į užrakstomas skrynias arba pasirūpinti, kad vairuotojas neturėtų prieigos prie jų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu taip pat reiškia duomenų saugumą. Galite netgi pasamdyti apsaugos vairuotoją, jei turite labai jautrių dokumentų. Nenaudokite permatomų dėžių tokiems dalykams, kad kas perkeliant per uostą neįžiūrėtų, kas viduje. Žmonės yra smalsūs.

Ar reikia specialios įrangos perkėlimui aukštai (pavyzdžiui, į trečią aukštą be lifto)?

Jei Lietuvoje jūsų naujas biuras be lifto, tai bus problema. Reikės užsakyti kėlimo mechanizmus („kraną“ arba specialias kėdutes). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu turi apimti ir iškrovos vietos apžiūrą. Ne kiekvienas vairuotojas gali arba nori nešti sunkias spintas trimis aukštais laiptais. Pasakykite iš anksto apie šias kliūtis, kad atvyktų tinkama komanda.

Smulkmenos, kurios sukelia didžiausią stresą

Ar galima vežti augalus ir žalias gėles?

Taip, bet augalų šaknys turi būti laisvos nuo dirvožemio, nes tai taisyklė dėl ligų ir kenkėlių perdavimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali būti sustabdytas, jei rands šaknis su žeme. Reikia nuplauti ir supakuoti į plėvelę. Tiesa, jei turite daug augalų, gali prireikti fitosanitarinio sertifikato, kuris kainuoja ir laiko. Dažniausiai paprasčiau nupirkti naujus augalus Lietuvoje, nei kovoti su dėl jų.

Ar leidžiama vežti alkoholį iš biuro bara?

Jei tai biuro baras, tai turi būti deklaruojama kaip prekė. Negalite tiesiog įmesti butelių į dėžę tarp knygų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu reikalauja sąžiningumo. Jei vertė viršija tam tikrą ribą, gali tekti mokėti mokesčius. Geriausia išgerti arba padovanoti kolegoms prieš išvykdami, kad būtų mažiau galvos skausmo su dokumentais.

Kas daryti su raktų pakabučiais ir seifų kodais?

Prieš išvežant seifus, būtinai įsitikinkite, kad kodas yra pasiekiamas arba seifas atidarytas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali tapti košmaru, jei uždarysite seifą ir pamiršsite kodą, o tada jis atkeliauja į Lietuvą. Atidaryti seifą be raktų yra brangu ir sudėtinga. Rašykite kodus ant lipduko ir priklijuokite viduje seifo (jei įmanoma) arba laikykite atskirai.

Ar reikia pranešti bankams apie biuro perkėlimą?

Tai nėra mano kompetencija, bet aš galiu pasakyti, kad bankai mėgsta žinoti, kur jūsų įmonė yra. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu taip pat apima juridinį adresą. Jei įmonė išsikraustys, o bankas to nesužinos, gali būti problemos su pavedimais ar paskolomis. Neleiskite, kad techniniai dalykai sustabdytų jūsų verslo veiklą tik todėl, kad pamiršote pakeisti adresą.

Kaip elgtis su darbuotojais, kurie nori atsistatydinti dėl perkėlimo?

Tai sudėtinga socialinė problema. Kai kurie nenori persikelti ar dirbti nuotoliniu būdu. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali sukelti personalo trūkumą. Būkite atviri ir pasikalbėkite su jais iš anksto. Galbūt galite pasiūlyti kompensaciją arba lankstų grafiką. Nekelkite jų jėga, nes nusivylęs darbuotojas gali padaryti daugiau žalos nei naudos paskutinėse dienose.

Ar galima užsakyti pakavimo medžiagas iš Lietuvos į Angliją?

Taip, tai dažnai būna pigiau nei pirkti Anglijoje, ypač jei turite didelį kiekį. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu gali prasidėti nuo to, kad mes atvežame tuščias dėžes į jūsų biurą prieš kelias savaites. Tada jūs spakuojate, o mes grįžtame užpildyta. Taip sutaupote laiko ir pinigų, nes nereikia ieškoti dėžių vietinėje rinkoje, kur kainos gali būti astronominės.

Kas daryti, jei Lietuvoje biuras dar nėra paruoštas?

Tai klasika. Kartais sunkvežimis atvyksta, o grindys dar nebaigtos lyginti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu šiuo atveju reiškia, kad reikia sandėlio. Galite laikinai palikti dalykus pas mus arba nuomoti nedidelę patalpą. Neleiskite vairuotojui laukti dieną prieš durimis, nes tai kainuos brangiai stovėjimo mokestį. Planuokite atvykimo datą su atidėjimu, jei statybos vėluoja.

Ar reikia tikrinti vairuotojo teises prieš įleidžiant į teritoriją?

Žinoma, ypač jei jis važiuos dideliu sunkvežimiu per miesto centrą. Tačiau paprastai tai mūsų (pervežėjų) problema. Bet jei jūsų biuras yra privažiojimo apribotoje zonoje, gali tekti išduoti leidimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu reikalauja koordinacijos su vietos valdžia (policija ar savivaldybė), jei reikia uždaryti gatvę iškrovai. Padarykite tai iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi.

Kaip atsiskaityti už paslaugas – iš anksto ar po to?

Įprasta yra mokėti avansą, o likutį – atlikus darbą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu turi būti apmokėtas sąžiningai, kad nebūtų jokių priekaištų. Jei reikalaujama 100 proc. iš anksto, tai didelė raudona vėliava. Geriausia susitarti dėl sąskaitos-faktūros išrašymo iš karto po iškrovos, kad galėtumėte greitai padaryti pavedimą ir užbaigti procesą.

Ar galima pasitikėti įmonių, kurios siūlo „viskas įtraukta“ kainą?

Būkite atsargūs, kartais tai reiškia, kad jie paslepia paslėptas išlaidas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu turi būti skaidrus. Paklauskite, kas įeina į tą kainą: ar įeina pakavimas, ar draudimas, ar muitinės brokeris. Jei atsakymas neaiškus, ieškokite kito. Geriau iš anksto sužinoti, kad kainos yra atskirtos už krovinių įkrovą/iškrovą ir patį vežimą, nei gauti staigmeną pabaigoje.

Ką daryti, jei po perkėlimo dingsta interneto ryšys?

Tai techninė problema, bet ji gali viską sustabdyti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu numato, kad turite ryšio atsarginį planą. Galbūt mobilusis internetas arba duomių perdavimas per 5G. Pasitikrinkite su tiekėju iš anksto, ar jie gali pajungti liniją naujame biure tą pačią dieną, kai atvykstate. Dažnai reikia savaičių laukti, taigi planuokite darbą ofline arba su pasiduodančiu ryšiu.

Išvada

Viskas apie biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliu verslo sutrikdymu atrodo baisiai sudėtinga, kai apie tai skaitote, bet praktikoje tai tiesiog reikalauja kantrybės ir geros komandos. Nėra tobulo pasiruošimo, visada kažkas klys – pradėję nuo mažos dėžės iki didelės muitinės eilės. Svarbiausia yra ne panikuoti ir tikėti savo logistikos partneriu, kuris jau matė viską. Jei gerai suplanuosite dokumentus ir pasirūpinsite technika, verslas nenukentės, o jūsų naujas biuras Lietuvoje veiks lyg čia ir būtumėte dirbę visą gyvenimą. Sėkmės kelyje, ir nepamirškite kavos vairuotojui – tai dažnai padeda.