Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu: praktinis vadovas verslui

Šiandien kalbėsim apie tai, kas kiekvieno verslininko, vežiančio savo gyvenimą iš Londono ar Mančesterio į Lietuvą, kraujyje – laikas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu nėra pasaka, ypač dabar, kai „Brexit“ viską sujaukė. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti vieną – idealaus plano nėra, bet yra būdai išvengti didžiausių spąstų. Jei norite, kad jūsų komanda nepraleistų savaitės laukdamas konteinerio Doverio uoste, turite susitvarkyti galvą ankščiau nei įsikelsite pirmąją dėžę. Čia nėra apie spalvotas dėžutes, o apie tą, kad verslas turi veikti toliau net tada, kai baldai keliauja.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl viską delstat)

Ar įmanomas išvis greitas biuro perkėlimas iš Anglijos?

Žmonės visada klausia ar įmanoma tai nuveikti per dvi dienas. Atsakymas paprastas: ne, jei norite tai padaryti legaliai be nervingų situacijų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu reiškia ne tai, kad vairuotojas spaus 160 mylių per valandą, o tai, kad dokumentai pasiruošti savaitei anksčiau. Esu matęs įmonių vadovus, kurie manydami, kad viskas vyks kaip „magiškai“, pasirodo į uostą be deklaracijų. Tuomet prasideda dramatiška pauzė šiukšlių konteineryje (tikrai ne patogiausia vieta). Taigi, greitis čia priklauso nuo to, kiek gerai pasiruošėte savo pusėje, ne nuo mano vilkiko.

Kiek iš tikrųjų užtruks visas procesas?

Realistai kalbant, nuo to momento, kai pasirašome sutartį, iki kol dėžės stovi jūsų naujame biure Vilniuje, praeina maždaug 5–7 darbo dienos. Taip, galiu pajuokauti, kad „kai kurie tai nuveikia per savaitę“ (juokauju, tikrai ne). Jei viskas eina sklandžiai – muitinė netrunka, keltas neatidėlioja, tai gali būti net greičiau. Bet turite žinoti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu yra labai priklausomas nuo to, kokia savaitė. Jei tenksta britų šventės ar streikai – užtruks ilgiau, nepadės net jūsų desperatiški skambučiai.

Kokia geriausia savaitės diela pradėti keltis?

Būtų kvaila keltis penktadienį. Kodėl? Nes jei užeinate į savaitgalį, o muitinėje užkliūva, jūsų dokumentai gulės ant stalo iki pirmadienio ryto. Geriausia pradėti antradienį arba trečiadienį. Tada tikimybė, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu įvyks be pertraukų, kuria didžiausia. Tiesa, kartais kainos šiomis dienomis šiek tiek aukštesnės, bet jūsų nervų kaina, manau, didesnė. Dirbame su logistika tiek metų, kad žinau – laikas yra pinigai, o naktinis skambutis iš uosto niekam nepaduoda džiaugsmo.

Ar verta tuo rūpintis pat ar skirti darbuotojui?

Klausimas įdomus, bet dažnai matau, kad vadovai mėgina tai valdyti patys. Tai klaida. Jūsų darbuotojas turi dirbti, o ne skaičiuoti, kiek dėžių telpa į „Ford Transitą“. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu reikalauja vieno koordinatoriaus, kuris tiesiog perduoda informaciją man. Jei kas bandys tai daryti „tarp darbų“, tikrai prarasite laiko ir dėmesio. Pasirinkite vieną atsakingą žmogų, kuris su jumis susisieks su mane, ir leiskite kitiems dirbti.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebevežiate?

Nebūkite kaip vienas mano klientas iš Lesterio, kuris bandė įspausti viską į furgoną, įskaitant sulūžusius kėdes ir senus spausdintuvus. Išmesti šiukšles Anglijoje. Tai ne tik sutaupo vietos, bet ir svorio. Muitinė daiktus, kurie turi atrodyti kaip atliekos, gali uždelsti labai ilgai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliuprasideda nuo to, kad palikate nereikalingus daiktus ten. Pasamdykite šiukšlių ivežimo paslaugą vietos bendrovei – tai pigiau nei gabenti šlamštą per jūrą.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti, ką vežame?

Būtina. Ne, aš nekalbu apie tai, kad skaičiuosite kiekvieną pieštuką. Reikia žinoti apibrėžtį. Ar tai 10 dėžių ar 30? Ar yra baldų, kur išmontuojami? Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu negali būti suplanuotas, jei aš nežinau, ar ten telpa vienas ar keli vairuotojai. Vieną kartą teko skubiai ieškoti antro vilkiko, nes klientas „pamiršo“ paminėti apie penkias didžiulas sekcijas. Taip nutinka, bet tada laiko praradimas yra garantuotas.

Dokumentai, muitinė ir kiti „pyragai“ po Brexit

Kas tie EORI numeriai ir ar jums jų reikia?

Tai dabar pagrindinis dalykas. Po „Brexit“ be EORI numerio nepraeisite nė metro. Jums reikia Lietuvos EORI, jei esate registruota čia, arba Jungtinės Karalystės EORI, jei ten. Dažnai klientai sako „o, mes turim“... bet tada pasirodo, kad senas pasibaigęs. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu sustoja ties šiuo numeriu. Patikrinkite jį iš anksto. Užtruks valandą susirasti prie banko, bet sutaupysite dieną pasienyje.

Kaip reikia užpildyti prekių apyvardą (inventorių)?

Nerašykite „biuro reikmenys“ vienoje eilutėje. Muitininkai to nemėgsta. Turi būti: kompiuteriai, stalai, kėdės, archyvinės dėžės (nurodyant kiekį). Kuo tiksliau, tuo greičiau eis procesas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu priklauso nuo to, kiek aiškiai jūs parašote, kas yra dėžėje. Jei ten parašysite „daiktai“, gali būti tikrinimas. O tikrinimas reiškia laiko praradimą ir pinigus už perkrovą.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar muito?

Čia yra vieta, kur dažnai susipainiojama. Jei jūs perkeliate įrangą, kuri priklauso jūsų lietuviškai įmonei, tai dažniausiai yra laikoma grąžinimu ar perkėlimu tarp filialų, todėl PVM gali būti taikomas pagal atvirkštinį mokestį (nuliavimas) su tinkamu dokumentu. (Tiesa, geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu dėl taisyklių, nes jos keičiasi). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu nėra tas momentas, kur eksperimentuojate su mokesčiais. Padarykite viską pagal instrukcijas, kad nereikėtų mokėti baudų vėliau.

Kas dėl techninių prietaisų – ar jie brangiau Manyti?

Nebrangiau, jei jie naudoti ir naudojami jūsų verslo veikloje. Muitinė reikalauja įrodymų, kad tai ne prekė, kurią kelsite ir parduosite. Reikės senų pirkimo sąskaitų (invicų). Jei jų neturite, gali būti sudėtingiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu gali užstrigti, jei negalite įrodyti, kad serveris, kurį vežate, nebuvo nusipirktas vakar iš „eBay“. Pasirūpinkite dokumentais iš anksto.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų uoste?

Tada prasideda nervingai laukimas. Vilkikas gali būti sulaikytas. Mums teks spręsti tiesiogiai ten, naudojant tarpininkavimo paslaugas, kurios kainuoja brangiai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu tampa maksimaliu biudžio praradimu tokiu atveju. Geriau leisti porą valandų rašant inventorių sėdint ramiai biure, nei mokėti už greitąją muitinės paslaugą stovint purvine uosto aikštelėje.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Negalima pamaišyti įmonės nuosavybės su Petrio keliais drabužiais. Jei darbuotojai nori susivežti savo daiktų, turi būti atskiras sąrašas (deklaracija). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu nenumato to, kad mes tikrinsime kiekvieną darbuotojo lagaminą. Pasakykite jiems, kad turi susitvarkyti patys arba įtraukti į bendrą sąrašą kaip „asmens daiktai, neverslo“. Kitaip gali būti problema su apmokestinimu.

Ar „T2L“ dokumentas dar aktualus?

Na, „T2L“ daugiau nebėra taip aktvialus kaip kadaise, nes mes jau ne ES viduje. Dabar kalbame apie prekių statuso nustatymą (Union status). Bet esu girdėjęs, kai kai kurie ekspertai vis dar juo naudojasi kaip įrodymu, kad prekė buvo JK rinkoje prieš 2021-ųjų sausio 1 d. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu gali būti lengvesnis, jei turite tokius įrodymus, kad įranga nėra nauja importo prekė. Geriau turėti ir nepanaudoti, nei ieškoti vėliau.

Ar gali būti problemų su duomenų saugumu?

Ne su mumis, bet su instinktais. Neišmeskite standžiųjų diskų į bendrą šiukšlių dėžę. Jei jose yra klientų duomenys, juos reikia sunaikinti atsakingai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu taip pat reiškia, kad negali leisti, kad jūsų duomenys nuklystų kelyje. Užšifruokite diskus arba vežkite pas save. Pasitikėjimas – tai gerai, bet duomenų nutekimas – katastrofa.

Logistika: kaip tai fiziškai patenka į vilkiką

Ką daryti su baldais – išmontuoti ar ne?

Staluose ir spintose reikia išmontuoti visas dalis, kurios gali nukristi. Pavyzdžiui, stalų viršus pašaliname. Kėdės telpa viena ant kitos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu yra ne tik apie vairavimą, bet apie talpinimą. Jei nešineti didelius surinktus stalus, į vilkiką tilps triskart mažiau. O tai reiškia, kad reikės dviejų reisų vietoj vieno. Tas pats kas laiko praradimas. Leiskite mums tai padaryti, mums turime įrankius.

Ar reikia ypatingai dėžioti techniką?

Žinoma. Kompiuterius monitorius reikia dėti į originalias dėžes arba bent į bobines (stiprią kartoną). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu gali baigtis tuo momentu, kai atidarote dėžę Lietuvoje ir matau suskilojusį monitorių. Pirkite putas, užsidėkite juos. Neklyskite iš proto dėl 5 svarų taupymo ant dėžių, kai ten tūkstančių vertės įranga. Vairuotojai gali būti švelnūs, bet kelyje yra duobės.

Kaip sužinoti, koks vilkiko reikalingas?

Nereikia jums spėlioti. Aš užduodu klausimus, jūs atsakote. Pagal tai gauname apytikslį tūrį. Jei jums telpa į 20 kubinių metrų – tai mažas furgonas. Jei 50 – didesnis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu gali būti atliktas dalimis, jei biuras didelis. Kartais geriau vežti dalį dabar, dalį vėliau, nei užpildyti visą erdvę ir rizikuoti, kad kažkas sudužo spaudžiant.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (tonerius ir pan.)?

Galima, bet turi būti deklaruota. Negalima tiesiog mesti spalvotųjų spausdintuvų kasetes į dėžę be žymėjimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu gali būti sustabdytas, jei安检 (tikrinimo) sistemos aptiks nurodytas medžiagas be dokumentų. Paprastai tai nėra problema, jei mes žinome. Pasakykite mums apie vaistus, chemikalus ar aerozolius darbuotojų stalų stalčiuose.

Kas nutinka, jei neužtenka vietos?

Tai situacija, kurią stengiamės išvengti bet kokia kaina. Bet jei paskaičiuote blogai, teks daryti antrą reisą arba palikti dalykus Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu tada tampa brangus. Antrasis reisas kainuoja beveik tiek pat, kiek pirmas, jei vilkikas tuščias važiuoja atgal. Todėl labai svarbu gauti iš jūsų kiek įmanoma tikslesnį sąrašą.

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Anglijoje dažniausiai mums reikalingas vienas ar du pėstininkai (savarankiškai). Jei jūsų personalas gali padėti užkelti dėžes į vilkiką prieangyje – puiku. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu taupo pinigus, jei jūs pasirūpinate krovėjais iš savo pusės (senus „porterius“ ar tiesiog stiprius darbuotojus). Vairuotojas atsakingas už užrakinimą ir saugumą kelyje, ne už fizinį krovimą pačiame biure, nebent tai sutarta.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepasibaigs kelyje?

Viskas yra užrakinta. Mes naudojame plombas ant durų. Jei plomba nusilošta arba sugadinta – tai signalas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu turi būti saugus. Kai vairuotojas sustoja pailsėti, jis tikrina. Kai užeina į keltą, jis tikrina. Bet jei jūs uždėjote brangų „Macbooką“ ant viršaus ir neištvirtinote – jis gali nukristi viduje. Dėžkite sunkius daiktus į apačią.

Kokios yra didžiausios fizikinės problemos?

Liftai. Anglijoje daugelis biurų yra senose pastatuose be lifto arba su labai siauru liftu. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu tampa sportu, jei teka nešti 20 dėžių per trečią aukštą laiptais. Pasakykite mums apie prieinamumą iš anksto. Reikės daugiau laiko ir daugiau žmonių. Neapsileiskite ant žemės, matydžiau, kaip jauni vadybininkai iškrenta iš jėgų po valandos nešimo.

Pinigai, terminai ir nerealistiški lūkesčiai

Nuo ko priklauso kaina ir ar galima ją sužinoti iš karto?

Kaina priklauso nuo tūrio, kelio atstumo, kuro kainos (šiuo metu ji keičiasi kas dieną) ir vietos Anglijoje. Londonas ar jo apylinkės (Zone 1-3) brangios dėl ULEZ mokesčių. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu gali kainuoti dvigubai, jei tenka važiuoti į centro gatvę. Galiu duoti tik įvertinimą, galutinė kaina aiškėja, kai žinome tikslų adresą ir kiekį. Neklauskite „kiek kainuoja“ nepasakiusi, ką vežate.

Ar mokėti už priešlaikinį užsakymą verta?

Absoliučiai. Jei užsakote prieš savaitę ar dvi, galima suderinti greitesnį išvykimo laiką. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu kai kada reikalauja, kad mes surastume vairuotoją, kuris yra netoliese. Jei skambinate penktadienį ir norite važiuoti šeštadienį – tai kainuos brangiau, nes reikia skubinti viską. Planuokite iš anksto, taupysite biudžetui.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Nėra paslėptų, yra neapgalvotų. Pavyzdžiui, jei uoste nėra vietos stovėjimui ir vilkikas turi laukti (demurrage) – tai moka klientas, nes jis nenurodė teisingo laiko. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu gali brangti, jei reikia mokėti už papildomą valandą krovimo jei dėžių daugiau nei planuota. Būkite sąžiningi apie kiekį, tada ir kaina nekils.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įeiną, bet tai standartinis draudimas (CMR), apdengiantis mažą sumą, pvz., 10-12 GBP arba EURų už kg. Jei vežate brangią techniką, reikia papildomo draudimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu nepadės, jei susidursime su avarija, o jūs gausite tik 500 eurų už 20 000 eurų vertės įrangą. Nekykite ant draudimo, tai svarbu.

Ar galima atsiskaityti krovejui iš karto?

Anglijoje krovėjai nori gauti pinigus, kai baigia darbą. Jei tai neįtraukta į sutartį, gali kilti nesusipratimų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu reiškia, kad viskas turi būti apmokėta, kad procesas nestotų. Geriausia, kai viskas mūsų pusėje („all inclusive“), tada jums nereikia gaišti laiko skaičiuodant smulkius pinigus lenktyniaujant su laiku.

Ar galima siųsti dalimis (vėliau)?

Taip, tai vadinasi dalinis krovinys (part load). Jei jums neskubsta, tai gali būti pigiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu tuo atveju nėra prioritetas, bet jei norite sutaupyti, galite palaukti, kol mes surasime kitą klientą tą kryptį. Tačiau tai gali užtrukti savaitę-dvi. Nenukrypime nuo temos, jei jums reikalingi tik keli stalai dabar – siųskite juos.

Kas dėl grąžinamos pakuotės?

Jei turite kokybiškas dėžes, galime jas sugrąžinti? Ne, paprastai ne. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu neapima tuščių dėžių vežimo atgal – tai brangu. Geriau jas panaudoti sandėliavimui Lietuvoje arba išduoti darbuotojams. Sugrąžinti tuščią krovinią neapsimoka, išskyrus atvejus, jei tai ypningos dėžės (pvz., instrumentų).

Kaip susitarti dėl iškrovimo Lietuvoje?

Tarkime, atvykstate į 5 valandą ryto. Kas lauks? Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu baigiamas tada, kas laukia prie durų. Nustatykite laiką. Jei negalite laukti, mes galime iškrauti į sandėlį Lietuvoje, o jūs paimsite vėliau. Bet tai papildoma operacija. Būkite vietą arba pasirūpinkite žmonėmis.

Ar garantuojate, kad niekas nepasikeis?

Negaliu garantuoti. Keliai gali būti uždaryti, orai gali būti blogi. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu yra gyvas procesas. Aš stengiuosi duoti realų laiką, bet niekas nesako, kad Doveryje nebus triukšmo. Geriau būkite pasiruošę, kad gali būti valanda vėliau. Nervai neverti to.

Ar reikia mokėti už laukimą, jei vėluojate į iškrovimą?

Taip. Vairuotojo laikas yra pinigai. Jei sutarta 10:00, o jūs atvykstate 12:00, turėsite sumokėti už stovėjimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu tiesiog sustoja, jei vairuotojas turi laukti jūsų. Gerbkite jo laiką, jis taip pat turi eiti į poilsį pagal įstatymus. Negalima jį laikyti kaip savo asmeninį vairuotoją be limito.

Išvada

Na, trumpai tariant – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu laiko nuostoliu įmanomas tik tada, kai jūsų galva neperpilta kažkokių nerealistiškų lūkesčių. Paruoškite dokumentus, išmeskite šiukšles ir pasitikėkite patirtimi. Geriausia, kai viskas vyksta pagal planą, bet mes žinome, kad planas dažnai keičiasi. Svarbiausia – ne panikuoti. Jei viską padarysite protingai, jūsų verslas Lietuvoje pradės dirbti be didelių pertraukų, o senasis biuro Londono liks praeityje. Ir taip, viskas bus gerai.