Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu: kas tikrai veikia?

Dirbu su krovinių pervežimais jau beveik dviem dešimtmečiais ir galiu pasakyti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu – tai tas dalykas, kurį visi norėtų, tačiau retai pasiekia be žalos. Dabar, kai „Brexit“ jau mums ant kaklo, viskas tapo gerokai sudėtingiau nei anksčiau – reikalavimai, dokumentai, muitinės... Kartai atrodo, kad Anglija nustojo būti Europos dalimi, o verslas tai jaučia savo kišenyje. Tačiau jeigu žinai keletą triukų ir nesi per daug idealistas, galima viską nuvilkti taip, kad tavo komanda net nė nepastebės, kad ji dirba kitame mieste ar šalyje. Čia nėra apie magiškas dėžes, o apie planą.

Pasirengimas, dokumentai ir būtinos pamokos iš praeities

O tie dokumentai, ar sudėtingi?

Dokumentų dabar yra krūva, pradedant nuo TIR knygelių (jei įmanoma) baigiant prekių deklaracijomis, kurias turi pateikti mūsų brokeris. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu neįvyks be tvarkingo inventoriaus sąrašo, kurį muitininkai tikrina kaip mokinio sąsiuvinį. Vakar vienas vairuotojas stovėjo pasienyje beveik 5 valandas, nes klientas parašė paprastai „baldai“ vietoje tikslių „biuro stalai“ ar „kompiuterinės spintelės“. Turėtum pasidaryti Excel lentelę su serijiniais numeriais, jei norite išvengti baudų arba nenumatytų patikrų. Geriau pavedame mums tai padaryti, nei lipti į pyktį su muitinės pareigūnu, kuris turi blogą dieną.

Kiek laiko reikia skirti visam procesui?

Planuokite bent savaitę iki pat išvykimo, kai mūsų komanda rinks dalykus ir juos užfiksuoje. Patys važiavimas trunka vieną-dvi dienas priklausomai nuo to, kur Anglijoje esate – ar tai Londonas, ar kažkur šiaurėje prie Škotijos sienos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu įmanomas tik jeigu užsakovas tai daro ne paskutinę penktadienio minutę. Esu matęs įmonių vadovus, kurie ieškojo vairuotojų penktadienį vakare ir stebėjosi, kad nėra laisvų autokėsnių. Taigi, turime ir pakrovimą, ir kelią, ir iškrovimą – tai ne viena diena, kaip dažnai manykite. (Geriau skaičiuokite 3 dienas viskam užbaigti ramiai).

Ar labai brangu?

Kainos dabar šoko dėl degalų, bet ne taip blogai kaip prieš metų, kai į Angliją važiuodavome su baimę. Jei užsakyti pilną komplektą – dėžės, išmontavimas, pakavimas – tai kils šiek tiek daugiau nei „tuščia“ mašina. Bet biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu vertas to pinigo, jeigu jūsų darbuotojai gali dirbti toliau be pertraukų. Paskaičiuokite, kiek kainuoja viena diena be darbo visai komandai, ir suprasite, kad mūsų paslaugos yra tik puslapis to lyggyje. Ką tik vienas klientas sutaupė ant tarifo 200 svarų, bet prarado savaitę verslo – tokie dalyka nenuvilia.

Kas dėl tų visų kompiuterių ir serverių?

Serverius ir tą jautrią techniką reikia vežti ypatingai saugiai, geriau juos visiškai išjungti ir ištraukti kabelius iš anksto. Vienas kartas buvo, kad vairuotojas užkibo ant gilios duobės (tokia lietuviška realybė) su sunkvežimiu, ir visi serveriai buvo sugadinti, nors juos buvo įpakuota į pora putas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymo priklauso nuo to, kiek greitai įjungsite internetą naujoje vietoje. Tuos monitorius geriau į originalias dėžes sugrąžinti, jeigu jos liko, kitaip bus atsitiktinų įbrėžimų, kurių vėliau nepavyks pašalinti.

Ar VAT ar mokesčiai reikia mokėti?

Paprastai, perkeliama įranga, kuri buvo naudojama Jūsų įmonėje Anglijoje, neapmokestinama, jeigu nėra naujai įsigytų pirkinių. Čia reikia tikrai tiksliai užpildyti deklaracijas, kadangi muitinės sistemos dabar be gailesčio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu gali stipriai užstrigti, jei rinkinyje rasite naujų dalykų, įsigytų prieš išvykstant. Geriau konsultuokitės su savo accountant’u Anglijoje prieš tai padarydami. Būtent ten dažniausiai ir būna klaidų – žmonės pamiršta, kad buvo nupirkta pora stalų parduotuvėje išpardavime. (O jei tai nauja įranga, tai mokėkite PVM nedelsiant).

Ar jūs išmontuojate tuos didelius biuro baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą, nebent jie yra kažkokios labai keistos konstrukcijos, kuri reikia pjūkliuko. Tarkime, didelios konferencijos stalo kojos turi būti atsuktos, kitaip netilps į liftą arba patį kambarį. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu turi būti planuotas taip, kad vėl viską surenkate greitai. Turime savo meistrų, kurie moka tai daryti greitai, vienkart vienas klientas bandė tai daryti pats ir sulaužė visą rėmą lygtais. Nepabandykite taip daryti, geriau leiskite tai mums, mes turime savo įrankius.

O kodėl tokios didelės dėžės naudojate?

Dėl to, kad jose tilps daugiau dalykų ir mažiau jų judės kelionės metu tarp Anglijos ir Lietuvos. Knygas reikia dėti į mažas, o lėkštes į tarpines, kad nelūžtų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu būna greitesnis, kai vairuotojas nebegali krauti dėžių rankomis po 50 kartų. Esu matęs, kaip žmonės bando sukišti viską į mažus „IKEA“ maišus – po to kažką suspaudžia arba daužia. Naudokime standartines dėžes, tai apsimoka abiem pusėms.

Ką daryti su didžiuoju paprastųjų dokumentų archyvu?

Tą daiktą geriau išsivežti paskutiniai, nes jis dažniausiai būna tik dulkių surinkėjas ir tikima, kad jo niekas nebeprisireiks. Jei dokumentai svarbūs juridinai, reikia juos paklijuoti arba suvesti į tuos specialius konteinerius. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu nereiškia, kad turite vežti kiekvieną popierių, rašytą prieš 10 metų. Kartais patariu tiesiog išsiimti ir pasilikti Anglijoje sandėlyje, jei tai tik istorija be vertės. Taigi, pasakykite mums, kiek to yra, kad nustatytume autokėsnio tūrį ir neliestume nereikalingų dalykų.

Ar saugu duoti jums brangius dalykus?

Saugumo klausimas visada kelia rūpestį, ypač kai važiuojame per šalis, kuriose nėra tokios geros kriminalinės situacijos kaip čia. Tarpinės stotelės yra tikrinamos, o mūsų vairuotojai moka užrakinti sunkvežimius ir naudotis lokatoriais. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu nebus sėkmingas, jeigu pavogsite duomenis arba brangią techniką. Tuo atveju turime visapusišką draudimą, bet gaila, kai reikia laukti bylos pabaigos arba tyčioti iš klientų. Tarkime, Belgijoje pastebėjome įtariamą mašiną prie mūsų savaitėsgalio – tiesiog nusprendėjome ne sustoti tam mieste, kur planavome nakvoti. (Geriau saugu ir pavargę nei atsiprašinėjant).

Ar galima įsivežti darbuotojų asmeninius daiktus?

Oficialiai tai draudžiama, jei tai yra grynai komercinis reisas su TIR knygele, bet nedidelius kiekius praleidžiame kartu su biuru. Reikalaujame tai atskirti aiškiai, kad muitinėje nebūtų nesusipratimų su tais pačiais televizoriais ar skalbyklėmis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu tuomet pavirsta muštynėmis su pareigūnais, jei rinksime dviratį vaiko bagažinėje. Geriau pasakykite iš anksto, kad suskaičiuotume kilmės rūšis. O dėl alkoholio kiekio – tai čia jau griežta reglamentacija, nedarykime to, ką vienas klientas bandė su vyno buteliais.

Ar būtina dėžes pažymėti spalvomis?

Būtina, kitaip vairuotojai tiesiog mes juos į kalną vieną ant kito, kaip bulvius. Parašykite „IT“, „Finansai“ arba „Vadyba“ didžiomis raidėmis, tai sutaupo valandas paskutinėje vietoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu priklauso nuo to, kiek greitai surandate svarbius failus pirmadienio ryte. Tarkime, vienas klientas pažymėjo visas dėžes skaičiumi „1“ – buvo smagu tas rūšiuoti, kai jis nežinojo, kas viduje. Naudokime spalvas arba aiškias etiketes, tai nėra taip brangu, kaip prarasti laiką.

Kas atsitinka, jei techninis aparatūra sustoja kelyje?

Techninė pagalba yra įtraukta į kainą, bet tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dviem, reikia būti pasiruošus. Anglijoje keliai yra tvarkingi, bet po jų – vokiška mechanika, kuri retai sugenda, jei prižiūrėta. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu turi turėti „Plan B“ – kas darys, jei sunkvežimis neateina pirmadienį? Turime atsarginių vairuotojų ir partnerių, tačiau per Kalėdas buvo eilės, kurioms niekas negalėjo padėti dėl sniego. Galiausiai viskas atvyko, bet nervai buvo įtempti, tiek sakysiu.

Ar galima užsakyti tik vieną išvežimą?

Galima, bet tada tūris turi būti pakankamai didelis, kad mums apsimokėtų važiuoti tuščiam atgal į Angliją. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu gali būti pigesnis, jei susirandate ką nors vietinio Anglijoje, kas užpildo tuos 5 metrus. Esu matęs, kaip įmonės skolinasi vietinių „man with van“ paslaugų, o tai dažnai baigiasi neaiškėjančia atsakomybe. Jei norite garantijos, imkite pilną komplektą.

Kaip elgtis su didžiuliais biuro augalais?

Augalų neleidžiame vežti be fitosanitarinių pažymų, tai tiesiog sugrus į pasienį visą biurą patikrai. Patyrėme tai prieš metus – kilimėlis su mėlyna gėle buvo sugrąžintas atgal iš Dover’io. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu nėra pavojus augalams, jeigu jie nėra įtraukti į sąrašą. Geriau juos atiduoti kolegoms arba išmesti, nei bandyti kirsti tas sienas su tais dokumentais. Tai yra labai griežta taisyklė po to, kai įvyko tas incidentas su kenkėjais kelių metų atsakmyje.

O maistas iš virtuvės?

Tikrai ne, mėsa, pienas ar vaisiai – tai būtinai bus konfiskuota ir gali tekti bauda. Muitinės šunys juos užuodo per 5 sekundes. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu nereikalauja, kad darbuotojų ledaplentis būtų pilnas mėsos. Galiu suprasti darbuotojus, kad nori pasivežti kokią sūrį, bet tai nelegalu. Vienkarta teko išmesti visą krepšelį su maistais, kurį slėpė po biuro kėdėmis. Nepaisykite šios taisyklės, nėra verta rizikuoti dėl sūrio.

Aspektai, kuriuos dažnai pamirštama ir „smūgiai į galvą“

Ar reikia papildomo draudimo?

Be žodžio, standartinis draudimas apima 10 eurų kilogramui, bet tai mažai, kai kalbame apie serverius. Pasiūlykite viską drausti pagal tikrąją vertę, ypač tą techniką. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu gali tapti brangus, jeigu sudegs kamera arba bus nelaimingas atsitikimas tiesiai cente. Paskaičiuokite, kas nutinka, jei iškrenta monitorius vertas 2000 – ar jums pakaks 50 eurų kompensacijos? Geriau permokėti už polisą ir miegoti ramiai, nei tada gyventi su nuostoliais.

Kas dėl to, kad pamiršome raktus?

Prašome atiduoti raktus vairuotojui iš karto, kai atvyksta į Angliją, kadangi laikas eida (skubia). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu įvyksta tada, kai nebereikia laukti administratorės, kuri atvyksta po 2 valandų iš kito miesto. Reikia sutarti su žmogumi, kuris bus vietoje. Vienas kartas buvo, kad vairuotojas laukė 4 valandas, kol gavo raktus, tai ir atėjo į tai brangumas. (Jums tai nenurodys, tai įeina į laiko sąnaudas, bet tai reikia suprasti).

Ar galima dirbai tądien, kai jūs atvykstate?

Gerbiau leisti darbuotojams dirbti nuotoliai tądien, kai mes krauname arba iškrauname. Triukšmas, dulkių sūkuriai, vairuotojai sužadinę – tai ne darbo vieta. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu yra įmanomas tik tada, kai verslas turi tokią galimybę. Žiūrėkite, jeigu jums reikalingas telefonas ar internetas, tai tikrai neveiks tol, kol viskas neprijungsima. Nemanau, kad klientas norėtų matyti jus besirūšiuojančią tarp dėžių, kai kalbate su svarbiu klientu telefonu.

O kas dėl to parkingo Anglijoje?

Londonas ar Mančesteris – ten reikia isprašyti leidimą stovėti sunkvežimiui (suspension). Be to jums gali paduoti baudą ir mums priduoti už tai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu prasideda ne ten, kur važiuoja sunkvežimis, o ten, kur jis gali saugiai sustoti. Neteisingai užstovėjus mašina pristatymas gali atidėti 3 valandas ir sukelti nemalonumus su miesto taryba. Turime daryti viską pagal taisykles, kadangi policija ten nekalbu. Jūs pasirūpinkite tuos popierius.

Ką daryti su nereikalingomis atliekomis?

Jeigu norite išmesti senias spintas ar sulūžusius kėdes, tai reikalauja atskiro susitarimo mūsų su jumis. Negalime tiesiog užmesti šiukšlių ant gatvės Lietuvoje, tai baudžiama. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu susiduria su tuo, kad klientai nori atsikratyti visko, kas nereikia. Susitarkime apie „recycling“ paslaugą iš anksto, tai sutaupys laiko. Tarkim, 20 stalų paverčia mediena – tai mums įprasta dalykas. Nenukrypime nuo temos, bet atliekų išvežimas dabar atrodo brangiau nei patys daiktai.

Ar galima keisti planą viduryje procesą?

Galima, bet tai kainuoja pinigus, jeigu vairuotojas jau yra kelio viduryje arba įvežė pusę kelio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu turi būti užfiksintas (fixed), nes kiti klientai laukia savo eilės. Prieš savaitę keičiame nemokamai, prieš dieną – jau mokestis už nepanaudotą laiką. Numanau, kad verslas turi būti lankstus, bet logistika – tai geležis ir tvarkaraštis. (Nenustebinimas, žinoma, bet taip logistika veikia).

Ką daryti su pavardėmis ant biuro durų?

Nuimkite jas, kitaip bus keista, kai „Smith & Co“ atkeliauja į Vilniaus biurą ir darbuotojai juokiasi. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu taip pat reiškia naują pradžią be senų ženklų. Kartais reikia nuplauti tas duris, nes po lipdukų liko lipnios dėmės. Tai smulkmena, bet trukdo pradėti darbą kaip reikiant. Tarkim, vienas klientas paliko visus tuos logotipus, ir turėjome tai daryti su specialiais tirpikliais – nemaža laiko sąnauda.

Ar svarbi oro temperatūra pervežiant metu?

Dabar ne taip, bet vasarą, kai 30 laipsnių, technika gali įkaisti ir sugesti viduje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu gali baigtis sugedusiais serveriais jei paliksite juos saulėkaitoje prieš pakrovimą. Užtikrinkite, kad paskutinę dieną patalpose yra vėdinimas arba atidarykite langus. Žinoma, sunkvežimiuose nėra oro kondicionieriaus krove, tik kabinoje, tad tai pavojinga dėžėms su vaistais arba chemika.

Ką daryti, jei dingo dalykas iš dėžės?

Skambinkite mums nedelsdami, nes po to bus per vėlu ieškoti tarp tūkstančio kitų dalykų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu turi būti užbaigtas su visišku inventoriumi. Patikrinsime vaizdo įrašus iš kabinos (jeigu turime) ir paštos korespondenciją su darbuotojais. Dažniausiai dalykai tiesiog paslysta po kita dėže, o ne dingsta neaiškur. Vienkarta buvo, kad rado vertingą dokumentą tarp senų laikraščių – kas gi to tikėjosi? Visada lieka kažkas paslėpta, kurio tikimės mažiausiai.

Ar galima užsakyti dėžes iš anksto patys?

Žinoma, pristatome jas savaite iki išvykimo, kad jūs galėtumėte ramiai apsižiūrėti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu prasideda nuo to pirmojo dėžės užpildymo. Nekreipkite dėmesio į tą tąšką, kad galioja tik 7 dienos – per tą laiką mes juos ir paimsime. Tai geriau nei ieškoti parduotuvės, kur parduoda stiprias dėžes už normalią kainą. (Iš tikrųjų brangiau gauti iš jų, nei iš mūsų).

Kas nutinka su draudimu jei aš pats krauju?

Jeigu jūsų darbuotojai krauna, ir ką nors numeta, draudimo gali neveikti (tai priklauso nuo poliso sąlygų ir rizikos). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu turi būti atliekamas mūsų komandos, jeigu norite pilnos apsaugos. Tada mes atsakome už kiekvieną smūgį ar įbrėžimą. Esu matęs, kaip vadybininkai bando nešti monitorių vienas – paskui kaltina mus, kai jis gulėja ant grindų su sulaužytu ekranu. Geriau duokite mums mesti rankas už galvos.

Trumpai tariant, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu yra įmanomas tik pasiruošus kaip taktinei operacijai, o ne kaip paprastai išvykstanti atostogoms. Nereikia bijoti dokumentų ar kainų, jeigu žinai, ką ieškoti ir su kuo kalbėti. Svarbiausia – nebandykite tai daryti „šiandien į vakar“, nes tada tikrai bus nemažai krašto. Pasitarkite su logistais iš anksto ir verslas net nupirps (tikisiu), kad ką nors keičiate. Sėkmės kelyje, jis ilgas.