Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis: praktinis vadovas ir patirtis

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, o „Brexit“ vis dar sukelia daugiau galvos skausmo nei patys reikalai. Dažnai susiduriu su klientais, kurie klausa, kaip įgyvendinti biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis, nes kainos šiuo metu, sakyčiau švelniai, nekanda. Tiesą sakant, viskas priklauso nuo to, kiek tikrai norite patys įsitempti ir kiek pasiruošę skirti laiko. Čia nebus apie tai, kaip pasamdyti brangius vadybininkus su akiniais, o apie realų gyvenimą – kaip susitvarkyti su dokumentais, dėžėmis ir vairuotojais, neišsižrodant pinigų. Tegu šis tekstas turiu būti tavo gelbėjimo ratas, kai reikia vežti įrangą iš Londono ar Mančesterio.

Kainos ir biudžeto planavimas (kas kainuoja daugiausia)

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis?

Čia nėra vieno atsakymo, bet stengiuosi nurodyti realius skaičius. Jei kalbame apie mažą biurą (pavyzdžiui, 3–4 darbo vietas), tai galima įsivaizduoti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, kur tiksliai Anglijoje esate. Jei esate giliau žemyne, prie Birmingamo ar šiaurės, kaina kils dėl atstumo. Svarbiausia suprasti, kad minimalios sąnaudos nereiškia blogos kokybės, tai reiškia tinklą logistikos sprendimus. Kartais užtenka tik dalinio krovinio, kai vairuotojas pasiima jus kaip „priedą“ prie didelio krovinio, taip sutaupant tuščios važiavimo išlaidas.

Ar verta laukti, kol susirinks pilnas sunkvežimis?

Daugelis mano klientų galvoja, kad reikia laukti, kol užsipildys pilna mašina, tačiau tai didelia klaida. Jei jums reikia biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis, tuomet dalinis krovinys (part load) yra vienintelis išeitis. Taip, gali tekti palaukti savaitę-dvi, kol vairuotojas surinks kitas siuntas tame pačiame kelyje, bet taip sutaupysite šimtus eurų. Laikas – pinigai, bet šiuo atveju laukimas moka sau. Buvau atvejų, kai klientai laukdavo mėnesį, bet išvežė viską už pusę kainos.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Kuras ir kelių mokesčiai – tai aišku, bet didžiausią įtaką darbo jėgos Anglijoje. Ten tiesiog baisus trūkumas vairuotojų, todėl jei reikia įkėlimo su kranu ar liftu, tai kainuos brangiai. Taip pat, jei jūsų biuras yra pirmame aukšte be lifto, o jūs norite, kad darbuotojai neštuosi po 50 dėžių laiptais – tai papildomi 10–15 valandų darbo. Galiausia įtaka dar ir datoms: jei norite vežti penktadienį ar prieš šventes, kainos šokite virš galvos.

Galima sutaupyti ant dėžių ir pakuojimo?

Absoliučiai taip. Nereikia pirkti brangių „specialiųjų“ dėžių iš pervežimo įmonių. Eikite į bet kurį didesnį prekybos centrą Anglijoje (pvz., „Tesco“ ar „Ikea“ pakuojimo skyrių) ir paprašykite dėžių – dažnai jas išduoda nemokamai arba už simbolinę kainą. Vienas mano klientas iš Lundo taip susirado 50 tvirtų dėžių iš po bananų – tai buvo nemokama ir ekologiška. Tik įsitikinkite, kad dėžės tvirtos, nes nėra nieko blogiau nei ištižusi dėžė su serveriu viduje.

Ar reikia mokėti už įkėlimą Anglijoje atskirai?

Tai priklauso nuo įmonės, bet dažniausiai taip. Vairuotojas atvyksta, iškrauna mašiną kitam klientui, o turi tūkstančius kilometrų priešakyje. Jei jis turi laukti, kol jūs susipakuosite paskutines dėžes, tai laikas mokamas. Geriausia susitarti dėl fiksuotos įkėlimo kainos iš anksto, kad nebūtumete nustebę, kai pamatysite sąskaitą. Kartais pigiau pasamdyti vietinius „man with a van“ Anglijoje, kurie užveža dėžes prie vairuotojo, kuris tik jas užkrauna į savo sunkvežimį.

Pasiruošimas ir logistika (ką daryti prieš išvykstant)

Kaip susitvarkyti biuro techniką ir serverius?

Tai yra jautriausia biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai, jei esate IT specialistas, tai žinai, ką daryti. Jei ne – kviesk žmogų. Nešiojami kompiuteriai turi būti supakuoti į kuprines, o ne į plastikinius maišus. Buvau atvejo, kur vienas įmonės vadovas dėžėje su monitoriumi įmetė „užpildą“ iš senų laikraščių – lietus ant Londono buvo drėgnas, laikraščiai drėgno, o monitorius buvo griūvęs. Naudokite putplasčio dėžes.

Ką daryti su popieriniais dokumentais?

Jei turite daug popierių, geriausia juos susivynioti į plastikines dėžes, o ne į kartonines. Anglijoje oras neprognozuojamas, ir kartais net sunkvežimio priekyje gali būti drėgna. Jei dokumentai labai svarbūs, pasilikite juos sau ir vežkite su savimi lagamine, o ne krauti į bendrą krovinią. Tą patį rekomenduoju dėl brangios buhalterinės apskaitos programų fizinės kopijos (jei tokių dar darote). Saugumas šioje srityje svarbiau nei sutaupytos 10 svarų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį baldų, įskaitant stalus ir spinteles, reikia išmontuoti. Vairuotojams lengviau krauti plokščias plokštes negu stovinčius stalus. Tiesa, jei turiate labai brangų, suvirintą baldų komplektą, geriau palikti jį vientisą ir pasirūpinti, kad įtelpa į duris (matuokite!). Vieną kartą teko išmontuoti didžiulę direktoriaus spintę, kuri neįėjo nei per lifto, nei per koridorių – tai užtruko 4 valandas ir kainavo kaip nupirkta nauja spinta.

Kur gauti dėžes Anglijoje nemokamai?

Kaip jau minėjau, prekybos centrai yra auksas kasykla. Taip pat patikrinkite „Facebook Marketplace“ ar „Gumtree“ – žmonės po persikėlimo dažnai duoda dėžes nemokamai, tik nori jas greitiau atsikratyti. Dar vienas triukas – klausykite vietinių restoranų ar kavinių, jie gauna daug prekių dėžių, kurios yra tvirtos (buitinės technikos dėžės yra geriausios). Nenaudokite senų, ištižusių dėžių, jų kraunant prarasite daugiau nervų nei sutaupysite pinigų.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai gana sudėtingas klausimas dėl muitinės. Oficialiai, jei tai komercinis reisas, asmeninius daiktus vežti negalima, jei tai ne jūsų nuosavybė, o darbuotojų. Jei darbuotojai nori parsivežti savo dalykus, geriau tai padaryti atskirai arba užregistruoti juos kaip asmeninį turą. Muitininkai turi „protą“ ir jei pamatys 20 dėžių su biuro įranga ir vieną su vaikų žaislais, gali susidomėti. Geriau nesikraustyti ir viską padaryti oficialiai.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (spausdintuvų kasetės ir t.t.)?

Spausdintuvų toneriai yra pavojingos kategorijos krovinių (ADR). Jūs negalite tiesiog mesti jų į bendrą krovinią be išankstinio pranešimo. Geriausia palikti tuščias kasetes Anglijoje arba jas atiduoti specialioms utilizavimo įmonėms. Jei būtinate vežti pilnas, tai privalote pasakyti vadybininkui iš anksto – kitu atveju, jei sulaus muitinė, baudos bus didelės. Nenaudinga rizikuoti dėl kelių tonerių.

Dokumentai ir „Brexit“ (nepageidaujami svečiai)

Kokius dokumentus reikia tur�ti vykstant iš Anglijos?

Nebėra paprastų važiavimų kaip anksčiau. Dabar reikia pilno krovinių sąrašo (packing list) ir CMR konosamento. Be šių dviejų dalykų per sieną nepraeisite nė metro. Krovinių sąraše turi būti tiksliai parašyta, kas yra dėžėse – ne „biuro daiktai“, o „3 kompiuteriai Dell, 5 stalų, 10 kėdžių“. Jei parašysite per daug bendrai, muitinė gali nuspręsti jums patikrinti krovinią, o tai užtrunka ir kainuoja.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus?

Jeigu biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis vyksta tarp tų pačių įmonių (pvz., atidarote filialą Lietuvoje), tai tai laikoma ne prekyba, o turto perkėlimu. Taigi, PVM mokėti nereikia (jei pateikiate reikiamus dokumentus, įrodančius nuosavybę). Tačiau čia esu tikras 90 proc., o ne 100, nes britų taisyklės keičiasi dažniau nei oras. Geriausia pasikonsultuoti su savo buhalteriumi prieš vežiant brangią įrangą, kad netyčia nepateiktumėte deklaracijos.

Kas yra intrastat ir ar jis man aktualus?

Intrastat tai statistinė ataskaita, kurią turi pateikti didesnės įmonės, vežančios prekes tarp ES šalių. Kadangi Anglija dabar nėra ES, intrastat čia nebėra taikomas kaip anksčiau, bet dabar reikia deklaruoti importą Lietuvoje. Tai daroma per „EMCS“ sistemas arba tiesiog muitinės postuose. Jei įmonė maža, dažnai pervežėjas gali padaryti tai už jus (muitinės atstovavimas), tai paprastesnis variantas, nors kainuoja šiek tiek.

Kas nutinka, jei praradau inventoriaus sąrašą?

Tuomet turėsite rašyti jį iš naujo atmintin. Tai baisus košmaras, ypač jei turite daug smulkių daiktų. Vieną kartą klientas iš Lidso prarado sąrašą, ir mes turėjome atidaryti kiekvieną dėžę pasienyje, kad užregistruotume turinį. Užtrukome 6 valandas, vairuotojas buražino, o klientas mokėjo viršvalandžius. Venkite šito dalyko visomis priemonėmis – kopijuokite į debesį.

Ar reikia TIR dokumento biuro perkėlimui?

TIR taikomas tik tada, kai keliaujate per trečiąsias šalis arba naudojate uždarą krovinių transportą. Dažniausiai biuro perkėlimui TIR nereikia, užtenka standartinio CMR. Tačiau jei jūsų įmonė nėra registruota Lietuvoje ir neturite mokesčių mokėtojo kodo, gali būti problemų. Geriausiai, kad pervežėjas būtų tas, kuris deklaruoja krovinią – tada jie jau naudoja savo procedūras.

Ar „Brexit“ dar sugadina gyvenimą vairuotojams?

Žodžiu „taip“. Dabar reikia eiti per pasienio kontrolės punktus, pateikti pasus, paimti spaudo. Tai užtrunka papildomai 1–2 valandas kiekvienoje pusėje. Be to, jei vairuotojui trūksta tam tikrų dokumentų (pvz., važiavimo leidimų „Kent Access Permit“ kelyje į Kalė), jis nebegali važiuoti. Tai viskas įtraukiama į kainą. Taigi, kai kalbate apie biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis, prisiminkite, kad administracija kainuoja daugiau nei benzinas.

Kelionės eiga ir vairuotojai (kas vyksta kelyje)

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Anglijos į Lietuvą?

Idealiai, jei vairuotojas išvyksta pirmadienio ryta iš Londono, jis gali būti Lietuvoje trečiadienio vakare arba ketvirtadienio ryta. Taip yra dėl poilsio laiko (taisyklės yra griežtos – 4,5 valandos vairuoti, turi 45 minučių pertrauką). Jei kelyje įvyksta eismo įvykis arba didelės spūstys prieš Lamanšo tunelį, viskas gali užsitęsti dar para. Neskubėkite planuoti įrengimo darbų tą pačią dieną, kai atvyksta sunkvežimis.

Ar galiu būti vairuotoju pats ir sutaupyti?

Techniškai – taip, jei turite tinkamą vairuotojo pažymėjimą (C kategorija) ir mašiną. Bet praktiškai – nerekomenduoju. Vienas mano klientas iš Bristolis nusprendė pats vežti „Ford Transit“ su visa įranga. Jis pavogė du nešiojamus kompiuterius, kai mašina stovėjo prie degalinės Belgijoje, o jis gėrė kavę. Be to, poilsio taisyklės yra tokios griežtos, kad be chronotacho (skaitliuko) nevažiuosi. Geriau sumokėti profesionalui.

Kur dažniausiai susitinka su vairuotoju?

Paprastai susitinkama jūsų biuro aikštelėje Anglijoje arba netoli jo. Jei biuras centre, kur sunkvežimis negali užeiti, reikia susitarti artimesnėje vietoje. Kartais klientai nori, kad vairuotojas būtų tiksliai laiku, bet jei jis užstrigo spūstyje M25 žiede aplink Londoną (kas nutinka kas dieną), jūs turite būti kantrus. Nustatykite tikslų susitikimo laiką, bet turkite rezervą.

Kas nutinka, jei kelyje užeina techninė?

Tada jūsų krovinys stovi. Vairuotojas turi skambinti savo dispečeriui, o šis siunčia pagalbą. Jei pervežimo įmonė gera, jie turi draudimą, kuris padengia sąnaudas, tačiau laikas prarandamas. Buvau atvejo, kai vairuotojo priekinė padanga sprogo Vokietijoje, ir kroviniui teko laukti 10 valandų. Klientas buražino, bet ko geroje, gi, tai technika.

Ar galiu sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių įmonių siūlo GPS sekimą. Galite matyti, kur mašina stovi, ar ji važiuoja. Tai labai padeda planuoti, kada reikia būti naujame biure Lietuvoje. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausinėti „kur jūs“. Jis vairuoja, o jo dėmesys reikalingas kelyje, o ne telefone. Pasitikėkite GPS.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet tai labai padeda susiformuoti geriems santykiams. Jei vairuotojas atvyksta įkelti ir duodate jam kanapę ar kavą, jis elgsis geriau su jūsų daiktais. Tai kažkas panašaus į arbatpinigius, bet ne pinigais. Tiesa, jei jis pradirba viršvalandžių (pavyzdžiui, įkėlimas trunka ilgiau nei planuota), tuomet jau reikia kalbėtis apie atlyginimą už tą laiką formaliai.

Ar reikia apdrausti krovinią?

Privalomai. Nors įmonės turi atsakomybės draudimą, jis dažnai apribotas (pvz., 10 EUR už kg). Jei vežate brangius serverius ar menuos vertus baldus, tai užteks tik nupirkti dėžes biuro popieriams. Papildomai apdrausti krovinią kainoja nedaug, bet suteikia ramybės. Niekada nežinai, kas gali nutikti ant slidžių kelių Lenkijoje.

Atvykimas ir iškrovimas Lietuvoje (pabaigos pradžia)

Ką daryti, jei vairuotojas atvyksta naktį?

Jei susitarte dėl atvykimo laiko, jis turi atvykti dienos metu, bet jei vėluoja dėl spūsčių, gali būti ir vidurnaktis. Ar jūsų biuras turi apsauga? Ar galite naktį atidaryti duris? Jei ne, reikia, kad vairuotojas lauktų ryto. Tai vadinamas „laikas laukimui“, ir jis gali būti mokamas. Geriausia planuoti atvykimą anksčiau arba pasirūpinti 24/7 prieiga.

Kas daryti, jei biuras dar ne paruoštas?

Tai dažna problema. Klientai mano, kad vairuotojas lauks, kol jie dar nusipirks stalų. Ne, vairuotojas negali laukti nemokamai. Jei biuras neparuoštas, krovinys turi būti iškrautas į sandėlį (tai papildoma kaina) arba vairuotojas važiuoja toliau ir grįžta vėliau (tai dar brangiau). Pasirūpinkite vieta iš anksto, net jei tai bus tik dėžės koridoriuje.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Lietuvoje?

Įprastai, kaina įtraukia iškrovimą į pirmą aukštą arba į grindinį, jei yra prieiga. Jei reikia kelti į antrą aukštą be lifto arba vežti per didelį atstumą nuo sunkvežimio (pvz., senamiestyje, kur negali privažiuoti), tai papildomi mokesčiai. Sutarkite šį dalyką iš anksto, kad nebūtumete nustebę, kai pamatysite sąskaitą už „neplanuotus nešimus“.

Kaip elgtis su suvirintomis dėžėmis?

Jei dėžės buvo uždarytos plombomis Anglijoje, o Lietuvoje plombos sutrūksta (nutinka dėl vibracijos), tai gali būti problema. Tada reikia daryti „pakartotinį inventorizavimą“. Geriausia, jei esate pasiruošę tai padaryti, kad nenumatytų problemų nebeliktų. Jei trūksta vienos mažos dėžės, vairuotojas gali būti kaltinamas, nors ji tiesiog užslydo po kitomis dėžėmis.

Ką daryti su laužymu ir šiukšlėmis?

Vairuotojas dažniausiai pasiima tuščias dėžes atgal, jei susitarta. Tačiau jei turite daug stiklo ar plastiko iš pakavimo, jis to nepasiims. Turite patys susirūpinti šiukšlių išvežimu Lietuvoje. Nenaudinga mesti viską į artimiausią konteinerį – gautumėte baudą iš savininko.

Ar galima padėti vairuotojui iškrauti?

Galima, tik atsargiai. Jei nusimumsite nugarą, pervežėjas nebus atsakingas. Geriau palikti tai jam, jei jis turi pagalbininką. Jei norite padėti, dėkite tik lengvas dėžes. Stipriai nerekomenduoju klientams kelti sofas ar spintas – tai ne jūsų darbas, o rizikuojate susižaloti uždirbdami pervežėjo akivaizdoje.

Kaip atpažinti gero vairuotojo darbą?

Geras vairuotojas ne tik greitai įkrauna, bet ir tvarkingai padės dėžes mašinoje, kad jų nejudėtų. Jis taip pat pasiduoda plombas ir palygina sąrašą su realia būsena. Jei jis atvyksta, šypsosi ir sako „labas“, tai jau pusė sėkmės. Jei jis baudžia nuo pat durų, tai gali būti ilga diena.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis sąnaudomis nėra neįmanomas uždavinys, jeigu pasiruošiate tinkamai. Svarbiausia yra ne tiesiog rasti pigiausią pasiūlymą internete, o suprasti, kas įeina į tą kainą – ar įtrauktos dėžės, ar įtrauktas įkėlimas su liftu, ar apdraustas krovinys. Naudokitės savo protu, nekreipkitės į „idealias“ įmones, kurios pažada auksą kalnuose, o ieškokitė tų, kurie sako tiesą apie galimas problemas. Sėkmės naujame biure Lietuvoje, ir tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias aš matęs per savo dvidešimt metų šioje srityje.