Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais jūsų verslui: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais jūsų verslui visada yra iššūkis, net jei atrodo, kad viskas suplanuota tiesiogiai. Po Brexito pasidarė daugiau popierizmo, o britų keliai, ypač aplink Londoną ar Midlandsą, gali iš tiesų užstrigti taip, kad planai skyla kaip kortų nameliai. Matęs esu viską – nuo to, kai dingsta pusė serverių, iki tada, kai vairuotojas negauna leidimo pervažiuoti tiltą ne dėl kaltės, o dėl kažkokio keisto kvietimo.

Verslas negali sustoti dėl to, kad keičiama buvimo vieta. Jums reikalingas biuro perkėlimas iš Anglijos, kuris būtų sklandus, bet realybėje dažnai tenka sukti galva dėl customų, mokesčių ir vairuotojų poilsio laiko. Štai čia ir pradedu kalbėti kaip žmogus, kuris žino tas briaunas, o ne tik gražius brošiūros tekstus. Toliau pateiksiu atsakymus į klausimus, kuriuos dažniausiai užduodate man per skambučius, kai būna panika ir reikia sprendimų dar vakar. Sėskite patogiau, bus nuoširdus, kartais šiek tiek chaosiškas, bet naudingas tekstas.

Dokumentai, biurokratija ir tas geras Brexito palikimas

Kiek laiko užtruks biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Tiesiogiai atsakant, viskas priklauso nuo to, kur Anglijoje esate ir kiek daikto turite. Jei biuras yra kažkur Londono centre ar pietuose, tai patys įkrovimo darbai gali užtrukti ilgiau nei planavote, nes ten su eismu nėra juokų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais jūsų verslui reikalauja, kad būtų tiksliai suplanuotas išvažiavimas, kitaip stovėsite M25 žiede valandų valandas. Įprastai, jei viskas gerai su dokumentais, tai nuo durų iki durų trunka apie 3–5 dienas, bet visada dėkite atsarginę dieną, nes niekada nežinai, kas nutiks Lamanše.

Ar reikalingas EORI numeris mums ar vairuotojui?

Žinoma, reikalingas. Be EORI numerio joks biuro perkėlimas iš Anglijos neįvyks legaliai, nes customai tiesiog neišleis krovinių. Jums kaip verslui reikės Britanijos EORI numerio (jei esate registruoti ten) arba ES EORI, jei daiktus importuojate. Būna situacijų, kai klientai mano, kad tai mūsų reikalas, bet ne – tai jūsų verslo dokumentacija. Geriausia tai pasitikrinti iš anksto, o ne kai vairuotojas stovi sienoje ir verkia.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais? Ar jie saugūs?

Tai yra pati jautriausia dalis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais jūsų verslui dažnai žlunga dėl prasto technikos pakavimo. Negalima tiesiog mesti serverių į dėžę tarp kėdžių. Turi būti specialios dėžės, pūkai, o geriausia – jei IT specialistas pats juos išjungia, pažymi ir supakuoja. Buvau atvejų, kai atvažiuojame, o darbuotojai sako: "o, šis kompiuteris nebuvo išjungtas, tiesiog ištraukite kištuką". Tai pavojinga tiek technikai, tiek duomenims.

Ar reikia išpakuoti viską ant vietos ar tik paduoti dėžes?

Tai priklauso nuo jūsų sutarties. Standartiškai mes atvežame ir padėjame dėžes ten, kur jūs norite, bet jei reikia pilno išpakavimo ir baldų surinkimo, tai tai reikia numatyti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali tapti košmaru, jei jūsų naujame biure nėra vietos dėžėms, tad darbuotojai pradeda dėti jas koridoriuje. Reikia susitarti dėl "vartotojo paslaugos", kas yra brangesnė, bet sutaupo laiko.

Kas dėl mokesčių už importą (Import VAT)?

Anglija dabar yra trečioji šalis, todėl reikės sumokėti PVM (VAT) importuojant. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui reiškia, kad šios mokesčios turi būti apmokėtos arba užtikrintos (pvz., per savo tarpininką). Dažnai klientai nustemba, kai gaila sąskaitą iš customų. Verta pasikalbėti su savo buhalteriu, kad būtų galima taikyti atidėjimo mechanizmą (PVN mokėjimas deklaracijos metu), o ne mokėti tiesiogai sienoje.

Ar galima vežti darbuotojų asmeninius daiktus?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto. Negalima maišyti asmeninio šlepo su firmos spausdintuvu vienoje dėžėje. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja gero inventoriaus sąrašo. Jei vairuotojus sustabdys ir ras daiktais, kurių nėra sąraše, gali prasidėti papildoma kontrolė. Tad pasakykite darbuotojams – nevežkite savo keptuvių firmos dėžėse.

Kokia apytikslė biuro perkėlimo iš Anglijos kaina?

Nemėgstu vadinti kainų be akies, nes Anglija didelė. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui kainuoja nuo 1–2 tūkstančių eurų už mažą biurą iki dešimčių tūkstančių, jei tai didelė korporacija. Kainą lemia kiekis kilometrų, kiek reikia vyrų įkrovimui Anglijoje (jie brangesni) ir ar reikia specialios technikos, pvz., su keltuvu. Taip pat degalai dabar ne pigiausi.

Ar padėsite supakuoti viską mums?

Taip, galime atsiųsti komandą su dėžėmis. Bet tada biuro perkėlimas iš Anglijos taps brangesnis, nes reikia mokėti už žmonių darbo valandas Anglijoje. Jei galite, pakavimą darbo dienomis atidarykite savo darbuotojams – tai sutaupo pinigų. Žinoma, jei kalbame apie brangų meną ar serverius, geriau, kad tai daro profesionali komanda.

Kas dėl draudimo? Kas padengia žalą?

Tai būtina. Mes turime savo draudimą atsakingumo, bet jis dengia tik momentus, kai krovinys pas mus arba vairuotojo kaltės. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui turėtų apimti ir "visos rizikos" draudimą. Vieną kartą klientas numetė kompiuterį nešdamas jį į savo mašiną prieš pat mūsų atvykstant – mūsų draudimas to nedengė. Žiūrėkite sąlytas.

Ar atvežate ir iš mažų miestelių, ne tik iš Londono?

Atvežame iš visur. Buvome Šropšyre, Kornvalyje, net iš Škotijos kalnų. Biuro perkėlimas iš Anglijos neapsiriboja sostine. Bet žinokite, kad kuo toliau nuo jūros (pvz., iš Liverpulio), tuo ilgiau užtrunka nuvažiuoti iki uosto arba Eurotunelio. Planuokite tai, kadangi vairuotojui turi laikytis poilsio laikas.

Kokia didžiausia problema su Anglija dabar?

Be abejo, dokumentai ir patikros. Po Brexito biuro perkėlimas iš Anglijos tapo daug daugiau apie popierius negu anksčiau. Kartais britų customai gali būti labai pedantiški dėl medžiagos, iš kurios pagaminti baldai (ar tai nebuvo apdorotas medis?). Kartais net aš nebegaliu pasakyti, ką jie nori pamatyti, taigi reikia kantrybės.

Ar reikia inventoriaus sąrašo (Packing List)?

Būtinai. Be jo joks biuro perkėlimas iš Anglijos neįvyks. Sąraše turi būti nurodyta, kas yra dėžėje, svoris ir (geriausia) vertė. Jei parašysite tiesiog "baldai", gali likti pasienyje. Turi būti konkrečiau: "4 kontorinės kėdės, 1 stalas, 2 spintos". Tai sutaupo laiko patikroje.

Logistika, technika ir baldų iššūkiai

Kas dėl biuro augalų? Ar galima juos vežti?

Tai rizikinga. Augalai yra gyva organizmai, o biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja fitosanitarinių sertifikatų, jei augalai yra dideli arba yra specifinės rūšys. Mažus vazonus galima, bet jei turite didelę palmę biure, gali būti problemų su Britanijos fitosanitarinės kontrolės pareigūnais. Geriau juos palikti arba duoti kažkam, o ne rizikuoti, kad visą krovinį sulaikys.

Ar vežate pavojingas medžiagas (pvz., valymo priemones)?

Kai kurias – ne. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui neleidžia vežti daug pavojingių medžiagų be specialių leidimų. Jei turite daug cheminių valiklių ar suskystintų dujų, geriau juos išmesti arba nusipirkti naujus Lietuvoje. Neverti rizikuoti dėl kelių litrų valymo skysčio.

Ką daryti su baldų surinkimu ir išrinkimu?

Mes tai darome. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai reiškia, kad seni baldai nebenaudojami, tad juos reikia išrinkti, o naujus – surinkti. Anglijoje darbuotojai dažnai tingi tai daryti, todėl mums tenka išardyti stalus, kad tilptų į liftą arba per duris. Numatykite tai laiko planavime.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma taip, bent jau pagrindinę terminologiją supranta. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja, kad vairuotojas galėtų susikalbėti su jūsų administratoriumi įsileidimo metu. Jei reikia ypatingai daug komunikacijos, galima siųsti lietuvišką vadybininką, bet paprastai vairuotojai išsiverčia. Kartais tiesiug rodo pirštu ir sako "here".

Ką daryti, jei traukinys (Eurotunelis) užstrigs?

Tai retai, bet nutinka. Tada biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui turi atidėti. Mes stengiamės informuoti iš karto, bet kartais vairuotojas užstrigęs tiesiog negali skambinti. Tokiu atveju tiesiog reikia laukti. Nėra jokios būdo pereiti per jūrą, jei traukinys neveikia.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprastai imame avansą, kad užfiksuotume datas. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra brangi paslauga, o mums reikia užtikrinti, kad vairuotojai važiuos tikrai. Likusią dalį galima mokėti iš karto po paslaugos atlikimo arba per 7 dienas. Tai standartinė praktika.

Ar galiu važiuoti su kroviniiu kablyje?

Negalima. Dėl saugumo taisyklių ir draudimo biuro perkėlimas iš Anglijos neleidžia keleivių kablyje (su kroviniu). Jei norite lydėti, turbūt turėtumėte važiuoti atskirai savo automobiliu, bet tada susidursite su problema – kur jį paliksite Anglijoje? Tai nėra labai praktiška.

Kas dėl parkavimo Londone ar miestuose?

Tai jūsų atsakomybė. Anglijoje, ypač Londone, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui reikalauja iš anksto organizuoto "parkavimo leidimo" (suspension of parking bay). Jei vairuotojas atvažiuos ir negalės pastatyti, jums teks mokėti baudą arba laukti, kol jis rastis vietą už 3 km. Pasirūpinkite tuo iš anksto su savo savivaldybe.

Ar priimate kredito korteles?

Mums įmonėje geriau bankinis pavedimas, bet biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti apmokėtas ir kortele, nors tada gali būti taikomi papildomi mokesčiai. Anglijoje mūsų vairuotojai tikrai neįms jūsų kortelės pinigų grynaisiais, tai nebūtų legalu. Viskas vyksta per būstinę.

Kas dėl papildomų paslaugų, pvz., lifto naudojimo?

Jei pastate nėra lifto arba jis per mažas, biuro perkėlimas iš Anglijos gali reikalauti keltuvo su kranu. Tai kainuoja. Vieną kartą teko kelti biuro baldus pro langą trečiame aukšte, nes liftas sugedo. Tai neįvyko per valandą. Toliau – tikslios apklausos dėl patekimo sąlygų yra būtinos.

Ar atvežate šaldytuvus ir kavos aparatus?

Atvežame, bet juos reikia paruošti. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja, kad šaldytuvai būtų išjungti, išlydyti ir nuvalyti bent prieš parą. Jei atvežite šaldytuvą su vandeniu viduje, bus nemalonus kvapas ir galimai nuobodus nuotėkis ant kitų dėžių. Kavos aparatus taip pat reikia išpilti.

Problemos, patarimai ir tiesos apie rinką

Kas nutinka, jei kažką sulaužysime?

Tai gyvenimas. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui baigsis sulaužyta sofa, mes tai pridengsime draudimu. Reikia tik iš karto nufotografuoti žalą ir pranešti vairuotojui. Nebūkite gėda – praneškite. Geriau spręsti dalyką vietoje, nei vėliau rašyti skundus.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų firmų?

Nes kai kurios firmos (ypač didelės "brokeriai") tiesiog paima užsakymą ir parduoda jį kitiems už mažesnę kainą. Biuro perkėlimas iš Anglijos juos neinteresuoja – jie tiesiog tarpininkauja. Aš dirbu tiesiogiai, todėl galiu pasakyti, kur eina pinigai – degalai, algos Anglijoje, mokesčiai. Jei kaina per maža, tikrinkite, ar turi draudimą.

Ar saugu palikti daiktus laikinai sandėlyje?

Taip, turime sandėlius Lietuvoje ir Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos kartais vyksta etapais – pirmiausia atvežame daiktus, saugojame, tada vežame į naują biurą, kai jis paruoštas. Tai gerai, jei nėra galimybės iš karto įsikurti. Tik tikrinkite sandėlio saugumą.

Ar galima sujungti kelias siuntas į vieną?

Galima. Jei turiite keletą mažų biurų Anglijoje, biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti konsoliduotas. Vairuotojas apvažiuoja visas vietas, surenka viską ir veža vienu reisu. Taip sutaupote pinigų, nes dalijatės kainą, bet tai užtrunka ilgiau laiko.

Kas dėl duomenų saugumo pervežimo metu?

Dėl to atsakingi jūsų IT žmonių. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui reiškia, kad duomenų laikmenos turi būti užrakintos arba nešamos su vadovu. Mes neatsakingi už tą, kas yra kompiuteryje, jei jis bus pavogtas (nors retai nutinka). Atsarginės kopijos – būtinos.

Ar reikia specialių dėžių dokumentams?

Nereikia specialių, bet reikia mažų dėžių, kad dokumentai nebūtų per sunki. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui gali tapti košmaru, jei užpildysite didelę dėžę popieriaus – neiškels. Naudokite "banker" dėžes (su dangtelis ir rankena), jos patogios.

Kaip elgtis su senais baldais, kuriuos nebevežame?

Gerbkite aplinką. Anglijoje yra labai geros慈善 parduotuvės arba galite iškviesti "ridžbeką" (rubbish clearance). Biuro perkėlimas iš Anglijos neapima šiukšlių išvežimo, nebent susitartume. Neužpilkite mūsų vairo su seniomis kėdėmis, kurios neturi kojų.

Ar vairuotojas gali padėti išnešti dėžes?

Gali, jei tai numatyta. Standartiškai vairuotojas užtikrina transportavimą, o ne nešimą rankomis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui gali reikalauti 2–3 vyrų komandos, jei nėra lifto. Neapkraukite vieno vairuotojo – jis taip pat turi atvežti krovinią gyvas.

Kas dėl ULEZ zonos Londono centre?

Dabar ten didžiulės baudos už neekologiškus sunkvežimius. Biuro perkėlimas iš Anglijos (ypač iš Londono) reikalauja, kad mūsų mašina atitiktų Euro 6 standartą. Jos atitinka, bet mokesčiai už ULEZ zonas yra įtraukti į sąskaitą arba pridedami atskirai. Neatsiprašinėjame už tai, tai mero politikos rezultatas.

Ar galite atvežti savaitgalį?

Galime, bet biuro perkėlimas iš Anglijos savaitgalį kainuoja brangiau. Anglijoje vairuotojų darbo laikas yra griežtai reguliuojamas, o savaitgalis poilsis. Jei jums būtina, kad biuras veiktų pirmadienį ryte, tai geriausias pasirinkimas, bet būkite pasiruošę sumokėti už "viršvalandžius".

Ką daryti, jei naujame biure dar nėra elektros?

Negalima laukti mūsų. Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi tada, kai paskutinė dėžė iškeliama iš mašinos. Jei negalite ją padėti, nes tamsu, tai ne mūsų problema. Pasitikrinkite objektą prieš mums atvykstant, kad išvengtumėte nereikalingo lašo praleidimo.

Kodėl verta rinktis patyrusią firmą, o ne pigų "brokerį"?

Nes dalykai dažnai sutrupa. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui įmanomas tik su žmonėmis, kurie žino, ką daryti, kai sulaiko sienoje. Brokeras jums atsilieps tik darbo dieną 9-toji ryto, o orentuoti mums galima reikia bet kada. Patirtis čia svarbiau už 50 eurų taupymą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiams jūsų verslui yra tikrai įmanomas net šiomis sudėtingomis sąlygomis, jei pasiruošiate ir bendraujate atvirai. Pagrindinis dalykas – neskubėkite su dokumentais ir nebandykite sutaupyti ant draudimo ar pakavimo. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Anglijos leis jums vos po kelių dienų vėl dirbti pilnu pajėgumu naujoje vietoje be nenumaldomų streso, kurį dažnai patiriate. Pasitikėkite profesionalais ir viskas gerai susiklops.