Biuro perkėlimas iš Anglijos: su minimaliais trikdžiais

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, laikas skrenda taip greitai, kad kartais net nebebesužinuoti. Vakar vėl kalbėjau su klientu, kuris norėjo perkelti savo mažą IT firmą iš Londono, ir jis vis klausinėjo, ar tikrai viskas vyks taip sklandžiai, kaip pažadėjome. Tiesą sakant, pervežant daiktus tarp šalių, ypač po to „Brexit“ karuselio, sklandumas yra gan santykinis sąvokas. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar yra visai kitas lygis nei prieš penkerius metus. Turiu būti sąžiningas – dažniausiai viskas baigiasi gerai, bet keliais taisyklės pakeitimais ir papildomais dokumentais vis tiek teks susidurti. Štai trumpas vadovas (ir tiesiog mano mintys) apie tai, kaip išgyventi šį procesą be nervinimo.

Dokumentai, muitinė ir tas prastas „Brexit“

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų perkėlimui iš Anglijos?

Žinoma, reikia. Vieną kartą buvo situacija, kai vairuotojas važiavo tuščiomis, o muitininkai vis tiek prašė kokių dokumentų. Dabar, kai vyksta biuro perkėlimas iš Anglijos, turi būti pateiktas T1 dokumentas arba eksporto deklaracija, jei tai yra galutinis pervežimas. Be šių popierių siena nebus peržengiama, arba bus, bet su milžiniškomis baudomis ir delsimu. Geriausia tai padaryti iš anksto per tarpininką, nes vairuotojai dažniausiai nemoka šių dalykų užpildyti patys.

Kas tas EORI numeris ir ar jis būtinas?

Tai kaip asmens kodas, tik firmai, skirtas prekybai su ES. Jūsų Anglijos (JK) firma turi jį turėti, o jei perkeliate daiktus į Lietuvą kaip asmeninį turtą, tada gali tekti ir Lietuvos (jei registruojate čia). Be šio numerio neįmanoma legaliai užbaigti muitinės procedūros. Vieni klientai bando tai apeiti, bet tada kyla problemų vėliau, kai reikia atlikti mokestinių priemonių apskaitą.

Ar galiu atsivežti kompiuterius be PVM?

Tai klausimas, į kurį atsakymas priklauso nuo jūsų konkretaus atvejo. Jei perkeliate įmonės turtą iš vieno padalinio į kitą (tarp ES ir ne ES šalių), tai gali būti laikoma vidine perkėlimo operacija. Tačiau dažniausiai biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja PVM mokėjimo importuojant, nors galioja atskaitos mechanizmas. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu, aš čia ne ekspertas, bet žinau, kad muitinė visada nori pamatyti PVM sumą sąskaitoje.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Doveriuje?

O čia tas didelis neapibrėžtumas. Kartais praeiti per valandą, kartai stovi penkias. Jei vairuotojas nenuėjo pasiruošęs, gali užstrigti ir parą. Esant dideliam srautui ar techniniam trikdžiui, eilės būna baisios. Rekomenduoju rinkti pervežėjus, kurie žino angliškas niuansus ir turi „Fast Track“ paslaugą, nors ji kainuoja brangiau.

Ar reikia atlikti techninę apžiūrą baldams Lietuvoje?

Dažniausiai ne, jei tai naudojami biuro baldai. Bet jei atvežate naują techniką ar įrangą, gali būti tikrinama, ar atitinka standartus. Kai perkėlėme vieną odontologijos kabinetą, ten su rentgeno aparatais buvo daug rūpesčių su sertifikatais. Tad jei turite specialią įrangą, patikrinkite reikalavimus iš anksto, kad nereikėtų gabenti atgal.

Kas daryti, jei trūksta kurio nors dokumento?

Tai blogiausias scenarijus. Kartais nutinka, kad klientas pamiršta pakrauti CMR kopiją arba eksporto invoce užrašyti neteisingą prekės kodą (HS kodas). Tada reikia „susitvarkyti“ su muitininkais elektroniniu būdu. Jei esate tikri dėl dokumentų, biuro perkėlimas iš Anglijos vyks geriau, bet jei ne – pasiruoškite papildomiems mokesčiams dėl „tvarkymo“.

Ar turiu deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Nebūtinai kiekvieną, jei jie vienodi ir tos pačios vertės. Galima susumuoti į vieną eilutę sąskaitoje-faktūroje. Tačiau jei vienas serveris kainuoja 10 tūkstančių, o kiti 500, geriau išskirti, kad nebut įtarimų dėl kainos nustatymo. Muitinė mėgsta tikrinti brangius daiktus.

Kaip saugiai pervežti konfidencialius dokumentus?

Geriausia juos nevežti vairuotoju kartu su baldais. Paimkite juos su savimi lėktuvu arba siųskite kurjeriu su draudimu. Vieną kartą klientas padėjo sutartas dėžės dugne, ir mes beveik jas praradome tarp kitų dėžių sandėlyje. Nervai buvo šiaip toli.

Ar reikia draudimo muitinės saugyklai?

Jei daiktai sulaikyti, jie laikomi saugykloje. Ir tai nemokamai nebus. Geriausia pasirūpinti transporto draudimu, kuris dengia ir šią riziką, nors ne visos kompanijos tai daro. Patikrinkite polisę.

Kas yra intrastat ir ar jis mane liečia?

Jei vykstate prekybą, taip. Perkeliant biurą, tai gali būti laikoma prekės judėjimu. Statistika reikalinga valstybei. Jei neperžengiate ribų (nors čia tikrai peržengiate), tai nėra aktualu, bet biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą yra importas, tad reikės importo statistikos (ESVA).

Ar galiu atsivežti alkoholio iš biuro baro?

Galima, bet tai yra akcizuojama prekė. Reikės specialių leidimų ir mokėti akcizą. Geriau išgerti ten arba palikti kolegoms atsisveikinimui, nes su muitine dėl degtinės bus daugiau galvos skausmo nei dėl sofų.

Kas daryti su biuro augalais?

Augalai turi fitosanitarijinius reikalavimus. Negalima tiesiog įmesti į sunkvežimį. Reikia sertifikatų, kad jie neserga. Dažniausiai tiesiog paliekame juos Anglijoje, nes jų įvežimo kaina viršija jų vertę.

Kainos, pinigai ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kainos tokios aukštos dabar?

Degalai brangsta (nors dabar šiek tiek nukrito), o vairuotojų trūkumas yra baisus. Be to, Anglijoje viskas brangesnė – nuo maisto iki tiltų mokesčių. Biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nebus pigus, jei norite kokybės. Jei kas siūlo „už du obuolius“, tai arba jis vogia, arba važiuos su broliu ir be draudimo.

Ar moka už pakavimą papildomai?

Žinoma. Jei mums reikia atvykti ir supakuoti visus jūsų popierius, monitorius ir kėdes, tai darbas. Kaina paprastai skaičiuojama pagai valandas arba už kubinius metrus. Pasiruoškite, kad tai sudarys gana didelę dalį sąskaitos.

Kas yra „waiting charge“?

Tai laukimo mokestis. Jei vairuotojas atvyksta į iškrovą, o jums nėra raktų, arba liftas neveikia, laikas eina. Jis nebegali važiuoti toliau. Tas lauktas laukas apmokestinamas, dažniausai po 50-60 svarų per valandą. Tai standartinė praktika.

Ar į kainą įeina iškrova Lietuvoje?

Įprastai į standartinę kainą įeina tik pristatymas prie durų. Jei reikia kelti daiktus į trečią aukštą be lifto, tai papildomai. Būtinai pasakykite apie iškrovos sąlygas iš karto, kad nėtų nep malonių staigmenų paskutinę minutę.

Ar galiu sumokėti PVM Lietuvoje?

Taip, dažniausiai taip ir daroma. Importuotojas (jūsų Lietuvos įmonė) sumoka PVM muitinėje, o vėliau galima tai atskaityti (jei esate PVM mokėtojas). Svarbu, kad sąskaita-faktūra būtų tvarkinga.

Ar taikomas mokesčis už sunkvežimį Londono centre (ULEZ)?

O taip, ir jis didelis. Jei jūsų biuras yra Centro Londone, sunkvežimis turi turėti specialų sertifikatą, kitaip gausite baudą, kuri ateis paštu po mėnesio. Ir mes ją perduosime jums. Tai vienas dažniausių nepageidaujamų siurprizų.

Kas dėl depozito?

Dauguma kompanijų ima depozitą (10-20%), kad užtikrintų, kad užsakymas nebus atšauktas paskutinę minutę. Jei atšaukiate vėlai, depozitas lieka kompanijai, nes jie jau laikomas vairuotoją.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima pasikalbėti, jei perkeliate didelį kiekį daiktų arba jei esate lankstus su datos pasirinkimu (pvz., galite laukti savaitę). Bet biuro perkėlimas iš Anglijos – tai ne turgus, kur galima prekiauti kaip bazelyje.

Ką daryti, jei biuro baldai pasirodė sunkesni nei manyta?

Tada kils kaina. Sunkvežimis turi svorio limitą. Jei užpildysime iki pat viršaus sunkiais metaliniais spintomis, gali tekti imti antrą mašiną arba didesnį. Verta iš anksto nurodyti apytikrį svorį.

Ar grąžina pinigus, jei mažiau daiktų?

Kartais taip, bet dažniausiai kaina yra fiksuota už mašinos nuomą. Jei paimame mažiau vietos, tai mažiau nebus, nes vairuotojas vis tiek važiuoja tuos paties atstumą.

Ar reikia mokėti už kurjerius angliškai?

Jei reikia atvežti raktus ar dokumentus tarp miestų Anglijoje, tai taip. Tai visos išlaidos, kurias apmoka klientas.

Logistika, procesas ir realus gyvenimas

Kaip vyksta procesas iš tikrųjų?

Pirmiausia susitariame dėl datos. Tada vairuotojas atvyksta (jei reikia, pirmą dieną pakrauna), važiuoja į uostą, laukia keltas, atvyksta į Lietuvą, iškrauna. Paprasta? Teoriškai taip. Praktiškai – kelyje gali plyšti padanga, arba gali užstrigti sienoje.

Ar reikia, kad aš būčiau vietoje pakrovimo metu?

Būtina ne, bet pageidautina. Bent kažkas, kas pažįsta daiktus. Vieną kartą vairuotojas išsivežė neteisingą dėžę, nes niekas neprižiūrėjo. Tiesa, vėliau atvežė atgal, bet buvo nervinga.

Kiek užtrunka kelionė į Lietuvą?

Paprastai 3-4 dienos, jei viskas gerai. Kelionė į Doverį, perėjimas, važiavimas per Belgiją arba Vokietiją (priklauso nuo maršruto), ir atvykimas. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos yra į atokesnį miestą, pridėkite dar dieną.

Ar galima vežti asmeninį daiktą kartu su biuro?

Galima, bet tai turi būti aiškiai pažymėta sąskaitoje. Negalima paslėpti savo dviračio tarp biuro stalų, kitaip muitinė laikys tai bandymu apeiti mokesčius. Asmeniniai daiktai apmokestinami kitaip.

Kas daryti, jei biure dar dirba žmonės?

Geriausia planuoti pakrovimą po darbo arba savaitgalį. Jei reikia vežti darbo metu, tai sukuria chaosą. Žmonės negali dirbti, kai jums neša stalus pro galvą. Nėra nieko blogiau nei bandyti dirbti tarp dėžių.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui per naktį?

Jei mašina užrakta ir stovi saugioje vietoje (pvz., stovėjimo aikštelėje su apsauga), tai taip. Bet jei paliekate gatvėje Londone... tai rizikuojate. Geriau, kad vairuotojas būtų su mašina arba ji būtų pilnai uždaryta sandėlyje.

Kaip sužinoti, kur yra mano daiktai?

Mes siunčiame GPS sekimo nuorodą arba tiesiog rašome žinutę „esame Vokietijoje“. Nenusiminkite, jei neatsakome iš karto – vairuotojai miega arba vairuoja (negali rašyti). (Nors dabar daugelis turi „hands-free“, bet vis tiek).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Jei jie neišmontuojami, neišvežsite. Didelės spintos turi būti išskaidytos. Mūsų komanda tai gali padaryti, bet tai užtrunka. Jei esate „ginti“ („dėti“ kažką į dėžę), tai geriau tai padaryti patys, kad sutaupytumėte.

Kas daryti su serveriu?

Jis turi būti išjungtas teisingai. Negalima tiesiog ištraukti laido. Geriausia, kad IT specialistas padarytų „shutdown“. Ir jį reikia labai gerai užpakuoti – jis jautrus smūgiams.

Ar galiu užsakyti dalinį krovinį (part load)?

Taip, tai taupo pinigus. Bet tada lauksite, kol surinksime kitus klientus tame pačiame maršrute. Galiu tiksliai pasakyti, kad tai gali užtrukti dvi savaites. Jei skubate, imkite pilną mašiną.

Kas vyksta, jei vairuotojas susirgo?

Tai retas atvejis, bet nutinka. Tada mes siunčiame kitą vairuotoją arba mašiną. Tai gali atidėti perkėlimą dienai-dvi. Tokios dalybos, deja, neįmanoma visiškai kontroliuoti.

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas (toneriai, chemija)?

Galima, bet turi būti specialios deklaracijos (MSDS). Negalima tiesiog mesti spalvotų riešutų su toneriais į bendrą krovinių masę. Tai nelegalu ir pavojinga.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje?

Užsirašykite vietą. Angliški priekabos sunkvežimiai užima daug vietos. Jei vairuotojas užims „geltonąją juostą“ arba bus privažiuotas į „Clearway“, baudos bus didelės. Suteikite jam aiškius instrukcijas.

Dėžės, pakavimas ir smulkmenos

Ką daryti su „smulkiomis“ smulkmenomis?

Pakuokite į mažas dėžes. Negalima dėti visų knygelių ir pieštukų į vieną milžinišką dėžę, kurią nekelia nei vyras, nei kėlėjas. Pakuokite pagal svorį – sunkiausios žemiau.

Ar duodate dėžes?

Taip, galime atvežti dėžių rinkinį iš anksto. Už juos paprastai imama simbolinė kaina (arba paskaičiuojama kartu su darbu). Jas reikia surinkti ir užklijuoti. (Nesužinojau, kodėl žmonės visada pamiršta užklijuoti dugną).

Kaip pažymėti dėžes?

Rašykite ant viršaus ir šonų. „Vadyba“, „IT“, „Virtuvė“. Ir nurodykite, į kurį kambarį turi nukelti. Taip sutaupysite valandas paskutinėje iškrovos vietoje.

Ar reikia išpakuoti dėžes?

Tai papildoma paslauga. Dažniausiai mes paliekame dėžes kambariuose, o jūs susitvarkote patys. Jei norite pilną „White Glove“ paslaugą (išpakuoti, padėti ant stalo), tai kainuoja brangiau.

Kaip apsaugoti stalus nuo įbrėžimų?

Reikia specialios „bubble wrap“ (putplasčio) ir kartono. Stalų viršus reikia apvynioti kelis kartus. Negalima tiesiog statyti vieno ant kito be tarpinės.

Ką daryti su vitrinomis?

Jos yra labai trapios. Reikia joms daryti medinį rėmą (kraitę). Tai kainuoja, bet jei vitrina dužta – nuostoliai dideli. Geriau užtikrinti saugumą.

Ar galima vežti atviras dėžes?

Negalima. Viskas turi būti uždaryta, kad niekas neiškristų važiuojant per bangas arba stabdant greitkelyje. Atidarytos dėžės – tai chaosas viduje.

Kiek dėžių reikės mažam biurui?

Paprastai 10-15 dėžių vienam kambariui. Bet viskas priklauso nuo to, kiek daug „šliužų“ susirinkote per tuos 5 metus. Žmonės visada sako „mažai dalykų“, o paskui gauname 50 dėžių vieno asmens daiktų.

Ar galima vežti atsižvalgymus (pictures)?

Taip, bet reikia specialių dėžių paveikslams. Negalima tiesiog padėti ant sofos. Stiklas dužta nuo mažiausio vibracijos.

Kas daryti su raktų rinkiniais?

Juos reikia paslėpti arba pasiduoti vairuotojui. Negalima užrakinti biuro ir palikti raktų viduje, o tikėtis, kad vairuotojas kažkaip įslys. Tai nutiko ne kartą.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra nieko tokio, ko negalima įveikti, bet reikalauja gero planavimo ir kantrybės. Svarbiausia – nebijoti klausti „kvailų“ klausimų apie dokumentus ir pasirūpinti draudimu. Geriau pasidaryti šiek tiek daugiau darbo iš anksto nei verkti prie sulaužyto serverio arba muitinėje. Jei viską susitvarkysite su proga, o ne paskutinę minutę, tada viskas nutiks taip, kaip turi būti – sklandžiai (arba bent jau be didelių katastrofų). Sėkmės persikraustant!