Biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu: kas iš tikrųjų vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu niekada nevyksta taip lygiai, kaip rodoma reklamos brošiūrose. Ypač dabar, kai po „Brexit“ viskas pasikeitė, o muitinės tvarstymai tapso kasdienybe. Dauguma klientų galvoja, kad tai tik paprastas daiktų pakrovimas ir nuvežimas, bet realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Jums reikalingas ne tik vairuotojas, bet ir žmogus gale, kuris galėtų išspręsti problemą vidurnaktį, kai sulaiko kraują. Štai kodėl nuolatinis ryšys ir pastovus biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu tampa ne prabanga, o būtinybe, norint išvengti ilgos pertrauklos verslo darbe.

Kainos ir bendras planavimas

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai visada pirmasis klausimas, ir, tiesą sakant, atsakymas visada vienas – „nuo ko“. Nėra vienos kainos, nes biuro perkėlimas iš Anglijos priklauso nuo tūrio, svorio ir vietos. Jei esate Londone centre, kaina bus didesnė nei kaimo vietovėje dėl pravažiavimo rinkliavų ir užstatymo problemų. Paprastai mažam biurui (pavyzdžiui, 10–15 darbo vietų) reikia skirti nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo to, kiek daug baldų ir technikos turite. Geriausia, jei atsiųstate daiktų sąrašą, tada galiu pasakyti konkretesnį skaičių be jokių „vat“.

Ar į kainą įeina ir išmontavimas bei surinkimas Anglijoje?

Dažnai žmonės many, kad mes atvykstame ir viskas patiems nulenda į sunkvežimį. Ne, tą reikia aptarti iš anksto. Standartinėje kainoje įeina pakrovimas, bet jei turite sudėtingų sistemų ar stambių seifų, kuriuos reikia išmontuoti, tai papildomai apmokestinama. Vieną kartą turėjome klientą Mančesterio, kuris pasakė „viskas paruošta“, o mūsų atvykus teko išmontuoti didelę metalinę konstrukciją su gręžtuvu. Užtokite tai, kai prašote pasiūlymo, kadangi biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu turi apimti ir šiuos smulkius darbus, kad nenukryptumėte nuo grafiko.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei biuro perkėlimo iš Anglijos su 24/7 palaikymu kainai?

Degalai, kurių kainos šokinėja kaip nori, ir keltų bilietai. Taip pat, jei perkėlimas vyksta greitai, pvz., per savaitę, reikia mokėti už vairuotojų poilsį viešbučiuose. O šiuo metu viešbučiai Anglijoje ne pigūs. Be to, muitinės brokerio paslaugos, jei reikia greito iššifravimo. Kartais klientai stebisi, kodėl brangiau nei prieš metus, bet viskas tiesiog brango. Tas pats biuro perkėlimas iš Anglijos dabar reikalauja daugiau resursų nei anksčiau, tai tiesiog realija.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkeliamas biuras ne į Vilnių?

Galima, bet ne visada. Jei reikia važiuoti į Klaipėdą ar į kažką giliau į Lietuvą, kaina gali būti net didesnė dėl papildomo kilometražo. Tačiau jei turime kelią grįžtant kur kas į Angliją ir užpildome sunkvežimį abiem kryptimis, tai galiu pasiūlyti geresnę kainą. Tai vadinasi „backload“, mūsų versle tai normalu. Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu gali tapti pigesnis, jei lanksčiame su datos pasirinkimu.

Kiek laiko užtrunka viso proceso planavimas?

Nepalikkite paskutinės akimirkos. Idealus laikas – 2–3 savaitės. Tada spėjame sutvarkyti dokumentus, rezervuoti vietą laive (kaip žinote, vietos ten baigiasi greitai) ir paruošti komandą. Jei skambinate penktadienį ir norite važiuoti sekmadienį, tai bus brangu ir stresuota. Geriau planuoti biuro perkėlimas iš Anglijos ramiai, tada ir kainos geresnės, ir nervai sveikesni.

Dokumentai, muitinė ir tas „Brexit“

Kokius dokumentus būtinai reikia paruošti?

Sąrašas ilgas, bet pagrindiniai yra krovinio manifestas, sandėliavimo sąrašas (inventorius) ir transporto sutartis. Labai svarbu, kad inventoriaus būtų detalus – ne „biuro baldai“, o „5 stalai, 10 kėdžių, 2 spintos“. Muitininkai mėgsta tikslumą. Be to, reikės Jūsų įmonės registracijos dokumentų, jei vežate įmonės turtą. Be tvarkingų dokumentų biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu gali užstrigti sienoje ir tas palaikymas gali tekti iššaukti daug kartų.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar muito?

Jeigu perkėliate biurą, t.y., perkeliate įrangą, kuri buvo naudojama verslui Anglijoje ir ją tęsiate Lietuvoje, tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas (intra-community supply). Tam reikia abiejų šalių PVM mokėtojų kodų. Muito paprastai nėra, nes tai ne prekės pirkimui-pardavimui, o turto perkėlimas. Bet (čia yra svarbu) jei daiktai nauji, su etiketėmis, muitinė gali manyti, kad tai prekės ir pridėti mokesčius. Geriau viską pasikonsultuoti iš anksto.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų muitinėje?

Tuomet prasideda naktinės pamokos. Jei trūksta Power of Attorney (įgaliojimo), mūsų brokeris negali kalbėti už jus. Reikės skubiai siųsti el. paštu, pasirašyti. Kartais gali tekti laukti iki ryto, kol muitinė atsidaro. Būtent tokiu atveju biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu pasirodo esąs auksas – mūsų dispečeriai gali susisiekti su jumis bet kuriuo paros metu, kad išspręstumėme šią painiavą. Bet geriau netesti, viską turėkite pasiruošę.

Ar galima vežti kompiuterius ir serverius be problemų?

Galima, bet turi būti aiškus jų serialiniai numeriai (serijiniai numeriai). Ypatingai serveryje – jis dažnai turi duomenis, o ne tik geležies vertę. Muitinė gali klausti, ar tai ne jautri informacija. Techniškai tai nėra draudžiama, bet rekomenduoju daryti atsarginęs kopijas (backup) prieš vežant. Vieną kartą (nepasakysiu kur) klientas numetė serverį pakrovimo metu, ir... na, buvo liūdna. Todėl biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti atsakingas.

Kas daryti, jei muitinė atsitrenkia į krovinį ir pradeda detaliai tikrinti?

Tai vadinama „kontrole“. Gali užtrukti valandą, o gali ir dvi paras. Jei viskas tvarkingai, tiesiog laukiame. Jei randa kažką nurodyta neteisingai – baudos. Tokiu atveju mūsų 24/7 palaikymas dirba kaip tarpininkas, stengdamasis išvengti baudų ar bent jau sužinoti, kas vyksta. Be to, biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu leidžia jums nebūti prie telefono visą naktį, mes padarysime viską, kas priklauso nuo mūsų.

Ar reikia specialių leidimų elektroninei technikai?

Paprastai ne, jei tai standartinis biuro kompiuteris. Bet jei turite specialią aparatūrą, pvz., galingus serverius ar duomenų laikiklius, gali reikėti eksporto licencijos (tikrai, geriau butų patikrinti su brokeriu). Anglija dabar griežtina eksporto kontrolę, ypač dėl duomenų saugumo. Nežinau, ar jūsų technika tenka po tą kategoriją, bet geriau pasakyti iš karto, negu vėliau aiškintis prie sienos.

Pakavimas, technika ir baldai

Kaip geriausiai supakuoti jautrią techniką?

Gerai, kad klausiate. Nenaudokite paprastų gazetinių laikraščių – jie braižo. Reikia burbuliukų plėvelės (bubble wrap) ir kietų dėžių. Monitoriai turi būti uždengti specialiomis medžiaginėmis arba įpakuoti į originalias dėžes, jei jos liko. Monitoriaus ekranas yra brangiausia dalis, jį lengviausia užlaužti. Esant biuro perkėlimui iš Anglijos su 24/7 palaikymu, mes galime atsiųsti dėžes iš anksto, kad jūs spėtumėte viską pasidaryti.

Ar jūsų komanda atvyksta pakuoti, ar tai turi daryti klientas?

Mes galime daryti abu. Jei norite sutaupyti, pakuoja patys. Jei norite, kad mes viską padarytume „po raktą“ – tai papildoma paslauga. Tiesa, Anglijoje darbo jėga brangi, tad jei reikia mūsų pakautojų, tai kils kaina. Bet dažniausiai klientai patys pakuoja smulkius daiktus, o stambius baldus palieka mums. Tai optimalus variantas biuro perkėlimui iš Anglijos.

Kaip elgtis su biuro spintomis ir seifais?

Spintos turi būti tuščios. Negalima veži spintos pilnos dokumentų – per sunku ir pavojingu dėl turinio išbyrėjimo. Seifai turi būti atidaryti ir, jei įmanoma, išmontuoti svoriai (pvz., durys). Vienas kartą teko veži seifą, kuris svėrė 400 kg, o liftas neveikė... tai buvo linksma. Jei žinote apie tokias kliūtis, praneškite iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu reiškia, kad mes planuojame ir tokius ekstremalius atvejus.

Ar reikia išmontuoti visus stalus?

Taip, būtinai. Stalų kojos nuimamos, plokštės apvyniojamos. Jei paliksite surinktą, didelė tikimybė, kad jis susilaužys arba nudingsi detalės. Mažos detalės (varžtai, rakteliai) turi būti sudėtos į pažymėtas maišelius ir prikabintos prie stalo. Kitaip surinkimas Lietuvoje taps galvos skausmu. Mums biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tik krovimas, tai ir logika.

Kas daryti su biuro atliekomis – ar galima atvežti ir išmesti?

Ne, negalima. Mes ne turėjimų išvežimo kompanija. Jei turite senas kėdes ar sugedusius spausdintuvus, juos reikia išmesti Anglijoje pagal vietines taisykles (recycling centre). Lietuvoje negalima atvežti šiukšlių be specialių leidimų, tai tikrai nepavyks. Apie tai dažnai užmiršta, tad atkreipiu dėmesį.

Ar saugu vežti konfidentialius dokumentus?

Saugu, jei juos patys pakuojate ir užrakinate. Mes nežiūrime, kas viduje. Tačiau rekomenduoju konfidentialius dokumentus vežti su savimi (rankiniame lagamine), o ne biuro perkėlimo iš Anglijos metu bagažinėje. Nors sunkvežimiai yra užrakinti ir stebimi, rizika visada yra – praradimas arba gaisras (nors retai, bet būna). Geriau saugumą turėti kišenėje.

Ar reikia specialių dėžių failams?

Labai rekomenduoju. Failų dėžės (tokios su dangteliais) leidžia statyti vieną ant kitos, tai taupo vietą. Jei tiesiog supilsite dokumentus į didesnes dėžes, jie susigauš ir taps nepanaudojami. Tvarka dokumentuose – pusė sėkmės, kai atsikeliate į naują biurą.

Kelionės eiga, vairuotojai ir 24/7 palaikymas

Kiek laiko trunka pati kelionė per jūrą?

Kelionė iš Londono (arba netoliese esančio sandėlio) iki Lietuvos trunka paprastai 3–4 dienas. Pati plaukiojimas iš Doverio (arba Portsmouth) į Calais (arba Dunkirką) trunka apie 1,5–2 valandas, bet laukimas uoste (check-in) gali užtrukti valandą ar dvi. Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu yra planuojamas tiksliai, nepamainant laiko uoste.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, o angliškai supranta pagrindinius dalykus. Tačiau jei reikia kalbėtis su Anglijos pareigūnais ar sandėlio darbuotojais, visada galite paskambinti mums – mūsų dispečeriai kalba sklandžiai angliškai. Tai yra to biuro perkėlimo iš Anglijos su 24/7 palaikymu privalumas – jums nereikia būti vertėju.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime techninį pagalbą visoje Europoje. Jei sugenda, išvažiuoja mechanikas. Jei sunkvežimis negali važiuoti toliau, perkrauname į kitą. Tai gali užtrukti, bet mes viską sprendžiame. Jums tiesiog reikia kantrios, o mūsų komanda dirba 24/7, kad išspręstų problemą. Apie tai pranešame iš karto.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sekimą. Galite žiūrėti programėlėje arba tiesiog paklausti dispečerio. Nors vairuotojais kartais užmiega ir neatsako į telefoną, dispečeris visada žino, kur jis yra. Svarbu, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu duotų jums šią ramybę – žinoti, kur turtas yra.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstrigs spūstyje prieš uostą?

Anglijoje, ypač prie Doverio, spūstys yra kasdienybė. Jei įvyksta Brexit susidūrimai (protestai arba papildomi patikrinimai), eilės gali būti 10 km. Vairuotojas praneša, mes pranešame jums. Negalima nieko padaryti, tik laukti. Todėl grafikas turi būti šiek tiek lankstus, sakyčiau, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra traukinys, kuris važiuoja tiksliai pagal minutę.

Ar galite atvežti tiesiai į biurą penktadienį vakare?

Galime, jei biuras yra pasiekiamas sunkvežimiu. Jei centro senamiestyje, kur yra mažos gatvelės, teks iškrauti ant artimiausios aikštelės arba naudoti mažesnį sunkvežimį (paskutinę milę). Vakarais daugiau laiko, nes mažiau eismo, taigi penktadienio vakaras – geras laikas, kad būtumėte pasiruošę pirmadienio darbui.

Ką daryti, jei Lietuvoje naujame biure nėra lifto, o baldai dideli?

Tuomet reikia mūsų „kranininkų“ – vyrų, kurie neša rankom. Arba nuomame mobiliąją platformą. Tai papildomai kainuoja, bet įmanoma. Svarbu apie tai pranešti iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie durų. Mums biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu reiškia, kad mes prisitaikome prie jūsų vietos sąlygų.

Problemos, draudimas ir rizikos

Ar turiu draudimą? Kas nutinka, jei kas nors susilaužo?

Taip, mes turime standartinį draudimą (CMR), bet jis dengia tik ribotą sumą (pvz., 10–20 eurų už kg). Jei turite brangią techniką, reikia papildomo draudimo. Patikrinkite sąlygas. Jei kažkas susilaužia mūsų kaltės, mokame kompensaciją. Bet jei blogai supakuojate ir viduje susilaužia monitorius, tai ne mūsų kaltė. Dėl to pakavimas yra taip svarbus.

Ar tikrai galite susisiekti su vadybininku vidurnaktį?

Taip, tai ne tuščiai žodžiai. Aš pats paimu telefoną 3 valandą ryto, jei įvyksta avarija. Be to, turime budinčius dispečerius. Žinau, kad daugelis firmų rašo „24/7“, bet nukreipia į atsakiklį. Pas mus, jei skambinate dėl biuro perkėlimo iš Anglijos su 24/7 palaikymu, gausite realų žmogų. Tai mano verslo garbės reikalas.

Kodėl kai kurios firmos užima mažiau, bet paskui reikalauja daugiau?

Tai senas triukas. Jie duoda mažą kainą, o paskui, kai jau daiktai pakrauti, prideda „mokesčius už liftą“, „mokesčius už užstatą“, „pavojinguju kroviniu mokestį“. Mus tai erzina, nes gadina verslo reputaciją. Mes stengiamės nurodyti kainą iš karto. Jei mataite per mažą kainą, tai greičiausiai „melavimas“. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti sąžiningas.

Kas daryti, jei Anglijoje pasidarė chaosas (pvz., streikas) ir negalima išvykti?

Tada laukiame. Streikai uostuose arba muitinėse dabar dažni. Jei dėl to užtrunkame, mes ne baudome, jei tai ne mūsų kaltė. Bet stengiamės rasti kitą maršrutą (pvz., per Hull arba Zeebrugge), jei įmanoma. Lankstumas – mūsų ginklas.

Ar saugu duoti vairuotojui raktus nuo biuro Anglijoje?

Geriau duoti atsakingam asmeniui, kuris padeda krauti. Vairuotojas – geras vaikinas (dažniausiai), bet jam reikia važiuoti toliau. Geriau, kad jis nelauktų, kol jūs uždarysite biurą. Pasirūpinkite, kad kas nors būtų atsakingas už prieigos raktus, kadangi biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu turi vykti sklandžiai be kliažojimosi prie durų.

Ką daryti, jei naujame biure nėra vietos iškrauti?

Tai būna. Vieną kartą važiavome į Klaipėdą, o klientas dar nėjo pasirašyti nuomos sutarties ir vietos nebuvo... Teko laikyti daiktus mūsų sandėlyje Lietuvoje keletą dienų. Tai papildoma kaina, bet išeitis. Todėl tikrinti vietą iš anksto.

Ar galite padėti su biuro įrangos ištrynimu (duomenų ištrynimas)?

Ne, mes ne IT specialistai. Mes galime fiziškai perkelti serverį, bet ne ištrinti duomenis iš jo. Tai turi daryti jūsų IT specialistas prieš mus atvykstant. Saugumo sumetimais duomenys turi būti ištrinti arba užšifruoti.

Kaip elgtis su augalais arba alkoholiu biuro?

Augalus vežti sunku (fitosanitarijos pažymos reikalingos), geriau juos palikti arba duoti kolegoms. Alkoholį (jei turite biuro barą) galima vežti, bet jis turi būti deklaruotas atskirai, tai gali sukelti muitinės susidomėjimą. Geriau tai išgerti arba atiduoti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos nevirtų alkoholio kontrabanda skandalu (juokauju, bet yra rimtų atvejų).

Išvada

Viskas sumažėja į vieną – pasitikėjimą. Perkelti verslą iš vienos šalies į kitą yra didelis žingsnis, o biuro perkėlimas iš Anglijos su 24/7 palaikymu yra tas ratus, kuris užtikrina, kad jūsų verslas ne sustos. Nerašau čia gražių frazių, tiesiog žinau, kad geriausia reklama yra kai klientas sužino, kad jo daiktai saugūs ir laiku atvyksta. Pasiruoškite dokumentus, užsirašykite dėžes, o likusį chaosą palikite mums – mes jau su juo susidūrime ne kartą.