Biuro perkėlimas iš Anglijos – profesionalus projektų valdymas

Dirbu šitoje srityje beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, galvos neskaityčiau. Gyvenau tais kroviniais, tais vairuotojais, tais muitininkais. Kai klientas skambina ir klausia apie biuro perkėlimą iš Anglijos, jis dažnai galvoja, kad tai tiesiog "užsakyti sunkvežimį ir įkelti dėžes". O kaip ten yra iš tikrųjų? Tai yra chaosas, jei niekas neužtikrina to projekto valdymo. Turi būti vienas žmogus – vadovas, kuris žino, kur dėžė su kava, kur serveriai ir kur pasirašyti dokumentai, kad jūsų duomenys neišplyštų į orą. Be galo daug smulkmenų, kurios suardo pajėgumus, jei palikti viską atsitiktinumui. Nors Anglija jau ne ES, viskas susikerta per muitinę, ir reikia tikrai kantrybės.

Paprasčiausių klausimų, iš kurių viskas prasideda

Ar tikrai reikia projekto vadovo ar susitvarkome patys?

Galit patys, jei norite prarasti nervus ir pusę darbo laiko. Biuro perkėlimas iš Anglijos – ne tai, kas įkrauti sofas į furgoną. Čia yra logistika, dokumentai, laiko planavimas. Turi būti žmogus, kuris tikrina, ar vairuotojas neužmigo kažkur Belgrade (o buvo ir tokių atvejų). Projektų valdymas čia reiškia, kad jūsų IT komanda dirba, o ne nešioja monitorius. Vienas žmogus turi sujungti anglus, lietuvius, dokumentus ir vairuotojus. Be to, pasitikėjimas savo jėgomis dažnai baigiasi tuo, kad paskutinę dieną paaiškėja, nebus kur įrašyti inventoriaus. Geriau turėti tą profesionalą, kuris suvaldo šią "cirko" programą.

Kiek laiko užtrunka visa procesa nuo pradžios iki galo?

Nesakyčiau, kad tai daroma per savaitę. Minimaliai turite numatyti mėnesį, o jei didelis biuras – tai dar ilgai. Viskas prasideda nuo apžiūros, baigiasi pakrovimu. Tų dėžių surinkimas ir žymėjimas užima daugiau laiko nei atrodo. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja ir laiko derinti išvykimo datas su keltų arba tunelių grafiku. Negali būti taip, kad sunkvežimis atvažiuoja anksčiau nei jūs uždarote biurą London centre. Ten pat saugojimo vietas reikia rezervuoti iš anksto, jei datos nesiduria. Geriau užimti porą savaičių ilgiau, nei vykti panikojant.

Kas dėl to pačių dėžių – kur jas gauti?

Įmonės dažnai užsigirsta dėžių iš parduotuvių, bet tai blogai. Jos netinka. Jums reikia specialių, su dangteliais, stiprių. Mes dažnai tiekiame jas patys, įskaičiuodami į kainą. Kartais įvyksta situacijos, kai klientas sako "mes viską turime", o paskui galima matyti, kaip jų dėžės išsiskiria važiuojant per M25 žiedą. Negaila pinigų už gerą pakavimą, kadangi biuro technika brangi. O jei dar drėgnėja Anglijoje... tai viskas apnužyja. Taigi, dėžės – tai ne smulkmena, o pagrindas.

Ar reikia sąrašo, kas ten yra?

Būtina. Absoliučiai būtina. Biuro perkėlimas iš Anglijos be inventoriaus sąrašo yra būdas mesti pinigus į vandenį. Pasirašote "kompiuteriai", bet kiek jų? Kokia būklė? Vieną kartą važiavom, vairuotojas užkrovė viską, o atvykęs Lietuvoje – nesugebėjo įrodyti, kad viskas čia. Muitinė ir draudimo kompanijos mėgsta popierius. Tegul jis netgi tobulas nėra, bet bent jau yra. Tuomet žinot, ko ieškoti, jei kažkas dingsta arba suyra.

Dokumentai ir tų angliškų sąlygų painiava

Ką daryti su muitinešiais ir EORI numeriu?

Aišku, dabar, kai Anglija ne ES, tai viskas tapo sudėtingiau. Jums reikalingas EORI numeris. Jei jo neturite, nė nebandykite važiuoti, nes sustatys ir baudos bus didelės. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja, kad visi dokumentai būtų pildyti be klaidų. Mes darome išankstinę deklaraciją, kad vairuotojas neturi laukti pasienyje. Tiesą sakant, kartais sunku pasakyti, ką šiandien reikalauja muitinė, nes taisyklės keičiasi kaip oras. Bet su patirtimi viską sušifruojame, tiesiog reikia kantrybės ir dėmesio detalėms.

Ar mums reikalingas draudimas?

Be abejo. Varkantis per jūrą ar tunelių, visada galima kažką sudaužyti. Ypač jei keliaujant Anglijos keliais kur būna nelygu. Biuro perkėlimas iš Anglijas (tarkim, dabar teisingai Anglija) su draudimu suteikia ramybę. Negalite pasikliauti, kad vairuotojas bus kitoks. Kartais jis pavargęs, kartais kelyje kažkas įvyksta. Draudimas apima ir techniką, ir baldus. Tikrai nenaudokit tų mažų, pigių variantų, kurie nieko nedengia. Imkite visapusišką, bent iki 10 tūkstančių eurų.

Kaip su TVS (PVM) ar VAT?

Čia visada įdomu. Jei perkėliate biurą, tai laikoma eksportu iš UK ir importu į ES. Galbūt galite taikyti nulinę PVM savo mokesčių deklaracijose. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti laikomas perkėlimu į kitą ES šalį, todėl reikia konsultuotis su savo buhalteriu. Mes tik važiuojame ir pateikiame faktūras, bet tas mokesčių koregavimas – jūsų darbas. Nenorėčiau, kad kokius pinigus reikėtų mokėti už papildomą biurokratiją. Geriau iš anksto susitarti su žmogumi, kuris išmano taisykles.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, bet... gi apie tai reikia pranešti. Negi galima slėpti tarp serverių savo drabužių dėžę? Muitinė to nemėgsta. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti aiškus – krovinys yra biuro turtas. Jei darbuotojai turi asmeninių daiktų, reikia juos išvardinti atskirai arba tada tai tampa kitokia operacija. Buvo atvejų, kai bandėme praslysti su mažais krepšiais, bet kriminalai ant sienos viską pamatė. Geriau tiesiog viską užrašyti ir būti sąžiningu.

Kokius dokumentus pasirašo vairuotojas?

CMR konsignacija. Tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina, kad gavote krovinį. Be jo, niekas nieko neduoda. Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi tuo momentu, kai pasirašote CMR ir patvirtinate, kad viskas atvyko sveika. Pasitikrinkite skaičius. Kartais vairuotojai užrašo mažiau dėžių nei buvo, tiesiog norėdami greičiau išvažiuoti. Nedarykite to. Skaičiuokite dvi kartus. Ir įsidėkite to CMR kopiją sau, draudžiu.

Logistika ir fizika – kaip tą viską nešti

Ar įmonė užima baldų surinkimą ir išmontavimą?

Dažniausiai taip. Geriau, kad tai daro profesionalai, o ne jūsų programuotojai. Biuro perkėlimas iš Anglijos apima ir stalų išmontavimą, ir spintų išardymą. Tiesą sakant, kai kurių baldų neišmontavus tiesiog neina išnešti pro duris. Reikia tų įrankių, žinių. Kasdien matome, kaip klientai bando tai daryti patys ir paskui sužeidžia rankas arba sulaužo koją nuo lentynų. Palikite tai mums, mes turime savo meistrus, kurie tai darba greitai.

Kaip elgtis su technika – serveriais, kompiuteriais?

Labai atsargiai. Prieš išmontuojant reikia viską išjungti ir užfiksuoti (pasidaryti nuotraukas laidų išdėstymo). Biuro perkėlimas iš Anglijos technologijų požiūriu yra kritinis momentas. Serverius dedame į specialias dėžes, su šoku slopinimo medžiaga. Negalima tiesiog mesti į furgoną. Vienas klientas buvo palikęs serverį įjungtą važiuojant, kai mes atėjome jo išsijunginti... na, laimei, nieko nesudegė, bet rizika didelė. Technika brangi, todėl su ja elgiamės kaip su kiaušiniais.

Ar padėsite supakuoti smulkius daiktus?

Žinoma, jei sutinkame. Turime pakavimo komandą, kuri atvažiuoja, deda viską į dėžes, klijuoja lipdukus. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti "raktas į rankas" paslauga. Tie popieriai, tuos rašikliai, tuos augalus – viskas turi eiti į dėžes. Rekomenduoju taip daryti, nes tada jūsų darbuotojai gali dirbti iki paskutinės minutės, o ne būti susiraukę su popierium. O jei dar ir dėžės užrašomos pagal skyrius – tai iš vis idealu.

Kas su baldais, kurie netilps į naują biurą?

Tai dažna problema. Kartą atėjome į naują biurą Lietuvoje, o liftas per mažas dideliems stalams. Biuro perkėlimas iš Anglijos turėtų apibrėžti ir išmetamąjį plotą. Galbūt reikės išsikrauti dalį baldų į sandėlį arba parduoti juos. Geriau tai sužinoti anksčiau, ne važiuojant. Mes galime jums padėti suvienodinti inventorių, kas liko, kas nueina. Negaila atsikratyti senųjų rūdžių, jei tai sutaupo transporto išlaidas.

Kiek furgonų reikės?

Priklauso nuo tūrio. Mažam biurui – vienas 3,5 tonų furgonas. Dideliam – 20 metrų sunkvežimis su tentu. Biuro perkėlimas iš Anglijos planuojamas taip, kad neužkrauti per daug, nes sunkvežimis ant svarbių svarsto. Reikia žinoti tikslius matmenis. Aš asmeniškai visada rekomenduoju padaryti vaizdo įrašą arba nuotraukas, kad matyčiau kas ir kaip stovi. Tada tiksliai pasakysiu, kiek vietos reikia.

Anglijos specifika – Londonas ir keliai

Kaip su parkavimu Londone centre? Tai baisu.

O taip, tai pyktis. Londono rajonuose reikia leidimo (suspension) iš savivaldybės stovėti sunkvežimiui. Biuro perkėlimas iš Anglijos, ypač iš sostinės, reikalauja specifinių leidimų. Tai užtrunka keletą savaičių gauti. Negalima tiesiog užstoti gatvės – "greitieji" bus čia per penkias minutes. Mokame už tą leidimą ir už vietą. Viskas kainuoja, bet kitaip neišeina. Buvome atvejų, kai teko nešti krovinį 100 metrų, nes sunkvežimis negalėjo privažiuoti prie pat durų.

Ar mokate už "Congestion Charge" ir "ULEZ"?

Žinoma. Jei važiuojame į Londoną, mokame už važiavimą miesto centru ir už užterštumą. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi savo specifinių mokesčių, kurių negalima apeiti. Nauji sunkvežimiai geriau, jie tenka į zoną, seniems gali tekti mokėti daugiau. Tas ULEZ apima didelę dalį miesto dabar. Viską apskaičiuojame kainoje iš anksto, kad klientas neturėtų staigmenų. Nieko nenorime paslėpti.

Ką daryti, jei kelyje įvyks avarija?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra ilgas kelias. Jei lūžo ašis arba užsidegė variklis, statome kitą furgoną arba sunkvežimį ir perkrauname. Tai gali atidėti atvykimą dienai-dviem. Tokiose situacijose svarbu likti ramiam ir pranešti klientui. Niekada nedelsime. Kartą neteko netekti laiko ir darybą atlikti per naktį, kad spėtum į terminą.

Ar galima nuleisti daiktus tarpiniam sandėlyje?

Galima, jei terminai nesiduria. Tarkime, biuras uždaromas penktadienį, o naujas atsidaro pirmadienį. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali turėti pertrauką. Mes turime sandėlius Lietuvoje ir partnerius Anglijoje. Ten laikome saugiai. Tik prieš tai užpildome inventorių, kad niekas neišnyktų. Tas sandėlis taip pat kainuoja, bet kartais tai reikalinga galimybė, ne privalumas.

Pinigai ir neišvengiamos išlaidos

Kas lemia galutinę kainą?

Atstumas, kiek dėžių, kiek darbo valandų reikia Anglijoje ir Lietuvoje, ir keltų kaina. Biuro perkėlimas iš Anglijas – tai ne fiksuota kaina. Pirmiausia reikia apžiūrėti (galbūt per vaizdo skambutį), tada pasakome skaičių. Jei pasakyta "apie", tai gali pasikeisti, kai pamatome, kad tų dėžių yra dvigubai daugiau nei kalbėta. Nenoriu apgauti, tiesiog reikia tikslumo.

Ar reikia mokėti užsisakyti iš karto?

Įprastai imamas avansas (depozitas), kad užfiksuotume datas ir pasirūpintume transportu. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja išankstinio užsakymo, nes vietų ant keltų nebūna. Likusi dalis sumokama atlikus darbą. Jei staiga atšaukiate paskutinę minutę, avansas negrįžta, nes mes jau išleidžiame pinigus. Tai sąžininga ir aišku.

Ar gali būti papildomų mokesčių ant kelio?

Gali. Jei vairuotojas laukia ilgiau nei planuota, jei reikia išmontuoti kažką sudėtingo, jei reikia naudoti keltuvą (liftą), kurio nėra. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi savo neprognozuojamumų. Bet apie tai sakome iš anksto. Nebūna taip, kad atvažiavome ir pareikalavome dvigubos kainos be priežasties. Visada aptariame tas galimybes. Darba turi būti atliktas kokybiškai.

Ar pigiau, jei susirandame savo vairuotoją?

Gali būti pigiau, bet ar saugu? Žinot, kas tas vairuotojas? Ar jis neveš jūsų daiktus į antrą ranką? Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai atsakomybė. Jei pasirinksite "vabalą" iš skelbimų, gali pradingti technika. Mūsų kaina apima draudimą, atsakomybę, kontrolę. Kartas nuo karto gerais taupyti, bet ne čia. Rizikuojate daugiau prarasti nei sutaupyti.

Ką daryti, jei biuro biudžetas ribotas?

Tada reikia labai gerai planuoti galimybes. Galbūt dalį dėžių vežate patys mažesniu furgonu? Galima. Bet sudėtingesni dalykus paliekite profesionals. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti dalinai padarytas savo jėgomis. Mes padėsime su planu, kad jums išeitų pigiau. Svarbiausia – nedarykite kompromisų su technika ir dokumentų saugumu.

Paskutinės minutės nerimą

Kas daryti, jei naujas biuras nebaigtas remontu?

Tai klasika. Buvome nešę baldus po dažais, kur dar drėgnėja. Biuro perkėlimas iš Anglijos kartais turi būti lankstus. Galbūt reikia dalį daiktų laikyti sandėlyje arba padengti juos drobe. Negalima laukti remonto pabaigos, jei sutartis sename baigiasi. Susitariau su vadovais, kur dalį galima padėti, kur ne. Svarbu tiesiog ne sugadinti tų naujai išdažytų sienų.

Ar padėsite išmesti senus daiktus? Taip, galime užsakyti didelių atliekų ivežimą. Nereikia vežti šiukšlių per jūrą, tai brangu. Biuro perkėlimas iš Anglijos taip pat reiškia "atyvinimą". Seni spintelės, sugedę kompiuteriai – viską išvežame į šiukšliadėžę Anglijoje prieš išvykdami. Tai sutaupo vietos furgone ir pinigų. Vienas klientas taip padarė ir mums labai pagerino darbą – nebereikėjo trinti dulkių iš senų fotelių.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais? Gerai, kad paklausiate. Darbuotojai dažnai pamiršta pasiimti daiktų. Mes turime dėžes "nepaisomų daiktų", kur sudedame viską, kas liko ant stalų. Biuro perkėlimas iš Anglijos apima ir tą "grybų rinkimą". Po to paskambinu jam ir sakau - "tavo dėžė pas mus". Kai kas atvyksta pasiimti, o kas ne – mes laikome pora mėnesių, paskui į šiukšles. Gyvenimas.

Ar galima sekti krovinio buvimo vietą?

Taip, duodame nuorodą arba skambinu vairuotojui. Žinot, kur jis yra, ramina nervus. Biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta per kelias valstybes. Kartu signalas dingsta tunelyje arba prie jūros. Bet bendrai galite matyti judėjimą. Tai vadybininkas daro, kad jums nereikėtų jo klaustinėti kas valandą. Kas penkias minutes neskambinu, nebijokit.

Kas daryti, jei vairuotojas nekalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba lietuviškai, bet jei reikia lokalaus(angliško) vairuotojo, kalbame angliškai. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai tarptautinis verslas. Mūsų vadybininkai verčia, jei reikia. Nėra problema susikalbėti. Svarbiausia suprasti instrukcijas, kur dėti dėžes. Kartais kalbos barjeras būna juokingas, bet su rankų judesiais viskas išsiaiškina.

Išvada

Viskas apsisuka ne tiek apie sunkvežimius, kiek apie suplanavimą ir žmonių koordinavimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sklandus net ir po Brexit, jei tu pasirinki pasitikėjimą ir nebandysi daryti visko vienas per naktį. Profesionalus projektų valdymas iškelia tą apkrova nuo tavo pečių. Tiesiog būk sąžiningas apie tai, kiek turi daiktų, ir laikis to termino. O likusią šūdą (atleisk, šiukšlę) mes išspręsim už tavęs. Sėkmės naujame poste ir vengyk streso.