Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus

Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus skamba ramiai, bet praktikoje tai dažnai reiškia daug smulkmenų: kas išduos raktus, ar pastato administracija leis naudoti liftą, ar dokumentai paruošti, ar kompiuteriai išjungti, ar kas nors nepamiršo serverio kabinoje. Iš Anglijos į Lietuvą ar kitą ES šalį vežti reikia ne tik jėgos, bet ir tvarkos. Per metus mačiau gražių perkraustymų ir tokių, kur žmonės paskutinę minutę ieškojo dėžių po stalais.

DUK

Biuro perkėlimas iš Anglijos: išsikraustymo planavimas JK

Kiek anksčiau pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Mažam biurui užtenka 3–5 savaičių, jei viskas jau aišku. Vidutiniam biurui geriau turėti 6–8 savaites. Jei kalbam apie didelę įmonę, sandėlį, archyvus ar IT įrangą, reikia daugiau laiko. Anglijoje pastatų administracijos kartais reikalauja išankstinio leidimo krovimui, ypač Londono centre. Buvo atvejis, kai klientas turėjo „laisvą“ penktadienį, bet pastatas leido krauti tik nuo 7 iki 9 ryto. Tai šiek tiek keičia planą.

Ar galima perkelti biurą iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo į Lietuvą?

Taip, galima iš Londono, Mančesterio, Birmingamo, Leeds, Bristolio, Edinburgo ir kitur. Svarbiausia – privažiavimas, pakrovimo vieta ir dokumentai. Londonas dažnai sudėtingesnis dėl ULEZ, congestion charge, parkavimo leidimų ir siaurų gatvių. Iš Mančesterio ar Birmingamo kartais lengviau organizuoti transportą, nes mažiau kamščių, nors maršrutas iki keltų vis tiek reikalauja laiko. Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus prasideda nuo realaus vietos įvertinimo.

Ką daryti, jei nuomos sutartis baigiasi greitai?

Tada reikia greitai sutvarkyti prioritetus: kas išvežama pirmiausia, kas lieka, kas išmetama, kas sandėliuojama. Jei terminas labai trumpas, galima naudoti trumpalaikį sandėlį Anglijoje, o po to siųsti krovinį į Lietuvą. Tai kainuoja papildomai, bet gelbsti. Esu matęs, kad įmonės palieka baldus pastate „dar porai dienų“, o paskui moka saugojimo mokestį, kuris netikėtai tampa didesnis už dalį transporto.

Ar reikia informuoti pastato administraciją?

Būtina. Daugelyje Anglijos biurų negalima tiesiog atstatyti sunkvežimio prie durų ir pradėti krauti. Reikia krovimo lango, draudimo dokumentų, kartais risk assessment, kartais leidimo naudoti liftą. Jei to nepadarote, vairuotojas gali stovėti gatvėje ir laukti, o laikas skaičiuojamas. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos visada prasideda ne nuo dėžių, o nuo leidimų.

Ar galima krauti darbo dienomis, kai biuras dar dirba?

Galima, bet reikia labai tiksliai suplanuoti. Viena dalis biurų kraunama ryte, kita dirba, tada darbuotojai perkeliami į kitą zoną. Tai įmanoma, jei daiktai pažymėti ir komanda didelė. Bet jei reikia išjungti elektrą, internetą ar serverius, tada darbo dienomis bus sunku. Kartais patogiau dirbti vakare. Tiesa, vakare Anglijoje kai kurie pastatai uždaro šildymą, ventiliaciją ir apsaugą – smulkmena, kurią reikia žinoti.

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais biure?

Geriausia paprašyti, kad kiekvienas darbuotojas susipakuotų asmeninius daiktus pats. Puodeliai, nuotraukos, ausinės, vitaminai, senos užrašų knygelės – visa tai atrodo paprasta, kol prasideda atsakomybė. Jei įmonė nori, kad krovėjai tai darytų, reikia aiškaus sutikimo ir žymėjimo. Buvo situacija, kai viena dėžė „asmeniniai daiktai“ atvažiavo į Lietuvą be savininko, nes savininkas jau dirbo nuotoliniu būdu iš Ispanijos.

Pakavimas, inventorizacija ir dokumentai

Kaip inventorizuoti biurą prieš perkėlimą iš Anglijos?

Reikia sąrašo pagal zonas: recepcija, open space, IT kambarys, virtuvė, sandėliukas, archyvas. Kiekviena zona turi turėti numerius ir atsakingą žmogų. Jei turite 200 dėžių, sąrašas turi rodyti ne tik „200 dėžių“, bet ir kas jose yra. Kitaip iškrovimo metu Lietuvoje visi žiūri į kalną kartono ir galvoja, kad tai ne biuras, o archeologijos kasiniai.

Kas atsakingas už packing listą?

Packing listą geriausia ruošti kartu: klientas žino turinį, pervežimo komanda žino, kaip tai bus supakuota ir pažymėta. Galutinis dokumentas turi atitikti realybę. Jei packing liste parašyta 40 monitorių, o krovinys turi 38, tai reikia žinoti iškart. Po savaitės jau sunku įrodyti, ar jie dingo Anglijoje, ar tiesiog kažkas suskaičiavo blogai. Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus be popierių netampa patogus.

Ar reikia komercinės sąskaitos vežant naudotus biuro baldus?

Dažniausiai taip, net jei baldai seni ir neturi rinkos vertės kaip nauji. Muitinei reikia suprasti, kas vežama, kodėl vežama, kokia vertė, kas siuntėjas, kas gavėjas. Naudoti baldai gali turėti simbolinę vertę, bet dokumentas vis tiek turi būti. Kartais klientai sako: „Juk tai tik kėdės.“ Taip, tik kėdės, kurios be popierių gali sustabdyti visą sunkvežimį. Popieriai nėra malonūs, bet naudingi.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Kompiuterius reikia išjungti, atjungti, pažymėti kabelius, supakuoti atskirai. Serverius geriau išjungti pagal IT procedūrą, ne „spaudžiam mygtuką ir žiūrim“. Jei serveriai brangūs ar kritiniai, reikalingas IT specialistas. Kabelius dėkite į maišelius su etiketėmis. Buvo atvejis, kai visi kabeliai atvažiavo viename dideliam maiše, o IT žmogus žiūrėjo į jį kaip į nusikaltimo vietą.

Ar dokumentus galima vežti kartu su baldais?

Techniškai galima, bet konfidencialius dokumentus geriau vežti atskirai, užplombuotose dėžėse. Jei dokumentai labai svarbūs, galima juos pristatyti atskiru reisu arba kartu su atsakingu darbuotoju. Popierius sunkus, todėl dėžės neturi būti perpildytos. Kartais geriau dokumentus suskenuoti arba sunaikinti pagal taisykles, nei vežti visą archyvą per Europą. Ne visada senas popierius turi vertę, kartais jis turi tik svorį.

Kaip apsaugoti baldus nuo įbrėžimų ir drėgmės?

Baldus reikia dengti movinėmis antklodėmis, kampams naudoti apsaugą, paviršius apvynioti plėvele. Medinius baldus ypač saugokite nuo drėgmės. Anglijoje lietus nėra egzotika, jis tiesiog dalis darbo dienos. Jei pakrovimas vyksta lauke, reikia uždengimo ir greito darbo. Kartais klientas sako: „Nieko, kėdės senos.“ O paskui paaiškėja, kad tos senos kėdės buvo dizainerių, ir tada nuotaika pasikeičia.

Transportas, muitinė ir kaina

Koks maršrutas iš Anglijos į Lietuvą?

Dažniausiai maršrutas eina per Dover–Calais arba Eurotunnel, tada Prancūzija, Belgija, Vokietija, Lenkija, Lietuva. Kartais naudojami kiti uostai, pavyzdžiui, Zeebrugge arba Rotterdam, priklausomai nuo krovinio ir grafiko. Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus turi turėti maršruto rezervą. Jei Dover spūstys, planas turi būti ne „laukiame ir meldžiamės“, o alternatyva, laikas ir informacija klientui.

Kiek trunka perkraustymas iš Londono į Vilnių?

Realistiškai 3–5 dienos, priklausomai nuo pakrovimo, dokumentų, kelto ir iškrovimo. Jei viskas paruošta ir sunkvežimis išvažiuoja laiku, galima greičiau. Bet Londonas gali pridėti laiko vien dėl parkavimo, eismo ir pastato taisyklių. Jei iškrovimas Vilniuje taip pat reikalauja leidimo, tai dar vienas klausimas. Ne visada sunkiausia yra kelias, kartais sunkiausia yra durys abiejuose galuose.

Kodėl po Brexit dokumentai tokie svarbūs?

Nes Jungtinė Karalystė nebe ES vidaus rinkoje, todėl kroviniai tikrinami griežčiau. Reikia žinoti, kas vežama, kokia vertė, kodėl vežama, kas siuntėjas ir gavėjas. Trūkstant dokumentų, krovinys gali būti sulaikytas. Tai nepatogu, brangu ir labai nervina. Yra įmonių, kurios vis dar elgiasi taip, lyg prieš 2020 metus niekas nepasikeitė. Nepasikeitė tik tai, kad visi nori greičiau.

Kokia kaina už biuro perkėlimą iš Anglijos?

Mažam biurui kaina gali būti nuo 1 500 iki 4 000 eurų, jei daiktų nedaug. Vidutiniam biurui – 5 000–10 000 eurų. Didesniam projektui su pakavimu, išardymu, dokumentais ir montavimu – 12 000 eurų ir daugiau. Kainai įtakos turi miestas, aukštas, liftas, pakavimo apimtis, terminas. Jei kas nors sako kainą be klausimų, aš įtariau, kad jis klausimų nepaklausė dėl kažkokios priežasties.

Ar galima derinti biurą ir sandėlį viename reise?

Galima, bet tada reikia aiškiai atskirti zonas. Biuro įranga, dokumentai, sandėlio prekės ir asmeniniai daiktai neturi virsti viena krūva. Geriausia naudoti atskiras palečių vietas arba pažymėtus sektorius sunkvežimyje. Jei sandėlyje yra prekių pardavimui, dokumentai gali skirtis nuo paprasto biuro perkėlimo. Čia jau reikia tiksliau žiūrėti į muitinės klausimus ir draudimą.

Kas nutinka, jei krovinys vėluoja?

Pirmiausia reikia žinoti, kodėl vėluoja: eismas, dokumentai, keltas, vairuotojo grafikas, iškrovimo vieta. Geras pervežėjas informuoja, o ne dingsta iki atvykimo. Kartais vėlavimas nepakeičia daug, kartais griuna visą grafiką. Jei naujas biuras Lietuvoje laukia pirmadienį, o krovinys atvyksta trečiadienį, reikia plano B. Todėl terminai turi turėti rezervą, net jei visi sako, kad „tikrai suspėsim“.

Iškrovimas Lietuvoje ir po perkėlimo darbai

Kaip vyksta iškrovimas naujame biure?

Iškrovimas turi vykti pagal zonas ir etiketes. Pirmiausia didelės zonos, tada IT, dokumentai, virtuvė, darbuotojų vietos. Jei viskas pažymėta, komanda dirba greitai. Jei ne, prasideda klausimai: kur šitas stalas, kam šitos dėžės, kodėl čia spintelė. Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus baigiasi tada, kai daiktai stovi savo vietose, o ne kai sunkvežimis išvažiavo.

Ar komanda gali surinkti baldus Lietuvoje?

Taip, jei tai sutarta. Surinkimas gali užtrukti, ypač jei baldai išardyti į daug dalių. Reikia turėti varžtus, instrukcijas, žymėjimą. Kartais baldai seni, o medžio drožlių plokštės jau pavargusios. Tada surinkimas tampa rizikingas. Geresnis variantas – iš anksto įvertinti baldų būklę ir nuspręsti, ką tikrai verta vežti. Ne viskas, kas atlaikė Londono biurą, atlaikys dar vieną kelionę.

Ką daryti su pakavimo medžiagomis po iškrovimo?

Galima palikti dėžes biurui, išvežti jas atgal, perdirbti arba naudoti sandėliavimui. Jei dėžės buvo nuomotinės, jas reikia grąžinti. Jei pirktinės, galima palikti darbuotojams. Praktiškai po iškrovimo visada lieka daug kartono ir plėvelės. Buvo atvejis, kai klientas pamiršo apie 60 tuščių dėžių, ir jos mėnesį gyveno konferencijų salėje. Smagu, bet netvarkinga.

Ar reikia tikrinti žalą iškart?

Taip, iškart. Reikia palyginti CMR, packing listą ir realią būklę. Jei matote įbrėžimą, įplėšimą, trūkstamą dalį, fiksuokite nuotraukomis ir raštu. Po savaitės sunkiau įrodyti, kada žala atsirado. Tai nėra nepasitikėjimas, tai normalus procesas. Geros įmonės nebijo fiksuoti pastabų, nes žino, kaip dirba. Blogos įmonės dažniausiai prašo „nepasirašinėti nieko keisto“.

Kaip greitai biuras gali vėl dirbti po perkėlimo?

Mažas biuras gali dirbti kitą dieną, jei kompiuteriai ir dokumentai paruošti. Vidutinis biuras dažnai reikia 1–3 dienų pilnam ritmui. IT įranga, telefonija, serveriai ir internetas gali pridėti laiko. Todėl geriausia kritinius darbus planuoti ne pirmą valandą po iškrovimo. Žmonės ir taip nervinasi, o jei dar neveikia spausdintuvas, nuotaika krenta greičiau nei kėdės iš sunkvežimio.

Kodėl verta rinktis biuro perkėlimą iš Anglijos su viena komanda?

Viena atsakinga komanda reiškia mažiau „aš maniau, kad tu darai“. Tas pats tiekėjas koordinuoja pakavimą, transportą, dokumentus, iškrovimą ir montavimą. Taip lengviau spręsti problemas. Jei dalį darbų daro vieni, dalį kiti, dalį pats klientas, atsakomybė pradeda plaukioti. Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus tada, kai visi žino savo darbą ir kas už ką atsako.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Anglijos: profesionalus ir patogus įmanomas, kai yra aiškus planas, dokumentai, pakavimas, transportas ir realus terminas. Londonas, Mančesteris ar Birmingamas turi savų niuansų, bet jie sprendžiami, jei kalbama iš anksto. Geriausia nerizikuoti su paskutine minute, nes tarptautiniame perkraustyme smulkmenos greitai tampa didelėmis problemomis.