Biuro perkėlimas iš Anglijos: patikimas ir lankstus procesas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nebuvo toks paprastas, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Ypač dabar, kai pasaulis pasikeitė, o taisyklės, galvojusi, kad jos stabilios, vėl pasisuko kita linkme. Kas antras klientas klausia apie tą patį: ar tikrai viskas vyks sklandžiai? Tiesą sakant, mes tikrai stengiamės užtikrinti, kad procesas būtų patikimas ir lankstus, bet angliškas oras arba greitkeliai užfiksuoti neįmanoma. Dažnai tenka improvizuoti tiesiog vietoje, kadangi krovinių pervežimas tarp šalių tai ne tik fizinis darbas, bet ir biurokratinis šokiai. Taigi, jei planuojate kelionę vakarų kryptimi ar atgal, geriau žinoti, į ką įsijungiate.

Bendrai apie tai, kaip viskas vyksta

Kaip prasideda viskas ir kada reikia skambinti?

Nesuokite laukti paskutinės minutės, nes tuomet kainos šoka į dangų. Geriausia apie biuro perkėlimas iš Anglijos susitarti bent mėnesiu iki planuojamos datos, jei norite gauti normalią kainą ir laiką. Pradžioje mes pasikalbame telefonu, jums paprasčiausiai pasakote, kiek turite daiktų, o aš jau pagal patirtį suvuočiu, koks reikalingas sunkvežimis. Kartais klientai siunčia nuotraukas, kartais tiesiog sarašą "iš akies". Viskas tvarkoma paprastai – nereikia jokių sudėtingų formų užpildyti iš karto. Svarbiausia, kad jums būtų aišku, kada reikia išsikraustyti iš patalpų, kadangi anglai dažnai griežtai laikosi nuomos terminų.

Ar galiu patikėti savo IT įrangą vairuotojui?

Tai labai dažnas klausimas. Žinau, kad serveriai ir kompiuteriai kainuoja daugiau nei mano automobilis (galbūt). Mūsų vairuotojai nebe jauni vaikai, jie sužinojo, kaip elgtis su brangia technika. Tačiau visada rekomenduoju daryti atsarginęs kopijas (backup), nes niekas negali garantuoti, kad kelyje neatsiras kažkokia avarija arba, kad vairuotojas nepaslyst ant ledinio Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos įvykdomas taip pat atsakingai, kaip ir pervežant banko duomenis, bet saugumas prasideda pas jus.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Priklausys nuo to, kur tiksliai esate. Jei esate Londone ar netoli, tai sunkvežimis gali būti jau po kelių dienų. Tačiau jei biuras įsikūręs kažkur Škotijos kalnuose arba Velso kaimeliuose, tenka suderinti maršrutą. Paprastai nuo pasirašytos sutarties iki pat pristatymo praeina nuo 3 iki 7 dienų. Kartais, jei yra didelis eismas "M25" žiede (o ten visada yra eismas), gali užtrukti ilgiau. Geriau nebūti per daug optimistiškam laiko atžvilgiu.

Ar jūs patiems pakruojate ar aš turiu tai daryti?

Galime pasiūlyti "pilną paką" – t.y. atvykstame, viską supakuojame į mūsų dėžes, užklijuojame, užrašome. Tai patogu tiems, kurie neturi laiko arba darbuotojų. Jei norite sutaupyti, galite pakruoti patys, bet tada atsakomybė už tai, kad stiklas nebus sulūžęs, tenka jums. Man asmeniškai atrodo, kad verta palikti mums, kadangi mūsų komanda pakuoja kasdien, o jūsų buhalterė gali netyčia padėti svarbiausius dokumentus į šiukšlių dėžę.

Kas dėl biuro baldų – ar juos išmontuojate?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Atvyksta mechanikai su įrankiais, išmontuoja stalus, spinteles, sekcijas. Visus varžtus ir detalės dedame į specialius maišelius, kad jie nepasimestų. Vėliau Lietuvoje (ar kur keliaujate) viską vėl surenkame atgal. Kartais būna senų baldų, kurie tiesiog nebesirenka, bet tuomet mes įspėjame iš karto. Nereikia jaudintis dėl to, kad kažkas nesueis – mes matėme viską.

Dokumentai, muitinė ir Brykselis (Brexit)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Nereikia jokių tūzina dokumentų. Reikia krovinio deklaracijos (inventoriaus sąrašo) ir sutarties su mumis. Kadangi biuro perkėlimas iš Anglijos dabar yra trečiosios šalies prekyba (dėl to "Brexit"), svarbu, kad sąraše būtų tiksliai aprašyta, kas keliauja. Negalima rašyti tiesiog "biuro reikmenys". Reikia "4 stalai, 5 kėdžių, 2 spausdintuvai". Jei esate registruota įmonė, reikės PVM mokėtojo kodų.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei perkeliate biurą, kuris buvo naudojamas Jūsų veiklai Anglijoje, ir dabar jį vežate į Lietuvą tolesnei veiklai, tai dažniausiai taikoma TIR procedūra arba galima taikyti 0 proc. PVM tarifą (vidinės įrangos pervežimas). Bet čia aš turiu būti tikras – geriau pasikonsultuoti su jūsų buhaltere, nes kiekvienas atvejis individualus. Mes tik padedame suformuoti dokumentus muitininkui. Vieną kartą klientas bandė įvežti asmeninį automobilį kaip įmonės turtą ir tai sukėlė daug problemų.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tai blogiausias scenarijus. Sunkvežimis gali būti sustabdytas uoste arba sienoje. Tada reikia skambinti mums, mes spaudžiame partnerius, kad greitai atsiųstų trūkstamus popierius. Gali kilti papildomi kašteliai už saugojimą sandėliuose. Geriau viską turėti paruoštą iš anksto. Muitinė Anglijoje dabar gan griežta, jie nebejuokia su tuo.

Ar jūs užtikrinate, kad viskas įvežama legaliai?

Žinoma, mums nereikia bėdų su įstatymais. Mes dirbame tik su legaliais keliais. Mūsų vairuotojai turi visas licencijas, o transportas yra apdraustas. Mes nevežame jokių juodų cigarečių ar nelegalios technikos. Galiu pasakyti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti "švarus", kitaip rizikuojate prarasti turtą ir gauti baudą.

Ar reikia dalyvauti fiziškai muitinėje?

Daugeliu atvejų ne. Mūsų logistika sužino, kas vyksta su krovininiu, ir informuoja jus. Jei muitininkas užklausa kokių nors papildomų detalių, mes jums pranešame. Jums nereikia važiuoti į Klaipėdą arba į Tilbury stoti stovėti gaisre. Tai mūsų darbas.

Kainos, mokesčiai ir paslėpti išlaidos

Nuo ko priklauso kaina?

Pirmiausia nuo tūrio (kubinių metrų) arba svorio. Taip pat nuo atstumo – ar reikia važiuoti gilyn į Angliją, ar tik pakrauti prie Londono. Taip pat įeina kuro kainos (kurios, deja, dabar aukštos) ir keltų mokesčiai. Dar pridedame darbo užmokestį, jei reikia pakavimo. Galima sakyti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos kaina susiformuoja iš šių trijų pagrindinių dalių: fizinis darbas, kuras ir biurokratija.

Ar galiu gauti fiksuotą kainą?

Taip, mes dažnai darome fiksuotas kainas, kadangi klientams nepatinka, kai paskui kažkas papildomai uždedama. Atliekame apskaičiavimą, sakame: "X suma". Ir taip ir lieka. Viskas įskaičiuota. Nebent jūs nuspręsite, kad staiga reikia pervežti dar 10 dėžių, kurias neįtraukėte į sąrašą.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mėgstu būti sąžiningas. Paslėptų mokesčių nebėra, jei mes aptariame viską iš anksto. Gali būti papildomi mokesčiai už laukimą, jei vairuotojas atvyksta, o jūsų darbuotojų nėra (pavyzdžiui, pamiršote atidaryti biurą). Arba už sunkio kėlimą, jei nėra lifto, o reikia nešti 5 aukštus peščiomis. Tai ne paslėpta, tiesiog tokios darbo sąlygos.

Kokia vidutinė kaina mažam biurui?

Sunku pasakyti be matavimų, bet tarkime, kad mažas biuras su 3-4 stalais, spausdintuvais ir keliomis dėžėmis gali kainuoti apie 1200-1500 eurų. Tai labai apytikslis skaičius. Dideliems korporacijoms kaina eina į tūkstančius. Geriau paprašyti komercinio pasiūlymo, nei pasikliauti forumuose rastais skaičiais.

Ar galima atsiskaityti kortele ar tik grynaisiais?

Mums įmonė, tad priimame banko pavedimus. Kortelėm galima, bet tada bankas prideda papildomus procentus, kuriuos klientas turėtų padengti. Senuosius laikus, kai reikėjo mokėti vairuotojai grynaisiais "envelopuose", jau praėjome. Viskas tvarkoma per sąskaitas.

Techninės smulkmenos ir problemos

Kas dėl parkavimo mieste centre, pvz., Londone?

Tai, tiesą sakant, košmaras. Angliški taisyklės griežtos. Jei neturite leidimo (permit) arba specialios vietos sunkvežimiui, gausite baudą. Mes paprastai pranešame klientui, kad jis turi pasirūpinti vieta. Jei ne, tenka važiuoti naktį, kai mažiau mašinų, arba statyti ant geltonųjų linijų su įjungta "avigle" (risky). Biuro perkėlimas iš Anglijos miestuose reikalauja gero planavimo, kitaip baudos suvalgys visą uždirbtą pinigą.

Ar atvežate ir išvežate šiukšles?

Galime pasiimti senus baldus, kurius nebeplanuojate vežti. Tačiau tai kainuoja, nes reikia važiuoti į specialią šiukšlių perdirbimo aikštelę Anglijoje. Negalime tiesiog numesti šiukšlių prie kelio. Jei tai dėžės po popieriaus, jas paimame nemokamai, jei tai sofa – mokesčiais.

Kaip elgiamės su labai jautriais daiktais?

Turtame specialias dėžes su burbuliukais. Viską įrėminame. O jei daiktas yra labai brangus (pvz., senovinis tapybos paveikslas arba labai jautrus serveris), rekomenduoju jį vežti ne mūsų sunkvežimyje, o specializuotu transportu. Mūsų "Biuro perkėlimas iš Anglijos" yra patikimas, bet mes nevežame muziejinių vertybių.

O jei lietus? Ar dėžės sušlapa?

Na, Anglijoje be lietaus nebuvo niekas. (Galbūt tik vieną vasaros dieną prieš 10 metų). Mes naudojame stiprias, dengiamas dėžes. Be to, sunkvežimis uždaromas. Tačiau jei vyksta pakrovimas ir lyja lietus, mes dengiamos laiptines su tentais. Darbuotojai turi lietpaltus. Niekada neįleidžiame vandens į dėžes.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga arba sugedžia mašina?

Tai reta, bet įvyksta. Turiu atvejų. Prieš metus vairuotojas susirgo per kelionę, teko išsiųsti kitą iš artimiausios bazės. Jei sugeda mašina, siunčiame pagalbą arba perkrauname į kitą. Tokiu atveju gali šiek tiek pavėluoti, bet mes visada informuojame. Niekas neišnyksta.

Lankstumas ir individualūs sprendimai

Ar galima susiderėti dėl laiko, pvz., atvykti sekmadienį?

Anglijoje sekmadieniais dirbti sunkiau dėl taisyklių, bet ne neįmanoma. Jei jums būtina, kad biuras būtų iškrautas tiksiai sekmadienio ryte, mes tai darome. Tam tikriems pastatams reikalingas specialus leidimas. Bet esame lankstūs – dirbame tada, kai jums patogu, net jei ir reikės papildomai sumokėti už viršvalandžius.

Ar galima dalinį krovinį (susidėti su kitu klientu)?

Taip, tai vadinama "daline apkrova". Jei turite tik keletą dėžių, neapsimoka kviesti pilno sunkvežimio. Mes susidedame su kitu klientu, kuris taip pat veža iš to paties regiono. Tai pigiau, bet gali šiek tiek užtrukti ilgiau, nes reikia nuvažiuoti pas abu.

Ar galite padėti su inventorizacija?

Žinoma, tai būtina dėl draudimo ir muitinės. Atvykstant, darbuotojai braižo sąrašą. Pažymi, kokia būklė (pvz., "stalo kampas įbrėžtas"). Tai apsaugo jus nuo ginčų vėliau. Kartais klientai sako: "man atrodo, viskas čia", o mes matome, kad trūksta trijų dėžių. Tada sustojame ir ieškome.

Ar pervežate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Kartais taip atsitinka. Darbuotojai nori parsivežti savo dalykus iš butų. Galime tai padaryti, bet tada jie turi būti įrašyti į sąrašą kaip asmeniniai daiktai, o ne kaip įmonės turtas. Muitinė tai žiūri kritiškai. Geriau tai atskirti.

Kas dėl draudimo – ką jis apima?

Standartinis draudimas apima viską, kas yra mūsų globa. Jei dėžė nukrenta ir lūžta, mokame atlyginimą. Tačiau jei dėžėje buvo juvelyriniai dirbiniai, o to nenurodėte, draudimo negausite. Būtinai pasakykite apie brangius dalykus iš anksto.

Pabaigos gairės

Kaip vyksta iškrovimas galo vietoje?

Sunkvežimis atvažiuoja į nurodytą adresą. Darbuotojai išneša dėžes į tas patalpas, kur jums reikia. Jei reikia, surenkame baldus. Viską paliekame tvarkingai. Galite patikrinti, ar viskas atvyko. Jei kas nors trūksta arba sužalota, rašome protokolą.

O jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai problema. Kartai klientai skubina, o statybininkai dar nėra išvykę. Negalima padėti dėžių ant cemento dulkių. Turime laukti arba vežti į sandėlį laikinai. Geriausia derėtis su remontininkais, kad paliktų bent vieną kambarį tuščią.

Ar pabaigoje reikia pasirašyti ką nors?

Taip, būtina pasirašyti perdavimo-įteikimo aktą. Tai patvirtina, kad atidavėte krovinį mums, o mes jums jį atidavėme be nuostolių (arba su nuostoliais, kurie bus įrašyti). Be to, negalima reikalauti draudimo išmokos be šio dokumento.

Ar galite pasiūlyti laikiną sandėliavimą Lietuvoje?

Taip, jei dar neturite patalpų, galime laikinai padėti dėžes pas mus mūsų sandėlyje. Kainos nėra milžiniškos, bet tai užtikrina saugumą. Tiesiog pasakykite iš karto, kad reikės laikyti dieną ar savaitę.

Kaip atrodytų idealus biuro perkėlimas iš Anglijos planas?

Idealus planas yra toks: skambinate mums mėnesį iki, mes atvykstame įvertinti, sutariame dėl datos. Tą dieną ryte pakeliame, važiuojame, naktį pravažiuojame keltą, ryte jau esate Lietuvoje. Nieko nepavėluota, niekas nesulūžo. Taip, tai įmanoma, mes tai darome ne kartą.

Kodėl rinktis būtent jus, o ne "kaimyno Petro"?

Nes Petras gali turėti vairuotojo teises, bet jis neturi draudimo, neižino, ką daryti su CMR sąskaita muitinėje, ir jo sunkvežimis gali nepravažiuoti techninės apžiūros. Mūsų patirtis – tai 20 metų rūpestis ir be miego naktys, kad jūsų dalykai būtų ten, kur jie priklauso būti.

Kas daryti, jei po perkėlimo pastebiu trūkstamą daiktą?

Skambinate mums nedelsiant. Jei dėžė liko kitoje vietoje, ją rasime. Jei ji dingo kelyje (kas labai retai), pradedame draudimo procedūrą. Mes stengiamės išvengti tokių situacijų, skaičiuodami dėžes pakrovimo ir iškrovimo metu.

Ar verta rūpintis dėžėmis paties ar imti iš jūsų?

Geriau imti iš mūsų. Mūsų dėžės stiprios, standartinių dydžių, lengviau krauti į sunkvežimį. Jei naudosite senas "Ikea" dėžes, jos gali nebeišlaikyti svorio. Tai nedidelė investicija į saugumą.

Ar jūsų vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma kalba lietuviškai, bet su anglais dirbame kasdien, taigi kalbame ir angliškai. Jei jūsų biure Anglijoje tik angliškai kalbantys žmonės, jie nesužurs, nes mūsų komanda moka komunikuoti.

Galutinis patarimas tiems, kurie dabar svarsto?

Nesijaudinkite per daug. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai tik dar vienas logistinis žingsnis. Pasiruoškite dokumentus, pasakykite mums tiesą apie kiekį, ir mes atliksime savo darbą. O jei kas nors nepasiseks – susitvarkysime, esame įpratę spręsti problemas.

Išvada

Viskas sužvelgta, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir gerų partnerių. Aš matęs esu viską – nuo laimingų persikraustymų iki tų, kur buvo prarasta pusė inventoriaus. Skirtumas yra planavime ir pasitikėjime ekspertais. Jei pasiruošiate šiam žingsniui, neskubėkite, pasiklauskite patarimų ir viskas vyks taip, kaip turi būti – saugiai ir laiku. O jei turite klausimų, tiesiog rašykite, visada galime aptarti individualias situacijas.