Biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje beveik dviem dešimtmečiais ir galiu pasakyti viena – niekada nesu matęs dviejų vienodų pervežimų. Viskas prasideda nuo to, kad klientas skambina ir sako, jog reikia viską perkelti šiandien, o baigiasi tuo, kad vairuotojas stovi sienoje ir laukia dokumentų, kurių nėra. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus yra ne tik apie dėžių keliamąją jėgą, tai apie nervus ir logistiką. Dabar, po Brexito, viskas tapo dar sudėtingiau, todėl reikia galvoti ne kaip vadybininkas, o kaip žmogus, kuris nori, kad jo kompiuteriai ryte veiktų naujoje vietoje, o ne būtų įstrigę Dover’iuje.

Kainos ir planavimas (biuro perkėlimas iš Anglijos)

Kiek tai viskas kainuos?

Nieko negaliu pasakyti tiksliai be matavimų, bet viena taisyklė galioja visada – pigiau nei atrodo nebūna. Kainos šiuo metu šokinėja kaip niekada, kuro kainos Didžiojoje Britanijoje ir Lietuvoje skiriasi, o dar ir prie Anglijos užtikrinimo reikia mokėti mokestį, jei įmonė ne iš ten. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus reikalauja biudžeto, kuris apima ne tik vairuotojo algą, bet ir galimas stovėjimo vietas, muitinės brokerio paslaugas bei pakavimo medžiagas.

Kiek laiko užtruks visa procesas?

Jeigu viskas eitų idealiai, tai nuo pasirašymo iki išvežimo praėtų savaitė dvi, bet realiai pasitaiko atvejų, kai reikia mėnesio ar daugiau. Viskas priklauso nuo to, kada išsiveržiate iš sutarties Anglijoje ir kada turi laisvą datą uoste. Kartais klientai man sako "važiuokite šiandien", bet vairuotojas gali būti Ispanijoje. Reikia suprasti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos nėra taksi iškvietimas, tai sudėtingas grandinis procesas.

Ar galiu padėti vairuotojui krauti?

Galima, bet aš nerekomenduoju. Viskas klostosi ant tavo sąžinės, jei nukris kažkas brangaus. Vairuotojai turi savo draudimą, bet jei tu kaip klientas įleidži rankas ir lauži nugarą, draudimas nebegalioja. Be to, jie moka už tai, kad jie dirba, o ne tu. Geriau pasirūpinkite kavą ir leiskite jiems dirbti, o jūs stebėkite sąrašus.

Kodėl man sako, kad reikia kelti į kelią dėžes?

Nedaug kas žino, bet Didžiojoje Britanijoje kelių polinkiai ir važiuojamosios dalys gali būti labai siauros, ypač kaimo vietovėse. Jeigu ten stovės jūsų biuras, 40 tonų sunkvežimis tiesiog neprieis prie durų. Tuomet reikės kelti krovinį į mažesnę mašiną, o tai kainuoja papildomai ir laiko. Viską reikia apgalvoti iš anksto, žiūrėti į "Google Street View", kad nereiktų gailestis vėliau.

Ką daryti su pavojingomis medžiagoms?

Anglijoje labai griežtai žiūri į tai, kas vežama tiražuose. Turite spalvotų spausdintuvų kasetes? Jos pavojingos. Turite valiklių? Taip pat. Negalima tiesiog visas šiukšlių mesti į vieną dėžę ir manyti, kad viskas bus gerai. Gali būti didelis baudų riskas, jei muitinė arba policija sustabdys mašiną ir rasia negerai pažymėtą krovinį.

Ar galima vežti savo automobilį?

Taip, dažnai įmonės nori pergabenti ir savo ar direktoriaus automobilius. Tai įmanoma, reikia tik specialiosės techninės apkrosos, pridėtos prie vagono. Bet žiūrėkite, nereikia dėti ten raktų ir asmens dokumentų, kartais pasitaiko, kad vairuotojas užmiršta atiduoti arba pradingsta kas nors nedidelio, o vėliau ieškome kaip adatės krūvyje.

Kas su darbuotojų daiktais?

Tai yra svarbiausia – darbuotojai turi susirūpinti savo asmeniniais daiktais patys. Mes ne esame "Moving house" kompanija, kuri krauna kiekvieną šlepetę. Mes vežame verslo turtą. Jei žmogus nori pergabenti savo akuoklinę ar dviratį, tai turi susitarti individualiai, ne įtraukti į pagrindinę sąskaitą, arba mes tiesiog nepaliksime to mašinoje.

Dokumentai ir Muitinė (verslo sutrikimai)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Sąrašas ilgas, bet pagrindinis tai – TSL (transporto sutartis), inventoriaus sąrašas ir, svarbiausia, eksporto deklaracija (nors ir ne visada, jeigu vežate į JK ir grįžate tuščiomis, tai gali būti kitaip, bet dabar kalbame apie išvežimą). Biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus prasideda ne nuo pakavimo, o nuo popieriaus darbo. Be teisingų kodų prekėms, niekas nepraeis.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir atvežate turtą, kuris buvo jūsų naudojimas Anglijoje, dažniausiai tai laikoma įstatine reorganizacija, todėl mokesčių gali nebūti. Bet jeigu atvežate naują techniką, ką nusipirkot ten ir neprikėlėte sąskaitos, tai bus importas ir reikės sumokėti. Čia geriau pasikalbėti su buhalteriu, aš su tuo prisišluožiu (t.y. negaliu pasakyti 100 proc.).

Kas dėl konfidencialių dokumentų?

Turime ne kartą gabenę įmonių archyvus. Visada rekomenduoju tai daryti užrakintuose konteineriuose, o ne paprastose dėžėse. Vieną kartą klientas uždėjo svarbius sutartis į dėžę, kurioje buvo kavos puodeliai, ir vienas puodelis sužlugo drėgnėdamas. Gaila, bet dokumentai sugado. Žiūrėkite, kas yra kame.

Ar galiu vežti maistą iš biuro virtuvės?

Jeigu tai yra uždaros pakuotės, tai gali būti, bet jeigu tai atidaryta kava ar milteliai, tai tikrai ne. Muitinė labai griežtai žiūri į maisto produktus iš trečiųjų šalių dėl sanitarinių taisyklių. Geriau išgerti arba išmesti biuro šventės likučius, nei kad juos gulytų ir braškėtų tarp kompiuterių.

Kas bus, jei prarasiu sąrašą?

Tai būtų siaubas. Muitinėje be sąrašo niekas nepraeis, o jei prarasite originalų, kuris buvo pridėtas prie dokumentų, tai turėsite ruošti naują ir galbūt mokėti baudą už vėlavimą. Visada darykite kopijas, vieną palikite sau, kitą duokite vairuotojui, o trečią pasilikite debesyje (arba el. paštu).

Kas yra EORI numeris ir ar jis man reikalingas?

Jūsų įmonei jis tikrai reikalingas, jeigu prekiaujate su JK. Bet asmeniškai aš dažnai matau, kad klientai mano, jog jei jie tik perkėlia biurą, tai nereikia. Reikia. Be EORI numerio negalima pateikti deklaracijos, o be deklaracijos mašina nuvažiuoti negali. Tikrinkite jo galiojimą iš anksto.

Ar galite padėti su deklaravimu?

Mūsų įmonė dažniausiai jungia su brokeriais. Aš pats galiu parašyti paprastą sąrašą, bet oficialų muitinės deklaravimą turi daryti licencijuotas brokeris. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus reiškia, kad negalite tai daryti patys, jei nesate specialistas, nes klaidos kainuoja brangiau nei brokerio paslaugos.

Technika ir jautrios prekės

Kaip vežti didelius serverius?

Tai ne taip paprasta kaip lentyną. Serveriai turi būti išjungti, (būtina palaukti kol atvės), užfiksuoti ir supakuoti į specialią pūslėta plėvelę arba medinę dėžę. Vieną kartą matome, kad klientas tiesiog išjungė serverį ir įmetė į mašiną be jokios fiksacijos – važiuojant per bumpą jis nukrito. Biuras stovėjo savaitę be interneto, tai būtent tas verslo sutrikimas, kurio visi bijo.

Ar saugu vežti kompiuterius?

Saugu, jeigu supakuosite juos į originalias dėžes. Jei dėžių nebėra, tai naudokite storą kartoną ir daug putų. Ekranai yra jautriausia vieta. Nepamirškite nuplėšti lipdukų nuo ekranų, kai atkeliausite, nes juos nutepkite klijais ir taps nemalonaus vaizdo.

Ką daryti su biuro telefonų sistema?

Telefonų centrinius mazgus (PBX) reikia išjungti ir išjungti baterijas, jei jos yra. Jeigu turite seną sistemą su laidais, pažymėkite juos, kol dar statote Anglijoje, nes surinkti vėliau be žymų bus neįmanoma. Aš mačiau, kaip viena firma praleido mėnesį bandydama prijungti telefonus, nes niekas nežinojo, kuras laidas eina kur.

Ar draudžiate techniką?

Taip, mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR), bet jis dengia tik gabenimo riziką (pvz., avarija, gaisras). Jis nedengia to, jeigu jūs blogai supakavote arba jeigu įrenginys sugedo dėl to, kad nebuvo tinkamai išjungtas. Yra ir specialus technikos draudimas, bet jis kainuoja brangiau, reikia įvertinti, kas jums svarbiau.

Ką daryti su didžiuliu spausdintuvu?

Jei jis tampa didesnis nei 1 kubinis metras, tai jau yra stambus krovinys. Reikės įrangos, kad jį užkeltu į mašiną. O jei jis laikomas su toneriu viduje, tada tai pavojingas krovinys. Geriau pasamdyti vietinę techniką, kuri ištuština tą tonerių dar prieš pakrovimą, arba tiesiog jį parduoti ir nusipirkti naują Lietuvoje.

Ar galima vežti pinigus?

Grynaisiais pinigais negalima vežti be deklaravimo, jei suma viršija 10 tūkst. eurų (arba atitinkamą sumą svarais). Bet aš asmeniškai nebūčiau rekomendavęs vežti biuro kasos pinigus kelių transportu. Tai rizikinga ir nereikalinga. Geriau pervedimas tarp sąskaitų.

O jeigu turiu meno kūrinius biure?

Tai tada mes įeiname į "Menų pervežimą" kategoriją. Reikia vertintojo, specialios deklaracijos, o galbūt ir pritarimo. Negalima tiesiog įkišti paveikslo į dėžę su popieriais. Vienas klientas taip padarino, paveikslas buvo pradurtas per vidurį. Dabar jis bylinėjasi su draudiku.

Vairuotojai ir patalpos

Ką vairuotojas reikalauja iš manęs?

Jis reikalauja aiškumo. Kur krauti, kur užrakinti mašiną, kur gerti vandenį. Vairuotojai – žmonės, kurie dirba po 14 valandų per dieną, jei jiems trukdyti arba ne suteikti sąlygų pailsėti, jie gali tiesiog atsisakyti darbo arba daryti tai blogai. Nemandagu elgtis su jais kaip su tarnais.

Ar galiu sekti savo krovinį?

Taip, dauguma mašinų turi GPS sekimą. Aš galiu duoti jums nuorodą, bet vairuotojas negali skambinti kiekvieną valandą ir pranešinėti, kur jis yra, jei vairuoja. Jis turi rankas ant vairo. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus taip pat reiškia, kad turite pasitikėti logistika ir leisti jiems dirbti.

Kas vyksta, jei vairuotojas susiduria su avarija?

Tai blogiausias scenarijus. Mes apdraudžiame krovinius, bet jeigu mašina sudūžta, reikia laukti techninės pagalbos arba perkrauti krovinį į kitą mašiną. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Čia jau niekas nepadės, reikia kantrybės.

Ar reikia iš anksto paruošti parkavimo vietą?

Būtina. Anglijoje vietos griežtai stebimos. Jei kurė nors padėsite sunkvežimį kur neleidžiama, jį gali nuvežti aikštelėn, o atsiimti kainuos šimtus svarų. Susitarkite su savininku iš anksto, gaukite leidimą raštu, arba bent jau žodžiu, kad vairuotojas gali parodyti pareigūnui.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa?

Jei seni biuro baldai netelpa į naująją erdvę Lietuvoje, nenukelkite juos! Jums teks juos laikyti sandėlyje, o tai kainuoja. Geriau juos atiduoti darbuotojams arba išmesti Anglijoje. Gabenimas to, ko jums nereikia, yra gryna pinigų švaistymas.

O jeigu aš neturiu pakavimo medžiagų?

Mes galime tai užtikrinti. Parduodame dėžes, juosteles, plėvelę. Kainos nėra kosminės, bet jeigu norite sutaupyti, susiraskite dėžių iš vietinio supermarketo (nors jos gali būti drėgnos). Profesionalios dėžės yra stipresnės.

Ar vairuotojas gali padėti supakuoti?

Gali, bet už papildomą mokestį. Jis nevežia su savimi 100 dėžių nemokamai. Reikia susitarti iš anksto, kad jis ateitų su dėžėmis, arba jūs tikitės, kad jis viską supaks į jūsų "sprogstančias" krepšius iš parduotuvės. Profesionalus pakavimas taupo daugiau laiko.

Kas gali žliūgt? (realios problemos)

Ar tikrai viskas atvyks laiku?

Stengiamės, bet Anglijoje yra didelės problemos su "Operation Stack" – kai uostai užsikimša, mašinos stovi eilėse kilometrais. Tas gali užtrukti 12-24 valandas. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus reiškia turėti atsarginį planą, pvz., dirbti iš namų dieną ilgiau.

Kas bus, jei sulūžus spintai?

Jei spinta sulūžta dėl mūsų kaltės (pvz., užkrovimo metu nukrito), mes atsimokame arba pakeičiame. Jei ji sulūžo, nes ji buvo sena ir sujautusi, tai ne mūsų problema. Fotografuokite viską prieš kraunant, kad nebūtų ginčų, kas yra kaltas.

O jeigu dingsta dėžė?

Tai retkas atvejis, bet įvyksta. Jeigu dėžė nėra sąraše, mes nežinome, kad jos trūksta. Todėl svarbu numeruoti kiekvieną dėžę. Vieną kartą klientas man skambino, kad dingo dėžė su brangiais dokumentais, bet vėliau paaiškėjo, kad jis paliko ją senajame biure angliškai ("left behind"). Tikrinkite patalpas prieš išvažiuodami.

Ar galiu keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei jau mašina važiuoja ir jus norite, kad ji sustotų paimti kažką kito kelyje, tai reikalingas naujas maršrutas ir papildomi mokesčiai. Vairuotojas negali tiesiog užsukti į "Tesco" pagal pageidavimą.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo įmonėmis?

Yra daug "piemenų" rinkoje, kurie pasiima pinigus ir dingsta. Patikrinkite mūsų atsiliepimus, licencijas. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai greičiausiai tiesa nėra. Neklauskite tuų, kurie siūlo pervežti viską už pusę kainos, tuomet ir apdrausti nieko nebus.

O jeigu asmenys Lietuvoje nepriims krovinio?

Tada vairuotojas praranda laiką. Laikas – pinigai. Jis gali iškrauti į sandėlį Lietuvoje ir išsiųsti jums sąskaitą už sandėliavimą. Užtikrinkite, kad kas nors yra vietoje, net jeigu tai sekretorė ar sandėlininkas.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurios lieka?

Anglijoje yra taisyklės, kad negalima palikti šiukšlių biure. Reikia pasamdyti "skip" (didelę konteinerį) arba išvežti patys. Jei paliksite, savininkas gali užpildyti sąskaitą už išvežimą, ir tai bus nemalonus staigmena.

Ar reikia valyti biurą po save?

Taip, bendruomenės taisyklės dažnai reikalauja "brolinės" (broom clean) būklės. Nereikia daryti kapitalinio remonto, bet šiukšlių negali būti. Vieną kartą klientas mums padavė užvalyti, nors tai nebuvo mūsų darbas, kitaip jis negaudė deposito ( užstato ).

Ką daryti jeigu pasibaigia draudimas tranzo metu?

Tai techninis dalykas, bet svarbu. Mūsų draudimas galioja tik tol, kol krovinys yra mūsų atsakomybėje. Kai jį iškrauname jums kieme, atsakomybė baigiasi. Užtikrinkite, kad perkeliate dėžes į patalpas greitai, o ne palikite juos kieme naktį.

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos minimizuojant verslo sutrikimus yra įmanomas, jeigu nebandote viską daryti paskutinę minutę. Planuokite, klausykite patarimų ir nebijokite klausti. Gerai suplanuotas pervežimas yra tas, kurio beveik nepastebite, o blogas – tas, apie kurį pasakosite dar metus. Sėkmės kelyje.