Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas: Praktinis vadovas neidealiam pasauliui

Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Anglija dar buvo "saldi" Europos dalis, o feribotai lydėdavo tuos, kurie neketino skristi. Per tą laiką mačiau viską – nuo perkėlimų, kurie vyko lyg pagal nutarimą, iki tokių, kur galvodavau, ar verta visai užsiimti šia veikla. Dažniausiai klientai svajoja apie tai, kad biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas įvyktų be jokios painaos, bet realybėje viskas dažniau atrodo kaip šachmatų partija prieš degantį laikrodį. Norint, kad verslas nustotu dirbti tik vieną dieną (arba dar mažiau), reikia ne tiek idealaus plano, kiek gebėjimo greitai reaguoti į nenumatytus niuansus, kurių Anglijoje, po visų tų Brexit pokyčių, užtenka.

Pasiruošimas Anglijoje ir dokumentų chaosas

Kada tiksliai pradėti rengtis?

Geriau vakar. Štai atsakymas. Jei planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas, pradėkite ruoštis bent mėnesį prieš datą, o jei kalbame apie didelius kontorus Londono centre – tai dar anksčiau. Anglijoje viską daryti lėta, o nuomos sutarčių nutraukimas gali užtrukti ilgiau nei planavote. Neskubėkite pasakyti "adios" savininkui, kol neturite tvirtos datos Lietuvoje.

Ar tikrai reikia detalaus inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip, ir tai ne dėl manijos. Muitinė be to nepraleis. Turiu omenyje ne tik "stalai, kėdės", o specifinius dalykus – serijiniai numeriai kompiuteriams, buitinės technikos aprašymai. Vieną kartą klientas bandė įvežti "kažkokias skrynias su elektronika", ir mes praradome dieną prie sienos, aiškindami, kas ten yra. Rašykite viską, net tais dėžutėmis, kurios atrodo niekam nereikalingos.

Kas dėl tų visų Brexit dokumentų?

O čia prasideda "malonumai". Jeigu anksčiau buvo paprasta, dabar reikia galvoti apie EX1 (ar ne, galbūt T2L? Visai užmiršau, kas ten dabar aktualiausia, geriau pasikonsultuokite su tarpininku). Dokumentų gavimas užtrunka, o jei padarysite klaidą, krovinys gali likti Tilbury uoste savaitę. Svarbiausia – turėkite gerą muitinės brokerį, kuris moka šokti su tais popieriais.

Ar galima tiesiog užkrauti viską į mašiną ir važiuoti?

Jei norite problemų – taip ir darykite. Bet jei tikslas yra biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas, tai tokia taktika pasirodys blogiausia. Turi būti aiškus krovinių sąrašas ir deklaracija, kad tai ne prekės parduodimui, o turtas perkeliamas į kitą ES šalį. Be to, vairuotojas gali būti apklaustas pasienyje, ir jei jis nebus nieko suprantąs, bus nemažai nervų.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria duomenų technika?

Tai yra pavojingiausia dalis. Nerekomenduoju juos vežti paprastame fure, jei tik tai ne yra specialios dėžės su amortizacija. Geriau išsiimtus diskus pasikrauti į asmeninį automobilį arba leisti specialistams juos išmontuoti. Buvo atvejis, kai viena firma taip "suminkštino" savo serverį kelionės metu, kad duomenų atkūrimas kainavo kaip naujas mašina. Nenukrypkit nuo šios taisyklės.

Ar verta pirkti dėžes Anglijoje ar vežti iš Lietuvos?

Pirkite Anglijoje. Sutaupysite vietos (jos nenaudingos tuščios atgal) ir laiko. "Poundland" arba bet kurie sandėliai prie Londono parduoda juos pigiai. Dar geriau – klauskite perkėlimo kompanijos, ar jos nepateiks. Dažnai į kainą įeina ir dėžių nuoma, tai tikrai palengvina gyvenimą.

Kas daryti su baldais, kurie netilps?

Nekraukite jėga. Jei didelis konferencijos stalas netilps į liftą arba duris, jį reikia išmontuoti. Vienas mano klientas nusprendė "priversti" sofa įlindti pro angliškus buto duris ir galutinai sugadino abu dalykus. Išmontavimas ir montavimas čia yra standartinis dalykas, įtraukite tai į sąmatą iš karto.

Kainos, biudžetas ir paslėpti mokesčiai

Kiek tai viskas apytiksliai kainuos?

Klausimas "kiek" yra kaip klausimas "kiek ilgai gyvensiu". Kainos svyruoja priklausomai nuo to, ar keliate iš Londono centro, ar iš kaimo. Mažam biului (2-3 kambariai) gali tekti nuo 1500 iki 3000 eurų. Didelėms firmoms – skaičiuokite tūkstančiais. Degalai, feribotai (arba Eurotunelis), darbo rankos – viska brangsta.

Ar labai brangu vežti iš pačio Londono?

Taip, Londonas yra kosmosas. Už darbo vietą (t.y. laiką, kai vairuotojas stovi eilėje arba krauna) tenka mokėti daugiau. Be to, yra ULEZ zonos ir mokesčiai už važiavimą į centrą. Jei įmanoma, viską išsivežti į pakraščius prieš dieną ir ten užkrauti į didesnį sunkvežimį. Taip išvengsite miesto spūsčių ir biudžito skyrybų.

Kas dėl paslėptų mokesčių?

Jų visada būna. Gal tai bus mokestis už vėlavimą turguje, jei vairuotojui užstrigs laikas, arba papildomi kėbulo iškrovimo įrenginiai. Visada pasidarykite rezervą bent 10-15 proc. nuo galutinės sumos. Mano praktika rodo, kad be to niekas neišsiverčia, ypač kai sužinai, kad Anglijoje reikia specialios leidimo parkavimo vietai užimti.

Ar galima kažkaip pasiderėti dėl kainos?

Visada galima bandyti, bet nepamirškite – pigiau dažniausiai reiškia lėčiau arba blogiau. Jei kam reikalingas biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas, tada pigiausias variantas gali tapti brangiausiu dėl prarasto laiko. Geriau sumokėti už patikimą firmą, kurios vairuotojai niekur nedings per naktį.

Ką reiškia "kubas" sąmatos kontekste?

Tai standartinis matavimo vienetas – kubinis metras. Daugelis firmų skaičiuoja pagal tai, kiek vietos jūsų daiktai užims mašinoje. Angliški baldai dažnai būna didesni ir masyvesni nei lietuviški, taigi "prie akies" neįsivaizduokite. Geriau leisti specialistui apžiūrėti vaizdo skambučiu.

Ar mokesčiai įskaičiuojami į pradinę užklausą?

Daugeliu atvejų – ne. Pradinė užklausa yra tik įvertis. Galutinę kainą sužinosite tik tada, kai bus tiksliai išmatuoti kroviniai ir patvirtintas maršrutas. Būkite atsargūs su firmomis, kurios sako "viskas įskaičiuota" ir neduoda detalaus sąrašo – tai dažnai baigiasi papildomais reikalavimais iš karto.

Logistika: Kelias, vairuotojai ir laiko niuansai

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Standartiškai, jei niekas nenutinka (o kažkas visada nutinka), tai trys–keturios dienos. Vienas dienas kelias iki uosto (Doveris arba Harwich), perėjimas, ir tada dar dvi dienos Lietuvoje. Jei reikia biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas, planuokite, kad mašina atvyks antradienį ar trečiadienį, jei išvažiavo sekmadienį.

Ar vairuotojai padeda krauti ir iškrauti?

Paprastai taip, jei tai įrašyta į sutartį. Vairuotojai yra vairuotojai, ne krovikai, bet dauguma mūsų vaikinų supranta situaciją ir padeda. Tačiau jei turite penkis aukštus be lifto, tai jie gali tiesiog atsisakyti tai daryti be papildomo mokėjimo arba pagalbos vietinių.

Kas jei vairuotojas nemoka lietuviškai ar angliškai?

Tai būna problema. Kartais pasitaiko tokio "mišraus" kalbančių vairuotojų. Reikėtų tikrinti, ar kompanija užtikrina, kad asmuo mašinoje bent suprasti instrukcijas. Geriausiai, jei bendraujate per logistikos vadovą, kuris verčia viską realiu laiku.

Ar reikia rūpintis vieta stovėjimui prie biuro Anglijoje?

Būtinai. Anglijoj policija labai greitai nuveža sunkvežimius, jei jie stovi nelegalioje vietoje. Reikia iš anksto susitarti su savivaldybe dėl leidimo (suspension) arba rasti privažiavimą, kur niekas nepriklijuja antspaudą ant ratų. Vieną kartą teko gelbėti kliento mašiną iš stovėjimo aikštelės Londone.

Kas daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada turi būti skubus pagalbos planas – kita mašina, kuri atveš dalis arba perims krovinių. Patikimos firmos turi draudimą ir techninę pagalbą. Jei nesate tikri dėl to, klausinėkite agresyviau.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje naktį?

Nebūtina rizikuoti. Jei maršrutas toks, kad reikia pernakti, geriau rasti saugią stovėjimo aikštelę su sargu. Ypač kai vežate įrangą ar brangius daiktus. Nors vagystės reti, bet Anglijoje (ir prie pat sienos) jos įvyksta. Geriau saugu nei gaila.

Rizikos, problemos ir kaip išgyventi

Kas gali nueisti ne taip su dokumentais?

Muitinė gali sustabdyti. Jei trūksta kokio nors parašo ar deklaracijos neteisinga, pradėsis žaidimas "padarykite tai, padarykite šitaip". Tai gali atidėti atvykimą dienai-dviems. Todėl vėl kartosiu – brokeris yra raktas į sėkmę.

Ar verta drausti krovinius?

Be abejo. Net jei jums atrodo, kad vairuotojas vairuoja saugiai. Draudimas apima ne tik avarijas, bet ir gaisrus, vogimus bei mechaninius gedimus. Sąskaitos už kompiuterius gali būti milžiniškos, o biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas tampa košmaru, jei prarandate duomenis ar įrangą.

Kaip elgtis jei pasieniečiai užklausia per daug?

Jei pasieniečiai užklausia per daug, atsakykite tiesiai ir ramiai. Jie dirba savo darbą. Slėpti kažką neverta, tikrai viską sužinos. Jei kalbame apie verslo įrangą, tiesiog parodykite sutartis ar dokumentus, kad tai ne parduodamos prekės.

Ar įmanoma viską nuvežti per savaitgalį?

Teoriškai taip, jei išvažiuojate penktadienį vakare ir grįžtate pirmadienį. Praktiškai tai labai pavojinga dėl avarijų rizikos (vairuotojai pavargę). Be to, jei kas nors nutinka sekmadienį, niekas nedirbs iki pirmadienio ryto. Geriau derinti laiką taip, kad turėtumėte atsargą.

Kas dėl atliekų? Ar galima vežti senus daiktus?

Galima, bet kiekvienas senas stalas ar monitorius turi būti įrašytas kaip atliekos. Negalima tiesiog mesti juos į kažką Lietuvoje be reglamentų. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl elektroninių atliekų (WEEE), tad geriau tai palikti ten arba iš anksto susitarti dėl utilizavimo.

Ar reikia pasamdyti projekto vadovą Lietuvoje?

Jei turite daugiau nei 10 darbuotojų, taip. Jis suorganizuos viską čia: rys su vairuotojais, vietos išvalymą, baldų surinkimą. Mano patirtis rodo, kad kai "viskas ką nors daro pats vadovas", tai dažnai baigiasi tuo, kad jis praranda savo tiesioginius darbus. Leiskite profesionalams dirbti.

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai nenukentės?

Perkelkite juos į laikiną erdvę arba leiskite dirbti iš namų tą dieną. Stresas nuo perkeliamo biuro (triukšmas, dulkės) neleidžia susikoncentruoti. Sakyčiau, geriausia viena diena visiems atostogaujant, o pirmadienį pradėti naujai.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma modernių firmų turi GPS sekimą. Paklauskite apie tai. Tai padeda nuspręsti, kada reikia būti naujame biure, kad priimtų krovinius. Nėra nieko blogiau nei laukti valandas koridoriuje su kavos puodeliu.

Kas dėl pandemijos ar kitų pasaulio įvykių?

Dabar jau nebe taip aktualu, bet visada gali būti streikai uostuose (kaip buvo praeitą metais) arba blogas oras, kuris sustabdo keltą. Visada turėkite planą B – bent porą dienų atsargos.

Ar verta pasitikėti mažomis firmomis?

Kai kurios mažos firmos dirba puikiai ir turi "širdį", tačiau didelės turi resursų, jei kas nors nutinka. Rinkitės pagal atsiliepimus, ne pagal kainą. Ilgametė patirtis sako, kad pigiausias pasiūlymas dažniausiai būna brangiausiai išsigelbėjimas.

Pabaigos smulkmenos: kur dėti kabelius?

Surinkite juos į atskiras maišus ir pažymėkite. Nieko nebežino, kai atkeliauja į naują vietą, o ten kalnai kabelių, kurie visi vienodi. Pasirūpinkite etiketėmis dar Anglijoje, tai laiko taupytojas.

Ar viskas įmanoma be streso?

Ne, biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas visada sukelia stresą. Bet galima jį sumažinti iki minimumo, jei pasitikite žmonėmis, kuriems tai duodate, ir nedarysite viską paskutinę minutę. Pasidarykite kavą ir kvieskite specialistus.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta ties paprastumu – kuo geriau pasiruošiate, tuo mažiau gauna galvos skausmo. Nors Anglija po "Brexit" tapo sudėtingesnė, biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo sutrikdymas vis dar yra visiškai įgyvendinamas uždavinys, jei tik žinote, į ką įsijungiate. Svarbiausia – nesižiūrėkite tik į kainą, o rūpinkitės proceso sklandumu, tada jūsų verslas net nupras, kada buvo persikėlęs.