Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimali pertrauka jūsų verslui

Sunku tikėtis, kad po dvidešimt metų šioje srityje kažkas gali mane nustebinti, bet Anglija visada randa kaip. Biuro perkėlimas iš Anglijos šiandien yra visai kitas nei prieš penkerius metus – daugiau popierių, daugiau nervų ir, žinoma, daugiau neaiškumų dėl tos „Brexit“ situacijos. Dirbu su logistika jau seniai, ir galiu pasakyti viena: norint, kad verslas stotų trumpiau nei per dieną, reikia ne tik stiprių rankų, bet ir šaltos galvos. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog „užkrauti ir nuvežti“, bet realybėje biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja tikslumo, kurio kartais trūksta net pačioms didžiausioms firmoms. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių viršelių.

Kaip viską pradėti ir suplanuoti

Kada geriausia pradėti ruoštis?

Pradėkite ruoštis mažiausiai prieš mėnesį, o jei turiate daug technikos – dar anksčiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį galima padaryti „vakar“. Reikia susitvarkyti sutartis, pasirūpinti muitine ir, žinoma, informuoti darbuotojus. Vieną kartą matęs situaciją, kai klientas skambino trečiadienį ir norėjo važiuoti penktadienį – tiesiog chaosas buvo. Geriau turėti laiko atsarga, nei vėliau verkti dėl praleistų terminų.

Ar tikrai reikia apžiūrėti įmonę vietoije?

Būtina. Negaliu užtikrinti kainos telefono pokalbio metu, jei nematau, ką reikia vežti. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai susiduria su problemomis, pavyzdžiui, liftas neveikia arba įvažiavimas per siauras. Vienas klientas Londonas teigė, kad viskas telpa į vieną sunkvežimį, kai atvažiavome, paaiškėjo, kad reikia dviejų. Geriau pasilikti valandą ir viską pamatyti, nei tada mokėti dvigubai.

Kaip pasirinkti tinkamą pervežėją?

Neklauskite tik pagal kainą, tai yra pagrindinė klaida. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti patikimas. Pažiūrėkite, ar įmonė turi realų patirtį su muitinės procedūromis, ar ne tik su „skraidančiais sparnais“. Yra daug firmų, kurios pasako, kad „viskas įeina“, o paskui dingsta su kroviniu Vidurio Europoje. Patikimumas čia brangiau, bet taupo nervus.

Brexit, dokumentai ir muitinės naktys

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikės komercinės sąskaitos faktūros, krovinių sąrašo (packing list) ir, žinoma, transporto dokumento. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar reikalauja eksporto deklaracijos iš UK pusės ir importo – Lietuvoje. Jei turite naujų daiktų, reikia pirkimo kvitų. Be šių dokumentų sienos neperžengsite – tiesiog stosite pasienio punkte.

Kas tas EORI numeris ir ar jis reikalingas?

Žinoma, be jo niekas neveiks. Tai jūsų identifikacijos kodas, kuris leidžia prekiams judėti tarp šalių. Biuro perkėlimas iš Anglijos be EORI yra kaip vairavimas be teisių – galima, bet jei sustabdo, bausmė didelė. Užtikrinkite, kad jis aktyvius dar prieš pradedant procesą, kitaip gali užstrigti muitinėje savaitę.

Ar turiu mokėti PVM ar muito mokestį?

Tai priklauso nuo to, ar daiktai yra naudoti, ar nauji. Biuro perkėlimas iš Anglijos, jei tai yra jūsų nuosavybė ir naudojota verslui daugiau nei 6 mėnesius, dažnai gali būti atleistas nuo muito. Bet PVM klausimas visada painus – čia jau reikėtų pasikalbėti su buhalteriu, aš tiesiog vežu, o mokesčius skaičiuoja kitieji (nors kartais ir aš padedu suprasti).

Kaip „Brexit“ pakeitė situaciją?

Sugriežtino viską. Anksčiau buvo tiesiog įvažiavai ir važiavai, dabar – kontrolė, deklaracijos, delay’ai. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar užtrunka ilgiau ne dėl kelio, o dėl popierių tvarkymo. Kartais pasienio pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti kiekvieną dėžę, tai yra tiesiog košmaras.

Ar galima atvežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Galima, bet tai turi būti aiškiai pažymėta dokumentuose. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai susiejamas su tuo, kad žmonės nori parsivežti ir savo kompiuterius ar kitus reikmenis. Jei šie daiktai atrodo kaip nauji, muitinė gali pavogti (tarkime, konfiskuoti) arba prikrauti mokesčių. Geriau viską deklaruoti kaip įmonės turtą.

Kas daryti, jei dokumentuose klaida?

Nedžiūkite. Skambuokite brokeriui ir taisykite iš karto. Biuro perkėlimas iš Anglijos su klaidingu svoriu ar kodu gali baigtis baudomis. Vieną kartą teko tiesiog grįžti atgal iš sienos, nes klientas parašė „stalai“, o užrašė „mediena“. Žmonės, būkite dėmesingi, tai svarbu.

Kaina ir pinigai: kas iš tikrųjų kainuoja

Iš ko susideda galutinė kaina?

Kaina – tai ne tik nuvažiavimas ten ir atgal. Biuro perkėlimas iš Anglijos apima kuro mokesčius, keltų bilietus (Eurotunelis arba keltas), muitinės brokerio paslaugas ir galbūt pakuotojų darbą. Neklauskite, kiek kainuoja „kelias“, klausykite, kiek kainuoja „viskas“.

Ar brangiau vežti iš Londono nei iš kaimo?

Taip, Londonas – tai atskira planeta. Ten užkelti sunkvežimį į centrą kainuoja brangiau dėl užterštimo zonos (ULEZ) ir didelių užkardų. Biuro perkėlimas iš Anglijos, pradedant nuo sostinės, visada bus brangnesnis nei, tarkime, iš Mančesterio ar Birmingemo. (Nors kartais ir kaimuose keliai tokiai siauri, kad tenka naudoti mažesnes mašinas, kas irgi padidina kainą).

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei sutarsite iš anksto ir galite būti lankstūs su datomis, taip. Biuro perkėlimas iš Anglijos ne sezono metu gali atsieiti pigiau. Taip pat, jei kartu vežate ir ką nors kitą, pavyzdžiui, asmeninius daiktus direktoriaus, galima susitarti dėl bendros kainos.

Kokio mokesčio reikėtų tikėtis už muitinės brokerį?

Tai paprastai fiksuota suma, bet gali svyruoti nuo 100 iki 300 eurų priklausomai nuo kompleksiškumo. Biuro perkėlimas iš Anglijos be brokerio beveik neįmanomas, nebent jūs pats esat ekspertas. Netaupykite ant to, tai bus pigiau nei užstrigti.

Ar kainuoja laukimas, jei vėluojame?

Taip, laukimas mokamas. Jei vairuotojas atvyksta, o jūs dar nepakrovėte, laikas pradedamas skaičiuoti. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti suplanuotas minutėmis, nes vairuotojo laikas – tai pinigai. Nenaudokite jo kaip sandėlio.

Kokia valiuta geriausia apmokėti?

Dauguma lietuvių firmų nori eurų, bet anglai dirba svaromis. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti apmokėtas bet kuria, bet svarbu susitarti dėl kurso iš anksto, kad nebūtų staigmenų. Aš visada patariu mokėti tą valiutą, kuria sutarta, kad išvengtumėte bankų komisinių.

Pakavimas, technika ir „brangūs“ daiktai

Kas daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai yra pačios svarbiausios dalys. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi apimti ypatingą technikos apsaugą. Serverius reikia išjungti tiksliai pagal instrukcijas, o ne tiesiog ištraukti kištuką. Patarčiau juos supakuoti į specialias dėžes su putomis. Jei sugadinate duomenis, joks draudimas jų neatkurs.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Dideli stalai, spintos – viskas turi būti išršąmontuota. Biuro perkėlimas iš Anglijos su surinktais baldais yra pavojingas ir brangus – daugiau vietos, didesnė sugadinimo rizika. Mūsų komanda tai daro, bet galite ir patys sutaupyti, jei turite savo meistrą.

Kokias dėžes naudoti?

Nenaudokite senų prekių dėžių iš parduotuvių, jos suyra. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja tvirtų, dvigubų sienelių dėžių. Geriau jas nusipirkti iš pervežėjo – jie tinka viena kitai, lengviau krauti. Vienas kartas klientas bandė vežti kompiuterius „IKEA“ krepšeliuose... tiesiog siaubas.

Kaip pažymėti dėžes?

Rašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir į kabinetą eina. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa daug paprastesnis, kai atvyksta dėžė su užrašu „Vadyba, 2 aukštas“ o ne tiesiog „Daiktai“. Taip sutaupote valandas išpakavimo darbo.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai tikras galvos skausmas. Turi būti fitosanitarinis sertifikatas, kitaip jų nepraleis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su augalais yra toks pat sudėtingas kaip su gyvūnais. Dažniausiai patariu juos palikti arba duoti draugams, nebent jie labai vertingi.

Ką daryti su atliekomis?

Mes ne atliekų vežėjai. Biuro perkėlimas iš Anglijos reiškia, kad mes vežame tai, kas jums reikalinga. Senias spintas, sulaužytus kėdes turite išmesti patys prieš mūsų atvykimą arba susitarti dėl papildomo paslaugos (už papildomą mokestį).

Rizikos, draudimas ir nepavykę scenarijai

Ar mano daiktai apdrausti?

Turi būti. Biuro perkėlimas iš Anglijas be draudimo yra važinėjimas be šalmų. Bet skaitykite sąlytas! Daugelis draudimų nedengia „neatsargumo“ – jei pats blogai supakuosite ir nuskris, nieko negausite. Vienas klientas taip prarado brangų tapybos darbą.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai įvyksta. Mes turime pagalbinę techniką arba partnerių tinklą. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali šiek tiek pavėluoti, bet visada surandame būdą kaip toliau nuvežti krovinių. Svarbiausia – nepanikuoti, mes jau matęs viską.

O jei įvyksta avarija?

Viltis geriausia, bet reikia būti pasiruošusiam blogiausiam. Biuro perkėlimas iš Anglijos tolimuose maršrutuose yra rizikingas. Jei avarija įvyksta, kviečiame policiją, darome protokolą ir pradedame draudimo išmoką procesą. Svarbu, kad jūsų daiktai būtų užfiksuoti sąraše.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Retai, bet įvyksta. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra saugus, jei dirbate su patikimomis firmom. Esu girdėjęs istorijų, kai mažos firmos tiesiog išsikrauna krovinių sandėlyje ir dingsta. Todėl tikrinite įmonės reputaciją.

Kas jei klientas atšaukia perkėlimą paskutinę minutę?

Tai kainuoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra suplanuotas procesas, jei mes atvykstame tuščia, turite sumokėti bent dalį kainos už kelionę ir paruošimo darbus. Viskas priklauso nuo sutarties sąlygų, bet nemelaguokit.

Kelionės ir atvykimo smulkmenos

Kiek laiko trunka kelionė?

Standartiškai 3-4 dienos nuo išvežimo iki pristatymo. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali užtrukti ilgiau, jei užstrigsite pasienyje arba yra blogas oras (per Dovery). Neskubėkite planuoti pirmosios darbo dienos iš karto po numatyto pristatymo, duokite sau laiko rezervo.

Ar galiu sekti savo krovinių kurse?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa mažiau stresingu, kai žinai, kur mašina yra. Aš asmeniškai visada siunčiu nuorodą klientui, kad jis matytų, kad mes judame, o ne sėdime bare.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, bet jis ne magas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – vairuotojas padės nuleisti dėžes ant grindų, bet jis nešios jas į trečią aukštą be lifto. Jei reikia sunkesnio darbo, reikia užsakyti šaltkalvius.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai problema. Kartais reikia laikinai padėti krovinius į sandėlį Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sustabdytas, jei raktų nėra. Susiderėkite su savo nuomotoju arba mus informuokite iš anksto, kad surastume vietą.

Ar galima užsakyti perkėlimą savaitgaliu?

Galima, už papildomą mokestį. Biuro perkėlimas iš Anglijos savaitgaliais yra patogu verslui, nes nepristabdote darbo, bet mums reikia mokėti viršvalandžius vairuotojams. Verta ar ne – sprendžiate patys.

Ar būna problemų su keltų bilietais?

Kartais, ypač vasarą arba per atostogų sezoną. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja bilietų rezervavimo iš anksto. Jei einate „be bilieto“, gali tekti laukti kelias valandas uoste, o tai laužo laiko grafikus.

Kodėl Anglijos kontorose toks chaosas paprastai?

Nes ten visi veikia paskutinę minutę. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai prasideda taip, kad mes atvažiuojame, o jie vis dar darbo stale spausdina dokumentus. Anglai yra labai lengvabūdiški tokiuose dalykuose, reikia būti griežtesniam.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra kosmoso laivų statyba, bet reikalauja planavimo ir kantrybės. Nors aš ir esu matęs viską – nuo degančių sunkvežimių iki dingusių pasų – visada galima viską padaryti sklandžiai, jei pasitiki savo logistika. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų. Tik taip jūsų verslas nukentės mažiausiai, o o kas viską suorganizuos? Palikite mums, mes moksme.