Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu nėra paprastas perkraustymas, kur užtenka dėžių ir draugo su furgonu. Čia susiduria biuro kėdės, serveriai, darbuotojų dokumentai, Brexit po Brexit'o muitinės eilės, Anglijos sandėlio durų kodai, Vilniaus ar Kauno biuro priėmimas, kartais ir Klaipėdos filialas. Per 20+ metų mačiau, kad geriausiai viskas praeina tada, kai kas nors pagaliau pasako tiesą: pirmiausia reikia sąrašo, ne sunkvežimio. O sąrašas turi būti bjaurus – su kompiuteriais, spausdintuvais, archyvais, seifais, virtuvės daiktais ir tais stalais, kurių niekas nenori vežti.

DUK

Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu: kainos, terminai ir planavimas

Ar Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu tinka mažiems biurams?

Taip, tinka, tik kainos struktūra kartais išeina keista. Mažam biurui, tarkim 5–12 darbo vietų, pilnas paketas gali kainuoti daugiau už vieną sunkvežimį, nes vis tiek reikia inventorizacijos, pakavimo, CMR, muitinės dokumentų ir draudimo. Bet jis gelbsti, kai nėra žmogaus, kuris galėtų savaitę gaišti Londono sandėlyje. Esu matęs mažų firmų, kurios pačios „susitvarkys“, o paskui du mėnesius ieško spausdintuvo kasečių. Jei biuras mažas, bet dokumentai ir IT svarbūs, pilnas paketas yra protingesnis.

Kiek kainuoja perkelti biurą iš Londono į Vilnių realiai?

Realistiškai mažas Londono ar Birmingham biuras dažnai įlenda į £2,000–£4,500, jei nėra serverių ir daug baldų. Vidutinis biuras, 20–40 vietų, gali būti £5,000–£10,000, ypač jei reikia išardyti posėdžių stalus, vežti seifą ar trumpam dėlioti į sandėlį. Serverių perkėlimas, IT specialistas ir draudimas gali pridėti £1,000–£3,000. Kaina šokinėja ne nuo atstumo, o nuo chaoso: kas nepažymėta, kas laukia lifte, kas netelpa į keltuvą. Todėl prieš kainą visada prašau vaizdo apžiūros, ne gražių nuotraukų.

Kodėl terminas kartais pasikeičia per dvi dienas?

Terminas keičiasi, kai Anglijos pusėje durų kodas neveikia, sandėlio vadybininkas persigalvoja arba keltas per Dover/Calais vėluoja dėl oro. Kartais problema ne mūsų, o priimančiojo biuro Vilniuje: lifto rezervacija perkelta, apsauga neturi sąrašo, administratorius serga. Tada sunkvežimis stovi, o stovėjimas greitai tampa £60–£120 per valandą, jei taip sutarta. Todėl planuojame rezervą 1–2 dienoms, ypač prieš šventes. Ir taip, kartais tiesiog kažkas pamiršta pasirašyti popierių.

Ar galima viską perkelti vienu reisu?

Vienas reisas įmanomas, bet ne visada protingas. Jei iš Manchesterio ar Leeds kraunamas 30–40 vietų biuras, vienas automobilis gali tilpti, tik iškrovimas Vilniuje truks visą dieną ir darbuotojai nieko neveiks. Dažniau darome dalinį grafiką: pirmas reisas – IT, dokumentai, vadovų kabinetai; antras – baldai, archyvas, virtuvė. Taip mažesnė rizika, nors klientui atrodo, kad „dvigubai daugiau bėdos“. Pervežimų praktikoje ramus antras reisas dažnai pigesnis už herojišką vieną.

Kas vyksta pirmą savaitę, kai pasirašome sutartį?

Pirmą savaitę darome bjaurų sąrašą, ne romantišką. Kas yra kiekviename kambaryje, kas vežama, kas išmetama, kas lieka Anglijoje, kas turi eiti į sandėliavimą iki Lietuvos biuro paruošimo. Tada patikriname lifto matmenis, parkavimo leidimus, serverio nuėmimą, dokumentų archyvus. Po to gaunate terminų lentelę: pakavimas, išmontavimas, pakrovimas, kelias, muitinė, iškrovimas. Jei kas nors sako „susitvarkysim vietoje“, aš jau pradedu nervintis.

Pakavimas, inventorizacija ir biuro įranga

Kas įeina į pilną paslaugų paketą?

Į pilną paketą turėtų įeiti inventorizacija, dėžių ir plėvelių paruošimas, baldų išardymas, kompiuterių apsauga, pakrovimas, tarptautinis transportas, CMR, muitinės formalumai ir iškrovimas naujame biure. Dažnai dar įdedame dėžių atidarymą, šiukšlių išvežimą, kilimų klojimą, kavos aparato pajungimą. Bet „pilnas“ kiekvienoje įmonėje reiškia skirtingai, todėl reikia parašytos pasiūlymo eilutės. Jei ten tik „transportas iki Vilniaus“, tai ne pilnas paketas, o gražiai pavadintas reisas. Geriausia – prieš sutartį pasirašyti, kas tiksliai neįeina.

Ar išardote stalus, posėdžių kambarius, virtuves?

Taip, išardome stalus, darbo vietas, posėdžių kambarius, lentynas, virtuvės zonas, kartais ir nedidelius recepcijos elementus. Sunkiau su firminiais baldais, kur reikia specialių varžtų ar gamintojo instrukcijų; tada prašome nuotraukų iš anksto. Stiklus, konferencijų stalus ir brangias kėdes vežame atskirai, ne po sunkiais serveriais. Jei baldai seni ir trapūs, sakome tiesiai: galima vežti, bet garantijos stebuklų nebus. Kartais pigiau pirkti naują stalą Lietuvoje.

Kaip pažymėti dėžes, kad Lietuvoje niekas neieškotų popieriaus 3 valandas?

Žymėjimas turi būti kvailai paprastas: kambarys, skyrius, turinys, prioritetas. Pvz., „FINANSAI-03, sąskaitos 2021–2023, atidaryti pirmą dieną“. Spalvų lipdukai padeda, bet tik tada, kai visi žino, kad mėlyna yra HR, o ne „kažkas iš virtuvės“. Darome inventoriaus numerius ant dėžių ir nuotrauką prieš užklijuojant. Po savaitės visi pamiršta, ką reiškia „A12“, todėl rašome žmoniškai, ne logistiškai.

Ką daryti su senais dokumentais ir archyvais?

Seni dokumentai yra atskira drama. Prieš pervežimą reikia nuspręsti, kas yra teisės aktų reikalaujamas archyvas, kas turi būti sunaikinta konfidencialiai, o kas tiesiog užima vietą. Jei vežate popierių tonomis, kaina auga ne dėl svorio, o dėl atsakomybės. Galiu pasakyti, kad dokumentų dėžės be aprašymo yra vienas tikriausių būdų sugadinti perkraustymą. Geriau vieną kartą sėsti su buhalterija nei paskui atidarinėti šimtus dėžių Kaune.

Ar galima vežti augalus, kavos aparatus, virtuvės techniką?

Augalus, kavos aparatus ir virtuvės techniką vežti galima, bet su sąlygomis. Augalai gali nukentėti nuo šalčio, kondensato ar ilgo laukimo, ypač žiemą per Dover/Calais. Kavos aparatas turi būti išvalytas, be vandens, be tablečių viduje. Mikrobangės, šaldytuvai ir virduliai dažniausiai keliauja kaip buitinė technika, ne kaip biuro įranga. Jei tai brangu, fiksuojame būklę nuotraukomis, nes paskui visi prisimena, kad „jis veikė idealiai“.

Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu ir dokumentai: Brexit, EORI, CMR

Kodėl Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu kartais stringa muitinėje?

Tikras Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu stringa ne todėl, kad kažkas blogas, o todėl, kad duomenys nesutampa. Prekių aprašymas CMR, packing list, sąskaita faktūra ir EORI/CDS informacija turi kalbėti tą pačia kalika. (Pataisau: ne visada CDS, kartais tiesiog brokerio sistema.) Jei rašyta „used office equipment“, o sąskaitoje „IT servers“, muitinė klaus, ir teisėtai. Kartais laukimas trunka kelias valandas, kartais dieną ar dvi. Todėl dokumentus tvarkome prieš pakrovimą, ne kelyje.

Kokių dokumentų reikia biurui, kai kraustomės iš Anglijos į Lietuvą?

Reikia įmonės duomenų Anglijoje ir Lietuvoje, EORI, CMR, packing list/inventory, komercinės sąskaitos arba pro forma, kai kuriais atvejais nuosavybės patvirtinimo. Jei įranga nuomota, reikia nuomos sutarties arba leidimo ją vežti. Jei yra serveriai, monitoriai, spausdintuvai, geriau aprašyti modelius ir serijinius numerius. Papildomai deriname pervežimo paslaugų grafiką ir draudimo sąlygas. Biuro popieriai be tvarkos – tai ne smulkmena, tai kamštas muitinėje.

Ar EORI numeris tikrai būtinas?

EORI numeris praktiškai būtinas, kai įmonė pati deklaruoja importą arba dalyvauja muitinės procese. Dažnai viską tvarko muitinės brokeris, bet jo darbui vis tiek reikia tinkamų duomenų. Aš ne visada 100% žinau, kaip konkrečiai jūsų buhalterija norės tai rodyti apskaitoje, todėl geriau įtraukti buhalterį nuo pradžių. Be EORI procesas gali užstrigti arba pereiti per trečiąją šalį, o tai kainuoja ir laiką. Brexit po to nebebuvo toks paprastas, kaip kai kas žadėjo.

Kas atsakingas už importo PVM ir muito mokesčius?

Importo PVM ir galimi muito mokesčiai nėra pervežėjo „dovanėlė“, jų nemoka vežėjas iš savo kišenės. Dažniausiai mokėtojas yra importuojanti Lietuvos įmonė arba jos atstovas, priklausomai nuo deklaravimo schemos. Naudotai biuro įrangai muito tarifas gali skirtis, todėl čia reikalingas brokerio patikrinimas pagal HS kodą. Blogiausia, kai klientas sako „mes juk tik savo daiktus vežam“, o muitinė mato importą. Su visom dokumentom tvarkingai viskas aiškiau, bet be jų prasideda spėlionės.

Ar įmonės įregistravimas Lietuvoje turi būti baigtas prieš pervežimą?

Nebūtinai viskas turi būti baigta, bet bent pagrindiniai duomenys turi egzistuoti. Jei Lietuvos įmonė dar neįregistruota, sunku teisingai nurodyti gavėją, EORI ir PVM mokėtojo statusą. Galima derinti per tarpinį sandėlį arba laikiną adresą, tik tada atsiranda papildomas etapas. Aš nemėgstu varianto „dabar išvežkime, o dokumentus sutvarkysime paskui“, nes paskui paprastai niekas neturi laiko. Planuokite registraciją ir muitinės duomenis bent porą savaičių anksčiau.

IT, serveriai ir darbuotojų patogumas

Kaip saugiai perkelti serverius ir IT įrangą?

Serveriai reikalauja ne tik dėžių. Pirmiausia daromas duomenų atsarginis kopijavimas, tada išjungimo planas, nuotraukos, kabelių žymėjimas, anti-static pakavimas ir transportas oro pagalve. Jei serverinė karšta, nešiojamasis kompiuteris nepadės, reikia žmogaus, kuris supranta IT. Kartais serverius vežame atskirai nuo baldų, kad nebūtų vibracijos ir drėgmės. Užmirštas kabelis gali kainuoti dieną prastovos, todėl fotografuojame viską kaip bepročiai.

Ar galima perkelti kompiuterius įjungus?

Kompiuterių įjungtų vežti nerekomenduoju, nors kai kas bando. Jie išjungiami, atjungiami, kabeliai pažymimi, monitoriai ir dokai dedami į dėžes su apsauga. Jei reikia perkelti darbo stotis be išjungimo, tai jau ne įprastas perkraustymas, o specialus IT projektas su atsargine įranga. Daugeliui biurų pigiau ir saugiau išjungti penktadienį, perkelti savaitgalį, pirmadienį testuoti. Nakties stebuklai dažniausiai baigiasi rytine panika.

Kaip suplanuoti, kad darbuotojai neprarastų darbo dienos?

Geriausias planas yra toks, kurio darbuotojai beveik nepajunta. Pirmiausia pasirenkame savaitgalį arba dviejų dienų langą, tada kiekvienam skyriui duodame dėžių rinkinį ir etiketes. Vadovai gauna „pirmos dienos“ dėžes: dokumentai, adapteriai, telefonai, asmeniniai daiktai. IT komanda testuoja ryšį prieš iškrovimą, jei įmanoma. Per 20 metų mačiau, kad chaosas prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo to, kad žmonės nežino, kur sėsti.

Ką daryti su nuotoliniais darbuotojais ir jų technika?

Nuotoliniai darbuotojai turi savo mini scenarijų. Vieni atsiima techniką namuose, kiti palieka monitorius biure, treti nori viską vežti į naują adresą. Čia reikia atskiro lapo: kas, kur, kada, kontaktas, ar reikia pakavimo medžiagų. Jei technika priklauso įmonei, fiksuojame būklę, nes „aš palikau prie durų“ nėra perdavimo aktas. Kartais paprastesnė išvada – pirkti naują monitorių Lietuvoje, o seną palikti Anglijoje.

Ar galite pristatyti įrankius tiesiai į namus?

Taip, galime pristatyti kėdes, monitorius, dokumentų dėžes ar asmeninius daiktus tiesiai į namus, tik tai reikia įtraukti į maršrutą. Vilnius, Kaunas, Klaipėda, Šiauliai, Panevėžys – įmanoma, bet kiekvienas papildomas sustojimas didina laiką ir riziką. Jei darbuotojas gyvena 40 km nuo miesto, logistika jau nebe tokia graži. Reikia žinoti, ar yra kiemas, liftas, ar galima palikti sunkvežimį. Kartais geriau atiduoti dėžes centriniame biure.

Rizikos, draudimas ir realūs atvejai

Kokia draudimo suma normaliai biurui?

Draudimo suma turėtų būti ne „kiek pigiau“, o realus pakeitimo kaštas. Mažam biurui dažnai užtenka £15,000–£30,000, vidutiniam – £50,000–£120,000, o IT intensyviam biurui gali reikėti daugiau. Svarbu, ar draudimas dengia pakrovimą, iškrovimą, sandėliavimą ir laikiną saugojimą. Jei turite seną įrangą, draudimas moka pagal tikrąją vertę, ne pagal emocinį prisirišimą. Brangūs dalykai turi būti sąraše, kitaip ginčas bus nuobodus ir ilgas.

Ar viskas apdrausta, jei įpakavote jūs?

Ne visada. Jei klientas pats pakuoja, pervežėjas gali atsakyti tik už išorinius pažeidimus, o ne už tai, kas buvo blogai apsaugota viduje. Todėl pilname pakete mes dažniausiai patys dedame dėžes, plėveles, kampuočius ir etiketes. Jei jūs norite patys dėlioti dokumentus, gerai, bet technika ir trapūs daiktai turi būti suderinti. Draudimo sąlygos mėgsta smulkias raideles, todėl geriau jas perskaityti prieš, ne po įbrėžimo.

Koks buvo vienas blogas perkėlimas, kurį prisimenate?

Buvo toks perkėlimas iš Birmingham į Kauną, kai viskas atrodė tvarkingai, kol paaiškėjo, kad 18 dėžių pažymėtos „knygos“. Viduje buvo ne knygos, o seni klientų dokumentai, du seifai ir vienas spausdintuvas be dažų. Atrakinimas Kaune užtruko, nes raktus pasiėmė buhalterė, o ji tuo metu buvo lėktuve. Tai ne katastrofa, bet tokios smulkmenos sugadina nuotaiką visiems. Nuo tada prašau ne šmaikščių pavadinimų, o konkrečių sąrašų.

Kokios įmonės kelia didžiausią riziką?

Didžiausią riziką kelia įmonės, kurios siūlo „viską pigiau už kitus“, bet neturi aiškios atsakomybės grandinės. Vairuotojas geras, vadybininkas geras, tik niekas nežino, kas atsakys už muitinės klausimą trečiadienį 22:00. Blogos įmonės nemėgsta rašyti, kas neįeina į kainą, o paskui sąskaitoje atsiranda laukimas, pakartotinis važiavimas, sandėliavimas. Patikimas pervežėjas kartais atrodo nuobodus, bet jis užduoda nepatogius klausimus anksčiau. Jei pasiūlymas per gražus, tikrinkite draudimą ir CMR sąlygas.

Kada Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu tikrai nevertas pinigų?

Šis Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu nevertas pinigų, jei vežate tik kelias dėžes ir vieną seną stalą. Tada geriau naudoti kurjerį, dalinį krovinį arba pirkti naują baldą vietoje. Taip pat neverta mokėti už pilną paketą, kai įmonė neturi sąrašo ir viską nori spręsti telefonu. Pilnas paketas veikia tada, kai yra daiktų, terminų, atsakomybių ir žmonių, kuriems negalima leisti gaišti. Jei chaoso nėra, nereikia mokėti už chaoso valdymą.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą su pilnu paslaugų paketu veikia tada, kai kas nors pagaliau surašo viską iki mažų detalių: kas vežama, kas draudžiama, kas laukia Vilniuje ar Kaune, kas tikrina muitinę. Mano patarimas paprastas – neieškokite pigiausio sunkvežimio, ieškokite komandos, kuri nemeluoja apie rizikas. Geriau prieš kelionę ginčytis dėl sąrašo nei po jos ieškoti serverio kabelio.