Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvu ir saugu

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nebuvo toks paprastas, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, o po Breksito jis tapo dar „įdomesnis“. Anksčiau tai buvo tiesiog pakrovimas ir važiavimas, dabar tai visa logistika su muitine, dokumentais ir tūkstančiais smulkių detalių, kurias reikia sudėtioti kaip lego. Žmonės dažnai galvoja, kad pakanka tik pasikviesti vairuotoją su furgonu, bet realybėje, norint, kad viskas vyktų efektyvu ir saugu, reikia kur kas daugiau. Esu matęs viską – nuo idealiai nuoštumų sandėlių Londono priemiestyje iki visiško chaoso, kai dėžės su svarbiausiais kontraktais kelias dienas klajojo kažkur tarp Birmingemo ir Mančesterio. Štai kaip tai iš tikrųjų vyksta, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos specifika

Ar tikrai reikia EORI kodą perkėlimui iš Anglijos?

Taip, be jokio abejojo, jei perkeliate komercinį turtą, jums būtinas EORI kodas, kitaip muitinė tiesiog neleis kroviniui praeiti. Dabar jis privalomas bet kokiems prekių judėjimams tarp ES ir UK, net jei tai jūsų nuosavas turtas, kurį vežate atgal į Lietuvą. Be šio kodo, vairuotojas gali užstrigti sienoje ir dienas laukti, kol viskas išsiaiškins, o tai laikoma ir pinigai. Geriau užpildyti paraišką iš anksto, nei verkti prie terminalo vėlyvakariu.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Doveriuje?

Daug kas klausia apie tai, ir tiesą sakant, sunku pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo oro, uosto darbuotojų nuotaikos ir eilių. Kartais tai trunka valandą, kartais – visą dieną, ypač jei dokumentuose trūksta kažkokios mažos detalės arba jei tinklas užstringa. Turiu omenyje, kad biuro perkėlimas iš Anglijos gali pavėluoti tik dėl to, kad muitininkas nusprendžia detaliau peržiūrėti krovinį. Reikia turėti atsarginę laiko strategiją.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už biuro turtą?

Jei įmonė veža turtą, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir grįžta atgal į Lietuvą, dažniausiai taikoma atstatyminė prekių gavimo procedūra, tačiau tai nėra 100 proc. garantuota. Reikia įsitikinti, kad galite įrodyti, kad šis turtas nebuvo parduotas Anglijoje ir kad jis grįžta į ES. Jei nesugebėsite tai įrodyti, gali tekti mokėti importo mokesčius, o tai nėra smulkmena.

Kas daryti, jei praradau sąskaitas už biuro baldus?

Tai gana dažna situacija, ypač jei biuras vežėjamas senose patalpose, kur dokumentai galėjo dingti per metus. Tuomet reikės susirasti vertintoją arba padaryti deklaraciją savo vardu, nurodant apytikslę vertę. Muitinė to nepamėgs, bet jei vertė nėra astronomiška, paprastai praeina, tik gali tekti paaiškinti situaciją raštu. Geriausia viską saugoti vienoje dėžėje.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro turtu?

Techniškai galima, bet aš nerekomenduoju tai maišyti, nes muitinėje tai sukelia begalę klausimų ir neaiškumų. Asmeniniai daiktai turi kitus režimus, o biuro turtas laikomas komerciniu kroviniu, todėl geriaia juos vežti atskirai arba bent jau aiškiai atskirti dėžėse. Vieną kartą taip padarė, ir vairuotojas praleido pusę dienas aiškindamas, kas yra jo žmonos drabužiai, o kas – kompiuteriai.

Kokius dokumentus reikia paruošti vairuotojui?

Vairuotojas turi turėti savo pasą, vairuotojo pažymėjimą, CMR draudimo polisą, kuris turi galioti visoje Europoje (tai svarbu!), ir visus krovinio dokumentus. Be to, jei vairuotojas ne iš ES, jam reikės vizos ar leidimo dirbti, kitaip jis tiesiog nebus įleistas į kalbotoję. Patikrinkite vizas dar kartą, nes taisyklės pasikeitė.

Ar reikia speciali draudimo polisas biuro perkėlimui iš Anglijos?

Būtinai, įprastas draudimas gali nedengti tarptautinių pervežimų ar specifinių biuro įrangos gedimų. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti apdraustas nuo visų rūšių nelaimių – nuo vagystės iki gaisro, net jei tikimybė maža. Užsibrėžkite sumą, kuri atitiks jūsų įrangos vertę, o ne minimalią, ką siūlo brokeriai.

Kaip susitvarkyti su anglų kalba dokumentuose?

Dokumentai turi būti arba angliškai, arba lietuviškai, bet dažniausiai anglų kalba yra standartas tarptautiniuose maršrutuose. Jei kas nors yra lietuviškai, gali tekti daryti vertimą į anglų kalbą, o tai kainuoja ir laiko. Geriau iš karto užsirašyti viską angliškai, kad išvengtumėte nesusipratimų tarp lietuviškai nekalbančių muitinės pareigūnų.

Ar galima vežti alkoholį biuro inventoriuje?

Jei tai biuro atsargas, pvz., dovanoms klientams, tai taip, bet reikia deklaruoti kaip prekes. Jei tai tiesiog vadovo kolekcija, kurią jis nusprendė pergabenti, tai gali būti problema, nes asmeninių prekių kiekis yra ribojamas. Geriau tai neišvis nebandyti dėti į tą patį furgoną, kad nebūtų baisios akimirkos patikrinimo metu.

Kas vyksta, jei CMR draudimas nebegalioja?

Tuomet jūs esate be jokios apsaugos, ir jei nutinka avarija, viską turite mokėti iš savo kišenės. Tai yra didžiausia klaida, kurią dažnai daro nedidelės įmonės, norėdamos sutaupyti šimtą eurų. Patikrinkite galiojimo datas du kartus – vieną kartą prieš išvykdami ir antrą – kai vairuotojas jau yra kelyje.

Ar reikia pranešti apie pervežimą angliškai įmonėms?

Kai kurios verslo centrai reikalauja pranešimo išsikraunant, ypač jei tai didelis biuras su liftu arba specialiomis priemonėmis. Jei nepranešite, gali tekti laukti, kol bus priimtas sprendimas, o tai laikas. Geriau pasidaryti gerą nuomonę ir pranešti iš anksto.

Ar galiu vežti elektronines cigaretės?

Tai yra griežtai reglamentuojama, ir yra ribojamas kiekis, kurį galima pergabenti be specialių leidimų. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl to, kad kas nors nori parsivežti keletą dėžučių „užkandžių“. Muitinė tai mato kaip prekybą tabaku, o baudos didelės.

Kas daryti, jei biuro adresas Anglijoje pasikeitė?

Reikia užtikrinti, kad dokumentuose nurodytas adresas yra tas, iš kurio išvežamas turtas, o ne senasis, kuriuo jau nebegyvenate. Jei adresas nesutaps, gali kilti įtarimų dėl kilmės prekių. Aš vieną kartą taip nuklydau su adresu (turiu omenyje senąjį sandėlį) ir teko laukti 12 valandų.

Ar reikia kvitų už technikos pirkimą?

Labai rekomenduoju juos turėti, ypač jei technika nauja, nes muitinė gali įtarinėti, kad prekės gali būti nelegalios arba pavogtos. Be kvitų vertinimas bus atliekamas pagal muitinės katalogus, kas dažnai būna nenaudinga jums. Užsirašykite visus kvitus vienoje byloje.

Pakavimas, krovinys ir technika

Kaip tinkamai supakuoti serverius?

Tai bene svarbiausia dalis biuro perkėlimo iš Anglijos, nes serveriai yra jautrūs ir brangūs. Jie turi būti išjungti (būtinai!), išimti diskai (jei įmanoma) ir uždaryti į originalias dėžes. Jei originalių nėra, reikia naudoti stiprią putą, o ne tiesiog newspapirį. Vienas klientas taip padarė ir serveris atėjo su sulaužytu kampu.

Ar saugu vežti popierinius dokumentus archyve?

Popierius labai priglausia drėgmę, todėl būtina naudoti dėžes, kurios yra sandarios, o geriausia – įdėti į jas plastikinius maišus. Jei kelionė užtrunka ilgiau dėl perkėlimo iš Anglijos rūpesčių, o laukas lietingas, dokumentai gali sugesti. Ir tada jūsų verslo istorija dingsta kartu su pelėmis.

Kiek dėžių reikės vidutiniam biurui?

Paprastai tam tikslui galima orientuotis į vieną darbuotoją – apie 5-7 dėžes, bet viskas priklauso nuo to, kaip daug daiktų turi žmonės. Angliški biurai dažnai būna „užpildyti“ visokiais daiktais, kuriuos niekas nenaudoja, tad pasiruoškite, kad dėžių gali prireikti daugiau nei planavote. Geriau turėti atsarginių.

Ar galima vežti augalus biure?

Galima, bet taisyklės griežtos – dirvožemis turi būti pašalintas arba augalai turi būti specialiai paruošti, kad nevežtumė kenkėjų. Anglijoje kenkėjų yra, kurių čia nėra, todėl jie labai atidžiai tai tikrina. Geriau palikti augalus kolegoms dovanai ir nusipirkti naujų Lietuvoje.

Kaip elgtis su biuro baldų išmontavimu?

Dauguma baldų reikia išmontuoti, ypač dideli staliukai ir lentynos, nes kitai jie tiesiog nepraslis pro duris ar netilps į furgoną. Rekomenduoju pažymėti visas dalis suvinėjimo metu, pvz., „kairė viršutinė“, kad vėliau neišprotėtumėt surinkinėjant. Vieną kartą surinkome stalą atvirkščiai kojomis.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, dažai)?

Jos turi būti uždarytos hermetiškai ir atskirai nuo kitų daiktų, o geriausia – iš viso nevežti. Toneriai gali išsilieti ir nusipainti viską aplinkui, o tada jums teks atsiprašinėti už sugadintus baldus. Išmeskite senas spausdintuvus Anglijoje, nenaudinga rizikuoti.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Tikrai taip, ne tik dėl muitinės, bet ir dėl jūsų ramybės. Kai vairuotojas iškrauna Lietuvoje, jūs turite žinoti, kas yra kurioje dėžėje. Be to, jei kažkas dingsta kelyje (o tai nutinka), turėsite įrodymus, kad ta daiktą iš tikrųjų įdėjote.

Kaip apsaugoti įrangą nuo smūgių?

Naudokite „bubble wrap“ (putplasčio) ir užpildykite tuščias vietas dėžėse. Vairuotojai gali važiuoti pro duobes Anglijoje (jų ten daug), o krovinys liks stabilus tik jei jis užpildytas. Nenaudokite senų laikraščių, jie paliekas spaudus ir neapsaugo taip gerai.

Ar galima vežti maistą iš biuro virtuvės?

Rekomenduoju išvalyti visas spintas ir nieko nevežti, ypač jei tai mėsos arba pieno produktai. Muitinė gali konfiskuoti net dėžę senų arbatų, jei ji atrodą įtartai. Geriau pradėti gyvenimą Lietuvoje su švara ir naujomis atsargomis.

Ką daryti su ypatingai brangia technika?

Jei turite brangią optiką ar serverius, geriau juos vežti ne su bendru kroviniu, o atskirai, galbūt net asmeniškai arba su kurjeriu. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra pavojingas tokiems daiktams dėl vibracijos ir temperatūros pokyčių furgone. Nemanau, kad verta rizikuoti 10 tūkst. vertės įranga.

Ar verta naudoti dėžes su skyrialiais?

Taip, ypač smulkiems daiktams, tokiems kaip raštinės reikmenys, telefonai ar priedėliai. Tai greičiau surenka ir iškrauna, o vairuotojui lengviau padėti dėžes ant vienos kitos, kad jos nešoktų. Tai sutaupo laiko ir nervų abiem pusėms.

Kaip pažymėti dėžes?

Rašykite ne tik „Biuras“, bet ir kambarys, pvz., „Vadovo kambarys – stalas“. Taip iškrovimo metu nereiksės nešioti dėžių iš vieno galo kito ieškant pieštuko. Paprasti spalvoti lipdukai taip pat padeda, ypač jei didelis komandos darbas.

Logistika, kaina ir realybė

Kiek kainuoja vidutiniškai toks pervežimas?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklausomai nuo to, iš kur Anglijoje esate (Londonas brangiausias) ir kiek svorio. Galima sakyti, kad pradedant nuo 1-2 tūkstančių eurų už mažą biurą, bet dideliems projektams kaina gali siekti ir 10 tūkst. Degalai Anglijoje brangūs, o ir darbo rankos nebe pigios.

Ar pigiau rinktis „part load“ pervežimą?

„Part load“ (t. y. dalinis krovinys) gali būti pigiau, jei jūsų dėžių nėra daug ir galite laukti, kol surinksime kitą klientą tame pačiame maršrute. Tačiau tai užtrunka ilgiau, nes reikia derinti grafikus. Jei skubate, mokėkite už pilną furgoną.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Idealiai tai trys dienos su viena nakvyne, tačiau realybėje dėl eismų M25 žiediniame kelyje arba ilgos eilės prie terminalų, tai gali užtrukti keturias ir daugiau dienų. Niekada nesakykite klientui „rytoj atvyks“, nes jis tikrai atvyks po poryto.

Kas daryti, jei furgonas sugenda Anglijoje?

Tai reali problema, ypač su senesniais furgonais. Tada reikia skubiai ieškoti pagalbos vietiniame servise arba keisti krovinį į kitą transportą. Geriau pasirinkti pervežėją, kuris turi partnerių tinklą Anglijoje ir gali greitai padėti, o ne palikti dėžes pakelėje.

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro inventorių?

Įprastai vairuotojas dirba tik su kroviniu, o ne su jo išdėliojimu biure. Jei jums reikia, kad jis neštų dėžes į trečią aukštą lifto, tai turi būti aptarta iš anksto, paprastai tai papildoma paslauga. Vairuotojai dažnai pavargsta ir tiesiog nori baigti darbą.

Kokias maršrutes dažniausiai naudojate?

Dauguma važiuoja per Doverį-Kalė arba per tunelį, tačiau kartais, jei krovinys ypatingas, važiuojame per Harwichą-Huką, nors tai brangiau. Pasirinkimas priklauso nuo to, kur Anglijoje esate ir kaip greitai reikia pasiekti Lietuvą.

Ar saugu palikti dėžes furgone nakčiai?

Jei furgonas stovi saugomoje aikštelėje su užraktais vartais, tai daugmaž saugu, bet niekada negalite būti 100 proc. tikri. Geriau, jei vairuotojas niekur nestoja be priežiūros, o važiuoja tiesiai, kol nenuovargas neįveikia. Pavogti furgoną su biuru nėra taip paprasta, kaip atrodo.

Kodėl kaina pakilo paskutiniuosiuose metuose?

Degalai, infliacija, Brexit procedūros ir trūkstamas vairuotojų skaičius – visi šie faktoriai pakėlė kainas. Anglija tapo brangesne vieta tiek gyventi, tiek verslui, todėl ir biuro perkėlimas iš Anglijos dabar kainuoja daugiau nei prieš penkerius metus.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma modernių pervežėjų siūlo GPS stebėjimą, tačiau signalas gali dingti Tunelyje arba blogo oro sąlygomis. Nesikreipkite į vairuotojų kas valandą, jis negali atsakinėti, kai vairuoja. Patikrinkite programėlę ryte ir vakare.

Kas vyksta, jei klientas nėra pasiruošęs priimti krovinius Lietuvoje?

Tai tiesiog baisi situacija – vairuotojas laukia, laikas bėga, jis praranda kitą užsakymą. Jums teks mokėti baudą už laiko praradimą. Užtikrinkite, kad biuras Lietuvoje pasiruošęs – liftas veikia, raktai pasiekiami, žmonės laukia.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Anglijoje?

Tai priklauso nuo paslaugos rūšies – jei tai „ex works“ (t. y. jūsų kieme), tai jums reikės padėti vairuotojui užkrauti. Jei įsirašote „incoterms“ su pakrovimu, tai moka įmonė. Geriau pasirinkti variantą, kuriame vairuotojas padeda, kad nereikėtų kviesti savo darbuotojų nešti dėžių.

Kaip atsižvelgti į Anglijos kelius?

Jūsų biuras gali būti toli nuo greitkelio, siaurame gatvėlėje, kur didelis furgonas negali užeiti. Tada reikės mažesnės transporto priemonės perkrovimui. Patikrinkite adreso prieinamumą dar prieš susitariant, kad nenuviltumėte, kai furgonas už kliūties.

Ar verta rizikuoti su nežinoma įmone?

Absoliučiai ne. Yra daug firmų, kurios siūlo „pigiai“, bet neturi draudimo arba naudoja senus technikai. Pasitikėkite patirtimi, nes jei dingsta jūsų verslo duomenys, pinigai jų nebeatgaus. Pasidomėkite atsiliepimais forumuose.

Ką daryti, jei atvykęs radau sulaužytą stalą?

Reikia iš karto susirašyti defektų aktą su vairuotoju ir nufotografuoti. Neišmeskite dėžės, kol viskas nebus išsiaiškinta draudimo kompanijoje. Be akto, draudikas nieko nekompensuos. Tai standartinė praktika, kurią dažnai pamiršta.

Ar galima veži biuro perkėlimą vasarą?

Taip, tai populiariausias laikas, bet ir brangiausias, bei dažniau pasitaiko eilių. Jei galite, perkėlimą iš Anglijos planuokite rudenį ar pavasarį, kai oras dar geras, o eismai mažesni. Vasarą visi kuriasi ir stengiasi išsivežti kuo greičiau.

Išvada

Viskas su biuro perkėlimu iš Anglijos atrodo sudėtinga tik tol, kol nepasiruošiate tinkamai. Nors sistema nėra tobula, o keliai Anglijoje gali stebinti savo būkle, su gerais partneriais ir šaltu galvu viskas įmanoma. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų, nes viena maža klaida dokumentuose gali sukelti didelių problemų. Pasidarykite planą B, pasitikėkite savo įmone ir viskas gerai pasibaigs, net jei kelias bus vingiuotas.