Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo: logistiko veterano patarimai

Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo atrodo kaip sci-fi filmas, ypač dabar, kai tarp Lietuvos ir JK siena nėra tiesiog linija žemėlapyje, o dokumentų chaosas. Esu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti – tai įmanoma, jeigu neskambinate paskutinę minutę. Svarbiausia yra suprasti, kad jūsų verslas negali sustoti tik todėl, kad keli vairuotojai strigsta prie Dover arba M25. Planavimas čia yra pusė sėkmės, o kita pusė – tai geras logistiko partneris, kuris žino, kur paslėptos angliškos muitinės spąstai.

Pasiruošimas ir biudžeto planavimas

Kaip patiksliai biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo kainuoja?

Visada sakau klientams, kad kainos nėra lentelėje. Čia priklauso nuo tūkstančių dalykų – ar keliaujat iš Londono centro ar iš kaimo, ar turit liftą, ar ne. Vidutiniškai už fiksuotą kelią su 20 kubinių metrų turto turėtumėte skirti nuo 2500 iki 4000 eurų. Bet nepamirškite apie papildomus išlaidas Anglijoje – dėžės, pakavimo juosta, o jei reikia ir išmontuoti baldai. Verta tiksliai susiskaičiuoti, kad nebūtų nemalonumo pabaigoje.

Kada geriausia pradėti viską planuoti?

Nežinau, kodėl visada laukia paskutinės savaitės. Idealūs variantai – pradėti galvoti apie biuro perkėlimą iš Anglijos be verslo sutrikdymo maždaug prieš 2–3 mėnesius. Tada spėsite surasti gerą firmą, nebrangią, o ne tą, kuri atvažiuos iš dešimt minučių. Taip pat dokumentų tvarkymas su muitine dabar trunka ilgiau. Jei pradėsite planuoti per savaitę, tikėkitės streso ir brangiausių skrydžių (t.y. vairuotojų).

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Kad ir keista skambėtų, nenusipirkite pigių dėžių iš Amazon arba "Gumtree". Vieną kartą matęs, kaip klientas dėžės iš "eBay" sukrautė sunkias knygas, ir dėžės tiesiog išsilydė nešdamos į sunkvežimį. Naudokite profesionalias, dvigubos sienelės dėžes. Taip sutaupysite nuo 10 iki 15 proc. biudžeto, nes nereiks pirkti naujų monitorių ar serverių, kai seni nukris ant grindų.

Ką daryti su biuro vandens dispenseriu?

Tas dalykas visada būna problema. Jei jums nereikia jo skubiai, geriau jį palikti senoje vietoje arba parduoti "Facebook" grupėje. Vandenį išleidžiate, geriau išvalote baką, nes jei jis užšals arba suplis kelyje, bus baisu. Gabenti tuščią didelį plastikinį statinę beveik nemokamai, bet su vandeniu – jau sunkiau.

Dokumentai, muitinė ir Brexit chaosas

Kokius dokumentų chaosą sukuria Brexit?

O čia prasideda nuodingiausia dalis. Anksčiau buvo paprasta – įvažiavai, išvažiavai. Dabar reikia export declaration, import declaration, o jei esat verslininkai – dar ir intrastat (jei apimtis viršija limitą). Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo be šitų popierių neįvyks. Turi būti tikslus inventoriaus sąrašas su serijiniais numeriais (kur įmanoma), kitaip muitininkas gali tiesiog uždaryt vartus.

Ar reikia mokėti PVM už senus baldus?

Tai priklauso nuo to, kaip jūs juos pervedate. Jei tai tiesiog perdėjimas tarp savo įmonių (t.y. tarp Anglijos ir Lietuvos padalinių), tai dažniausiai PVM mokėti nereikia, tereikia įrodymo (perkėlimo dokumento). Bet jei parduodate arba dovanojote kitam asmeniui, tada taip, PVM bus. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas, ne mokesčių ekspertas.

Kas dėl EORI numerio?

Jūsų įmonei privalo būti EORI numeris (GB variantas Anglijoje, LT – Lietuvoje). Be jo nė nebandykite leistis į kelią, nes sistema tiesiog neleis išduoti eksporto deklaracijos. Vienas klientas buvo užstrigęs prie sienos 3 dienas tik todėl, kad pamiršo, kad jų EORI buvo pasenęs. Patikrinkite iš anksto, tai užtrunka tik penkias minutes.

Ar gali muitinė sulaikyti mūsų dalykus?

Žiauriai taip, ir tai nutinka dažniau nei maniau. Jei jūsų inventoriaus sąraše parašyta „baldai“ per visą puslapį, o ne „3 medinės lentynos, 2 stalai ir 5 kėdės“, jie sustabdys. Jie nori matyti, kas tiksliai keliauja. Karantino patikros dėl medienos (ISPM 15) taip pat gali užtrukti, jei ant paletės nėra antspaudų. Tai gali užtrukti nuo valandos iki kelių dienų.

Kas vyksta, jei trūksta inventoriaus sąrašo?

Gera situacija... klausiate. Jei sąrašas netvarkingas, muitininkas gali įvertinti krovinius pagal savo nuožiūrą, o tai dažnai būna daug brangiau. Taip pat gali būti bauda už netinkamą deklaravimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo tampa košmaru, kai teks ieškoti prarastų dokumentų jau esant Lietuvoje. Rašykite viską, net tą pačią seną kėdę su nulūžusia koja.

Ar galima vežti biuro vyną?

Tas klausimas visada pradžiugina. Taip, galite, bet tai jau nebe biuro inventorius, o alkoholis. Jis turi būti deklaruotas atskirai, o ant jo gali būti akcizas (priklauso nuo kiekio). Jei turite mažą vyninę poledyje, tai dažnai praeina kaip asmeninis daiktas, bet jei 20 dėžių – tai jau verslas. Geriau tuos butelius išgerti arba padovanoti kaimynams prieš išvykstant.

Baldų techninė pusė

Ar reikia išsukti visas įrangą?

Būtina. Nė viena didelė spinta ar stalas nepraeis pro duris neišsukta (išskyrus tą atvejį, kai turit didžiulius liftus Anglijoje, kas reti). Be to, išsukta baldai mažiau pažeidžiami ir taupo vietą sunkvežimyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo reikalauja, kad vairuotojai atvyktų su įrankiais, bet geriau, jei jūsų komanda pasiruošusi iš anksto.

Kaip apsaugoti brangų odinę sofą?

Oda yra kaprizinga. Ji nekenčia drėgmės ir trinimo. Reikia specialios plėvelės, ne paprastos folijos, kuri lipdo prie odos. Vieną kartą matėme, kaip po kelionės ant sofos atsirado "raibulių" nuo nekokybiškos plėvelės, kuri atšilo ant saulės. Užtokite už gerą pakavimą, tai pigiau nei nauja sofa.

Kas daryti su seifu, jei pamiršote kodą?

Tai klasika. Jei seifas tuščias – geriau jį palikti arba suardyti čia pat, Anglijoje. Jei pilnas pinigų ar dokumentų... tada jums reikės profesionalaus atrakinimo meistriškio. Nešioti užrakintą seifą 1500 kilometrų be prasmingos priežasties – kvaila. Jis tik sugadins grindis sunkvežimyje ir pridės svorio.

Ar galima vežti gyvas gėles?

Biuro augalai – tai tas dalykas, dėl kurio dažniausiai kyla problemų. Anglijoje ir ES turi skirtingus fitosanitarinius reikalavimus. Reikia specialios "phytosanitary certificate" licencijos. Dažniausiai paprastai kaktusai ar palmos keliauja gerai, bet jei turite kažką egzotiško, gali būti sustabdyta. Geriau juos išdalinti kolegoms dovanų pavidalu (tik ne lietuviams, kurie važiuoja atgal).

Kiek dėžių reikės 10 žmonių biului?

Statistika sako, kad vienas žmogus vidutiniškai turi apie 2–3 kubinius metrus daiktų biure. Taigi, 10 žmonių – tai maždaug 20–30 kubinių metrų arba apie 60–100 dėžių, priklausomai nuo to, kiek knygų ir archyvų turite. Neapsimoka vežti tuščios arklio miltų dėžės, užpildykite jas iki galo, bet taip, kad neišlįžtų dugnas.

IT infrastruktūra ir serveriai

Kaip saugiai išmontuoti serverius?

Tai yra patikimiausias būdas sugadinti viską. Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo tiesiog neįmanomas be veikiančio IT. Visada rekomenduoju išjungti ir palaukti, kol visiškai atvės. Tada pažymėti kabelius nuotraukomis arba spalvotomis etiketėmis. Vienas klientas sumontavo viską atgal per 3 dienas tik todėl, kad buvo užfotografavęs kiekvieną prijungimą.

Ar reikia atsarginių kopijų (backup)?

Esu tikras, kad jūsų IT žmogus šauksia "TAIP!" į šį klausimą. Kelyje dėžė gali nukristi (nors retai), tačiau vibracija gali sugadinti diskus. Turite turėti "cloud" atsarginę kopiją prieš išvežant fizinį serverį. Jei serveris sugriaunamas, jūs turėtumėte galėti atsikurti per valandą, o ne per savaitę.

Kaip vežti jautrius monitorius?

Monitoriai turi įstrižusius stiklus, todėl jie yra pačia dažniausiai laužomi dalys. Reikia specialių monitorių dėžių su putomis, o ne tiesiog apvynioti ant kilimėlio. Stiklas gali lūžti nuo mažiausio smūgio, kai sunkvežimis važiuoja per angliškus "sleeping policemen". Neklausote, kod�lš vadovai visada keičia monitorius po perkėlimo.

Ar vairuotojai žino, kas yra "antistatinė" dėžė?

Dauguma ne. Jie yra vairuotojai, ne inžinieriai. Jūs turite būti ten, kad pažymėtumėte, kur yra jautrios elektronikos dėžės. Nereikia tikėtis, kad jie atpažins brangų "Cisco" routerį nuo paprasto swičo. Užrašykite dideliomis raidėmis: "NEKRAUTI VIRŠŠ", "ŠILTAIS" ar "Jautri".

Ką daryti, jei dingsta vienas kabelis?

Visada likite viena dėžė su "atsarginiais" kabeliais, adapteriais ir prailginimais. Anglijoje ir Lietuvoje gali būti skirtingi lizdai (UK vs EU), tad reikia ir adapterių. Jei dingsta maitinimo kabelis prie serverio, viskas sustoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo gali baigtis tuo, kad visi sėdi tamsioje patalpoje.

Organizacija, laikas ir vykdymas

Ar spėsime persikelti per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – pavojinga. Kelionė iš Londono iki Vilniaus trunka maždaug 30–40 valandų važiavimo (su poilsiais). Jei vairuotojai išvažiuoja penktadienį vakare, jie gali atvykti sekmadienio naktį ar pirmadienio rytą. Bet jei ką užstrigta sienoje, jūsų komanda pirmadienį bus be darbo. Geriau skirti savaitę laiko.

Ką daryti su darbuotojų daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turi turėti savo dėžę asmeniniams daiktams. Nesumaišykite jų su bendru inventoriumi. Žmonėms svarbu, kad jų šeimos nuotraukos ar puokštės neatvyktų sutryptos. Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo taip pat reiškia psichologinį komfortą darbuotojams.

Kelias per Dover ar Eurotunelį?

Eurotunelis yra greitesnis (35 min), tačiau brangesnis ir reikalauja griežtesnio kontrolės. Keltas Dover-Calais gali būti pigesnis, bet užtrunka valandą ir dažniau vėluoja dėl vėjo (kas ten kasdien). Jei skubate, mokėkite už tunelį, jei norite sutaupyti šimtus eurų – keltas. (Asmeniškai aš mokuju už tunelį, mažiau galvos skausmo).

Kas nutinka, jei parduoduvei užstrigs keltas?

Tai reali situacija, kuri nutiko praėjusią vasarą. "P&O" keltų darbuotojai streikavo, ir kliento krovinius uždelsė 2 dienos. Jei planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo, turite turėti "Plan B". Galbūt reikėtų išsinuomoti biurą Lietuvoje savaitę anksčiau arba leisti dalii darbuotojų dirbti iš namų.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepadingsta?

Turi būti sudarytas "Packing List" – kiek dėžių, kas jose, numeriai. Kai atvykstate į Lietuvą, tikrinat kiekvieną dėžę prieš pasirašant dokumentus. Vieną kartą klientas pasirašė, kad viskas atvyko, o vėliau teko ieškoti dingusio projektorius, kuris liko Anglijoje sandėlyje.

Viso šito zirklio suktis nėra taip baisu, kaip atrodo iš pradžių. Jeigu pasiruošiate iš anksto ir nedelsite iki paskutinės sekundės, biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikdymo įvyks lyg tą ir buvo planuota. Pagrindas – neleisti emocijoms užgožti logikos, o dokumentus patikrinti du kartus. Sėkmės naujame puslapyje ir tegul keliai būna šviesūs. O jei kas neaišku – geriau paklauskite to, kas jau tą kelią nubraukęs ne kartą.