Biuro perkėlimas iš Anglijos: be streso ir laiku

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius, ir biuro perkėlimas iš Anglijos visada yra kaip loterija. Vieną kartą viskas vyksta lyg pagal laikrodį, kitą - sustoja kelyje dėl vieno trūkstamo parašo ant dokumento, kurio niekas nesitikėjo. Nuo pat Brexito pasikeitė taisyklės, o klientai dažnai sužino apie tai tik tada, kai vairuotojas jau stovi pasienio poste ir pyksta. Turiu pasakyti tiesiai - nėra jokio magiško "be streso" mygtuko, yra tik geras planavimas, realistiški lūkesčiai ir nuovokumas. Jeigu norite, kad technika ir baldai atvyktų sveiki, reikia ne tik pakrauti, bet ir sužinoti, kas ten iš tikrųjų vyksta.

Pasiruošimas ir svarbi dokumentacija

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Nebūkite kaip tas klientas iš Londono, kuris skambino trečią dieną ir norėjo važiuoti penktą. Geriausiai pradėti bent mėnesį prieš, o jei tai didelė įmonė, tai dar anksčiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja ne only fizinio darbo, bet ir dokumentų surinkimo, o tai užtrunka. Reikia suderinti laiką su savo darbuotojais, išsiųsti dėžes, viską pažymėti. Jei spėjate, sutaupysite nervus, o ne tik pinigus.

Ar reikia inventoriaus sąrašo, ar pakanka "akių"?

Būtinai reikia raštinio inventoriaus. Muitinė be jo nepraleis. Turiu omenyje tą sąrašą, kur parašyta, kas yra kiekvienoje dėžėje, bent apytiksliai. "Kompiuteriai" ir "kėdės" neužtenka, reikia modelių, serijinių numerių brangiai technikai. Vieną kartą turėjome problemą, nes klientas parašė tiesiog "baldai" - sulaikė traukinį. Biuro perkėlimas iš Anglijos be detalaus sąrašo yra būtinas laiko nuostolis.

Kas dėl jautrios technikos – serverių, taisymo stočių?

Tai man visada kelia didžiausią baimę. Serverius geriausia vežti specialiose dėžėse, o ne paprastose. Jeigu turite duomenų centrus, reikėtų pagalvoti apie IT specialistų išpakavimą čia, o ne vairuotojų darbą. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai apima brangų įrangą, kurią tiesiog negalima numesti į kambarį. Viską turi būti užfiksuota prieš pakrovimą ir išpakavimą, kad vėliau nebartumėmės, kas suplėšyta.

Ar galima vežti asmenines darbuotojų daiktas kartu su biuro?

Geriau to nedaryti, nesusipratimas užtikrintas. Muitinė mato, kad tai komercinis reisas, o ten randa drabužius ar šaldytuvą. Tai virsta muitais ir mokesčiais, nes biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti tik biuro turtas. Jei darbuotojai turi ką vežti, tegul vežia atskirai arba susitvarko dokumentus kitaip. Galiu pasakyti, tai viena dažniausių priežasčių, kodėl reisai užstringa.

Reikalingas EORI kodas ar kažkas panašaus?

Įmonėms, kurios veža prekes, taip, o čia situacija truputį kitokia. Jei tai perkėlimas tarp savo padalinių (transfer of own goods), dažnai užtenka įmonės duomenų. (Arba ne? Tikrinau su brokeriu – kai kurie vis tiek reikalauja, geriau patikrinti). Bet geriau pasidomėkite išanksto, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra paprasta prekyba, todėl formalumų gali būti mažiau, bet tikrinimas yra griežtesnis.

Brexit, muitinė ir anglų realijos

Kaip dabar Brexit paveikia biuro perkėlimą iš Anglijos?

Prisimenu laikus, kai važiuodavai be stabdžių. Dabar kiekviena sustojima yra galimybę gauti baudą arba užlaikyti krovinį. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar reiškia "Exit Customs Declaration" Anglijoje ir "Entry" Lietuvoje. Dėl to kaina padidėjo, nes mums reikia brokerių abiejose pusėse. Tai nebe tiesiog "užsukti ir paimti", tai biurokratinis košmaras.

Ar mokėti PVM arba muitą už biuro turtą?

Jeigu daiktai buvo naudojami Jūsų įmonės Anglijoje mažiau kaip 12 mėnesių, gali tekti mokėti PVM importui. Senesniems daiktams, jei įrodinėjate, kad tai perkėlimas, ne prekyba, dažnai taikoma išlyga. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti "brangus", jei nesusigalsite su apmokestinimu. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu prieš skambinant man.

Kas vyksta Dovere ar Folkstone’o perėjose?

Ten dažnai būna eilės. Vieni vairuotojai sako, kad viskas gerai, kiti stovi po 10 valandų. Biuro perkėlimas iš Anglijos priklauso nuo to, kada ten patenka vairuotojas. Jei jis ten suklysta su dokumentais arba sistemos užstringa, prarandame dieną. Ten visada yra kažkas negerai – arba technika, arba pasieniečiai padirbėję.

Ar jums reikia mūsų buhalterinės duomenų?

Taip, be jų nieko nebus. Mums reikia PVM mokėtojo kodų, adreso, kontaktų. Be to, muitinė nelaisva biuro perkėlimas iš Angliją įvykdyti be "proving identity" procesų. Jie turi žinoti, kas veža ir kam. Jei duomenys nesutampa su CMR sąskaita, sustabdys. Tad pasiruoškite duomenis iš anksto.

O jei mums reikia palikti daiktus sandėlielyje Anglijoje?

Tai galima, bet kainuoja. Angliški sandėliai, ypač netoli Londono, yra labai brangūs. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali atidėti, jei nesuspėjate išsinuomoti naujo biuro Lietuvoje. Mes galime padėti rasti laikiną vietą, bet tai papildomi pinigai, kuriuos verta įsiskaityti į biudžetą.

Logistika, laikas ir kaina

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Klausimas labai platus. Viskas priklauso nuo kiekio – ar tai vienas kambarys ar visas sandėlis? Biuro perkėlimas iš Anglijos mažam verslui gali kainuoti ir tūkstantį, ir penkis tūkstančius eurų. Taip pat svarbu, kur Jūsų esat – Šeffieldas ar centrinis Londonas. Užvažiavimas į centrinę miesto dalį kainuoja dvigubai daugiau dėl ULEZ zonos ir stovėjimo.

Ar kainuoja pakavimo medžiagos?

Paprastai mes suteikiame dėžes nemokamai (arba įskaičiuojame), jeigu tai nėra per didelis kiekis. O bubble wrap’ą, lipdukus, juostas – tai jau mokama. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti apsaugotas, o geros medžiagos kainuoja. Nenaudokite senų mažmeninės prekybos dėžių, jos sugriūva po kelių kilometrų.

Ar galite padaryti visą savaitgalį, kad nevežtume darbo laiku?

Galime, bet vairuotojai turi savo poilsio režimus. Negali būti taip, kad vairuotojas važiuoja 48 valandas be perstojo. Biuro perkėlimas iš Anglijos savaitgaliu įmanomas, jeigu planuojame atvykti pirmadienio ryte. Kitaip, jei skambinate penktadienį ir norite, kad viskas būtų prieš pirmadienį, tai kainos brangs staiga.

Kiek trunka kelionės laikas?

Teoriškai - 2-3 dienos. Praktiškai - 4-5 dienų. Viskas priklauso nuo keltų, eilių ir orų. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra toks pat greitas kaip siuntos vežimas. Didelė mašina lėčiau važiuoja, o jei reikia iškrauti keletui vietų (pavyzdžiui, dalį į Vilnių, dalį į Kauną), tai užtrunka dar ilgiau.

Ar galite įvežti daiktus tiesiai į naują biurą?

Taip, tai mūsų darbas. Bet reikia įsitikinti, ar yra kur pastatyti mašiną. Biuro perkėlimas iš Anglijos miesto centre gali būti problemos, jei nėra leidimo stovėti arba per siauras vartai. Matęs buvau, kaip reikėjo iškrauti ant gatvės ir nešti per pusę miesto, nes klientas tikrai nieko nesužinojo apie prieigos sąlygas.

Smulkmenos ir problemos

Kas nutinka, jei kažkas sulūžina kelyje?

Mes turime draudimą. Bet jis neapima visko, jeigu jūs patys blogai supakavote. Biuro perkėlimas iš Anglijos apima atsakomybę už mūsų vairuotojo veiksmus. Jei mašina užkerta kitą mašiną (buvo ir tokių), draudimą mokės jų draudikas. Jei tiesiog nukrenta monitorius, nes dėžė nebuvo uždaryta – čia jūsų rizika.

Ar galiu vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Negalima. Nėra labai aišku? Chemija, tepalai, aerozoliai – tai pavojingos krovinys kategorija. Biuro perkėlimas iš Anglijos negali apimti tokių dalykų be specialių leidimų. Vieną kartą klientas bandė įkrauti dažų statyboms, teko mums atsisakyti to krovinio vietoje.

O jeigu aš vėluoju su išsirengimu?

Tada laukiame. Laukimo mokestis yra standartinis dalykas. Vairuotojo laikas yra pinigai. Biuro perkėlimas iš Anglijos negali būti užstrigęs dėl to, kad darbuotojai nesupako kompiuterių. Paprastai duodame 1-2 valandas laisvai, po to skaičiuojame valandas pagal tarifą.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Lietuvoje?

Jei tai įskaičiuota pasiūlyme, ne. Bet dažnai klientai mano, kad "prikrovė - ir viskas", o iškrovimas jau mokamas atskirai. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai pilnas ciklas. Geriausia iškarto pasakykite, kiek žmonių reikia iškrauti. Vienas vairuotojas negali nešti 50 kilogramų spintų.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa į sunkvežimį?

Arba reikia didesnės mašinos (pavėluoti reikalauja planavimo), arba dviem reisais. Biuro perkėlimas iš Anglijos brangiai kainuoja, jeigu bandote sukipti per daikto. Matavimai turi būti tikslūs. Uždukite matuotolei, kad pamatuotų didžiausią sofa ar stalą, kad nereiktų versti stalą per pusę.

Pasitikėjimas ir patirtis

Kodėl rinktis jus, o ne pigesnį "brokerį"?

Pigiau – dažniausiai blogiau. Matau reklamas, kurie siūlo vežti už pusę kainos. Biuro perkėlimas iš Anglijos to neleidžia – kuras, keltai, alkoholis vairuotojui (ne, šipokalas, tik maistas), viskas brangsta. Mes turime savo mašinas, o turi tik tarpininkus. Kas nutiks, kai tarpininkas nedings? Išvysite.

Ar jūsų vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma taip, bet ne visi. Turime ir lenkų vairuotojų, ir ukrainiečių. Bet jie visi supranta instrukcijas. Biuro perkėlimas iš Anglijos ne reikalauja literatūros diskusijų su vairuotoju, tik aiškios žinios, kur įvažiuoti. Sąsajos su vairuotoju klausimai dažniausiai sprendžiami telefonu su dispečeriu.

Kaip sekti, kur yra mano daiktai?

Duodame nuorodą arba skambinu. Kartais GPS sistemos klaidina, ypač ant keltų. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali "dingti" iš žemėlapio keletui valandų, kai mašina yra viduje keltuose. Nedarykite panikos, jei rodo, kad ji stovi vietoje jau valandą.

Ar reikia depozito?

Dideliems projektams taip, mažiems paprastai ne. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja pasitikėjimo, bet mes buvome apgauti – atvažiavome, o kliento nebujo. Dabar imame avansą. Tai apsaugo abejomis pusėm.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Tada reikia sandėlio. Mes galime laikinai padėti pas mus. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai sužaidžia laiku – remontai visada vėluoja. Pasirūpinkite sandėliu iš anksto, kitaip daiktai liks virš mašinos arba mums teks važiuoti ratukais.

Ar galite sujungti kelis klientų siuntimus?

Galime, jeigu jie važiuoja tame pačiame regione. Taip galima sutaupyti. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti dalinis, jeigu turite tik keletą dėžių. Tai vadinama "daline krovinio" arba "part load" paslauga.

Kod�l kainos pasikeitė per paskutinius metus?

Degalai, infliacija, Brexit procedūros. Biuro perkėlimas iš Anglijos tapo brangesnis ne dėl mūsų geidulingumo, o dėl realių sąnaudų. Anglija tapo "užsienio šalimi" pilna prasme, ir tai atsispindi kainose.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Nr. 1, Nr. 2 ir t.t. Ant viršaus rašykite, kas viduje (pvz., "Finansai", "IT"). Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa košmaru, kai iškraunant matote 50 identiškų dėžių be jokio ženklo. Tada prasideda "kur mano klaviatūra" paieškos.

Kas nutinka su atliekomis – išpakavusios dėžės?

Mes jas surenkame ir išvežame, jeigu tai suderinta. Bet ne visada tai nemokama. Biuro perkėlimas iš Anglijos pasibaigia ne tada, kai paskutiniai baldai pastatyti, o kai kambarį išvalo nuo popieriaus ir plastiko.

Galite atvežti darbuotojus kartu su daiktais?

Ne, mes ne keleivinis transportas. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra krovininis reisas. Draudimas neleidžia vežti žmonių be specialių leidimų. Darbuotojai turi susirasti bilietus į lėktuvą ar autobusą.

Ar atvežate ir montuojate baldus?

Iškrauname ir atiduodame. Montavimas – tai atskira paslauga, reikalaujanti meistrų, o ne vairuotojų. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali įtraukti baldų surinkimą, jeigu tai užsakyta iš anksto, bet tai kainuos papildomai.

Pabaigos užbaigimas

Ką daryti, jei randama trūkstama daikto išsikrovus?

Skambinkite iš karto. Patikrinkite su vairuotoju sąrašą. Kartais daiktai užsilieka kambario kampuose arba nuvažiavo į kitą vietą (jei buvo kelios adreso). Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti užbaigtas tik tada, kai viskas suskaičiuota. Geriau tai padaryti tą pačią dieną.

Ar reikia pasirašyti kai kuriuos dokumentus išsikrovus?

Taip, būtinai. Vairuotojas duos CMR kopiją, kurioje reikia pasirašyti, kad viską gavote. Biuro perkėlimas iš Anglijos juridiskai baigiasi pasirašymu. Jei nepasirašote arba užrašysite pastabas apie trūkstamus daiktus, vėliau nebepareikšsite pretenzijų.

O jei aš tiesiog noriu kelių dėžių atvežti?

Tuomet tai nėra pilnas biuro perkėlimas. Mes galime tai padaryti kaip paprastą siuntą. Biuro perkėlimas iš Anglijos taip pat gali būti mažo masto, bet tada taikomasi kitokie tarifai – galbūt greitesnis pristatymas per kurjerių tinklą.

Kaip apmokėti paslaugas?

Bankiniu pavedimu. Geriausia iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai didelė suma, grynaisiais pinigais vairuotojui duoti nepatartina ir saugumo sumetimais ne visada įmanoma. Sąskaitą išrašome iš anksto.

Ar jūsų įmonė draudži?

Žinoma, turime viską ką reikia – transporto draudimą, atsakomybės draudimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su mumis yra saugus. Galiu atsiųsti draudimo polisą, jeigu reikia patikinimo.

Galite duoti nuolaidą, jei ateisime ne kartą?

Visada galima pasikalbėti. Jeigu turite kelis padalinius arba planuojate grąžinti baldus atgal, biuro perkėlimas iš Anglijos gali tapti pigesnis. Ilgalaikis bendradarbiavimas mums visada įdomesnis nei vienkartinis reisas.

Ką daryti su senais daiktais, kuriuos norime išmesti?

Anglijoje taisyklės griežtos dėl atliekų. Biuro perkėlimas iš Anglijos negali įtraukti "šiukšlių" vežimo, nebent tai oficiali perdirbimo siunta. Geriau išmesti vietinėse bendrovėse Anglijoje prie mūsų atvykstant.

Ar reikia mums būti vietoje išsikrovimo metu?

Būtina arba atstovas. Vairuotojas negali spręsti, kur statyti serverį. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja aktyvaus dalyvavimo iš Jūsų pusės, kitaip bus sumaištis.

Kas dėl pianino ar labai sunkių daiktų?

Speciali technika. Būtinai pasakykite iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos įtraukia sunkvežimius su "krautuva" (liftas), bet jei įrenginys sveria 400 kg, reikės pianino pernešėjų.

Kodėl kai kurios įmonės atsisako vežti į Škotiją?

Todėl, kad tai toli ir prideda kelias dienas prie kelionės. Mes važiuojame. Biuro perkėlimas iš Anglijos (ir Škotijos) mums ne svajonė, bet darome. Tiesiog brangiau. Geometrija niekur neišnyksta – kuo toliau, tuo brangiau.

Ar turite patirties su medicinos įranga?

Taip, taip įranga reikalauja specialių leidimų ir sterilumo. Biuro perkėlimas iš Anglijos tokiu atveju tampa labai kompleksinis. Reikia specialių dėžių, temperatūros kontrolės. Tai nebe paprasti stalai.

Galutiniai patarimai ir išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra toks baisis, kaip atrodo iš pradžių, jeigu viską suplanuojate. Svarbiausia – nenuvertinti dokumentų vaidmens ir būti sąžiningu apie daiktų kiekį. Nenaudokite mašinos kaip šiukšliadėžės seniems failams, kuriuos niekas nėra matęs dešimt metų. Jeigu turite klausimų, tiesiog skambinkite, geriau pasikalbėti penkias minutes negu vėliau spręsti problemas pasienyje. Sekmės perkėlime, ir tikiuosi, susitinksime tik tada, kai viskas bus jau naujoje vietoje.