Biuro perkėlimas iš Anglijos – be rūpesčių

Sunku suvaldyti viską, kai nutinka staigių pokyčių verslo gyvenime, o biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai tampa vienu sudėtingiausių iššūkių, net jei atrodo paprasta. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir mačiau viską – nuo idealiai sutvarkytų konteineriukų iki tokių chaosų, kad net dabas šaltibėčiau. Dauguma klientų galvoja, kad tai tik dėžių įkėlimas ir iškėlimas, tačiau dabar, po „Brexit“, viskas pasikeitė. Reikia galvoti apie muitines, dokumentus, fizinį vargą Anglijos keliais ir dar milijoną smulkių dalykų, kurie gali sugriūti kaip domino. Mes stengiamės padaryti „be rūpesčių“, bet tiesiog reikia žinoti, į ką įsitraukiame.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Visada klausiu, kada jums reikia, kad pirkiniai būtų pas jūs, Anglijoje dabar ne taip lengva susirasti vairuotojų, tad terminas gali šoktelėti. Paprastai nuo tada, kai pasirašome sutartį, iki pat krovinio atvežimo praeina nuo trijų iki penkių darbo dienų, jei kalbame apie standartinį furgoną. Anglijoje braižymas (išsiėmimas) gali užtrukti ilgiau dėl intensyvaus eismo arba logistinių ypatingųjų situacijų. Geriau planuoti bent savaitę į priekį, tada tikrai užtikrinsime, kad biuro perkėlimas iš Anglijos įvyks sklandžiai ir be nenumatytų uždelžimų.

Ar galite atvykti tą pačią dieną, kai susisiekiu?

Galbūt galime, jei būtume tuščiai ir būtume netoli, tačiau realybėje – praktiškai neabejotinai ne. Teisingiau tartis bent porą dienų anksčiau, nes reikia suformuoti dokumentus muitinės deklaracijai, o tai neįvyksta per penkias minutes. Kartais klientai skambina pirmadienį ir nori, kad antradienį jau būtų viskas parvežta, bet tokio „greitojo” biuro perkėlimo iš Anglijos mes nedarytume – tik sugriautumė procesą. Geriau skirti laiko planavimui, nei tada verkti dėl praleistų terminų.

Ką daryti, jei neturiu tiražo (krovinio aprašo)?

Nebijokite, padėsime jums sudaryti tiražą, tai mūsų kasdienybė. Svarbiausia – turėti sąrašą bendru bruožu, o jau ant vietas mes galime susitvarkyti detaliau. Tiražas yra labai svarbus muitinėje, be jo neišeis, todėl neskubėkite jį rašyti naktį prieš išvežimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja tikslumo, todėl geriau kartą gerai sudaryti sąrašą nei po to aiškinti muitininkui, kas ta dėžė su „ženklais“ viduje.

Ar reikia iš anksto sudaryti planą, kur kas bus statoma?

Nebūtinai iki detalių, bet bendras planas labai praverčia, ypač jei perkeliame didelį biurą (pvz., 50-100 žmonių). Žinoti, kur statyti stalus ir kur serverius, palengvina darbą ir mūsų, ir jūsų darbuotojams, kurie atvyks į naująją vietą. Anglijoje dažnai tenka dėl to kovoti su laiku, todėl planas sutaupo valandas. Jei turite biuro išplanavimą – siųskite, jei ne – susitarsime vietoj.

Kiek žmonių atvyksta įkelti?

Paprastai tai du vairuotojai, kurie taip pat ir įkelia (krovinio apsauga neabejotina svarbi), jei kalbame apie iki 500 kg krovinių. Jei daugiau arba yra sunkių daiktų (seifai, dideli serveriniai spintos), siunčiame papildomą padėjėją. Biuro perkėlimas iš Anglijos be „extra” rankų gali tapti per ilgas, o mums reikia, kad viskas vyktų greitai. Tad nenuokite, jei paklausiu apie liftą ar laiptus – mums reikia žinoti, ar užtenka dviejų.

Pinigai, kainos ir avansai

Kaip susiformuoja biuro perkėlimas iš Anglijos kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kiek kubilų) ir atstumo, ar tai Londonas, ar mažas miestelis Šiaurės Anglijoje. Taip pat įeina braižymas užmokestis Anglijoje, kuris kartais gali būti didesnis nei pati Kelio pervežimo kaina į Lietuvą. Biuro perkėlimas iš Anglijos kaina nėra fiksuota, paskaičiuojame individualiai pagal jūsų dėžių kiekį. Už kiekvieną papildomą kilogramą arba sunkų daiktą gali tekti mokėti papildomai.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprasta praktika yra 30-50 proc. avansas sutarties pasirašymo metu. Tai užtikrina, kad užsakymas yra „užfiksuotas” ir jums bus išskirtas furgonas bei vairuotojai. Jei sumokate avansą, mes jau niekur nedingsime ir planuosime biuro perkėlimą iš Anglijos būtent jums. Be avanso sunku užtikrinti furgono rezervaciją, ypač sezono metu, kai visi nori grįžti iš UK.

Galima atsisakyti ir gauti pinigus atgal?

Jei atšaukiate bent savaitę iki kelionės, pinigus grąžiname be problemų, tačiau jei vairuotojas jau važiuoja ar braižoja – avansas negrąžinamas, mums tenka kompensuoti laiką. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra procesas, kuriam reikia įsipareigoti. Vengiame keisti planus paskutinę minutę, nes Anglijoje įkėlimo užsakymo atšaukimas gali būti baudžiamas.

Kokia vidutinė kaina vienai dėžei su popieriais?

Tai labai apytikslis skaičius, bet įsivaizduokite, kad standartinė dėžė su popieriais kainuoja apie 10-15 svarų ar eurų atsilyginimą. Tačiau, jei ten yra sunkios knygos ar technika – kaina padidėja. Geriau viską išsiaiškinti iš karto, o ne stebėti, kai skaitiklis rodo daugiau negu tikėjotės. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti pigesnis, jei dėžės padėjote pači, tačiau tada už atsakingumą neatsakome.

Ar galima sumokėti gavus prekes?

Nerekomenduojame. Jei krovinys jau yra furgone, o mūsų vairuotojas laukia pas jūsų biure, tai sukelia nepagydomą stresą visiems. Geriau, kad pinigai būtų sutvarkyti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti ramus, o ne jį užbaigiant spręsti finansinius ginčus.

Muitinė, „Brexit“ ir dokumentai

Ar reikia deklaruoti visus kompiuterius ir serverius?

Absoliučiai taip, nėra išimčių. Nuo „Brexit“ kiekvienas elektroninis įrenginys, kuris keliauja iš JK į ES, turi būti deklaruojamas muitinėje. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja tikslios inventoriaus apskaitos – tipo „Laptop Dell serial No. X“. Jei nenurodysite, gali tekti mokėti muitus arba mokesčius PVM, o tai nėra smagu, kai tik norite pradėti dirbti.

Kas nutinka, jei pamiršiu įrašyti vieną dėžę tiraže į?

Tai būna dažnai. Dažnai darbuotojai užlipdo papildomą dėžę su asmeniniais daiktais, o klientas nežino. Muitinėje tai sukuria komplikaciją – gali tekti traukti visą furgoną į peržiūrą (kas laiko kainuoja brangiai). Geriau pasakyti mums iš karto: „Atsirado dar viena dėžė, kas daryti?”. Biuro perkėlimas iš Anglijos su šia problema išsprendžiame lengviau, nei kai muitininkas aptinka spąstus.

Ar reikia TIR knygelės ar krovinių draudimo?

TIR knygelės nebūtina, jei vežame iki 3,5 tonų (standartinis furgonas), tačiau krovinių draudimas (kasko) privalomas. Mums pasitiki, kad biuro perkėlimas iš Anglijos bus apsaugotas nuo avarijų ar nusivylonimų. Draudimas apima viską, kas yra furgone, tad jei ką nors daužydamas sulaužys vairuotojas (o tai atsitinka, angliški keliai...), jums bus išmokėta kompensacija.

Ką daryti, jei Anglijoje trūksta kokybiškų dokumentų?

Tai didelio bėda, bet kartais įvyksta, ypač jei pirkote įrangą naudotą. Būtina susisiekti su pardavėju ir paprašyti pirkimo sąskaitos faktūros (Invoice). Be jos nebus deklaracijos. Biuro perkėlimas iš Anglijos tokiu atveju gali užstringti, tad reikia rūpintis dokumentais dar prieš išvežimą. Kartais padėsime surasti formos pavyzdžius, bet turite turėti pagrindą.

Ar dažnai pasitaiko problemų su muitininkais Anglijoje?

Nebūtinai dažnai, bet pasitaiko ypač Kente, kur yra didelės kontrolės. Jei dokumentai tvarkingi – praėjimas greitas. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa grėsmingu tik tada, kai bando „užslenkti” daiktą. Geriau būti sąžiningas ir mokėti PVM (jei taikoma), nei rizikuoti, kad krovinys bus sulaikytas savaitėms.

Pakavimas, įranga ir specifiniai daiktai

Ar įspaudžiate į vokus biuro stalus ir spinteles?

Žinoma, tai mūsų specifika. Atvykstame su vokais (angliškai „blankets“), gobtuvais ir juostomis viską suvyniojame, kad nenukristų rankena ar neatsitrenktų į sieną. Biuro perkėlimas iš Anglijos be apsaugos yra labai pavojingas – furgonai stipriai gūžia. Jums nereikės nieko daryti, mes pasirūpinsime, kad stalai atvyktų tokius pat, kaip buvo.

Ką daryti su jautria technika (serveriais, monitoriais)?

Serverius geriausia išjungti ir, jei įmanoma, sudėti į originalias dėžes. Jei jų nėra – naudojame specialias užpildas (putplasčio kamuoliukus) ir stiresnes dėžes. Jokių „šoku“ neapsaugotų dalykų negalima krauti į bendrą krovinių masę. Biuro perkėlimas iš Anglijos su technika reikalauja ypatingo dėmesio, nes draskos kelyje užtikrintai bus.

Ar pervežiate augalus (žalias sienas, vazonus)?

Galime, tačiau reikia atkreipti dėmesį, kad augalai yra gyvi organizmai ir reikalauja specialios fizinės priežiūros. Ilgas kelias per tundą gali jų neišlaikyti, ypač jei žiema. Biuro perkėlimas iš Anglijas (na, šį kartą užrašę su klaida, turiu omenyje Anglijos) su augalais reikalauja, kad jie nebūtų per daug sudėti vienas ant kito. Užtikrinkite, kad jie būtų laisvi.

Ar galite transportuoti pavojingas medžiagas (dažai, chemija)?

Negalime, pagal tarptautines taisykles furgonuose draudžiama vežti pavojingas medžiagas be specialių leidimų. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti saugus visams dalyviams. Tokias medžiagas reikia išvežti atskirai arba atiduoti vietiniam perdirbimui. Neapsunkinkite mums gyvenimo, prašom to nedaryti.

Kaip elgtis su biuro raktų pakete ar seifu?

Seifus rekomenduojame ištuštinti prieš pervežimą ir uždaryti atidaryta (kodą nustatyti į 0000 arba panašiai), kad neįvyktų avarijos atveju būtų lengva atidaryti. Raktus geriau nekrauti į dėžę, o pasilikti pas vairuotoją ar atsargiai pasidėti. Kartais pamečiame raktus, o tada tiesiog neįmanoma pradėti dirbti naujame biure.

Rūpesčiai, problemos ir reali situacija

Kas nutinka, jei furgonas pasidaro Anglijoje (kiloje)?

Buvę tokių atvejų, pavyzdžiui, pirmadienį ryte prieš Doverio uostą kilo dujas. Tada reikia skubiai kvieti techninę pagalbą, o tai uždelčia biuro perkėlimą iš Anglijos bent parą. Mums tokias išlaidas padengia draudimas, tačiau jūsų laiko – ne. Todėl visada turime po planą B (kitas vairuotojas arba furgonas). Jei staiga iškils problema, informuosime iškart.

Ar dažnai įvyksta avarijų su biuro kroviniu?

Dėkodami dievui, nedažnai, tačiau Anglijoje kairiojo važiavimo pusė apsuką sukelia riziką. Vairuotojai mūsų yra patyrę, bet kitiems reikia būti atsargiems. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra 1000-2000 km kelias, per kurį gali nutikti viskas. Todėl ir sakau – draudimas privalomas.

Kas jei atvykame į Angliją, o jūsų darbuotojai nėra pasiruošę?

Tai būna, žinau. Vadovas sako „viskas paruošta“, o atvykstame – biure pilna žmonių, dirbama, niekas nepakavota. Tuomet mes žiūrim į klientą ir... pradedame spaustuvė (ne, ne taip, pradedame kalbėti). Biuro perkėlimas iš Anglijos tokiu atveju gali užtrukti ilgiau ir brangiau, nes reikia laukti arba krauti į skubą. Prašome jus, laiku pasiruoškite.

O jei lietus? Ar dėžės drėksta?

Anglijoje lietaus tikrai trūksta nebūna, ypač šiaurėje. Todėl naudojame storas, dengtas dėžes ir plastikines užklotas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su drėgnais popieriais – tai košmaras, kurio vengiame. Tačiau jei statome ant gatvės lietuje, reikia, kad jumų darbuotojai padėtų greitiai užnešti į vidų.

Ką daryti, jei po atvykimo trūksta vienos dėžės?

Vėlgi, tikriname tiražą ir vaizdo medžiagą iš įkėlimo vietos. Jei mūsų kaltė – ieškome ir pristatome savo lėšomis (tai nutinka retai, bet kartais pasitaiko). Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiamas tik tada, kai visos dėžės yra vietoje. Neleiskite vairuotojui važiuoti, kol nepasitikrinote.

Galite padėti surinkti baldus naujame biure?

Galime, tačiau tai papildoma paslauga, kurią reikia aptarti iš anksto (ir papildomai sumokėti). Vairuotojai yra įkėlėjai, ne baldų meistrai, bet paprastus stalus sukomplektuoti gali. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali apimti ir montavimą, jei sutartame, kad tai bus „viskas įskaičiuota“. Kitu atveju – atsiduodame dėžes ir jūsų žmonės surinkia.

Kas dėl paskutinio momento pakeitimų adreso?

Jei paskutinę minutę pakeičiate adresą Anglijoje (pvz., nebe iš Londono, o iš Mančesterio), kaina ir terminas gali pasikeisti. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja maršruto planavimo, o paskutinis posūkis gali mums sukelti chaosą. Labai prašome pranešti apie adreso pakeitimus bent porą dienų anksčiau.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Saugiau nei juos palikti be prižiūros. Mes užrakins furgoną, o raktus turės tik vairuotojas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su konfidencialiais dokumentais (sutartys, buhalterija) nėra problema, tačiau patariame tokius dalykus taip pat paslėpti į užrakstą dėžę ir nebraižyti išorėjė kas ten yra, kas yra geras papildomas apsaugos lygmuo.

Pabaigai noriu pasakyti – biuro perkėlimas iš Anglijos nėra taip siaubingas, kaip atrodo iš pradžių, jei viską susitvarkote laiku. Su mūsų pagalba (ir šiek tiek kantrybės) jūsų verslas gali vežti į Lietuvą be jokių nesklandumų. svarbiausia – nebijokite klausti ir nusiraminkite, mes tikrai žinome ką daryti, net jei ir kartais užstrigstame Kento eismo spūstyse.