Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną: kas jums tikrai reikia žinoti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, vežiančių tik kelis kompiuterius, iki milžiniškų korporacijų, kuriančių logistikos košmarus. Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną nėra tiesiog įkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau. Tai sudėtingas procesas, kurį dabar apsunkina ir muitinės formalumai po „Brexit“. Dažnai klientai galvoja, kad tai užtruks dieną, tačiau realybėje reikia planuoti savaites. Svarbiausia – ne tik nuvežti baldus, bet ir palikti senąsias patalpas tvarkingai, o naujose pradėti darbą be dulkių. Čia pasakysiu tiesą, be jokių gražių žodžių, kaip tai vyksta iš vidaus.

Pradžia: kaip viską suorganizuoti, kad neužsibrigtum galvoje

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą į Londoną?

Geriausia pradėti bent prieš mėnesį, o jei didelė įmonė – tai dar anksčiau. Reikia laiko inventorizacijai, dėžių surinkimui ir, svarbiausia, muitinės dokumentų paruošimui. Jei laukiate paskutinę sekundę, kainos šoks į dangų, o stresas užgožs visus privalumus. Neskubėkite, geriau padarykite viską ramiau.

Ar tikrai reikalingas inventorizacijos sąrašas?

Be abejo, taip. Be jo nepraeisite nei Lietuvos, nei Anglijos muitinės. Jums reikės tiksliai surašyti, ką vežate: serijiniai numeriai kompiuteriams, baldų kiekis, net ir smulkmenos. Vieną kartą turėjau klientą, kuris bandė važiuoti „kaip taip“, ir jo krovinius ištraukė į šoną trims dienoms. Geriau praleisti valandą rašant, nei stovėti pasienyje.

Kas daryti su dokumentais ir konfidencialia informacija?

Dokumentus geriausia vežti su savimi, o ne su kroviniu. Jei turiit daug popierių, juos reikia supakuoti į uždaromas dėžes su spynomis. Nemanau, kad norite, kad jūsų buhalterijos duomenys dingtų kuriam nors sandėliulyje tarp Vilniaus ir Londono. Atsakomybė už jūsų duomenis visada lieka ant jūsų pečių, ne ant vairuotojo.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą keltuve?

Taip, būtinai. Ypatingai vasarą arba švenčių metu. Jei atvažiuosite į ostą be bilieto, gali tekti laukti kitos dienos. Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną susiduria su tokiais logistiniais spąstais dažnai. Vairuotojai myli, kai viskas suplanuota, tuomet jie gali geriau išpildyti savo poilsio laiką.

Ką daryti su technika – serveriais, kompiuteriais?

Viską išjungti ir užfiksuoti buvimo vietas. Jei turite didelius serverius, juos reikia montuoti į specialias rėmus. Negalima tiesiog mesti stalo į dėžę ir tikėtis, kad jis atvyks sveikas. Technika yra jautri, o anglų keliai... na, jie nėra tokie lygus kaip mūsų.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Taip, bet labai atsargiai. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį ar didelę spintą, tai turi būti aiškiai pažymėta inventorizacijoje kaip jo nuosavybė, o ne įmonės. Kitu atveju gali kilti problemų su mokesčiais. Geriau juos paprašyti susitvarkyti savo daiktus atskirai.

Kelionės detalės: ką tikrai numirsit sužinoti

Kiek laiko užtrunka nuvežti krovinius į Londoną?

Paprastai tai trunka apie 3–4 dienas, jei viskas gerai. Bet jei įvyks avarija M1 greitkelyje arba bus dideli eismo kamščiai aplink Londoną – tai gali užtrukti ilgiau. Vieną kartą mūsų vairuotojas prasivijo šunį ant kelio ir teko laukti policijos. Tokios situacijos neprognozuojamos.

Ar vairuotojas padeda pakrauti ir iškrauti?

Įprastai taip, jei tai įtraukta į sutartį. Bet nereikia tikėtis, kad jis darys visą jūsų biuro darbą. Jis padės su sunkiaisiais daiktais, o dėžes su popieriumi turite perkelti patys arba pasamdyti keltuojus. Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną reikalauja komandinio darbo, ne vieno vairo laikytojo.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa Anglijoje?

Tada jis praneša mums, o mes pranešame jums. Kartais reikia keisti planus ir pristatyti krovinius kitą dieną. Nenorite, kad vairuotojas važiuotų per pavojingai tik kad atvyktų laiku. Saugumas yra svarbiau už biuro įkūrimo datą.

Ar saugu vežti brangius baldus?

Yra rizika, bet jei supakuota gerai – maža. Naudojame apsaugines medžiagas, vatos ir uždegimojuosčius. Tiesa, buvo atvejis, kai klientas turėjo brangų vitriną, ir ji nulūžo ne kelionėje, o iškraunant... tai gali nutikti bet kur.

Ką daryti su baldais, kurie neina pro duris?

Geriau išmontuoti juos dar Lietuvoje. Mūsų komanda gali tai padaryti, jei prašysite. Angliški namai dažnai turi siauras laiptines, ypač jei biuras įsikurs sename pastate. Neišmontuotas stalas gali tapti didžiausia problema.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Būtinai. Turime transportavimo draudimą, bet jis ne visada dengia viską. Patikrinkite, ar jums reikalingas papildomas turtas draudimas. Geriau būti saugiam, o ne gailėtis vėliau, kai kažkas sugenda ar dingsta.

Ar galima sekti, kur yra krovinius?

Taip, dauguma sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu atsiųsti jums nuorodą ir pamatysite, kur jis stovi. Tai padeda ramiau jaustis, kai laukiate didelės siuntos.

Muitinė ir dokumentai: dalykai, kurie keliauja galvos skausmą

Ar mums reikia muitinės brokerio Anglijoje?

Labai rekomenduoju. Po „Brexit“ taisyklės pasikeitė, ir be žmogaus, kuris supranta britų sistemą, galite užstrigti. Brokeris paruoš deklaracijas ir užtikrina, kad krovinius praleis greitai. Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną be brokerio yra kaip važiuoti automobiliu be vairo.

Kokius dokumentus reikia turti savyje?

Jums reikės CMR konosamento (krovinio kvitas), eksporto deklaracijos kopijos ir prekių sąrašo. Be šių popierių jums neleis išvykti iš Lietuvos. O įvežus į Angliją – reikės importo deklaracijos, kurią dažniausiai padaro brokeris.

Kas su PVM mokesčiais?

Jei įmonė registruota, dažnai taikoma 0% PVM importo tarifas (Reverse Charge), bet tik jei pateikiate teisingus duomenis. Jei suklysite, gali tekti mokėti 20% britiško PVM. Patikrinkite savo PVM kodus prieš kelionę.

Ar tikrai tikrina kiekvieną sunkvežimį?

Ne visada, tačiau patikrinimai atsitinka atsitiktinai. Jei užeisite į „raudonąją juostą“ Doverio uoste, tikėkitės pilnos apžiūros. Tai gali trukti valandą arba ir ilgiau. Geriau, kad viskas būtų tvarkingai.

Kas jei trūksta kokio nors dokumento?

Tada gali tekti mokėti baudą arba grįžti atgal. Vieną kartą klientas pamiršo inventorizacijos kopiją vairuotojui, ir teko siųsti ją skaniuoti per telefoną, kol jis stovėjo pasienyje. Būkite atidūs.

Ar galima vežti alkoholį ar maistą biuro reikmėms?

Maistą galima, bet ribotai. Mėsos ir pieno produktai iš ES be specialių leidimų yra uždrausti. Alkoholį galima, jei tai ne didelis prekybos kiekis. Geriau nebandyti vežti dešrelių piknikui, nes jas konfiskuos.

Ar reikia mokėti muito mokesčius?

Jeigu tai nenaudojami įrengimai ir jūs juos vežate savo įmonei, dažnai mokesčio nėra. Tačiau jei vežate prekes, kurias planuojate parduoti Anglijoje, tai jau kita istorija. Tiksliai pasiklauskite brokerio (asmeniškai aš visai neprisimenu visų tariffų, jie keičiasi kasmet).

Valymas: kodėl tai ne mažiau svarbu už patį vežimą

Kas įeina į „pilną valymą“?

Pilnas valymas reiškia ne tik dulkių ištraukimą. Tai grindų šlifavimas, langų valymas, vonios patalpų dezinfekcija. Kai mes kalbame apie biuro perkėlimą ir pilną valymas į Londoną, turime omenyje, kad paliksite patalpas tokias, kokias norėtumėte matyti.

Ar reikia valyti senąjį biurą Lietuvoje?

Paprastai taip, jei nuomos sutartyje taip parašyta. Daugelis savininkų reikalauja „išvežimo būsenos“. Mūsų komanda gali tai padaryti iškart po iškrovimo, kad nereikėtų grįžti.

Ar į kainą įeina Londono biuro valymas?

Tai priklauso nuo paketo. Kartais tai įskaičiuota, kartais - papildoma paslauga. Anglijoje darbo rankos yra brangios, todėl valymo kainos gali būti staiga didesnės nei čia. Nustebkite, kai sužinosite, kiek kainuoja valytojas Londone.

Ar jie atveš savo valymo priemones?

Taip, profesionalios komandos turi savo chemiją ir įrangą. Jums nereikia bėgioti į parduotuvę pirkti skysčių. Viską atvešame su savimi, išskyrus, jei norite kažko specifinio, pvz., ekologiškų priemonių.

Kiek laiko užtrunka išvalyti didelį biurą?

Priklauso nuo ploto ir būklės. 100 kv. m. biurą galima išvalyti per dieną. Jei ten buvo gamykla ar virtuvė – tai ilgiau. Reikia numatyti laiko tarpą tarp iškrovimo ir darbo pradžios.

Ar valymas įtraukiamas į darbo laiką?

Gerai, kad paklausėte. Kartais vairuotojai turi palikti vietą iki tam tikros valandos dėl poilsio laiko. Reikia suderinti, kad valytojai neatvyktu tuomet, kai sunkvežimis turi važiuoti. Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną turi būti sinchronizuotas.

Kas daryti su atliekomis?

Mes išvežame visą šiukšlinį po perkėlimo. Dėžės, popieriai, seniai baldai – viskas nukeliauja į perdirbimo centrus arba šiukšliadėžę. Jums nereikia galvoti apie šiukšles.

Pinigai, rizikos ir kitos nepatogios tiesos

Kiek kainuoja biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną?

Kainos svyruoja labai stipriai. Mažam biurui gali tekti nuo 2000 eurų, dideliam – 10 tūkstančių ir daugiau. Kainą lemia tūris, atstumas, valymo apimtis ir kuro kaina. Geriau paprašyti detalaus pasiūlymo, o ne tikėtis fiksuotos sumos iš katalogo.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei užsakykite ne sezono metu arba derinate su kitomis paslaugomis – taip. Bet nereikia pinigėti per daug, kokybė turi būti prioritetas. Pigiausios paslaugos dažnai baigiasi brangiausiomis remonto sąskaitomis.

Kas daryti jei kažkas sulūžta kelyje?

Skambinkite mums iš karto. Mes turime draudimą. Reikia užfiksuoti žalą (nuotraukos) ir parašyti pranešimą. Jei dėžė atvyksta sutrūkinėjusi, nenuokite jos, kol neįvertinsite turinio.

Ar pasiduodate garantiją dėl terminų?

Stengiamės, bet negalime garantuoti 100%, nes yra orai, eismas ir muitinė. Galime pasakyti tikėtiną laiką. Kas garantuoja, kad ant Londono tilto nebus užstrigęs protestuotojas?

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Nes jos moka mažiau savo darbuotojams, neturi draudimo arba važiuoja senais sunkvežimiais. Mačiau firmas, kurios veža be jokios sutarties – tai tikra loterija. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti paslaugą, o ne problemų krūvą.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprasta praktika yra 30–50% avanso. Tai užtikrina, kad rezervuojate transportą ir datas. Jei atšaukiate paskutinę minutę, avansas gali būti negrąžinamas, nes mes jau atsisakėme kitų klientų.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Esant ilgalaikiams verslo klientams, galime derėtis apie sąskaitų mokėjimą terminuose (pvz., 14 dienų). Bet pirmą kartą dažniausiai reikia apmokėti iš karto paslaugą gavus (tai yra standartas).

Kas nutinka jei klientas nebus pasiruošęs išsikraunant Londono?

Tada vairuotojas laukia. Laukimo mokestis skaičiuojamas kas valandą. Anglijoje stovėjimas vietoje yra labai brangus, todėl būkite pasiruošę su raktais rankose.

Ar galima susiplanuoti iškrovą vakare?

Galima, bet reikia specialiai leidimo nuo pastato administracijos. Anglijoje garsus darbas vakare gali būti draudžiamas. Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną turi vykti pagal vietos taisykles, o ne mūsų norus.

Ar pervežiate ir augalus?

Taip, bet augalai turi būti tikrinti fitosanitariniu požiūriu. Be sertifikatų neleis įvežti jokių augalų į JK. Geriau juos palikti čia arba atiduoti kolegoms, kad nebūtų nurašyti muitinėje.

Kokios yra dažniausios problemos su klientais?

Dauguma problemų kyla dėl to, kad klientai slepia tūrį arba paskutinę minutę prideda daiktų. "Oi, dar ši spinta važiuoja!" – tai sukelia chaosą. Būkite sąžiningi dėl kiekio, ir viskas vyks sklandžiai.

Išvada

Biuro perkėlimas ir pilnas valymas į Londoną yra rimtas uždavinys, reikalaujantis patirties ir kantrybės. Nėra tobulo plano, nes visada kažkas nueina ne taip, kaip tikėtasi – gali užstrigti keltas arba gali suklysti muitininkas. Svarbiausia pasirinkti patikimus partnerius, kurie ne tik nuvežia dėžes, bet ir įsiklauso į jūsų rūpesčius. Naudokitės patirtimi, ne kiekvieną kartą išradinėkite dviratį. Sėkmės naujame etape Londone, tikėkimės, tenos keliai bus maloniai.